SZTUKA NEGOCJACJI Jak dobrze rozpocząć negocjacje, by wyjść z nich z tarczą, a nie na tarczy? Jeżeli event manager z danym podwykonawcą kontaktuje się po raz pierwszy, warto już wtedy zbudować relacje. Zawsze ważne jest, aby do każdej rozmowy być dobrze przygotowanym i odbieranym przez drugą stronę jako profesjonalista znający się na każdym elemencie. Potencjalny partner biznesowy nie może odnieść wrażenia, że organizator nie zna się na temacie. Wtedy ceny za usługę mogą bardzo wzrosnąć. Rozpoczynając rozmowy, warto się przedstawić (to oczywiste), wprowadzić podwykonawcę w temat i dać odrobinę swobody, żeby to on mógł się wykazać jako najlepszy i jedyny profesjonalista. Dotyczy to wybranych elementów, w których dajemy możliwość doradzenia partnerowi w pewnych kwestiach. Buduje to relację i identyfikowanie się już na wstępnym etapie współpracy usługodawcy z projektem. Taka forma komunikacji sprawdza się w każdej branży. Bez znaczenia jest to, czy rozmawiamy z obiektem hotelowym, techniką sceniczną czy artystą. Najważniejsza i żelazna zasada, o której powinien pamiętać każdy event manager? Nigdy nie wolno dać poczucia podczas rozmowy, że projekt jest pewny i na 100% będzie zrealizowany właśnie z tym podwykonawcą. Z pewnością miałoby to wpływ na wstępny kosztorys, który z takim nastawieniem mógłby wzrosnąć. Bardzo ważne jest, by zawsze zachować pole do negocjacji i dalszych rozmów. Oczywiste, że każdy chce zarobić jak najwięcej, ale nie ma takich wycen, w których nie można znaleźć oszczędności, jeżeli takowe są potrzebne. Bardzo częstą sytuacją podczas rozmów jest moment, w którym eventowiec zastanawia się, czy podać budżet, jaki chce przeznaczyć na dany element składowy, czy nie. Tak naprawdę nie ma złotego środka i jednej konkretnej odpowiedzi na to zagadnienie. Niestety, tu już kluczowe jest doświadczenie menedżera. Profesjonalista na bazie swojej wiedzy jest w stanie przygotować szacunkowy kosztorys i koszty poszczególnych elementów nawet bez kontaktu z podwykonawcą. Podanie budżetu z pewnością ułatwia temat i sposób rozmowy, ponieważ może już na wstępie rozwiać nasze wątpliwości. Sprawi też, że druga strona może od razu nas poinformować, że oczekiwania nie są adekwatne do posiadanego budżetu. Wtedy możemy zrobić szybką rekalkulację kosztorysu lub poszukać odpowiedniego zamiennika. Sprawa oczywiście robi się bardziej skomplikowana, kiedy usługa jest jedyna w swoim rodzaju, np. zależy nam na konkretnym obiekcie. Jeżeli takie pozycje pojawiają się w naszych obliczeniach, to od nich powinniśmy rozpocząć szacunki i dobrać do nich pozostałe elementy planowanego eventu. PRZEJDŹMY DO KONKRETÓW Kiedy już zbudowaliśmy pierwsze relacje i przechodzimy do konkretów, kluczowe jest dokładne doprecyzowanie oczekiwań z naszej strony, jak i zapoznanie się z potrzebami usługodawcy. Dotyczy to głównie kosztów ukrytych, o których w pierwszych rozmowach podwykonawcy zapominają wspomnieć, a mają one duże znaczenie dla naszego budżetu. Przykładów można mnożyć wiele: hotel nie powiedział o opłacie klimatycznej, kosztach parkingu itd. W przypadku obiektów eventowych często zdarza się, że nie podają istotnych informacji, np. open bar jest otwarty tylko w określonych godzinach. W takiej sytuacji może dojść do „zabójstwa” event managera, kiedy w środku wieczornej imprezy bar zacznie się demontować. W przypadku innych podwykonawców głównie chodzi o noclegi, posiłki dla ekip i koszty transportu. Są też ciekawostki, które zaskakują nawet zawodowców, np. przyjeżdża osoba odpowiedzialna za atrakcję na imprezę plenerową i jest zdziwiona, że nie ma namiotu na jego produkt. Generalnie zawsze warto pytać i prosić o wycenę całościową. Nie bójmy się dopytywać, czy są jeszcze jakieś elementy, o jakich jako organizator powinniśmy pamiętać lub jakie mamy zapewnić. Oczywiste jest też, aby prosić o wycenę w kwocie netto. Mamy już zbudowane relacje, przekazaliśmy nasze oczekiwania bez podawania budżetu, przychodzi mail z wycenę i…. spadamy z krzesła. Koszt usługi przerasta nasz budżet kilkukrotnie. W pierwszym momencie ogarnia nas panika i chcemy zadzwonić do usługodawcy z kilkoma nieparlamentarnymi słowami. Jednak prawda jest taka, że to, co otrzymujemy, jest w głównej mierze zależne od nas i tego, jakie informacje przekazaliśmy podwykonawcy. Dlatego kluczowe jest powiedzenie o wszystkich parametrach wydarzenia bez ukrywania żadnych faktów. Nawet dla wyceny i powodzenia samego eventu ma bardzo duże znaczenie, czy sam event nie dzieje się np. na drugim piętrze pięknego zabytkowego SZTUKA NEGOCJACJI // Negocjacje w branży eventowej to balansowanie między dobrą zyskownością a doprowadzeniem do podpisania umowy. Przedstawiciele agencji eventowej i osoby odpowiedzialne za zakupy biznesowe w firmie wiedzą, jak twarde i jak szczegółowo prowadzone mogą to być negocjacje. Podczas realizacji eventów w hotelu kluczowym pytaniem, jakie pada już na początku rozmów są warunki finansowe. Trudne jest zaczynanie od wartości eventu, która powinna być omawiana na końcu. Hotel organizujący pobyty grupowe, szczególnie wyjazdowe, boryka się z jeszcze jednym utrudnieniem – najczęściej negocjacje nie są prowadzone przy jednym stole, kiedy to można nawiązać bezpośrednią relację, obserwować mowę ciała i na bieżąco reagować. W hotelarstwie zwykle na początek jest rozmowa telefoniczna lub mailowe zapytanie, potem przesłanie wyceny stworzonej na podstawie otrzymanych informacji (oferta organizacji imprez musi być uszyta na miarę potrzeb klienta!), a następnie proces negocjacji do uzyskania kompromisu dla kupującego i usługodawcy. Znaczną część budżetu imprez i szkoleń firmowych, spotkań z kluczowymi klientami stanowią koszty noclegu i wyżywienia, ale atrakcje, np. zabiegi SPA, zabawy integracyjne, warsztaty w grupach, mogą też obejmować spore kwoty. Pamiętajmy więc, że negocjować można zarówno cenę, jak i zakres umowy, a dobre zamknięcie sprzedaży może przełożyć się na kolejne zlecenia. Karolina Balcerak specjalista do spraw sprzedaży grupowej w mazowieckim kompleksie hotelowym Manor House SPA**** Pałac Odrowążów***** Partner wydania: 26 KNOW-HOW ORGANIZATORA
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==