TEMAT NUMERU: Stwórz idealny event modowo-lifestylowy z udziałem partnerów NR 3(10)/2018 MAJ-CZERWIEC 2018 468910 ISSN 2543-4004 Magazyn dostępny wyłącznie w prenumeracie PARTNER WYDANIA: DESTYNACJE EVENTOWE TECHNOLOGIE I INNOWACJE PRZEGLĄD PRAWNY WIADOMOŚCI Z BRANŻY KNOW-HOW ORGANIZATORA OKIEM EKSPERTA TWARZĄ W TWARZ MARKETING I PROMOCJA
TEMAT NUMERU // 04 Stwórz idealny event modowo- -lifestylowy z udziałem partnerów OKIEM EKSPERTA // 09 Piknik? Zorganizuj go od A do Z TWARZĄ W TWARZ // 13 „Najważniejsze jest bycie liderem drużyny” – wywiad z Julienem Pateau, ekspertem i reżyserem odpowiedzialnym za ceremonie otwarcia Ligi Mistrzów UEFA i innych, międzynarodowych imprez MARKETING I PROMOCJA // 18 Wypromuj swój event dzięki influencerom! KNOW-HOW ORGANIZATORA // 22 Jak motywować już zmotywowanych? Wydarzenia w branży Multi Level Marketing (MLM) 26 Wiosna obudziła plener, ale komunikacja eventowa wstała dużo wcześniej 29 Namioty stretch – nowe narzędzie komunikacji marketingowej 30 Nie można być wszędzie – najlepsze imprezy targowe pierwszego kwartału 2018 36 Event przy lotnisku – czy to możliwe? DESTYNACJE EVENTOWE // 41 Destynacje eventowe: Tatry TECHNOLOGIE I INNOWACJE // 50 Zadbaj o technologię w przestrzeni targowej PRZEGLĄD PRAWNY // 53 Czy jesteś gotowy na RODO? Niezbędnik event managera WIADOMOŚCI Z BRANŻY // 56 Na co narzeka branża? Wyznajemy 5 grzechów organizatorów eventów 60 Byliście? Słyszeliście? Czas na Pyrkon 2018! 62 Czas na felieton: Zaufanie uf, uf! KATALOG FIRM // 64 Katalog firm 04 STWÓRZ IDEALNY EVENT MODOWO- -LIFESTYLOWY Z UDZIAŁEM PARTNERÓW // Wyobraźmy sobie pokaz mody lub wydarzenie o charakterze lifestylowym, na którym ścianka foto świeci pustkami, a jedynym logotypem na niej jest logo projektanta lub wydarzenia. Brzmi dziwnie, prawda? Trudno dziś o wyobrażenie sobie eventu, na którym nie ma partnera alkoholowego, tytoniowego, motoryzacyjnego czy biżuteryjnego. W dzisiejszym świecie trudno byłoby doświadczyć takiej sytuacji, tym bardziej, że goście przywykli do specjalnych (często wydzielonych) stref partnerów na eventach lifestylowych, a ich liczba oraz selekcja dokonana przez klienta często świadczą o prestiżu, jak i finalnym budżecie wydarzenia. O tym, jak przyciągnąć i dopasować partnerów, by nadać naszemu wydarzeniu charakter, mówimy w naszym temacie numeru. Spis treści // Partner wydania: 2 EVENT MANAGEMENT POLSKA / Spis treści
ADRES REDAKCJI / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 / www.eventmanagement.pl // REDAKTOR NACZELNY / Maciej Podgórski / tel. (61) 66 83 153 / maciej.podgorski@forum-media.pl // REDAKTOR PROWADZĄCA / Maria Ledeman / tel. (61) 66 83 175 / maria.ledeman@forum-media.pl // REKLAMA / Dominika Gąsiorowska / (61) 66 55 885 / dominika.gasiorowska@forum-media.pl / Maciej Podgórski / tel. (61) 66 83 153 / maciej.podgorski@forum-media.pl // STALI WSPÓŁPRACOWNICY / Agnieszka Ciesielska, Aleksandra Dalecka, Anna Ledwoń, Anna Nowakowska, Dariusz Ogrodnik // PRENUMERATA / Ewelina Angrot / tel. (61) 66 83 167 / ewelina.angrot@forum-media.pl // REDAKTOR TECHNICZNY / Piotr Korytowski // DRUK / Poligrafia Janusz Nowak Sp. z o.o. // OKŁADKA / Hotel Sopot ****, ul. J.J. Haffnera 88, 81-715 Sopot, www.hotelsopot.eu // SERWIS ZDJĘCIOWY / Fotolia // WYDAWCA / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 // PREZES ZARZĄDU / Magdalena Balanicka // Redakcja nie zwraca materiałów niezamówionych oraz zastrzega sobie prawo do skrótów i redakcyjnego opracowania tekstów przyjętych do druku. // www.forum-media.pl // Copyright do wydania / FORUM MEDIA POLSKA Sp. z o.o. przemysł spotkań, w którym aktywnie uczestniczę od kilku dobrych lat, nakłonił mnie ponownie do pewnych refleksji. Rynkowe badania, prognozowanie rozwoju branży i nabywana wiedza potwierdzają, że eventów jest dużo, a będzie ich jeszcze więcej. Firmy deklarują inwestowanie swoich budżetów marketingowych na aktywności związane z event marketingiem. Branża MICE jest jedną z tych gałęzi światowej gospodarki, które rozwijają się najszybciej. Co rośnie? Liczba organizowanych eventów w Polsce, firm angażujących się marketingowo w produkcję wydarzeń i liczba uczestników eventów. Również obiekty oferujące powierzchnie konferencyjne rosną ostatnio jak grzyby po deszczu, co daje event managerom możliwość rozwinięcia swoich skrzydeł. Organizatorze wydarzeń, właścicielu agencji eventowej, travel plannerze: trzymaj się tej branży, bo czuję, że znaleźliśmy się w dobrym miejscu i czasie! Mówią o tym wszystkie znaki na niebie i ziemi. Przejdźmy jednak do konkretów. Od ostatniego wydania „Event Management Polska” trochę się zazieleniło, dlatego warto wykorzystać uroki natury do zorganizowania eventów na świeżym powietrzu. Jakie macie możliwości zorganizowania wydarzenia plenerowego i jak możecie zadbać o jego odpowiednią komunikację? Na to pytanie odpowie Wam Karolina Kowalska z Walk PR w tekście pt. Wiosna obudziła plener, ale komunikacja eventowa wstała dużo wcześniej. Nie braliśmy wcześniej na tapetę również wydarzeń modowych i lifestylowych, które stanowią niezwykle wymagający sektor eventowy. Na szczęście nasi specjaliści z MEA Group z Magdaleną Kozicką na czele wiedzą, jak zadbać o współpracę i promocję takich wydarzeń. Zajrzyjcie więc koniecznie do tematu numeru: Stwórz idealny event modowo-lifestylowy z udziałem partnerów. Czujecie zmęczenie? Na sam koniec przenieście się z nami w góry – prosto do Tatr, które stanowią naszą najnowszą destynację eventową. Mam nadzieję, że to wydanie uda Wam się przeczytać na świeżym powietrzu! Miłej lektury Maciej Podgórski redaktor naczelny „Event Management Polska” Drodzy Czytelnicy, 26 WIOSNA OBUDZIŁA PLENER, ALE KOMUNIKACJA EVENTOWA WSTAŁA DUŻO WCZEŚNIEJ // Wiosna, lato i wczesna jesień – termometr z uporem wskazuje wartości dużo powyżej 0, a konsumenci pragną spędzać czas na świeżym powietrzu. Marki doskonale o tym wiedzą, oferując szeroki wachlarz imprez plenerowych – pikników, festynów, festiwali, koncertów, imprez sportowych i wielu innych eventów. Wyliczać można praktycznie bez końca. Co jednak powoduje, że wychodzimy z domu i kierujemy nasze kroki w stronę tego jednego, wybranego wydarzenia? Dlaczego czujemy, że to właśnie tam nie możne nas zabraknąć, że chcemy zobaczyć, poznać, dotknąć? Sprawdźcie w artykule Karoliny Kowalskiej. Partner wydania: 3
