Partner wydania: Około dwa miesiące przed planowanym przyjazdem kup bilety lotnicze. Według statystyk najtańsze są zazwyczaj ok. 6 tygodni przed podróżą, ale nie ma co zwlekać i zastanawiać się, czy jeszcze będą wolne miejsca. Krok piąty: Sprawdzenie i trening zespołu Kto się tym zajmuje: Dział sprzedaży, dział marketingu, event managerowie Kiedy: Miesiąc przed targami Miesiąc przed targami to tak naprawdę ostatni moment na dopięcie wszystkich szczegółów związanych z przedsięwzięciem. Na tym etapie wszystko właściwie powinno być gotowe i jedyne, co zostaje to sprawdzenie listy i trening osób, które będą na stoisku. Takie szkolenie powinien poprowadzić dział sprzedaży firmy. Pracownicy, którzy będą na stoisku reprezentować wystawcę, powinni dokładnie znać ofertę, umieć ją zaprezentować z uśmiechem i swobodnie porozumiewać się w języku kraju, w którym są targi, lub przynajmniej płynnie rozmawiać po angielsku. Zgrany zespół powinien mieć w składzie sprzedawcę, który zna produkt, technika, który będzie potrafił wyjaśnić wszystkie szczegóły, oraz osobę decyzyjną, z którą zainteresowany będzie mógł porozmawiać o warunkach współpracy. Krok szósty: „Dzień klienta” Kto się tym zajmuje: Pracownicy wysłani na targi, event managerowie Kiedy: Kilka dni przed targami Ostatni dzień przed rozpoczęciem targów jest przez niektórych nazywany „dniem świra”. Wtedy na stoiska przyjeżdżają wszyscy wystawcy i koordynator wystąpienia musi znaleźć się w kilku miejscach, w tym samym momecie, żeby załatwić wszystkie pilne sprawy. Wystawcy oczekują, że przyjadą i zobaczą gotowe stoisko targowe czekające na ich przybycie, dlatego najlepiej jest przyjechać na targi kilka dni przed nimi i dopilnować, że wszystko jest wykonane zgodnie z oczekiwaniami. Aby przetrwać ten dzień z jak najmniejszą ilością stresujących sytuacji, warto się odpowiednio zabezpieczyć: ∞∞ Sprawdź, gdzie w pobliżu jest najbliższy sklep spożywczy lub supermarket. ∞∞ Zlokalizuj najbliższy market budowlany. ∞∞ Zapisz numery telefonów do obsługi technicznej wydarzenia i ich siedzibę. ∞∞ Miej kontakt do drukarni i wypożyczalni mebli. Często są na terenie ośrodka targowego i chętnie pomogą z problemami w ostatniej chwili, co prawda za ogromne pieniądze, ale reputacja i zadowolenie klienta są ważniejsze niż koszty. ∞∞ Zatrzymaj ekipę zajmującą się budową do momentu akceptacji stoiska. ∞∞ Upewnij się, że na stoisku są podstawowe środki czystości (ręczniki papierowe, uniwersalny płyn do czyszczenia, mop lub miotła i szufelka). ∞∞ Zaopatrz się w powerbank (przenośna ładowarka) i wygodne buty. ∞∞ Ustal z klientem godzinę przyjazdu i upewnij się, że wszystko jest gotowe przed przyjazdem. Organizacja wystąpienia firmy na targach zagranicznych to ogromne wyzwanie logistyczne i wymaga dużo wysiłku, koordynacji pracy wielu osób i dbałości o szczegóły. Małe pomyłki lub niedopatrzenia mogą doprowadzić do wizerunkowej katastrofy wystawcy. Należy przede wszystkim pamiętać o zachowaniu odpowiedniego zapasu czasu. Dzięki temu zabezpieczymy się przed potknięciami czy opóźnieniami i przewidzimy możliwe problemy, zanim jeszcze nastąpią. Wtedy wszystko powinno się udać. zamówienie powierzchni, wysyłka informacji do targów (wpis do katalogu, materiały reklamowe), wysyłka zamówień mediów (prąd, woda, internet, sprężone powietrze, punkty podwieszeń), zamówienie kart wstępu, kart wstępu na montaż i kart parkingowych, zamówienie zabudowy stoiska, przygotowanie grafiki na stoisko, przygotowanie materiałów promocyjnych, rezerwacja hoteli i lotów, zamówienia dodatkowych atrakcji (hostessy, pokazy, catering), zamówienie usług spedycyjnych, zakup poczęstunku, szkolenie pracowników firmy. Twoja targowa checklista: Piotr Antonik // dyrektor handlowy w Stoiska24 Projektant, event manager, pasjonat dobrego designu i wyrazistej komunikacji marek z międzynarodowym doświadczeniem zdobywanym w New Delhi. Wierzy, że dobry marketing jest filarem istnienia każdej firmy i zawsze da się znaleźć ciekawy pomysł na promocję. 10 Okiem eksperta
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==