„Rwanie kołem” jest idealną przenośnią, jaką można przypisać tej części pracy każdego event managera, którą są negocjacje cenowe. Menedżer otrzymuje propozycje z kilku stron i musi sprostać czasami wzajemnie się wykluczającym interesom. Koło dokręcają i klient (ma oczekiwania, zawsze chce jak najwięcej za jak najmniej, ale na wysokim poziomie), i szef (też obserwuje proces negocjacji, mając na uwadze jak największy zysk dla agencji), i podwykonawca (także mocno negocjuje, choć jest gotowy na ustępstwa i elastyczność, ale w granicach rozsądku). I jak tu nie zwariować, czyj interes jest najważniejszy? Cały temat należy podzielić na dwa główne nurty: kiedy event manager ma wiedzę o budżecie na event, i kiedy takiej wiedzy nie posiada. W pierwszym przypadku jest teoretycznie łatwiej, ponieważ już na wstępnym etapie doświadczony eventowiec jest w stanie oszacować, czy oczekiwania klienta są adekwatne do kwoty, jaką chce przeznaczyć na wydarzenie. Jeżeli, na pierwszy rzut oka, wszystko się zgadza, wtedy zaczyna się proces ofertowania. Drugi przypadek jest trochę strzelaniem ze ślepaków, ponieważ nie wiemy, czy odbiorca ma jakąkolwiek świadomość o cenach. Warto zawsze uświadomić klienta o szacunkowym budżecie jeszcze przed rozpoczęciem prac. Pozwala to nie marnować czasu na i tak z góry spisaną na straty ofertę. Niestety, jest jeszcze sporo firm, które chcą zorganizować event, a nie mają doświadczenia i wiedzy o kosztach takiego przedsięwzięcia. Kiedy przechodzimy już do procesu zbierania ofert, każdy event manager ma swój własny styl negocjacji. Jedni, wysyłając zapytanie, od razu informują o posiadanym budżecie na dany element składowy, w momencie gdy inni go nie podają. Przeważnie spowodowane jest to cichą nadzieją, że podwykonawca da dużo niższą kwotę niż wcześniej zakładał w swoich kalkulacjach. Najwięcej tracą na tym młodzi eventowcy, którzy nie potrafią czasami dobrze oszacować potencjalnych wartości danej usługi do skali imprezy. Przecież nie da się przygotować profesjonalnej sceny z nagłośnieniem i oświetleniem za 10 000 PLN dla grupy np. 8000 uczestników wydarzenia, prawda? Bardzo ważne jest też, by na wstępie prac pamiętać o kosztach ukrytych, których w początkowej fazie nie widzimy, a które mogą mieć wpływ na końcowy zysk. Generalna zasada jest taka, że im bliżej do eventu, tym drożej. Mało doświadczeni organizatorzy zapominają o wyżywieniu dla ekip technicznych i noclegach, transporcie własnym, kosztach wizji lokalnych itd. Ma to bolesne skutki przy rozliczaniu eventu. Kwota kilku tysięcy nie boli przy budżecie na kilkaset tysięcy, jednak przy 5-cyfrowym budżecie już da się odczuć takie sumy. CO Z PODATKAMI? Kluczowy jest też aspekt podatkowy. Nie każdy wie, że nie wszystko da się rozliczyć i wrzucić w koszty podatków. Podstawowym błędem są różnice w wartościach brutto a netto. Oferenci różnie to podają na etapie składania do nas oferty. Inny ważny punkt stanowi np. fakt, że podatek VAT możemy odliczyć od usługi cateringowej, a od usługi gastronomicznej już nie. Często są to ogromne sumy. Każdy branżowiec będzie o tym jednak pamiętał, gdy zaliczy pierwszą… wpadkę. SZTUKA NEGOCJACJI CENY – ZRÓB TO DOBRZE I NIE DAJ SIĘ! Z artykułu dowiesz się: Dlaczego tak ważne jest, by już w początkowej fazie prac pamiętać o kosztach ukrytych. Od której usługi możemy odliczyć podatek VAT. Jak rozpocząć negocjacje cenowe, by wyjść ze spotkania z tarczą. Kiedy możemy postawić na „twarde negocjacje” i czy istnieje złoty środek rozmowy o budżecie. Tekst: Paweł Haberka Partner wydania: 25
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==