Wyobraźmy sobie pokaz mody lub wydarzenie o charakterze lifestylowym, na którym ścianka foto świeci pustkami, a jedynym logotypem na niej jest logo projektanta lub wydarzenia. Brzmi dziwnie, prawda? Trudno obecnie o wyobrażenie sobie eventu, na którym nie ma partnera alkoholowego, tytoniowego, motoryzacyjnego czy biżuteryjnego. W dzisiejszym świecie trudno byłoby doświadczyć takiej sytuacji, tym bardziej że goście przywykli do specjalnych (często wydzielonych) stref partnerów na eventach lifestylowych, a ich liczba oraz selekcja dokonana przez klienta często świadczą o prestiżu, jak i finalnym budżecie wydarzenia. Bardzo często dzieje się STWÓRZ IDEALNY EVENT MODOWO-LIFESTYLOWY Z UDZIAŁEM PARTNERÓW Z artykułu dowiesz się: Dlaczego marki coraz częściej decydują się na live streaming podczas eventu i jakie czerpią z tego korzyści. Jakie warunki organizacyjne należy spełnić, aby partner wybrał dany event. Dlaczego trudniej dziś o pozyskanie partnera, który zapewni wkład finansowy w wydarzenie modowo-lifestylowe. Do czego mogą prowadzić przedłużające się negocjacje i niezdecydowanie potencjalnych sponsorów. Tekst: Magdalena Kozicka Flesz Fashion Night 2017 tak, że partnerzy na event są starannie wybierani na wiele miesięcy przed wydarzeniem, by wpasować się w charakter eventu i dotrzeć do odpowiedniej grupy docelowej. Ważne jest więc zadbanie o ich odpowiedni dobór. PO CO I DLACZEGO? Powszechnie wiadomo, że eventy – takie jak pokazy mody, gale, premiery nowości produktowych – przyciągają wielu influencerów, celebrytów, gwiazdy, wywołują szum w social mediach oraz wiążą się z dużą liczbą publikacji medialnych. Dla partnerów jest więc to idealne środowisko do promowania brandu swojego produktu lub usługi, przyciągania nowych odbiorców do świata marki i jej wartości. Selfie na ściance z logo, strefa produktu/usługi w tle oraz oznaczenie hasztagami są zawsze mile widziane. Jest to istotne zwłaszcza dla tzw. marek sensytywnych, które zgodnie z prawem mają duże ograniczenia na polu reklamowym. Przez marki sensytywne rozumiemy produkty z branży tytoniowej czy alkoholowej. Dzięki udziałowi w tego typu wydarzeniach mogą one pokazać świat marki, wywołać pozytywne skojarzenia z produktem i całym brandem. Dodatkowo udział w wydarzeniu daje marce takie korzyści, jak możliwość ustawienia własnej strefy, content do social mediów – wiele firm robi np. w trakcie pokazów streaming na swoich kanałach społecznościowych. To umożliwia dotarcie do dużej liczby nowych, potencjalnych konsumentów, pozycjonowanie marki jako brandu premium, wzbudzanie naturalnych skojarzeń z branżą modową, kreowaniem trendów. Przykładem tu mogą być takie marki, jak Carlo Rossi, Ballantines czy Martini, które wspierają projektantów i są silnie kojarzone z sektorem fashion oraz lifestylowym. Nieodzownym elementem organizacji wydarzenia są również zaproszenia na event dla partnerów czy VIP-owskie miejsca. Ale imprezy modowo-lifestylowe to oczywiście nie tylko branża alkoholowa i tytoniowa. Chętnie w tego typu wydarzenia angażują się od lat firmy związane z napojami, biżuterią, dodatkami, obuwiem, Partner wydania: 4 TEMAT NUMERU
samochodami czy kosmetykami. Coraz śmielej wkraczają również przedsiębiorstwa produkujące np. wykładziny, meble, płytki ceramiczne, lakiery do paznokci, a także urządzenia elektroniczne. Partnerami bywają też restauracje i same miejsca, w których wydarzenie się odbywa. Korzyści są obopólne, a przykładem takiego partnerstwa są projektanci mody, którzy bardzo często tworzą specjalne kolekcje – zarówno modowe, jak i linie produktów dla partnera sygnowane ich nazwiskiem. CO POWINNA ZAWIERAĆ OFERTA DLA PARTNERÓW? W profesjonalnej ofercie skierowanej do potencjalnych partnerów nie może zabraknąć: ∞∞ informacji o evencie z kluczowymi założeniami; ∞∞ opisu konceptu; ∞∞ informacji o ewentualnych nagrodach dla projektu i sukcesach, jakie osiągnął; ∞∞ opisu poprzednich edycji; ∞∞ planowanego impactu medialnego (m.in. liczba publikacji, relacji w mediach społecznościowych, popularność selfie, hashtagów, tagowanie i zameldowanie itp.); ∞∞ informacji o znanych osobistościach, twarzach projektu, jego ambasadorach, reżyserach; ∞∞ planu komunikacji i promocji – przed wydarzeniem, w jego trakcie i po nim; ∞∞ szczegółów pakietów partnerskich/ sponsorskich – gwarantowanych świadczeń; ∞∞ danych dotyczących zróżnicowanych cenowo warunków partnerstwa/ sponsoringu; ∞∞ dedykowanego zespołu do współ- pracy. Oferta powinna zostać przygotowana w jak najbardziej atrakcyjny i konkretny sposób, a równocześnie być spersonalizowana pod kątem odbiorcy. Musi zawierać również korzyści, jakie partner uzyska poprzez udział w tym, a nie innym wydarzeniu. Wszystko po to, aby oferta była gotowa do pokazania osobie decyzyjnej w firmie, z którą prowadzone są rozmowy. To do niej będzie należeć ostateczna decyzja. WARUNKI WSPÓŁPRACY Mimo wielu korzyści płynących ze współpracy marek/firm z agencjami eventowymi, obiektywnie coraz trudniej pozyskać partnera, który zapewni wkład finansowy w wydarzenie modowo-lifestylowe. Dlaczego? Jak to możliwe? Przecież taka współpraca ma mnóstwo zalet – piękny, idealny, modowy świat, znalezienie się w świetle fleszy… W teorii to wymarzone środowisko, w którym powinna chcieć przebywać prawie każda marka. A jednak… Na rynku eventów modowo-lifestylowych mamy do czynienia ze swego rodzaju klęską urodzaju. Partnerzy, bombardowani ze wszystkich stron propozycjami współpracy, muszą dokonywać wyboru wydarzeń, które są spójne ze strategią i misją firmy. Dlatego największą siłę przebicia mają cykliczne eventy, które wyróżniają się niepowtarzalną oprawą, należą do grona najbardziej prestiżowych – takie, których renomę gwarantuje obecność gwiazd, celebrytów, a tym samym duży oddźwięk medialny. Partnerzy coraz staranniej wybierają eventy, stawiając na te sprawdzone, godne zaufania oraz generujące zyski. Warunki współpracy są