nam już na etapie zgłaszania się na event wyeliminować niezręczną być może dla klienta sytuację, gdy jego poważne stoisko miałoby np. znaleźć się w pobliżu standu z fikuśną bielizną itp. 4. CO NAS OBOWIĄZUJE, GDY NIE MA REGULAMINU IMPREZY? W tych rzadkich przypadkach obowiązywać nas wówczas będzie umowa z organizatorem targów, przy czym nalegajmy, by przybrała ona formę pisemną, nie pozostawiajmy niczego uzgodnieniom mailowym czy, co jeszcze gorsze, ustnym. Umowa ta będzie regulowała zasady uczestnictwa w targach i wynajmu powierzchni. Udowodnienie przed sądem ustnej umowy to prawdziwa droga przez mękę i nie ma nigdy gwarancji, czy sąd przyzna nam rację. Pamiętajmy, że na niektóre usługi oferowane przez organizatora może być wymagana dodatkowa umowa, np. na usługę reklamową itp. 5. CZY ORGANIZATOR MOŻE ZMIENIĆ REGULAMIN W TRAKCIE IMPREZY? Zgodnie z art. 384 § 1 Kodeksu cywilnego wzorzec wydany w czasie trwania stosunku umownego o charakterze ciągłym wiąże drugą stronę, jeżeli zostały zachowane wymagania określone w art. 384, a strona nie wypowiedziała umowy w najbliższym terminie wypowiedzenia. Przez wzorzec rozumie się także regulamin. W mojej ocenie jednorazowej umowy na udział w targach nie można uznać za stosunek ciągły, pozwalający w trakcie jej wykonywania na modyfikację regulaminu. Doktryna prawa wypowiada się, że stosunkiem zobowiązaniowym o charakterze ciągłym jest taki stosunek, którego czas trwania wyznacza globalny rozmiar świadczenia przynajmniej jednej ze stron, przybierającego postać świadczenia ciągłego lub okresowego (np. umowa o dostarczanie energii – im dłużej trwa, tym więcej dostawca na nas zarobi). Samo zastrzeżenie w regulaminie możliwości takiej zmiany przez organizatora nie wydaje się zatem skuteczne, gdyż umowa o uczestnictwo nie będzie miała charakteru ciągłego. 6. CO POWINNO ZNALEŹĆ SIĘ W UMOWIE Z KLIENTEM? Jeśli już zapoznaliśmy się z regulaminem, jesteśmy w stanie zaproponować naszemu klientowi warunki współpracy w zakresie organizacji mu np. stoiska w ramach targów. Warunki te bowiem powinny być spójne z regulaminem. Przykład: klient zamawia u nas, by powstał film z uczestnictwa klienta w targach, który następnie zamierza wykorzystać w mediach społecznościowych. Sprawdźmy, czy regulamin nie zakazuje takiego nagrywania lub nie wprowadza jakiegoś systemu ograniczeń, np. w postaci szczególnej zgody organizatora. Bez zgody innych wystawców ich wizerunek i towary nie powinny znaleźć się co do zasady na naszym filmie, mogą stanowić jedynie szczegół całości wydarzenia (art. 81 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Organizator przy tym zastrzega sobie najczęściej prawo do filmowania czy robienia zdjęć podczas targów, a mu udzielamy mu prawa do skorzystania z wizerunku. Jeśli nie tylko my, ale i np. sam zleceniodawca lub jego pracownicy będą obecni na targach, pamiętajmy, by uzyskać od nich takie zapewnienia o prawie do wykorzystania wizerunku przez organizatora. Kolejny przykład: zmiany żądane przez zleceniodawcę odbiegające od przyjętego systemu zabudowy powierzchni wystawienniczej mogą wymagać specjalnych zgód organizatora, często wymagających dodatkowych opłat i czynionych na ryzyko uczestnika targów. Też musimy takie ryzyko, w tym finansowe, mieć przewidziane w umowie z naszym klientem. Wreszcie organizator może zastrzec sobie np. określone terminy na dostarczanie materiałów reklamowych przez uczestników do wykorzystania w ramach targów. Dla naszego bezpieczeństwa w umowie z klientem wpiszmy odpowiednio wcześniejszy termin, by nie ponosić ryzyka, że nie zdążymy. 7. CZEGO POWINNIŚMY WYMAGAĆ OD KLIENTA? W pierwszej kolejności zleceniodawca, który zleca nam przygotowanie np. stoiska w ramach targów, powinien spisać i przedstawić nam wszystkie swoje wymagania i pomysły. Event manager, jak już wspominałam, powinien taką listę życzeń zweryfikować i dostosować do realności, czyli tego, co można de facto w związku z treścią regulaminu. Po drugie, jeśli korzystamy z materiałów klienta, zapewnijmy w umowie zapis, że jest do nich uprawniony. Najczęściej organizator wpisze bowiem do regulaminu, że uczestnik odpowiada za naruszenie praw autorskich, praw do znaków towarowych czy innych praw osób trzecich i przerzuci na nas z tego tytułu ewentualną odpowiedzialność względem tych osób. My powinniśmy zatem mieć taką możliwość, by „przerzucić dalej” naszą odpowiedzialność na klienta. 8. CZY MOŻEMY KORZYSTAĆ Z MUZYKI NA STOISKU? Tak, jeśli zapłacimy odpowiednie opłaty organizacjom zbiorowego zarządzania, o ile nie są to nagrania ze specjalnych stron internetowych. Pamiętajmy, by koszty te przerzucić na zamawiającego. 9. KTO ZAPŁACI ZA UDZIAŁ W TARGACH? Dla nas najkorzystniejszą sytuację stanowi, gdy za udział w targach opłata jest uiszczana na rzecz organizatora bezpośrednio przez klienta event managera. Organizator musi o tym wiedzieć odpowiednio wcześniej, by mógł prawidłowo wystawić fakturę. W pierwszej kolejności zaznajamiamy się zatem z regulaminem wydarzenia i sprawdzamy, czy nam on odpowiada. Po zapoznaniu się z nim będziemy w stanie też powiedzieć naszemu klientowi, co i na jakich zasadach jesteśmy w stanie mu zapewnić w ramach targów i w tym zakresie ukształtować umowę ze zleceniodawcą. Partner wydania: 59
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==