REGULAMIN, STOISKO, UCZESTNICY – PRAWO TARGOWE BEZ ŻADNYCH TAJEMNIC Z artykułu dowiesz się: Czy akceptacja regulaminu automatycznie oznacza udział w targach. W jaki sposób regulamin może określać wymagania co do doboru uczestników wydarzenia. Co zrobić, jeśli klient zamawia u nas film z udziału w targach, który zamierza wykorzystać w mediach społecznościowych. Kiedy stajesz się „procesorem”, czyli podmiotem przetwarzającym dane osobowe na targach. Kochasz organizować eventy, ale czujesz, że aspekty prawne przysparzają Ci problemów? Niestety, ale branża spotkań ma ściśle określone ramy i szereg dokumentów, których należy się trzymać, by zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom i uniknąć konfliktów z prawem. Nieubłaganymi krokami zbliża się okres konferencyjny, dlatego z tej publikacji dowiecie się, jak zorganizować wydarzenie na targach, by nie wejść w kolizję z prawem i należycie zabezpieczyć swoje interesy. Poniżej przedstawię Wam 12 punktów, które sprawią, że będziecie wiedzieć, na co zwrócić uwagę, podpisując regulamin. 1. KLUCZOWY JEST REGULAMIN Co do zasady, jeśli chodzi o organizację stoiska/wydarzenia na halach targowych, event manager przygotowujący wydarzenie na targach (w ramach wystawionego stoiska), zgłaszając czynny udział w wydarzeniu, zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu wydarzenia. To jest dla niego kluczowy dokument, z którym powinien się zapoznać, by wiedzieć, jakie prawa, a przede wszystkim, jakie obowiązki bierze na siebie. Jest to dokument przygotowany i przewidziany przez organizatora na zasadzie „take it or leave it”, czyli nie ma możliwości jego negocjowania. Od każdej reguły są wyjątki, ale nasze szczególne wymagania, odbiegające od standardu regulaminu, organizator na pewno będzie chciał zawrzeć w odrębnej umowie. Podpisując zgłoszenie na targi, akceptujemy jednocześnie regulamin eventu. Zatem to organizator targów decyduje z góry, jakie wymogi ma wobec uczestników targów i albo je przyjmiemy na siebie, albo nie będziemy uczestniczyć w wydarzeniu. W pierwszej kolejności zaznajamiamy się zatem z regulaminem wydarzenia i sprawdzamy, czy nam on odpowiada. Po zapoznaniu się z nim będziemy w stanie też powiedzieć naszemu klientowi, co i na jakich zasadach jesteśmy w stanie mu zapewnić w ramach targów i w tym zakresie ukształtować umowę ze zleceniodawcą. 2. CZY AKCEPTACJA REGULAMINU AUTOMATYCZNIE OZNACZA UDZIAŁ W TARGACH? Znów powinniśmy odwołać się do regulaminu. Najczęściej organizator zastrzega sobie, że dokona potwierdzenia uczestnictwa zgłaszającego się do wzięcia udziału w imprezie, co pozwala mu wyeliminować przypadkowe lub nieodpowiednie zgłoszenia. Jeśli nie wzięliśmy udziału w imprezie, bo organizator z jakichś przyczyn odrzucił nasze zgłoszenie, mamy prawo domagania się zwrotu wpłaconych mu kwot. W tym samym celu organizator zastrzega często w regulaminie, że istnieje zakaz podnajmowania części lub całości stoiska innemu podmiotowi bez jego uprzedniej zgody. Pamiętajmy też o dokonaniu zgłoszenia w odpowiednim terminie wskazanym w regulaminie, choć w przypadku mniej obłożonych eventów z pewnością można liczyć na pewną wyrozumiałość. Wymagane może być też podpisanie umowy na udział w targach, wówczas w regulaminie zapewne znajdą się postanowienia, że regulamin stanowi integralną część umowy o uczestnictwo. Z punktu widzenia prawa cywilnego regulamin wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy, a w razie gdy posługiwanie się wzorcem jest w stosunkach danego rodzaju zwyczajowo przyjęte (jak jest właśnie w przypadku targów), wiąże on także wtedy, gdy druga strona mogła się z łatwością dowiedzieć o jego treści (art. 384 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego), przy czym jeżeli jedna ze stron posługuje się wzorcem umowy w postaci elektronicznej, powinna udostępnić go drugiej stronie przed zawarciem umowy w taki sposób, aby mogła ona wzorzec ten przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności (§ 4 tego artykułu). Zgłoszeniu najczęściej od razu towarzyszy dowód dokonania wpłaty, najczęściej 100% ceny uczestniczenia w targach. 3. JAKIE STANDARDY POWINNY BYĆ ZAPEWNIONE W REGULAMINIE? Organizator targów lub innej podobnej imprezy z reguły oferuje pełną obsługę techniczną, zabezpieczenie mienia wystawców poprzez ochronę, odpowiednie warunki sanitarne. Jeśli nie jest to w regulaminie zapewnione, być może należy zastanowić się, czy w ogóle jest sens wzięcia udziału w imprezie, gdyż w takim przypadku wszystko będzie spoczywać na naszych barkach. Dość często w regulaminach znajdują się też postanowienia o odpowiedzialności za szkody, jakie nastąpiły w przypadku działania bądź zaniechania którejś ze stron. Regulamin określa także wymagania co do uczestników (np. powinny być to firmy z określonej branży lub ich przedstawiciele), co pozwala Tekst: Aleksandra Dalecka Partner wydania: 58 PRZEGLĄD PRAWNY
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==