precyzyjne, podlegają zazwyczaj długim negocjacjom, bo każda ze stron chce uzyskać jak najwięcej korzyści z danego wydarzenia. Przykładem tutaj może być chociażby Flesz Fashion Night, który od ponad sześciu edycji jest wydarzeniem agencja musi wyznaczyć opiekuna, każdy wrysowany w plan wymiar musi się zgadzać, przekaż wszystkie informacje organizacyjne partnerom łącznie np. z informacją, do kiedy należy zgłosić listę osób na realizacji, przesłać specyfikację strefy wraz z zaświadczeniami przeciwpożarowymi, wszelkie obostrzenia dotyczące zakazu robienia zdjęć z prób etc., zaplanuj z dużym wyprzedzeniem pozyskiwanie partnerów, dokładnie zaplanuj plan stref wraz z ułożeniem kolejności poszczególnych partnerów, aby nikogo nie urazić, ustal liczbę zaproszeń dla partnerów oraz liczbę miejsc w pierwszym rzędzie dla nich, zgadzając się na współpracę, zapewnij rzeczy realne, możliwe do zrealizowania zamiast obiecywać rzeczy niewykonalne tylko po to, aby zdobyć partnera, zrealizuj w 100% obiecane w pakiecie sponsorskim świadczenia. organizując event modowy z partnerami: Zapamiętaj, popularyzacja świata marki, brand experience – bezpośredni kontakt z odbiorcami, w tym kluczowymi, takimi jak gwiazdy, VIP-y, trendsetterzy, możliwość precyzyjnego, a nawet spersonalizowanego dotarcia do grupy docelowej, prezentacja marki w otoczeniu innych wartościowych, niekonkurencyjnych marek, szybka informacja zwrotna od odbiorców. dla marki z udziału w evencie: Korzyści Partner wydania: 5
gwarantującym sukces oraz współpracę z partnerami na najwyższym poziomie. Jest to wyjątkowy pokaz mody, na którym prezentowane są kolekcje topowych 10 projektantów, gwarantujący obecność dużej liczby mediów, celebrytów, ponad 1000-osobowej publiczności. Event ten za każdym razem zaskakuje nieszablonowymi rozwiązaniami zarówno scenograficzno- -multimedialnymi, jak i artystycznymi oraz choreograficznymi. W przypadku eventów modowych – poza samą strefą, logotypem na ściance, na zaproszeniach i w materiałach prasowych – można coraz częściej spotykać się z sytuacją, kiedy niezbędne jest zorganizowanie specjalnego pokazu kolekcji partnera, umieszczenia w stylizacjach jego produktów, np. galanterii, biżuterii, w ściśle określony sposób, mocno eksponujący markę. Rośnie również popularność specjalnych stref do wywiadów z brandingiem partnera, stanowiących przedłużenie ścianki foto. Niezbędna jest aranżacja przestrzeni eventu w taki sposób, aby zarządzać ruchem gości – w tym, ze szczególnym wskazaniem na gwiazdy, gości VIP – żeby w naturalny sposób przechodzili przez strefy partnerów i znaleźli czas na odwiedzenie każdego z nich. Czasami, gdy np. sponsorem eventu planuje być marka alkoholowa, powstaje konieczność uzyskania wymaganych zgód i zgłoszenia eventu jako imprezy masowej oraz stworzenia regulaminu wydarzenia. Bez tego pozyskanie takiego partnera nie będzie możliwe. FORMY PARTNERSTWA Udział partnerów w wydarzeniu naturalnie przekłada się na kwestie budżetowe, rosną oczekiwania wielu stron, a rolą agencji jest dbanie, żeby nie zatracić idei i ducha eventu, aby poszczególne elementy wpisywały się w motyw przewodni. Stawki negocjowane są zazwyczaj indywidulnie, przygotowywane są pakiety sponsorskie i w zależności od budżetów dopasowywane do partnerów. Nie ma jednakowych kwot za pakiety, za każdym razem przygotowywane są pod projekt wyceny. Wartość pakietu zależy również od tego, czy partner, z którym rozmawiamy, chce być partnerem/sponsorem głównym lub czy ma specjalne oczekiwania co do wyeksponowania swojej marki. Czasami również w pakietach świadczone są usługi dodatkowe – w postaci np. przygotowania strefy na wydarzeniu – poza działaniami promocyjnymi. Warto zwrócić uwagę na fakt, że im więcej logotypów na ściankach i na zaproszeniach, tym mniejsze pakiety budżetowe zostały zakontraktowane. Bardzo często spotykamy się też z rabatami w lokalizacjach, w ramach współpracy za logotyp na materiałach drukowanych oraz kredyty lub np. catering, który występuje w barterze. Średnio można przyjąć, że wartości pakietów wahają się miedzy 30 000 a 150 000 zł netto. EVENT OD ZAPLECZA Niezwykle istotne w przedsięwzięciach modowo-lifestylowych jest zachowanie właściwych proporcji pomiędzy Rodzaje partnerów wydarzenia na przykładzie 9. Gali VIVA! Photo Awards Gala z udziałem kilkuset gości odbyła się 30 listopada 2017 r. w warszawskim Centrum Expo XXI. W ramach prestiżowego konkursu fotograficznego jury – pracami którego kierował Ryszard Horowitz – wyłoniło autorów najlepszych zdjęć w pięciu kategoriach: moda, uroda, reportaż, zdjęcie telefonem komórkowym oraz piękno chwili. Uroczystemu wręczeniu nagród towarzyszyła światowa premiera kilku zdjęć słynnego fotografa Sandro Millera (stworzonych w ramach kontynuacji projektu „Malkovich, Malkovich, Malkovich: w hołdzie mistrzom fotografii”) z aktorem Johnem Malkovichem w roli głównej, a powstały one specjalnie dla „VIVY!” z okazji 20-lecia magazynu. Po wręczeniu nagród przyszedł czas na gwiazdy muzyczne wieczoru: Wojtka Mazolewskiego z Quintetem – ich koncert oraz brawurowe wykonanie kilku utworów w duecie z Johnem Porterem. ∞∞ Organizatorem 9.Gali VIVA! Photo Awards było Edipresse Polska ∞∞ Sponsor główny wydarzenia: Carlo Rossi Concord ∞∞ Mecenasi konkursu i wystawy: APART, ALBERT RIELE ∞∞ Partner technologiczny: Samsung Galaxy Note 8 ∞∞ Partnerzy: Fuji Film, Ford Vignale, Cisowianka Perlage, Semilac ∞∞ Partnerzy wystawy: N31 by Robert Sowa, I Do Art PRZYKŁAD Na rynku eventów modowo-lifestylowych mamy do czynienia ze swego rodzaju klęską urodzaju. Partnerzy, bombardowani ze wszystkich stron propozycjami współpracy, muszą dokonywać wyboru wydarzeń, które są spójne ze strategią i misją firmy. Dlatego największą siłę przebicia mają cykliczne eventy, które wyróżniają się niepowtarzalną oprawą, należą do grona najbardziej prestiżowych – takie, których renomę gwarantuje obecność gwiazd, celebrytów, a tym samym duży oddźwięk medialny. Partner wydania: 6 TEMAT NUMERU
