07 – ZGŁOŚ SIĘ! Wielu event managerów próbuje odpowiedzieć sobie na pytanie, o co tak naprawdę chodzi w eventach. Ważne jest, by uczestnik czuł, że czegoś takiego jeszcze nie przeżył. W eventach chodzi o pozytywny zawrót głowy i o to, by na długo zapadły w pamięci naszych gości. I choć wydarzenie przy lotnisku mogłoby się kojarzyć z zamieszaniem i chaosem, w praktyce jest zupełnie odwrotnie. Kolejny pozytywny aspekt organizacji wydarzenia w takiej lokalizacji stanowi fakt, że zespoły w hotelach przy lotnisku są przygotowane na każdą okoliczność i działanie w trudnych sytuacjach kryzysowych. Dobrze wykorzystują również trendy sezonowe i wyodrębniają z lokalizacji to, co najlepsze. Są to ludzie, którzy dużo wiedzą o potrzebach klientów, potrafią sprowadzić je do płaszczyzny wykonawczej, zbudować długofalowe relacje i obalić mit o słabych usługach przy lotnisku. CZY TO JEST MOŻLIWE? Wracając do pytania postawionego w tytule artykułu: niech za odpowiedź posłuży praktyka, w której na co dzień ekipy nie rozważają, czy event przy lotnisku jest możliwy, lecz po prostu realizują swoje zadania. Wspierają klientów w kreacji i efektownym przeprowadzeniu różnorodnych wydarzeń, firmowych i prywatnych – gal, konferencji, pokazów, warsztatów, bali i wesel, z konsekwencją traktując lokalizację jako czytelny walor. Budując doświadczenie, pogłębiają zdolność do podejmowania nowych wyzwań i tworzą katalog praktycznych, nieoczekiwanych przez gości elementów sprzyjających eventom. Na podstawie zbieranych doświadczeń, obserwacji rynku i trendów obiekty podejmują trud dostosowania się do potrzeb klientów, co umożliwia wprowadzanie technologii eventowej w szerszym zakresie, dzięki czemu klienci ze śmiałą wizją i rozmachem mogą tutaj gościć i bezpiecznie realizować projekty swoich marek. Mocny rozwój zasobów eventowych nie oznacza zaniedbania potrzeb gości indywidualnych. Wręcz przeciwnie – eventy często odbywają się w formule z noclegiem, co oznacza, że jakość bazy hotelowej także musi reprezentować bardzo wysoki poziom. Hotele i obiekty konferencyjne stały się bardzo sprawnymi, elastycznymi machinami bazującymi jednak nie tylko na infrastrukturze, ale też inteligentnych zasobach ludzkich. W chwili podpisania umowy z profesjonalnym obiektem klient otrzymuje potężne wsparcie całego zespołu, w tym koordynatora dedykowanego opiece nad tym konkretnym projektem. Koordynator pracuje w ścisłym kontakcie z klientem od chwili ustalania szczegółów realizacji do jej zakończenia i rozliczenia. Czy taka formuła się sprawdza? Najlepszym świadectwem są nie tylko nagrody i wyróżnienia przyznawane obiektom przy lotnisku przez środowiska branży eventowej, ale realizowane w tym rejonie liczne wydarzenia, wysokie obłożenie hoteli, a wreszcie – emocjonalne opinie klientów. Większość hoteli przy lotnisku to świetne obiekty eventowe i noclegowe. Wciąż można usłyszeć gości mówiących, że nie spodziewali się takiej jakości w hotelu przy lotnisku. Oznacza to, że doświadczenia podróżnych, jak i organizatorów spotkań, z hoteli zlokalizowanych w pobliżu lotnisk, nie są najlepsze. Zmiana jest zatem tym bardziej spektakularna. MYŚL I DZIAŁAJ W STYLU MICE Bez względu na lokalizację event może być udany i rentowny bądź może się okazać zupełną klęską. Są aspekty miejsca, które mają oczywistą atrakcyjność eventową – jak np. architektura czy walory naturalne (akweny, góry, lasy czy ogrody), jednak ważniejsze zdaje się to, komu powierzamy nasz event. Obiektywne przygotowanie miejsca, w tym infrastruktura, oprawa gastronomiczna, zapewnienie bezpieczeństwa gościom adekwatnie do wprowadzonych na event atrakcji plus zdolności organizacyjne i doświadczenie obsługi są bezcenne, by wydobyć atuty programu merytorycznego oraz artystycznego klienta. Profesjonalny zespół potrafi należycie zadbać o równowagę w realizacji – wyeksponować i wykorzystać zalety lokalizacji i dodać jej pikanterii. Na mocno konkurencyjnym rynku, gdy mamy wybór, warto nie ulegać stereotypom i sięgać po miejsca tematyczne, z widokiem na… w tym wypadku – lotnisko. Zespoły zaprawione w realizacji różnorodnych, także nietypowych projektów nie ulegają rutynie. Wydarzenia zawsze przygotowywane są na miarę po starannym zbadaniu potrzeb, a następnie podrasowane w realizacji tak, by organizator rozpoznał własną koncepcję, a jednocześnie był pozytywnie zaskoczony sposobem, w jaki została ona poprowadzona. Ważne jest, by pozostał gospodarzem eventu, a jednocześnie mógł odetchnąć i zająć pozycję gościa, widząc profesjonalistów czuwających nad całością przedsięwzięcia. Świetny event jest możliwy do zrealizowania wszędzie, również w szczerym polu, jeżeli zespół myśli i działa w kategoriach MICE! Jeżeli zostaną zabezpieczone warunki techniczne, a zespół, w bliskiej współpracy z organizatorem, nie bojąc się niekonwencjonalnych rozwiązań, zaspokoi zidentyfikowane potrzeby ceremonii oraz dostarczy gościom wyjątkowych emocji, event będzie udany. Nawet, a może zwłaszcza przy lotnisku, gdy w wydarzeniu uczestniczą także goście z zagranicy, a jego tłem są startujące i lądujące samoloty. AGATA MAJCHER // Ekonomista, coach, trener, specjalista PR, zarządzania marką i wizerunkiem. Promotorka rozwoju i zarządzania przez zidentyfikowane wartości, pracy w świadomej grupie, odwagi w życiu zawodowym i osobistym. Od 2016 r. brand manager w Airport Hotel Okęcie w Warszawie. Partner wydania: 40 KNOW-HOW ORGANIZATORA
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==