Eventy są różne. Są mało skomplikowane, które polegają na prostym nagłośnieniu, statycznym oświetleniu sceny i wyświetleniu prezentacji; są również takie, które wymagają tygodni przygotowań. Niezależnie od wielkości wydarzenia zarówno klient, jak i projekt manager z ramienia firmy technicznej muszą wykazać zaangażowanie w przekazywaniu informacji oraz sumienność w sprawdzeniu wszystkich możliwych scenariuszy zdarzeń. ZACZNIJMY OD MNIEJSZYCH WYDARZEŃ Mniejszy event nie oznacza, że jest mniej prestiżowy, a ryzyko niedomówień czy pominięcia ważnych czynników może skutkować poważnymi konsekwencjami, dlatego istotne jest, aby i tutaj doprecyzować wszystkie szczegóły. Najczęściej taki event odbywa się w sali konferencyjnej, która ma częściowe wyposażenie techniczne, a firma zewnętrzna uzupełnia brakujące elementy. Łączenie systemów to dużo większe prawdopodobieństwo zakłóceń przebiegu imprezy. Klient, decydując się na takie rozwiązanie, musi sobie z tego zdawać sprawę. W takim przypadku konieczne jest dokładnie ustalenie zakresu obowiązków obiektu konferencyjnego i firmy technicznej oraz sposobów podłączeń w każdym ze sprzętów. Nierzadko wizja lokalna osoby z firmy technicznej nie jest wystarczająca, żeby z całą pewnością stwierdzić, że łączenie systemów się powiedzie. Na takich oględzinach można zaledwie ustalić, czy są możliwości podłączenia i jakiego typu. Często więc konieczna jest wcześniejsza instalacja i próba. To zaś może dziwić klienta uważającego, że wynajęcie dobrze wyposażonej sali ułatwi pracę technikom. Płaci się jednak za efekt, a nie za wyposażenie. Co klient powinien ustalić z obiektem konferencyjnym przed podjęciem decyzji o łączeniu systemów i jakie informacje powinien przekazać firmie technicznej? 1. PODŁĄCZENIE REALIZACJI MULTIMEDIALNEJ DO INSTALACJI OBIEKTU W tej sytuacji należy ustalić: jaką rozdzielczość ma projektor w obiekcie i w jakich proporcjach wyświetla obraz (4:3 czy 16:9); jakie są sposoby podłączenia do projektora miejscowego (analogowe czy cyfrowe;) jaka jest odległość podłączenia do projektora w sali od miejsca realizacji multimedialnej. Warto sprawdzić liczbę godzin przepracowanych przez lampy projektora. Są to elementy eksploatacyjne i z czasem projektor zaczyna świecić nieco słabiej. Jeśli zaś dwa projektory mają inne zużycie lampy, to różnica w obrazie będzie znacząca. Na wizji lokalnej z ekipą techniczną ustalamy miejsce zamieszczenia wszystkich elementów, aby określić również odległość reżyserki od innych odbiorników obrazu (plazmy powtórzeniowe, podgląd na scenie). 2. DODAWANIE ELEMENTÓW DO NAGŁOŚNIENIA ZAINSTALOWANEGO W OBIEKCIE Najczęściej w koszcie wynajmu sali konferencyjnej wliczony jest dostęp do nagłośnienia i dwóch lub trzech mikrofonów. Jednak co zrobić, jeśli zaplanowaliśmy debatę i potrzebnych jest pięć mikrofonów plus jeden nagłowny lub w klapę dla prowadzącego? Nasuwa się myśl, że należy domówić w firmie technicznej tylko te brakujące. Nic bardziej mylnego. Systemy instalacyjne stacjonarne bardzo rzadko mają możliwość podłączenia do skrzynek dźwiękowych więcej niż czterech mikrofonów. Rozmywa się też odpowiedzialność w przypadku problemów, co jest istotne dla sprawnego usunięcia ewentualnej usterki w trakcie realizacji. Kto będzie odpowiadał za ewentualne zakłócenia w dźwięku? Firma, która wynajęła tylko mikrofony i przekazała je obiektowi, czy obiekt za obsługę nieswojego sprzętu? W przypadku takiej sytuacji minimalnym rozwiązaniem jest zamówienie w firmie technicznej miksera dźwięku i wszystkich mikrofonów, a także realizatora, który będzie czuwał nad przebiegiem konferencji. Możemy skorzystać tylko z głośników w sali, o ile STWÓRZ IDEALNY BRIEF EVENTU – WSPÓŁPRACA KLIENTA Z OBIEKTEM ORAZ FIRMĄ TECHNICZNĄ Z artykułu dowiesz się: Co klient powinien ustalić z obiektem konferencyjnym przed podjęciem decyzji o łączeniu systemów i jakie informacje powinien przekazać firmie technicznej. Kto będzie odpowiadał za ewentualne zakłócenia w dźwięku podczas realizacji wydarzenia. Czym jest „kubik”, który buduje się w przypadku braku podwieszeń. Pod jakim względem organizacja dużych eventów jest prostsza od mniejszych przedsięwzięć. Tekst: Piotr Maczuga, Jowita Jakubisiak, Krzysztof Gawrych Partner wydania: 48 TECHNOLOGIE I INNOWACJE
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==