partnerami a głównym klientem agencji. Dlaczego to takie ważne? Kluczowe jest, aby wydarzenie nie stało się miejscem, gdzie odbywa się kilka mniejszych eventów wewnętrznych partnerów, ale było projektem tworzącym spójną całość. Zbyt duża liczba partnerów, logotypów, sponsorów może wpłynąć negatywnie na status wydarzenia, jego postrzeganie jako wartościowego projektu do współpracy w przyszłości. Dlatego dopasowanie partnerów do charakteru eventu jest tak ważne. Negocjacje, rozmowy najczęściej prowadzone są przez klientów między sobą, ale agencja również powinna w nich brać udział oraz doradzać klientowi i, w razie potrzeby, reagować w imieniu klienta. Przy partnerskiej współpracy na linii klient – agencja właśnie tak to działa. Bywają sytuacje, że rozmowy zajmują mnóstwo czasu, a partner ostatecznie nie decyduje się na zaangażowanie swojego budżetu w wydarzenie. Właśnie w takich momentach bardzo ważna jest responsywność agencji, partnerskie podejście i szukanie rozwiązań, dzięki którym event nie straci na jakości, prestiżu. Przedłużające się negocjacje, niezdecydowanie potencjalnych sponsorów/partnerów czasami prowadzi do zmiany terminu wydarzenia, odsunięcia go w czasie. Zazwyczaj pozyskiwanie partnerów to żmudny proces, który warto rozpocząć dużo wcześniej, minimum kilka miesięcy przed planowaną datą eventu. Zdarza się, że wstępne rozmowy odbywają się nawet rok wcześniej, ale bywa, że wystarczą 2 tygodnie, jeśli event jest ceniony i atrakcyjny medialnie. Z punktu widzenia partnera biorącego udział w wydarzeniu bardzo ważne jest, aby firma od początku współpracy miała jedną osobę do kontaktów – opiekuna ze strony agencji, odpowiedzialnego za całokształt działań, od planowania, aż po realizację. Obecność partnerów/sponsorów jest możliwa na wielu płaszczyznach, więc niezbędne jest zadbanie o każdy aspekt, aby uniknąć sytuacji, kiedy np. wyprodukowane już elementy scenograficzne strefy partnera nie mieszczą się w miejscu dla niego przeznaczonym. Smutne, ale prawdziwe: wystarczy porozmawiać z firmami biorącymi udział w wydarzeniach modowo-lifestylowych. Etap uzgodnień, dogrywania szczegółów jest dużo łatwiejszy i przebiega tym sprawniej, im bardziej partnerskie jest podejście ze strony producenta do partnera. Do tego warto dodać wyrozumiałość oraz pozytywne nastawienie. Agencja reprezentuje klienta i ma za zadanie dołożyć wszelkich starań, aby partner był zadowolony ze swojej decyzji o udziale w wydarzeniu. WSPÓŁPRACA, ZWIĄZEK, WYMIANA DOŚWIADCZEŃ Niewątpliwie eventy modowo-lifestylowe to wymagające wydarzenia, zaskakujące, łączące ze sobą wiele marek, firm, a równocześnie wdzięczne w realizacji i bardzo satysfakcjonujące. Specyfika tych eventów, zwłaszcza na polskim rynku mody, nieodzownie wiąże się z relacją partner – projektant. Jest to zazwyczaj związek oparty na wymianie świadczeń, przynoszący korzyści każdej ze stron. Często kończy się długofalową współpracą pomiędzy stronami. Warto życzyć agencjom, żeby ich współpraca z organizatorami tego typu wydarzeń była równie trwała jak związki między niektórymi markami modowymi a przedsiębiorstwami czy markami produktów bądź usług. MAGDALENA KOZICKA // Z branżą eventową związana od 2007 r. W Mea Group od 6 lat, obecnie jako project director oraz członek zarządu. Zarządza pracą Działu Produkcji. Specjalizuje się w kompleksowej obsłudze projektów eventowych, w tym w przygotowywaniu ofert, kosztorysowaniu, reżyserowaniu, pełnej koordynacji projektów oraz ich rozliczaniu. Na swoim koncie ma m.in. realizację dużych imprez galowych, w tym telewizyjnych, cykli pikników, eventów konferencyjno-szkoleniowych oraz wyjazdów integracyjnych i motywacyjnych. Ostatnio pracowała dla takich klientów, jak Edipresse Polska, Ambra, Empik, Hasbro, Arcadis, Santander Consumer Bank, GSK, British American Tobacco, Ciech, Tarczyński, Tymbark, Coty Polska, Douglas, Sirowa, MetLife, 3M i Velux. Pracowała przy projektach marek modowych takich jak Paprocki & Brzozowski i Bizuu oraz docenianych na międzynarodowych konkursach eventach, np. Flesz Fashion Night 2017 – ścisły finał konkursu Eventex 2018. Przed Mea Group związana z agencją eventową Łowcy Klimatów Premium Events. Viola Śpiechowicz – Żubrówka Paprocki & Brzozowski – Ochnik, Reserved Maciej Zień – Tubądzin Gosia Baczyńska – Reserved, Rossman BOHOBOCO – Magnum Dawid Woliński – Cisowianka Perlage, Martini, Semilac Tomasz Ossoliński – Gino Rossi Robert Kupisz – Gatta, Empik Bizuu – Renault Źródło: internet Przykłady współpracy projektantów i marek: Partner wydania: 8 TEMAT NUMERU
Pikniki firmowe to ważna część eventowych realizacji. To idealna forma spotkania oraz integracji zarówno dla samych pracowników, jak i często ich rodzin. Lokalizacja na świeżym powietrzu daje bowiem przede wszystkim możliwość zgromadzenia bardzo dużej liczby osób. Dotychczas pikniki kojarzone były głównie z kiełbasą i piwem. Miało być swojsko i dla każdego. Do tego głównym czynnikiem decydującym o organizacji pikniku była łatwość jego realizacji. Do teraz. Odkąd event pełni funkcję skutecznego narzędzia marketingowego, pikniki odchodzą (w większości przypadków) od swojej pierwotnej formy. Dziś impreza piknikowa służy integracji pracowników i świadomemu budowaniu wartości marki wśród nich. A skoro mówimy o pikniku jako o regularnym evencie, oczywiste jest również, że wymaga on całego szeregu drobiazgowych przygotowań. Od wyboru PIKNIK? ZORGANIZUJ GO OD A DO Z Z artykułu dowiesz się: Jaki wspólny mianownik powinien mieć każdy piknik firmowy. Które atrakcje są dziś najbardziej popularne wśród wydarzeń dla dorosłych i najmłodszych. Jak zaplanować montaż, miejsca parkingowe i zorganizować oryginalny catering. Dlaczego tak wiele osób zapomina o brandingu na piknikach i jak wykorzystać jego potencjał. Tekst: Adriana Piekarska Fot. Produkcje Exclusive Event Partner wydania: 9
