zamku, gdzie cały sprzęt trzeba dostarczyć po schodach. Dlatego warto podawać chociażby szacunek możliwości finansowych, jakie możemy zadysponować na dany element. ASPEKTY, O KTÓRYCH POWINIENEŚ PAMIĘTAĆ Przy negocjacji cen duże znaczenie ma fakt, o którym nie każdy pamięta: sezonowość. W branży eventowej rok kalendarzowy jest sinusoidą większego natężenia eventów, jak i okresów wyciszenia. Może to być doskonałe pole do dawania dużych upustów na dane usługi. Każda firma woli, żeby jej sprzęt, obiekt, pracował niż stał bezczynnie, nawet jeżeli wiąże się to z mniejszym zyskiem. Dlatego znajomość tych okresów jest dużym ułatwieniem przy rozmowach i konkretnych wycenach. Inne ważne pole do negocjacji stanowi podaż na rynku danej usługi. Im więcej firm oferuje tę samą lub bardzo zbliżoną usługę, tym większe daje nam to pole do manewru. Idealnym przykładem z ostatnich lat jest wysyp różnego rodzaju fotobudek. Sprzęt, który w zakupie nie jest wyjątkowo drogi, pozwala na rozpoczęcie własnego biznesu bez większej wiedzy. Jakiś czas temu liczba urządzeń na rynku była znikoma, ale popyt na nie był ogromny. Na każdej imprezie, począwszy od pleneru, do imprez wieczornych, była to pozycja obowiązkowa. Przez ten okres liczba usługodawców oferujących fotobudki wzrosła tak, że koszty wynajmu spadły min. o 50% wartości bazowej. Kluczowe w tym aspekcie jest dokładne zbadanie i rozpoznanie rynku, ile firm oferuje jakąś usługę i do kogo alternatywnie będzie się można odezwać. Spore rabaty możemy uzyskać, jeżeli z danym podwykonawcą współpracujemy już dłuższy czas i zrealizował on z nami sporą liczbę wydarzeń. W tym przypadku poza wypracowanym systemem pracy mamy już zaufanie i każdy wie, czego może się spodziewać po drugiej stronie. Dlatego planując kolejne wydarzenie, gdzie pojawia się nasz usługodawca, a budżet jest mocno ograniczony, możemy pozwolić sobie na tzw. twarde negocjacje. Nie zdarzy się nigdy, że partner jednorazowo nie odstąpi od swoich standardowych cen. Strata klienta byłaby dla niego zbyt ryzykowna. ZŁOTY ŚRODEK ROZMÓW O BUDŻECIE Negocjacje z usługodawcami są jednym z najbardziej skomplikowanych elementów pracy organizatora wydarzeń. W jednym artykule nie da się zawrzeć wszystkich zasad, które będą biblią młodego event managera, jak i osób bardziej doświadczonych. Czy istnieje klucz do przeprowadzania negocjacji? Najważniejsze jest zdecydowanie zbieranie doświadczenia i robienie swoistego rachunku sumienia po każdym przeprowadzonym wydarzeniu. Na koniec zawsze warto pamiętać, że po drugiej stronie jest też człowiek, któremu w większości przypadków również zależy na dobrej współpracy lub sprzedaniu swojej usługi. Trzeba zawsze być sobą, pokazać siebie i zbudować bardzo dobrą relację. Wtedy każda rozmowa, negocjacje będą łatwiejsze i okażą się finalnie bardziej konstruktywne. Ważne jest również, by spróbować zadowolić wszystkie strony przedsięwzięcia. Począwszy od klienta, przez przełożonego, a na własnej ambicji/prowizji kończąc. Można powiedzieć, że nie da się zadowolić każdego, jednak jest to możliwe przy odpowiednim wysiłku. Klucze to czas i doświadczenie, jakie zbiera się przez lata pracy w branży eventowej. W miarę upływu czasu sprawy, które na początku nas przerażały i wydawały się niemożliwe do spełnienia, stają się chlebem powszednim i są naszą codziennością. Zerkając w przeszłość, bardzo często dziwimy się, jak taka sytuacja mogła się wydarzyć lub sprawiać nam jakikolwiek problem. Nikt nie mówi, że jest łatwo. Adrenalina związana z tym zawodem jest nieodzownym elementem tej pracy. Jednak satysfakcja, jaką się ma, kiedy te setki wykonanych telefonów i ustaleń z podwykonawcami mają swój finał i kiedy rozpoczynają się montaże, a samo wydarzenie startuje za chwilę, jest bezcenna. PAWEŁ HABERKA // general manager w agencji PowerEvents Założyciel i menedżer wrocławskiej agencji eventowej PowerEvents, od 11 lat specjalizującej się w przygotowaniu imprez firmowych. Zajmuje się zarówno doradztwem w kwestii organizacji, jak i kompleksowym przygotowaniem tego typu wydarzeń. Agencja ma w dorobku ponad 700 udanych realizacji i ponad 300 tys. uczestników przygotowanych przez nią imprez. Wśród dotychczasowych klientów PowerEvents znalazły się firmy z różnych branż, m.in. Electrolux Polska, Grupa Azoty, KGHM, AmRest czy Skanska. Najważniejsza i żelazna zasada, o której powinien pamiętać każdy event manager? Nigdy nie wolno dać poczucia podczas rozmowy, że projekt jest pewny i na 100% będzie zrealizowany właśnie z tym podwykonawcą. Z pewnością miałoby to wpływ na wstępny kosztorys, który z takim nastawieniem mógłby wzrosnąć. Partner wydania: 27
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==