na pokrzyżowanie planów jest olbrzymia, od tego oczywistego, jakim jest pogoda, po np. wydłużające się rozgrywki sportowe. Dlatego tak ważne jest, by organizator czuwał nad przebiegiem scenariusza, zapewniając sobie przy tym wygodną komunikację z każdym podwykonawcą. KOORDYNATORZY Odpowiednia liczba osób adekwatna do liczby gości. Koordynatorzy powinni mieć wypracowane schematy działania. Muszą być ze sobą w stałym kontakcie, czuwać od samego początku do końca imprezy i być przygotowani na niespodziewane sytuacje kryzysowe. Nie bez kozery mówi się, że najważniejsi są ludzie. I tak jest absolutnie wszędzie. Przygotowani do odgrywania swoich ról, odpowiedzialni, zgrani i uczciwi. Niezwykle ważne jest, by każdy z koordynatorów znał dobrze scenariusz imprezy, miał przy sobie listę telefonów do podwykonawców i do wszelkich służb ratowniczych. Osoby te powinny znać wszystkie procedury dot. zarządzania sytuacjami kryzysowymi, regulamin eventu, plan ewakuacji. W dobrym tonie jest, by takie osoby wyróżniały się z tłumu, tak by każdy uczestnik imprezy mógł podejść, zapytać o coś czy zgłosić problem. LOGISTYKA W kontekście pikniku jest to również bardzo szerokie pojęcie. To zapewnienie wygodnego transportu dla uczestników, np. autokarów (jeśli impreza odbywa się poza siedzibą klienta), lub zapewnienie odpowiedniej liczby miejsc parkingowych. Istotną, już wspomnianą kwestię, stanowi ponadto zaangażowanie firmy ochroniarskiej na piknikach, co gwarantuje szybką identyfikację gości, ale przede wszystkim wpływa na ich poczucie bezpieczeństwa. To ponadto rozplanowanie wszelkich sanitariatów oraz pojemników na odpady. Niezwykle istotne jest też zapewnienie służb sprzątających, które będą dbać o ogólny porządek na terenie pikniku i na bieżąco zbierać odpady. MONTAŻE Wyodrębnione tu spod szerokiego hasła „logistyka”, choć w dużej mierze z nim powiązane. Jednak warto im poświęcić kilka słów. Tak duża impreza plenerowa, jaką jest piknik, wymaga wcześniejszego dokładnego rozplanowania logistycznego. Co i kiedy przyjeżdża na miejsce? W jakiej kolejności? Czy ustawioną konstrukcję/ scenę można pozostawić na noc? Montaż rozpoczyna się z reguły dużo wcześniej, a często ze względu na fakt, że miejsca, w których odbywają się pikniki, są w ciągu dnia ogólnodostępne, trwa nawet nocami. Instalacje przed imprezą plenerową są niezwykle wymagające. PARKINGI Kolejny istotny punkt, który – jeśli jest niewłaściwie przygotowany – może wpłynąć na powodzenie imprezy. Bardzo ważne jest odpowiednie oznakowanie oraz rozlokowanie miejsc parkingowych – nie sztuką jest znaleźć obiekt, który ma świetną infrastrukturę pod sam event, podczas gdy przyjeżdżający goście nie mają gdzie zostawić samochodu. Nierzadko obowiązek organizatora stanowi wydzielenie specjalnej strefy parkingowej, co może się wiązać z dodatkowymi kosztami – chociażby z większą liczbą osób z ochrony do obsługi tego parkingu. Dbałość o płynność ruchu komunikacyjnego i uniknięcie zakorkowania drogi dojazdowej to także obowiązek agencji. CATERING Wisienka na piknikowym torcie. W końcu pierwsze skojarzenie ze słowem „piknik” to… jedzenie. Asortyment piknikowy z każdym dniem się powiększa. Wymagania i świadomość klientów również. Kiełbasa Można sięgnąć również po bardziej ekstremalne atrakcje, takie jak bungee, katapulty czy skoki z dużej wysokości na bezpieczną poduchę. Główną atrakcją wydarzenia może stać się także występ kabaretu, popularnych artystów talent show bądź gwiazd polskiej sceny muzycznej. CO POWINNO WYRÓŻNIAĆ PIKNIKI? // Wspólnym mianownikiem pikników firmowych powinna być ich unikalność, a szczególnie organizacja w miejscach, w których nikt wcześniej nie był. Doskonałym przykładem może być impreza w namiocie postawionym na plaży, zboczu gór czy nawet dachu wieżowca z widokiem na miasto. Liczą się również czas i szybkość realizacji zlecenia – to jedne z podstaw, które powinni spełniać podwykonawcy. Montaż i demontaż nie mogą zabierać całego dnia i blokować pracy zespołu zajmującego się organizacją imprezy. Ważne są również nieograniczone możliwości brandingu, który zaskakuje i zapada w pamięć. Dzięki możliwości użycia w miejscu eventu lub namiocie dowolnego koloru, nadruku, grafiki, logotypu lub wzoru tworzymy miejsce samo w sobie, będące nienachalnym i miłym dla oka nośnikiem reklamowym. Warto wykorzystywać tego typu rozwiązania i zawsze pytać podwykonawców o to, co mogą zaoferować. Takie informacje często przynoszą organizatorom wiele korzyści i pozwalają wykorzystać branding w stu procentach. Renata Szostak Ukoo Poland Partner wydania: 11
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==