lokalizacji, opracowania scenariusza, przygotowania zaplecza logistycznego (cateringowego, sanitarnego, technicznego) często od podstaw, dostosowania go do liczby uczestników wydarzenia, po zabezpieczenia na wypadek deszczu czy upałów. Do agencji eventowych wpływają dziś coraz bardziej wymagające zapytania. Klienci są już znudzeni typowymi piknikami z dmuchańcami, zespołem coverowym na scenie i typowym cateringiem. Często organizują tego typu imprezy np. z okazji jubileuszu, dlatego – co oczywiste – chcieliby nadać im uroczysty charakter. Agencje mają w związku z tym szerokie pole do popisu. Proponują niesztampowe rozwiązania i unikalne atrakcje. Wszystko po to, by obecni goście jak najdłużej wracali do niego pamięcią. Jak więc widać, pikniki organizowane dla dużych grup, czyli takie, w których udział bierze tysiąc lub dwa tysiące osób, stają się potężnym projektem eventowym, w którym zadbać należy o każdy, nawet najdrobniejszy element. Piknik firmowy, nawet ten organizowany z okazji jubileuszu firmy, charakteryzuje się nieco mniej oficjalną atmosferą. To fantastyczna zabawa zarówno dla dorosłych, jak i dla najmłodszych uczestników. Kierowany jest zazwyczaj do uczestników różnych płci i grup wiekowych, dlatego też oferta wydarzenia musi sprostać potrzebom i oczekiwaniom każdej z nich. Jednak, co najważniejsze, by był wyjątkowy, powinien mieć jeden wspólny mianownik – motyw przewodni. Pikniki tematyczne, np. w stylu bajkowym, piłkarskim, kosmicznym, kowbojskim, pirackim czy tropikalnym, są oczywiście nadal modne, jednak coraz częściej w branży eventowej łączy się rozrywkę z promocją zdrowego stylu życia. Z takiego połączenia powstają imprezy w konwencji fit czy eko, które są doskonale odbierane przez uczestników. W zależności od tematu, jaki wybierzemy, należy następnie dobrać do niego pasujące atrakcje. Wśród popularnych ofert dla dorosłych można dziś znaleźć m.in. warsztaty taneczne czy kulinarne, degustacje trunków, zabawy i rywalizacje zespołowe, warsztaty twórcze, fotobudki, atrakcje dmuchane w postaci ścianek wspinaczkowych, torów przeszkód i wszelkiego rodzaju urządzenia z szeroko pojętego sektora motoryzacyjnego. Można sięgnąć również po bardziej ekstremalne atrakcje, takie jak bungee, katapulty czy skoki z dużej wysokości na bezpieczną poduchę. Główną atrakcją wydarzenia może stać się także występ kabaretu, popularnych artystów talent show bądź gwiazd polskiej sceny muzycznej. Piknikowych pomysłów dla najmłodszychjest równie dużo. Świetnie sprawdzają się różnego rodzaju warsztaty, podczas których dzieci i młodzież poprzez zabawę się uczą, np. Warsztat Młodego Naukowca, Warsztat Logicznego Myślenia czy Warsztat Młodego Programisty. Oczywiście to tylko przykłady, które choć bardzo popularne, nie wszędzie się sprawdzą. Piknik, jak każdy profesjonalny event, wymaga indywidualnego podejścia. Warto jednak raz jeszcze zaznaczyć, że niezależnie od tego, czy planujemy urządzenie kameralnego spotkania, czy dużej, firmowej imprezy, piknik jako forma eventu to zawsze doskonały wybór. O CZYM WARTO PAMIĘTAĆ, ORGANIZUJĄC PIKNIK? Planując realizację imprezy w postaci pikniku, trzeba mieć na uwadze kilka podstawowych kwestii, dzięki którym unikniemy błędów, mogących zaważyć na efekcie końcowym. A ten powinien zachwycić uczestników i usatysfakcjonować klienta. Co jest zatem najważniejsze przy organizacji pikników? MIEJSCE Tu nie ma miejsca na wpadkę. Setki osób muszą mieć bowiem zapewniony, poza dobrą zabawą, komfort i bezpieczeństwo podczas imprezy. Wybór terenu pod piknik nie zawsze jest łatwy. Baza takich miejsc np. na Śląsku jest bardzo ograniczona. Teren powinien być możliwy do zaadaptowania, do umieszczenia na nim zaplecza technicznego, odpowiedniej liczby toalet itp. Warto również zadbać o wyłączność takiego obszaru – znacznie ułatwi to „opanowanie” imprezy i jej uczestników. BEZPIECZEŃSTWO Absolutnie najważniejszą kwestią przy organizacji każdego eventu jest bezpieczeństwo, natomiast w przypadku pikniku firmowego, który często stanowi po prostu imprezę realizowaną dla ogromnej liczby osób, jest ono szczególnie ważne. To szerokie pojęcie, w którym można zawrzeć zapewnienie należytych środków ostrożności, w tym poinformowanie odpowiednich służb (medycznych, policji, straży pożarnej) oraz zagwarantowanie wystarczającej liczby pracowników ochrony. Bezpieczeństwo to także bardzo ważna kwestia na etapie planowania pikniku. By je zapewnić, należy uzyskać wszelkie zgody, pozwolenia, trzeba wnikliwie poznać teren i opracować plan ewentualnej ewakuacji. Trzeba też, a o tym rzadko się myśli, zabezpieczyć kilometry kabli, które zwykle podczas takiego wydarzenia są niemal wszędzie. Impreza musi być bezwzględnie bezpieczna dla wszystkich. SCENARIUSZ Idealny to taki, który jest perfekcyjnie przygotowany, a zarazem elastyczny… Pozornie jedno z drugim się wyklucza, jednak w przypadku pikników, tak jak i każdej imprezy plenerowej, liczba czynników mogących wpłynąć Pikniki tematyczne, np. w stylu bajkowym, piłkarskim, kosmicznym, kowbojskim, pirackim czy tropikalnym, są oczywiście nadal modne, jednak coraz częściej w branży eventowej łączy się rozrywkę z promocją zdrowego stylu życia. Z takiego połączenia powstają imprezy w konwencji fit czy eko, które są doskonale odbierane przez uczestników. Partner wydania: 10 OKIEM EKSPERTA
na pokrzyżowanie planów jest olbrzymia, od tego oczywistego, jakim jest pogoda, po np. wydłużające się rozgrywki sportowe. Dlatego tak ważne jest, by organizator czuwał nad przebiegiem scenariusza, zapewniając sobie przy tym wygodną komunikację z każdym podwykonawcą. KOORDYNATORZY Odpowiednia liczba osób adekwatna do liczby gości. Koordynatorzy powinni mieć wypracowane schematy działania. Muszą być ze sobą w stałym kontakcie, czuwać od samego początku do końca imprezy i być przygotowani na niespodziewane sytuacje kryzysowe. Nie bez kozery mówi się, że najważniejsi są ludzie. I tak jest absolutnie wszędzie. Przygotowani do odgrywania swoich ról, odpowiedzialni, zgrani i uczciwi. Niezwykle ważne jest, by każdy z koordynatorów znał dobrze scenariusz imprezy, miał przy sobie listę telefonów do podwykonawców i do wszelkich służb ratowniczych. Osoby te powinny znać wszystkie procedury dot. zarządzania sytuacjami kryzysowymi, regulamin eventu, plan ewakuacji. W dobrym tonie jest, by takie osoby wyróżniały się z tłumu, tak by każdy uczestnik imprezy mógł podejść, zapytać o coś czy zgłosić problem. LOGISTYKA W kontekście pikniku jest to również bardzo szerokie pojęcie. To zapewnienie wygodnego transportu dla