Nie tylko tworzy wydarzenie, ale kreuje namacalny świat, do którego zaprasza uczestników, by dostarczyć im określonych doznań. Gość musi wyjść z eventu bogatszy o nowe doświadczenie, a nie podirytowany np. złą jakością obsługi. DOŚWIADCZENIE SZYTE NA MIARĘ UCZESTNIKA Doświadczenie eventowe powinno być zaplanowane w taki sposób, by niwelować wszelkie potencjalne „zgrzyty”. Wracając na chwilę do porównań ze światem digitalowym – źle zaprojektowana strona czy aplikacja może mieć negatywny wpływ na konwersje, źle zaplanowany event nie osiągnie oczekiwanego celu. Jak w takim razie zapanować nad oczekiwaniami uczestników i zapewnić im to, czego oczekują, zanim o to poproszą? O ile rzeczywistość się zmieniła, idea projektowania doświadczeń nie odbiegła tak bardzo od pierwotnego założenia – „użytkownikocentryczności”. Tworząc właściwy user experience, w pierwszej kolejności musimy zatem skupić się na oczekiwaniach i potrzebach uczestników oraz celach i założeniach komunikacyjnych klienta, a następnie na dokładnej analizie m.in. eventu i jego otoczenia, wydarzeń konkurencyjnych czy charakteru marki, dla której event jest realizowany. W tym celu musimy znaleźć odpowiedzi na szereg różnych pytań, m.in.: Co chcemy powiedzieć? Jak chcemy to powiedzieć? Komu chcemy to powiedzieć? Jaki jest charakter eventu i czy generuje jakieś oczekiwania? Jakie są dotychczasowe doświadczenia? Każda odpowiedź pozwala nam lepiej zrozumieć otoczenie eventu, gości, klienta, produkt i zaproponować rozwiązania, które będą najlepiej dopasowane do konkretnej sytuacji. Dzięki holistycznemu zmapowaniu potrzeb jesteśmy w stanie połączyć świat digitalowy z fizycznym i wykreować doświadczenie na wszystkich płaszczyznach rzeczywistości uczestnika. Jeśli jest to kolejna edycja wydarzenia, warto przeanalizować dane z wcześniejszych lat i sprawdzić, jak wyglądała interakcja gości z dostawcami, cateringiem, przestrzenią eventową, użytą technologią, innymi gośćmi. Dzięki temu mamy okazję poznać elementy, które się sprawdziły, i znaleźć te, które nie spełniły zakładanego celu. Próbując zrozumieć uwagi uczestników wcześniejszych 1. Co chcemy komunikować? 2. Jak chcemy to komunikować? 3. Do kogo mówimy? 4. Jakie są oczekiwania klienta i uczestników wobec wydarzenia? 5. Jakie są dotychczasowe doświadczenia uczestników wydarzenia? 6. Jaki jest timing wydarzenia? 7. Jak wygląda droga użytkownika od zaproszenia po follow-up? 8. Jak zadbać o uczestnika na każdym kroku doświadczenia eventowego? które powinieneś sobie zadać, tworząc UX: Lista pytań, edycji wydarzenia, możemy lepiej dopasować nowo projektowany event do potrzeb i oczekiwań. Tak też zrobiliśmy, planując kolejne edycje wewnętrznego spotkania dla jednego z naszych klientów. Dwukrotnie stanęliśmy przed wyzwaniem ponownego zbudowania zaangażowania gości podczas ponadośmiogodzinnej konferencji. Organizując drugą edycję wydarzenia, przeanalizowaliśmy doświadczenia związane z formułą pierwszego spotkania i postawiliśmy na całkowitą redefinicję przestrzeni eventowej. Gości przenieśliśmy na balkony wokół sali, a prezentację produktową połączoną z multimedialnym show zrealizowaliśmy w przestrzeni pod nimi. Dzięki takiemu rozwiązaniu stworzyliśmy niezapomniane wrażenia wizualne, połączone z przystępną formułą przekazu merytorycznego i prezentacją produktów. Projektując trzecią edycję wydarzenia, skorzystaliśmy z feedbacku gości, który wykazał potrzebę bliższej interakcji z prezentującymi i omawianymi produktami. Dlatego zdecydowaliśmy się posadzić ich na obrotowych fotelach między siedmioma scenami, ustawionymi dokoła nich. Znaleźli się więc w samym sercu wydarzenia, między prowadzącymi, artystami a prezentowanymi produktami – zgodnie z potrzebą, którą wyrazili po poprzedniej edycji. PO NITCE DO KŁĘBKA, CZYLI JAK ZBUDOWAĆ POZYTYWNE DOŚWIADCZENIE Event jest sumą detali, jak orkiestra symfoniczna. Planując wydarzenie, musimy zapanować nad każdą jego składową, ponieważ jeden element, który „nie zagra” tak, jak powinien, może zniweczyć odczucia gości z nawet najbardziej misternie przygotowanej produkcji. Niejednokrotnie organizatorzy tak bardzo skupiają się na wypełnieniu czasu gościom rozbudowaną agendą – prezentacja przechodzi w kolację, kolacja w przemówienie prezesa, przemówienie w rozdanie nagród, a na koniec jeszcze koncert – że zapominają o rzeczach podstawowych, jak przerwa na toaletę i papierosa. Nie tędy droga. Planując event, trzeba wziąć pod uwagę nie tylko główne punkty programu, realizujące cel spotkania, ale również zapanować nad milionem drobnych kwestii, które w istotny sposób wpływają na doświadczenie eventowe. Dlatego mapowanie drogi uczestnika (ang. journey mapping) powinno być podstawowym narzędziem w rękach doświadczonego eventowca. Dzięki temu procesowi jesteśmy w stanie zaproponować ścieżkę gościa od pierwszej interakcji, budującej świadomość eventu (ogłoszenie, zaproszenie), przez proces rejestracji, agendę, formę prezentacji, czas wolny, networking, obecność brandu w przestrzeni, po follow-up. Ważne jest, aby każdy element wydarzenia był przemyślany, dawał uczestnikom wrażenie uszytego na miarę i dostosowanego do ich potrzeb oraz był odpowiednio angażujący, bez narzucania się. Warto rozważyć, jaka forma zaproszenia sprawdzi się najlepiej, w jaki sposób goście do nas docierają i jak wracają, zaplanować przebieg rejestracji, zaczynając od tego, kto obsługuje (host/ hostessa, pracownik klienta, obsługa Partner wydania: 9
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==