hotelowa) i jak jest ubrany, jaki jest scenariusz rozmowy podczas rejestracji, jak postępować w przypadku sytuacji nieprzewidzianych, jak rozwiązać sytuacje kryzysowe. A także zastanowić się, czy potrzebujemy szatni, czy goście wiedzą, gdzie iść, i jak ich najlepiej pokierować (obsługa? oznaczenia?), sprawdzić dostępność toalet, koszy na śmieci, zwrócić uwagę na częstotliwość serwisu sprzątającego. Niezwykle istotne jest również odpowiednie przeszkolenie obsługi wydarzenia. Podstawową wiedzę z zakresu agendy wydarzenia i planu obiektu powinna mieć każda osoba pracująca przy evencie. Często pytanie o plan przerw zostanie zadane kelnerowi lub ochroniarzowi, a nie producentowi czy np. hostessie. Warto też zwrócić uwagę na ubiór obsługi, by był on dopasowany do charakteru wydarzenia. Każdy z elementów jest namacalny dla gości i istotny z punktu widzenia budowania ich doświadczeń oraz emocji podczas wydarzenia. KLUCZEM DO SUKCESU JEST BALANS Po zmapowaniu punktów styku należy zweryfikować całość w celu identyfikacji luk w budowanym doświadczeniu, które mogą spowodować spadek zainteresowania lub wywołać niezadowolenie. Każdorazowo po zaplanowaniu „must have” trzeba rozważyć elementy „nice to have” (czyli takie, które nie są niezbędne dla powodzenia wydarzenia) i zbadać ich wagę względem agendy. Planując prezentację produktu czy konferencję, warto wprowadzić balans pomiędzy tematami poważnymi i lekkimi. W przeciwnym wypadku szybko stracimy zainteresowanie gościa i go zanudzimy. Przed wyzwaniem, jakim jest zachowanie równowagi między częścią produktową, rozrywkową a networkingową, stanęliśmy podczas realizacji premiery nowego modelu samochodu dla klienta z segmentu premium. Spotkanie zostało zaplanowane w siedzibie NOSPR w Katowicach. Goście zostali zaproszeni na koncert Radzimira Dębskiego ze specjalnie opracowanym repertuarem, dopasowanym do charakteru nowego modelu. Klient postawił nas przed wyzwaniem wkomponowania premiery w charakter miejsca i towarzyszącego wydarzeniu koncertu. Całość musiała więc zostać odpowiednio rozplanowana w czasie, by program nie był zbyt przeładowany, a jednocześnie przekazał w innowacyjny sposób cechy nowego modelu. Wydarzenie zaplanowaliśmy tak, aby koncentrowało się wokół imprezy kulturalnej – koncertu symfonicznego – a sama premiera miała zwięzły, ale podniosły charakter i jednocześnie nie przytłoczyła gości długim scenariuszem. Po premierze pozostawiliśmy gościom klienta czas na oglądanie nowego produktu i dzielenie się wrażeniami podczas koktajlu. Całość wydarzenia miała miejsce w obiekcie, który swoim charakterem nadawał odpowiedni ton, a branding został jedynie subtelnie zamarkowany w przestrzeni i stylizowanych dodatkach. Dzięki temu utrzymaliśmy delikatny balans między charakterem auta i miejsca, formalną częścią prezentacji a rozrywkowym i towarzyskim charakterem spotkania. NIE TYLKO MOMENT EVENTU JEST ISTOTNY Należy też pamiętać, że produkcja eventowa coraz częściej opiera się nie tylko na samym wydarzeniu. Interakcja z eventem często zaczyna się dużo wcześniej i trwa długo po zakończeniu spotkania. Projektując doświadczenie eventowe, wychodzimy więc poza same ramy wydarzenia, by dostarczyć rozwiązania 360 – ATL, BTL, digital czy PR. Proponowany content musi być spójny i dopasowany do odbiorcy na każdym etapie interakcji. Każdy z tych elementów to punkt styku dla gości klienta. Każdy z nich ma istotny wpływ na jego odczucia i emocje. Każdy może mieć pozytywny lub negatywny wpływ na wizerunek reprezentowanej marki. Dlatego tak ważne jest zachowanie holistycznego podejścia już na etapie tworzenia eventu. POSTAWMY NA JAKOŚĆ ZAMIAST NA ILOŚĆ Projektowanie doświadczeń obecnie skupiło się w dużej mierze na wtłoczeniu jak największej ilości technologii i contentu w event. Tymczasem wyzwanie polega na stworzeniu podróży i przeprowadzeniu gościa od startu po metę, dając mu jak najlepsze doświadczenia, które go wzbogacą, oraz zadbaniu o jego potrzeby, zanim się pojawią. Wykorzystanie osobowości, mapy podróży, wywiadów, prototypów, warsztatów ideowych i sesji współtworzenia w projektowaniu doświadczeń marki zapewni, że te doświadczenia będą zawierać bardziej przemyślane punkty styku i stworzą bardziej znaczące, trwałe połączenia z naszymi uczestnikami. Stworzenie eventu idealnego, zadowalającego wszystkich jest niemal niemożliwe, można natomiast zaprojektować podróż uczestników i znaleźć takie rozwiązania, które nawet dla najbardziej wymagających będą w najgorszym wypadku akceptowalne. MARCIN ŚLIWIŃSKI // event manager, Walk Events Z branżą eventową związany od 5 lat, a od 2015 r. z Walk Events. Specjalizuje się w realizacji eventów dla branży motoryzacyjnej, organizacji launchy produktowych oraz imprez muzycznych. Produkował m.in. takie wydarzania, jak: Spotkanie Sprzedawców Mercedes-Benz Polska 2016 (nagrodzone brązem w KTR) i 2017, Premiera Porsche Panamera, Premiera Business Insider Polska, Premiera DAF XF, Mercedes-Benz Trucks Safety Challenge. Pracował również przy realizacji stref Bacardi podczas Opener Festival 2016 i 2017 oraz Sziget Festival 2017, Porsche Driving Experience czy Red Bull Music Academy Weekender Warsaw 2016. Partner wydania: 10 OKIEM EKSPERTA
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==