uczestników, np. autokarów (jeśli impreza odbywa się poza siedzibą klienta), lub zapewnienie odpowiedniej liczby miejsc parkingowych. Istotną, już wspomnianą kwestię, stanowi ponadto zaangażowanie firmy ochroniarskiej na piknikach, co gwarantuje szybką identyfikację gości, ale przede wszystkim wpływa na ich poczucie bezpieczeństwa. To ponadto rozplanowanie wszelkich sanitariatów oraz pojemników na odpady. Niezwykle istotne jest też zapewnienie służb sprzątających, które będą dbać o ogólny porządek na terenie pikniku i na bieżąco zbierać odpady. MONTAŻE Wyodrębnione tu spod szerokiego hasła „logistyka”, choć w dużej mierze z nim powiązane. Jednak warto im poświęcić kilka słów. Tak duża impreza plenerowa, jaką jest piknik, wymaga wcześniejszego dokładnego rozplanowania logistycznego. Co i kiedy przyjeżdża na miejsce? W jakiej kolejności? Czy ustawioną konstrukcję/ scenę można pozostawić na noc? Montaż rozpoczyna się z reguły dużo wcześniej, a często ze względu na fakt, że miejsca, w których odbywają się pikniki, są w ciągu dnia ogólnodostępne, trwa nawet nocami. Instalacje przed imprezą plenerową są niezwykle wymagające. PARKINGI Kolejny istotny punkt, który – jeśli jest niewłaściwie przygotowany – może wpłynąć na powodzenie imprezy. Bardzo ważne jest odpowiednie oznakowanie oraz rozlokowanie miejsc parkingowych – nie sztuką jest znaleźć obiekt, który ma świetną infrastrukturę pod sam event, podczas gdy przyjeżdżający goście nie mają gdzie zostawić samochodu. Nierzadko obowiązek organizatora stanowi wydzielenie specjalnej strefy parkingowej, co może się wiązać z dodatkowymi kosztami – chociażby z większą liczbą osób z ochrony do obsługi tego parkingu. Dbałość o płynność ruchu komunikacyjnego i uniknięcie zakorkowania drogi dojazdowej to także obowiązek agencji. CATERING Wisienka na piknikowym torcie. W końcu pierwsze skojarzenie ze słowem „piknik” to… jedzenie. Asortyment piknikowy z każdym dniem się powiększa. Wymagania i świadomość klientów również. Kiełbasa Można sięgnąć również po bardziej ekstremalne atrakcje, takie jak bungee, katapulty czy skoki z dużej wysokości na bezpieczną poduchę. Główną atrakcją wydarzenia może stać się także występ kabaretu, popularnych artystów talent show bądź gwiazd polskiej sceny muzycznej. CO POWINNO WYRÓŻNIAĆ PIKNIKI? // Wspólnym mianownikiem pikników firmowych powinna być ich unikalność, a szczególnie organizacja w miejscach, w których nikt wcześniej nie był. Doskonałym przykładem może być impreza w namiocie postawionym na plaży, zboczu gór czy nawet dachu wieżowca z widokiem na miasto. Liczą się również czas i szybkość realizacji zlecenia – to jedne z podstaw, które powinni spełniać podwykonawcy. Montaż i demontaż nie mogą zabierać całego dnia i blokować pracy zespołu zajmującego się organizacją imprezy. Ważne są również nieograniczone możliwości brandingu, który zaskakuje i zapada w pamięć. Dzięki możliwości użycia w miejscu eventu lub namiocie dowolnego koloru, nadruku, grafiki, logotypu lub wzoru tworzymy miejsce samo w sobie, będące nienachalnym i miłym dla oka nośnikiem reklamowym. Warto wykorzystywać tego typu rozwiązania i zawsze pytać podwykonawców o to, co mogą zaoferować. Takie informacje często przynoszą organizatorom wiele korzyści i pozwalają wykorzystać branding w stu procentach. Renata Szostak Ukoo Poland Partner wydania: 11
z piwem się przejadła i to dosłownie. Goście oczekują czegoś, czego sami na swoim grillu nie przygotują. Catering podczas pikniku powinien współgrać z jego motywem przewodnim. Dziś może być podany w ciekawy sposób, może z food trucka, a dodatki, jak kawa i lody, mogą zostać wyserwowane np. z roweru lub ze specjalnych wózków. Nie oznacza to, że sprawdzone rozwiązania powinny zostać zupełnie odrzucone. Dzieciom od lat smaki się nie zmieniają – wata cukrowa, lody i gofry to dla nich pozycje obowiązkowe, choć moda na zdrowe żywienie i tu wymusza już pewne zmiany. BRANDING Najczęściej pomijany element na piknikach, a szkoda. Logo firmy na kubkach, pufach czy leżakach to bowiem doskonały sposób na kreowanie wizerunku firmy, na przekazywanie informacji na jej temat, co w konsekwencji prowadzi do wzrostu świadomości gości o podmiocie. Pikniki dają olbrzymie możliwości. Warto również zwrócić uwagę na prawidłowe oznaczenie terenu imprezy, przygotowanie odpowiedniej liczby punktów informacyjnych, materiałów drukowanych z agendami, mapkami atrakcji. To także doskonałe pola do promocji firmy. ZADOWOLENIE I SATYSFAKCJA KLIENTA Organizacja pikniku firmowego, choć z pozoru łatwa, stanowi nie lada wyzwanie dla organizatorów i wymaga olbrzymiego zaufania klienta. Jednak naprawdę warto. Wrażenia i emocje, które pozostaną w pamięci uczestników, są po prostu nieosiągalne w innych przestrzeniach. Piknik jako forma narzędzia marketingowego staje dziś więc na wysokości zadania, dostarcza niezapomnianych wrażeń, widowiskowość i rozrywkę na wysokim poziomie. Dobrze przygotowany i zrealizowany to gwarancja zadowolenia klienta. Jeśli będziemy się stosować do omówionych zasad, w teorii mamy szansę na organizację perfekcyjnego piknikowego eventu. W teorii, ponieważ jak wszędzie i tu czyhają… PUŁAPKI A tych jest równie dużo i zdecydowanie warto poświęcić im osobny artykuł. Jednak największa, decydująca o powodzeniu eventu, dotyczy budżetu. Wszystko, co zostało opisane powyżej, pokazuje, jak wiele czynników wpływa na udany piknik. Każdy z nich generuje koszty, których często nie bierze się pod uwagę, przygotowując wstępną, szacunkową kalkulację. Dlatego tak istotne jest odpowiednie przygotowanie do organizacji oraz opracowanie bardzo szczegółowego kosztorysu, obejmującego kwoty być może niezupełnie oczywiste na pierwszym etapie, takie jak wynajem terenu poprzedniego dnia (tak dużej imprezy nie da się przygotować w godzinę) czy przeliczenie poborów prądu (może dojść konieczność ustawienia dodatkowego agregatu). Niezależnie jednak od trudności i wysiłku, jaki trzeba włożyć w organizację pikniku, i liczby osób, które należy zaangażować, naprawdę warto sięgnąć po to narzędzie. Pikniki, szczególnie o tej porze roku, to świetna alternatywa dla eventów w