Partner wydania: co robią na co dzień, gdzie chodzą, co lubią, a czego nie, jakich urządzeń używają, z jakich portali społecznościowych korzystają, co ich napędza, a co hamuje. Jest to jeden z kluczowych etapów pracy nad briefem, ponieważ na podstawie tej analizy dobieramy narzędzia, opracowujemy aktywacje konsumenckie oraz wybieramy kanały komunikacji, którymi będziemy się posługiwać. Wszakże oprócz świetnej zabawy i tworzenia wspaniałej festiwalowej atmosfery musimy pamiętać o realizacji wyznaczonych przez klienta KPI (Key Performance Indicators), czyli kluczowych wskaźników efektywności. Liczba osób w strefie czy user-generated content to niewidoczne dla festiwalowiczów wyzwania, z którymi zmaga się producent strefy, zanim ona jeszcze powstanie. Jeśli nie poświęcimy odpowiednio dużo czasu na analizę zachowań naszych odbiorców, zaproponowane przez nas narzędzia i aktywacje okażą się nieskuteczne – strefa nie będzie angażować festiwalowiczów albo wręcz będzie świeciła pustkami. Określenie kim są nasi odbiorcy, stanowi punkt wyjścia do projektowania strefy. Tutaj kluczowym elementem jest lokalizacja, ponieważ to do niej dostosowujemy wielkość obiektu, tworzywo, z którego zostanie wykonany, liczbę i rozmieszczenie wejść, umiejscowienie zaplecza, rodzaj samochodów dostawczych, a także setki innych bardzo istotnych składowych. Niestety, często na etapie briefu klient nie ma jeszcze finalnie potwierdzonej przestrzeni, a promotor nie jest w stanie nic nam powiedzieć na temat sąsiadujących stref. Zazwyczaj musimy więc bazować na doświadczeniu, szczątkowych informacjach, sprawdzeniu, w jaki sposób festiwale i strefy sponsorskie funkcjonowały w poprzednim roku. Od tego wszystkiego może rozboleć głowa – często kluczowe znaczenie mają nawet centymetry. Nasza praca jest trochę łatwiejsza, jeśli strefa ma się pojawić tylko na jednym festiwalu muzycznym. Prawdziwe schody zaczynają się w przypadku budowy strefy na kilka festiwali. Wówczas przy projektowaniu konstrukcji musimy uwzględnić możliwości i ograniczenia wszystkich lokalizacji. Strefa nie tylko musi się zmieścić w wyznaczonych przestrzeniach, ale przede wszystkim spełniać cele założone w briefie, być bezpieczna oraz spełniać wszystkie wymogi prawne w Polsce oraz za granicą – w przypadku produkcji w innych krajach. Planując wszystkie elementy realizacji, zawsze z tyłu głowy musimy mieć zaplanowany przez klienta budżet. Tutaj duże wyzwanie pojawia się w przypadku realizacji zagranicznych, ponieważ aby nie przekroczyć założonej kwoty, musimy wcześniej sprawdzić obowiązujący system podatkowy i wdrożyć odpowiednie instrumenty. Należy również zwrócić uwagę na walutę oraz różnice kursowe, które pojawią się przy rozliczeniach podczas realizacji projektu. Kreacja, czyli budowanie wartościowego kontaktu z marką Kiedy poznaliśmy już naszą grupę docelową, świat marki klienta, lokalizację wydarzenia i mamy wszystkie informacje na temat obostrzeń prawnych, pracę nad briefem rozpoczyna kreacja. To właśnie w tym momencie rodzi się historia, którą opowiemy konsumentom. Siła leży w zespole Podstawą każdej realizacji jest zgrany i doświadczony zespół, który za każdym razem powinien zostać dobrany pod kątem marki i planowanej aktywności. Dodatkowo w przypadku projektu zagranicznego szczególny nacisk powinno się położyć na wszechstronność, specjalistyczne know-how oraz dojrzałość zawodową, nie wspominając o znajomości języków obcych – nie tylko angielskiego. Przy produkcji strefy „CASA MUSICA” podczas tegorocznego Open’er Festival z naszej strony na stałe pracowało 9 koordynatorów, nadzorujących m.in. infrastrukturę, technikę, bezpieczeństwo, scenariusz, aktywacje, hospitality artystów oraz DJ-ów. Na tym oczywiście nie koniec. Łącznie w produkcję było bezpośrednio zaangażowanych ponad 150 osób – techników, montażystów, barmanów, oświetleniowców, fotografów, logistyków itd. Ponadto na Węgrzech komentarz ekspercki // Dobrze przemyślana oraz dopasowana do marki i grupy docelowej kreacja wydarzenia powinna dawać konsumentom realne przeżycia, które będą bezpośrednim i wartościowym kontaktem z marką. Dlatego musimy wejść w buty naszych odbiorców i dobrze ich rozumieć. Kluczowa jest również analiza samego festiwalu, czyli m.in. tego, jaki jest jego mainstreamowy nurt kulturowy, a przez to jakich ludzi przyciąga i dlaczego. Strefa ma być bowiem łącznikiem pomiędzy klientem, jego grupą docelową a samym festiwalem. Dlatego też tak ważne jest nadanie idei całości, a następnie zaplanowanie wszystkich szczegółów, które będą się w nią wpisywać – od wyglądu poszczególnych elementów, jak krzesła czy dekoracje, przez scenariusz i rodzaj aktywacji konsumenckich, po architekturę i design obiektu. Tu nie ma miejsca na rzeczy przypadkowe, każda z nich musi realizować swojego rodzaju misję. Wszystko jest szyte na miarę po to, by w jak największym stopniu spełnić oczekiwania i potrzeby gości. Dla kreacji nie jest to zadanie łatwe, ponieważ ludzie odwiedzający strefy sponsorskie to zazwyczaj osoby, które systematycznie pojawiają się na największych festiwalach muzycznych w Polsce i na świecie, co buduje dość wysoki próg akceptacji tego, co uważają za „fajne”. Musimy zatem być na bieżąco ze wszystkimi najnowszymi światowymi trendami, nieustannie poszukiwać nowych kierunków i redefiniować dobrze znane narzędzia eventowe. Jeśli natomiast dobrze wykonaliśmy swoją pracę, to możemy stać się świadkami nietypowego zjawiska, kiedy to właśnie strefy sponsorskie stają się miejscami, o których festiwalowicze mówią najczęściej i gdzie najchętniej spędzają czas. Michał Szulc creative manager, Walk Events 23
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==