wydarzenia najczęściej nie są kierowane do „szerokiego odbiorcy”, a raczej do bardzo precyzyjnie określonych grup docelowych. Dlatego też kluczowe są tu: znajomość branży, której wydarzenie dotyczy, np. konkretnych dyscyplin sportowych czy specyfiki współpracy ze środowiskami naukowymi, działania z mediami opiniotwórczymi, dobry kontent foto i wideo, precyzyjna komunikacja w social mediach i przeniknięcie do odpowiednich środowisk. Praca przy takich projektach to nierzadko przygoda również dla tych, którzy je tworzą. Ważne jest, by zainteresować tematem i pozostawić w umysłach firmę lub produkt na dłużej, poprzez refleksję nad przekazem. Wydarzenia, które mają wpłynąć na wizerunek firmy czy zainteresowanie produktem, często do samego końca trzymają uczestników w napięciu, dają im element rywalizacji, zaskoczenia i spełnienia. A CO JEŚLI, CZYLI PRZYGOTUJMY SIĘ NA KRYZYS Wszystkim zależy na tym, by impreza odbyła się bez komplikacji, pogoda dopisała, a żadne zdarzenia losowe nie zmąciły ogólnie panującej radości. I jest to scenariusz idealny. Statystyki jednak są nieubłagane i przy dużych imprezach zazwyczaj mamy do czynienia z szeregiem potencjalnych sytuacji kryzysowych. Ważne jest, żeby być na nie przygotowanym. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkiego, co może się wydarzyć, ale większość tak. Zwłaszcza, jeśli przy evencie pracuje doświadczony zespół, który niejedno już przeżył. Wówczas do listy sytuacji, z którymi możemy mieć do czynienia, dodaje się również te – zazwyczaj trudne do wyobrażenia – pochodzące z doświadczeń ekipy. Kluczowe jest przygotowanie schematu działania i komunikacji odpowiednio wcześnie przed eventem. Wówczas możemy przeszkolić zespół i w ten sposób, jeśli faktycznie coś się wydarzy, mieć większą pewność, że działania przebiegną zgodnie z planem. MIARA SUKCESU W gąszczu wydarzeń plenerowych wciąż rosnącym zapotrzebowaniu na tego typu aktywności, zmieniającym się świecie mediów tradycyjnych i mediów społecznościowych oraz rotacji w redakcjach, coraz większą sztuką jest tworzenie skutecznej komunikacji wydarzeń. Co zatem może przynieść najlepsze rezultaty? Zespół, pomysł, plan, odpowiednie zarządzanie i trafny dobór kanałów komunikacji. Dla mnie są to kluczowe elementy udanej kampanii eventowej. Z kolei wydarzenie, które odniosło sukces? Takie, które spowoduje zadowolenie większości, a najlepiej wszystkich uczestników. A w dobie internetu feedback dostaniemy bardzo szybko. JAK ANALIZOWAĆ RYZYKO? // To są takie inwestycje, które mamy nadzieję, że nigdy się nie zwrócą. Podobnie jak ze sprzętem lawinowym – wydajemy masę pieniędzy, wierząc w to, że nigdy nam się nie przyda. Tak samo jest z komunikacją kryzysową. Bardzo ważna jest analiza ryzyka. Przechodzimy zatem przez wszystkie punkty produkcji wydarzenia – oceniamy lokalizację, sprawdzamy scenariusz. Na każdym kroku, wspólnie z zespołem produkcyjnym, szukamy potencjalnych zagrożeń. Badamy, myślimy i przewidujemy – jak mogą zachować się ludzie, jakie mogą być następstwa np. złych warunków pogodowych czy niebezpiecznego zdarzenia. Następnie przygotowujemy plan działania na każdą z tych sytuacji oraz odpowiednie komunikaty do poszczególnych grup interesariuszy. Takie analityczne podejście pozwala na przygotowanie działań prewencyjnych, opracowanie szczegółowego planu reakcji w poszczególnych sytuacjach i usprawnienie pracy całego zespołu w kryzysie. Stworzenie manuala kryzysowego to działanie bardzo czasochłonne, ale pod żadnym pozorem nie wolno go lekceważyć, a tym bardziej nie wykonać, mając nadzieję, że nic się nie wydarzy. Trzeba pamiętać, że event to bardzo wiele zmiennych, sztuką jest przewidzieć je wszystkie i być gotowym na każdą ewentualność. Ze swojego doświadczenia mogę jednak powiedzieć, że dobre przygotowanie jest prawdziwym darem, kiedy faktycznie mamy do czynienia z sytuacją trudną. Dobrze opracowana komunikacja kryzysowa i sprawne działanie zespołu według wytycznych nierzadko uratowały wizerunek wydarzenia czy sponsora. Marta Lesiewska PR account director, Walk KAROLINA KOWALSKA // project manager Walk PR Dziennikarka i specjalistka ds. komunikacji medialnej z ponad 16-letnim stażem oraz lektorka w Polskim Związku Piłki Nożnej. Od 2016 r. związana z Walk PR. Specjalizuje się w komunikacji eventów sportowych, motoryzacyjnych i rekreacyjnych. Realizowała projekty PR dla Rajdu Dakar 2016-2017, Red Bull Polska, Echo Investment, Adidas Polska, Kimberly Clark czy Polish Vodka Association. Przez ponad 4 lata była rzecznikiem prasowym ZG WOPR oraz przez rok Biegnij Warszawo. Odpowiedzialna za PR i kanały social media ORLEN Team oraz relacje z dziennikarzami podczas takich wydarzeń, jak np. Rajd Polski, Baja Poland czy VERVA Street Racing. Przez lata była również związana z redakcją sportową Telewizji Polskiej, Radiem Bis, Polskim Radiem 24 i Radiem Zet Gold. Partner wydania: 28 KNOW-HOW ORGANIZATORA
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==