salach bankietowych. Bliskość natury, możliwość spędzenia czasu z rodziną, dużo dobrej zabawy, a przede wszystkim realizacja celów marketingowych firmy to tylko niektóre z atutów tego typu imprezy. ADRIANA PIEKARSKA // właścicielka marki Exclusive Event Ekspert z dziedziny event marketingu z 12-letnim doświadczeniem. Właścicielka największej na Śląsku agencji eventowej – Exclusive Event oraz marki Event Marketing Institute. Finalistka konkursu Bizneswoman Roku, dwukrotna finalistka konkursu Osobowość Roku w branży Mice. Kobieta, która nie boi się wyzwań – łamie standardy, zaskakuje oraz serwuje niezapomniane emocje. Od lat skutecznie przekazuje swoją wiedzę zarówno podczas warsztatów szkoleniowych, jak i podczas konferencji branżowych, występując w roli prelegenta. Jej mottem życiowym jest paradoks dziecięcej energii: „Nie mam siły iść dalej, ale mogę pobiec”. bezpieczeństwo i komfort uczestników, atrakcje dopasowane do grupy docelowej, odpowiednią liczbę koordynatorów, catering uwzględniający dania dietetyczne, przemyślany scenariusz, zadaszenie na wypadek deszczu, alternatywę w razie niepogody, odpowiednią infrastrukturę pod kątem sanitariatów, dojazdu itp., zapas czasowy niezbędny do montażu i demontażu, branding terenu. PODCZAS ORGANIZACJI PIKNIKU ZADBAJ O: Partner wydania: 12 OKIEM EKSPERTA
NAJWAŻNIEJSZE JEST BYCIE LIDEREM DRUŻYNY // WYWIAD Z JULIENEM PATEAU, EKSPERTEM I REŻYSEREM ODPOWIEDZIALNYM ZA CEREMONIE OTWARCIA LIGI MISTRZÓW UEFA, LIGI EUROPY UEFA, MISTRZOSTW EUROPY UEFA ORAZ INNE MIĘDZYNARODOWE IMPREZY. // Partner wydania: 13
Organizacja eventu, jakim jest ceremonia otwarcia finałów UEFA, to duża rzecz. Jak się z tym czujesz? Czuję się bardzo podekscytowany. To bardzo pozytywny przekaz, kiedy na boisku pojawiają się młodzi wykonawcy, dostarczający energii. Słynni piosenkarze i artyści przyjeżdżają z całego kraju, aby poprzez swoją muzykę przekazać swoją energię i orędzie pokoju. To w zasadzie jedyny czas imprezy, w którym kibice, bez względu na barwy drużynowe, mogą wspólnie wiwatować. To wielki symbol jedności. Myślę, że to bardzo ekscytujące. Podczas wydarzenia jest dużo adrenaliny i rzeczy do zorganizowania. Czuję się bardzo szczęśliwy, podekscytowany i skoncentrowany. Zawsze muszę się upewnić, że wszystko przebiega zgodnie z planem i wszystko dzieje się na czas. Naszym zadaniem jest zagwarantowanie, by wszyscy wykonawcy i artyści mogli występować w jak najlepszych warunkach. Czy taka praca jest spełnieniem Twoich marzeń? To jest coś, o czym naprawdę marzyłem – organizowanie uroczystości. Posiadanie ostatecznego wyboru i odpowiedzialności za zapewnienie, że artystycznie wszystko idzie we właściwym kierunku. To coś, co bardzo lubię, co było dla mnie pasją, kiedy byłem młodszy. Moja mama przyprowadzała mnie do teatru, bardzo pasjonowała mnie muzyka. Zawsze byłem bardzo zainteresowany wydarzeniami na żywo. Kiedy zaczynałem swoją karierę zawodową, pracowałem na igrzyskach olimpijskich i brałem udział w ceremonii otwarcia igrzysk paraolimpijskich. Czuję, jakby ta praca była mi przeznaczona. Ludzie, pasja, pomysł? Jesteś w stanie wymienić najważniejsze czynniki, które są potrzebne do organizacji wydarzeń? Powiedziałbym, że najważniejszą rzeczą jest zapewnienie ludziom przyjemności z podróży. Bądźmy szczerzy: ludzie nie przychodzą oglądać ceremonii otwarcia. Oni przychodzą obejrzeć mecz. Ale nie możemy kontrolować gry. Nie możemy kontrolować liczby bramek ani tego, kto wygra. Najważniejsze dla mnie jest to, aby każdy, kto przyszedł na stadion, odszedł z dobrymi wspomnieniami niezależnie od wyniku meczu. Ich podróż powinna być wspaniałym przeżyciem. Ta ceremonia jest częścią tego doświadczenia. Tworzy je muzyka, którą wybieramy, atmosfera, którą zapewniamy, układy taneczne, które wykonujemy. Jest to część pracy zespołowej ze wszystkimi moimi kolegami. Staramy się, aby kibice mieli jak najlepsze warunki do wzięcia udziału w niezwykłym wydarzeniu. To nie tylko mecz piłki nożnej, to staje się pełnym wydarzeniem. To jest najważniejsze. Wiele opowiadasz o ludziach i emocjach. Ile osób z Tobą współpracuje? Tak naprawdę jesteśmy tylko dwiema osobami w UEFA, które przez cały rok pracują nad przygotowaniem obchodów, ale zawsze mamy wsparcie agencji produkcyjnych. Na przykład Platige będzie organizować ligę europejską. Robili to przez kilka ostatnich lat i byli przy nas również podczas organizacji innych wydarzeń. Nad aspektem produkcyjnym ceremonii pracuje w sumie 5-10 osób. Na miejscu jest ok. 50 osób oraz ok. 60 kolejnych, które manipulują różnymi elementami spektaklu, 180 tancerzy i 5 artystów na scenie. Zaskoczyłeś mnie! Myślałam, że jest Was zdecydowanie więcej. Kiedy rozpoczynacie planowanie koncepcji kreatywnych? Zasadniczo zaczynamy prawie 9-10 mie- sięcy przed występem, ale oczywiście na 6 miesięcy wcześniej, gdy naprawdę zabieramy się za zestawienie artystów, koncepcję, muzykę, pirotechnikę i rekrutujemy tancerzy, robi się coraz bardziej gorączkowo. Jest wiele problemów logistycznych, które musimy przewidzieć. Na przykład musimy wiedzieć, gdzie znajdują się pomieszczenia, z których artyści i wykonawcy będą korzystać. Pomimo że nie mamy jeszcze ostatecznej koncepcji, musimy wiele przewidzieć. Wiemy, jaka jest skala naszej imprezy i staramy się rozplanować taką liczbę osób na stadionie. Wszystkie wątpliwości natury logistycznej muszą więc zostać wyjaśnione po drodze – od 10 mie- sięcy przed wydarzeniem aż do jego rozpoczęcia. Wraz ze skalą wydarzenia wzrasta ryzyko. Musisz być przygotowany na wszystko, prawda? To jest piękno tego zawodu. Wydarzenia na żywo to coś, co kocham. Podoba mi się adrenalina, lubię to, że Rozmawiała: Maria Ledeman Julien Pateau ekspert eventowy i organizator ceremonii otwarcia największych wydarzeń sportowych Od 2011 r. odpowiedzialny za produkcję oraz koncepcje kreatywne ceremonii otwarcia poprzedzających największe wydarzenia sportowe organizowane przez UEFA (Union European Football Associations). W tym czasie zajmował się organizacją ceremonii otwierających finały i mecze grupowe EURO 2016 i 2012, finały Champions League (2013-2018), Ligi Europy UEFA (2013-2018), Superpucharu Europy UEFA (2014-2018) oraz Women EURO 2013. Obecnie współpracuje z FIFA przy produkcji, organizacji i kreacji wszystkich ceremonii poprzedzających mecze odbywające się w ramach FIFA World Cup Russia 2018. Warto wspomnieć również o zespole ekspertów Platige Events. Platige Events odpowiadał za produkcję, m.in.: ceremonii otwarcia siedmiu meczów dla piłkarskiej organizacji UEFA oraz prestiżowego turnieju piłkarskiego Audi Cup 2017; konferencji Global Forum (2017), gali rozdania nagród Freedom Awards (2017), konferencji Warsaw Summit Experts’ Forum podczas szczytu NATO w Warszawie (2016), otwarcia Muzeum Warszawy (2017) czy ekspozycji podczas EXPO 2015 w Mediolanie. Podczas wydarzenia jest dużo adrenaliny i rzeczy do zorganizowania. Czuję się bardzo szczęśliwy, podekscytowany i skoncentrowany. Zawsze muszę się upewnić, że wszystko przebiega zgodnie z planem i wszystko dzieje się na czas. Naszym zadaniem jest zagwarantowanie, by wszyscy wykonawcy i artyści mogli występować w jak najlepszych warunkach. Partner wydania: 14 TWARZĄ W TWARZ
nie możemy niczego ukryć i zatrzymać. Spektakl musi trwać. Musimy grać coś, co ćwiczyliśmy przez wiele tygodni, a czasem nawet miesięcy naszej pracy. Są rzeczy, którymi możemy sterować, jak produkcja różnych elementów, choreografia. Przygotowujemy się z tygodniowym wyprzedzeniem, więc nie martwię się i nie uważam, że ryzyko porażki w części artystycznej jest możliwe. Chodzi raczej o to, czy np. pada deszcz, czy jest burza. To może być ryzyko i musimy zagwarantować bezpieczeństwo wykonawców. W zeszłym roku musieliśmy odwołać ceremonię, ponieważ przed meczem w Sztokholmie, kiedy grał Manchester, doszło do ataku terrorystycznego w Manchesterze. To było naprawdę trudne. Pod względem przygotowania, jak w Lidze Mistrzów, mamy kilka dużych elementów do opracowania, więc trenujemy dużo, aby uniknąć opóźnienia jakichkolwiek etapów na środku boiska. Zawsze staramy się mieć plan zapasowy i wystarczająco dużo osób. Naprawdę dużo myślimy o wszystkim, co może się wydarzyć. Pracując, zwiedziłeś już wiele krajów. Zauważyłeś jakieś różnice w podejściu organizatorów do przygotowywania eventów? To bardzo dobre pytanie. Odpowiedź brzmi: „tak”. Jest zupełnie inaczej. Chociażby talenty są różne. Na przykład poziom tancerzy w niektórych krajach jest wyższy niż w innych. Sposób, w jaki ludzie pracują. Na przykład w Japonii byłem pod ogromnym wrażeniem poziomu ich organizacji, szczegółów ich przygotowania. Podczas ostatniej ceremonii otwarcia Pucharu Narodów Afrykańskich w Gabonie byłem pod wrażeniem poziomu tancerzy. Mam wielkie szczęście organizować ceremonie, podczas których ludzie mogą wyrazić swoją pasję. Odczuwam ich entuzjazm na całym świecie, co sprawia, że jestem bardzo pozytywnie nastawiony do pokolenia młodych ludzi, pełnego talentów i kreatywności! Dzisiaj potrzebujemy takich ludzkich projektów, aby zbliżyć ludzi do siebie podczas wspólnego tworzenia. Dla występujących jest to ogromna szansa, jedyne takie doświadczenie w ich życiu, ponieważ zazwyczaj do pracy w uroczystości bierzemy wolontariuszy. Są to bardzo młodzi artyści w wieku od 10 do 18 lat. Wyobraźcie więc sobie, że występ przed pełnym stadionem liczącym 60-80 tysięcy osób, to dla nich niepowtarzalne przeżycie. Wspólnym mianownikiem jest to, że każdy chce stworzyć jak najlepszy show. Nigdy nie spotkałem się z sytuacją, w żadnym kraju, która byłaby naprawdę problematyczna. Owszem, państwa mają swoją specyfikę, swoje zachowania kulturowe, ale generalnie za każdym razem bardzo się cieszę, że młodzież jest chętna do udziału w takich wydarzeniach. Staramy się dostosować do każdego kraju i mieć na uwadze to, gdzie się znajdujemy. Dopasować muzykę, symbole, choreografię, zaadaptować różne elementy spektaklu. Ostatecznie jest to bardzo subiektywne. Naprawdę dbamy o to, by zadowolić widzów przybywających do różnych krajów. Wiem, że jest to trudne pytanie, ale jakie jest najlepsze wydarzenie, które widziałeś? Bardzo podobała mi się ceremonia otwarcia igrzysk olimpijskich w 2004 r. w Atenach. Igrzyska w 2008 r. w Pekinie również były imponujące. Chociażby precyzja bębniarzy rozpoczynających ceremonię. W Londynie w 2012 r. włączenie w ceremonię humorystycznych rzeczy, jak np. Jaś Fasola i udział królowej brytyjskiej, było bardzo śmieszne. Cała pierwsza część ceremonii, podczas której przedstawiali rewolucję przemysłową, była całkowicie szalona i wybitna. Pasjonują mnie taniec i pokazy. Chodzi o to, by mieć oczy szeroko otwarte i czerpać inspirację. Występ zawsze wymaga różnych elementów i zmontowania ich w inny sposób niż dotychczas. To jak obraz. Istnieją kolory podstawowe i to, co się różni, to sposób ich mieszania i to, co z nimi zrobisz. Tak samo jest tutaj z widowiskiem – są takie elementy, jak taniec, muzyka, kostiumy, efekty specjalne, wideo i światło – od Ciebie zależy, jak je zmontujesz i stworzysz niepowtarzalny, pełen emocji spektakl. Jakie cechy powinien posiadać idealny event manager? Najważniejsze jest bycie liderem drużyny. Wydarzenie to projekt z zakresu zarządzania ludźmi. To, jak możesz szerzyć swoją pasję, jak przekonujesz wszystkich, że będzie to niesamowite show i jak bardzo polegamy na każdym z nich, by byli skoncentrowani i dali z siebie wszystko, co najlepsze. Jest tak wiele osób zaangażowanych w pokaz, że trzeba być w stanie śledzić wszystkie kanały komunikacji i upewnić się, że wszystkie informacje są dostarczane na czas. Musisz być pewien, że organizacja działa sprawnie. Tak więc dwie najważniejsze cechy event managera to: sposób, w jaki jesteś w stanie wprowadzić wszystkich na pokład, i sprawienie, że każdy otrzyma odpowiednie informacje wymagane do wykonania swojej pracy na czas. Ceremonia otwarcia UEFA Super Cup – Tblisi 2015 (fot. Platige Image/Platige Event) Wydarzenia na żywo to coś, co kocham. Podoba mi się adrenalina, lubię to, że nie możemy niczego ukryć i zatrzymać. Spektakl musi trwać. Musimy grać coś, co ćwiczyliśmy przez wiele tygodni, a czasem nawet miesięcy naszej pracy. Partner wydania: 16 TWARZĄ W TWARZ
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==