Partner wydania: dodatkowo wspierało nas trzech lokalnych koordynatorów, których wiedza i znajomość rynku były bezcenne. Decydując się na takie rozwiązanie, należy jednak pamiętać o różnicach w systemie pracy (np. liczbie godzin ciągłej pracy) i kulturowych, np. sjeście w środku dnia. Współpraca ramię w ramię z klientem Od samego początku musimy być bardzo blisko klienta i kluczowych partnerów projektu, aby działania wszystkich były spójne z założeniami oraz globalną strategią marki. Partnerska relacja oraz częsta wymiana informacji pozwalają klientowi nie tylko być na bieżąco z kolejnymi etapami produkcji, ale także dają ogromny komfort pracy oraz poczucie bezpieczeństwa. W trakcie tak długiego projektu, jak ten dla Bacardi, który trwał prawie 6 miesięcy, wiele może się wydarzyć. W fazie przygotowań oraz samej realizacji pojawiają się zarówno trudności, jak i szanse, którymi na bieżąco należy dzielić się z klientem. Łączy nas wspólny cel – sukces aktywacji. Największym wyzwaniem przy takiej współpracy jest komunikacja. W przypadku realizacji muzycznych stref Bacardi jednocześnie prowadziliśmy komunikację z polskim i węgierskim oddziałem marki, centralą w Europie oraz globalną agencją klienta w Londynie, dbając, aby wszystkie oczekiwania partnerów projektu zostały spełnione. Regularne wideo i telekonferencje z możliwością prowadzenia prezentacji, dokumentacja projektu online oraz częste spotkania pozwoliły sprostać temu wyzwaniu. Planowanie, planowanie i jeszcze raz planowanie – victory loves preparation Każdy element produkcji – czy to lokalizacja, hospitality, technika eventowa, czy logistyka duża (dźwigi, podnośniki) i mała (skutery, rowery) – wymaga wcześniejszego przemyślenia i zaplanowania. W jednym obiekcie sprawdzą się duże dźwigi, HDS-y (hydrauliczne dźwigi samochodowe), a gdzie indziej Manitou (wózki podnośnikowe). Na części festiwali nasz zespół dojedzie do strefy samochodem, a gdzie indziej tylko skuterem, quadem czy rowerem. Bardzo ważnym obiektem na miejscu produkcji jest biuro produkcji, ponieważ to ono stanowi swojego rodzaju centrum dowodzenia realizacją. Musi więc być odpowiedniej wielkości, mieć stały dostęp do internetu, narzędzi biurowych, wody, kawy. Jeśli to możliwe, to powinno posiadać kilka pomieszczeń – miejsc spotkań, gdzie zespół, klient oraz partnerzy projektu mogą w komfortowych warunkach pracować. To bardzo ważne, zwłaszcza w projektach, które trwają kilka dni. O wszystkich komentarz ekspercki // W naszej agencji dużo uwagi poświęcamy planowaniu i bezpieczeństwu, ponieważ te dwa aspekty leżą u podstaw każdego elementu naszej pracy. Jadąc na festiwal, który odbywa się w okresie letnim, niezależnie od miejsca na świecie, zawsze zaczynamy od solidnej dokumentacji. Powinniśmy w niej uwzględnić wszystko, co jest w stanie objąć nasza wyobraźnia i co podpowiada nam doświadczenie – od infrastruktury drogowej i możliwości budowlanych terenu, w tym podłoża, na którym budujemy strefę (czy jest to piasek, beton, trawa), przez możliwości podjazdu ciężarówkami, po sanitariaty czy pogodę. I o ile tej ostatniej zaplanować nie możemy, o tyle możemy się przygotować na każdy jej wariant. W tym celu całą infrastrukturę przygotowujemy, przewidując takie sytuacje, jak np. duże opady czy silny wiatr. Projekty naszych plenerowych aktywności zawsze są oparte na szczegółowych wyliczeniach inżyniera, a każdy ich element jest ujęty w projekcie budowlanym, wraz ze szczegółowymi informacjami np. o jego wytrzymałości. Niezależnie od tego, czy jest to mała, czy duża strefa, scena na stadionie dla 25 000 ludzi, czy hale namiotowe wysokie na 15 m. Na miejscu wydarzenia z kolei codziennie monitorujemy prognozy na kilku najlepszych portalach i dodatkowo – podobnie jak do pomiaru dźwięku używamy decybelomierza, a do światła luksometru – do pomiaru wiatru mamy postawiony wiatromierz. Dzięki temu możemy odpowiednio zareagować, jeśli warunki pogodowe będą wyjątkowo trudne. Musimy pamiętać, że każda, nawet najstabilniejsza, konstrukcja może się załamać, gdy siła wiatru będzie większa niż przewidziane limity. Szczególną uwagę zwracamy również na źródło zasilania – czy mamy do dyspozycji prąd miejscowy, a jeśli tak to jaki, czy też potrzebujemy agregatów. Bardzo często nasze biuro produkcji ma zasilanie awaryjne w postaci małego osobnego agregatu, a konsolety światła i dźwięku podpięte są do UPSa, aby w razie jakiejkolwiek awarii móc wydać odpowiedni komunikat. Zatem jeszcze raz – należy być przygotowanym na każdą ewentualność. Małgorzata Lubelska senior production manager, Walk Events Strefa CASA BACARDI na Sziget Festival 2017 (fot. Marcin Wróbel) 24 know-how organizatora
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==