Partner wydania: w zależności od polityki organizatora. Warto też zwrócić uwagę na to, że często najlepsze hale są zarezerwowane dla stałych wystawców. Jeśli wiesz, że za rok także planujesz organizację stoiska, a miejsce w hali spełniało Twoje oczekiwania, będziesz mieć większe szanse na uzyskanie tej samej lokalizacji. W ramach promocji menedżerowie oferują ponadto często pakiety reklamowe. Może to być umieszczenie firmy w katalogu, banery, reklama na ekranach w halach targowych lub informacja w materiałach promujących wydarzenie i gazetach branżowych. Gdy zgłosimy się wcześniej na targi, informacja o firmie będzie w stanie dotrzeć do największej grupy osób. Krok trzeci: Koncepcja wystąpienia Kto się tym zajmuje: Dział marketingu, event managerowie Kiedy: 6 miesięcy przed targami Po ustaleniu budżetu i lokalizacji stoiska na targach pozostaje opracowanie koncepcji promocji. Na tym etapie należy wiedzieć, ile osób pojedzie na targi, jakie produkty będą prezentowane i w jaki sposób będzie przebiegać promocja na stoisku. Ze względu na fakt, że targi potrafi odwiedzić kilkadziesiąt tysięcy osób, dobrze już w tym momencie dokonać rezerwacji hotelu. Im bliżej targów, tym trudniej będzie o dobrą lokalizację i atrakcyjną cenę. Często bywa tak, że wystawcy potrafią dojeżdżać na targi z hotelu oddalonego o kilkadziesiąt kilometrów, co po całym dniu ciężkiej pracy może być uciążliwe, nie wspominając o konieczności wynajęcia auta. Pół roku przed targami należy zacząć też rozmowy na temat budowy stoiska i zarezerwować solidną ekipę. Przygotowanie projektu wraz z wyceną może trwać od kilku dni do kilku tygodni (w ekstremalnych przypadkach), a w sytuacji, gdy firma ma wewnętrzne procedury wyboru wykonawcy, czas podjęcia decyzji się wydłuża. Gotowy projekt stoiska należy z odpowiednim wyprzedzeniem wysłać do ośrodka targowego do akceptacji. Warto zostawić sobie odpowiedni zapas czasu na przygotowanie materiałów graficznych i nieoczekiwane zmiany. Ośrodki targowe czasem wymagają obliczeń statycznych przy skomplikowanych projektach, a do niektórych należy wysyłać certyfikaty o trudnopalności materiałów konstrukcyjnych. W trakcie prac nad projektem stoiska warto zacząć rozglądać się za hostessami lub innymi atrakcjami, które są w planie. Biorąc pod uwagę dużą liczbę wystawców, może się okazać, że zbyt późne zgłoszenie się do firm oferujących atrakcje spowoduje, że zostaniemy z niewieloma opcjami. Jeśli już wiadomo, jak będzie przebiegać promocja i jakie materiały będą do tego potrzebne, warto wynegocjować z firmą zajmującą się stoiskiem możliwość transportu. Najlepszym rozwiązaniem jest wtedy firma, która ma siedzibę w tej samej miejscowości lub będzie przejeżdżać w pobliżu siedziby, jadąc na targi. W najlepszym wypadku całkowicie zlikwidujemy konieczność przewożenia ulotek i gadżetów. Krok czwarty: Dopięcie szczegółów Kto się tym zajmuje: Event managerowie, dział marketingu Kiedy: 2-3 miesiące przed targami Ostatnie miesiące przed targami mogą być stresujące, dlatego najlepiej ograniczyć ilość spraw do załatwienia. Na trzy miesiące przed rozpoczęciem imprezy wszelkie istotne sprawy powinny być już w toku albo zakończone. W realizacji powinna być promocja wystąpienia na targach i wysyłanie zaproszeń do kontrahentów, z którymi chcemy się spotkać. Powinny być już też podpisane umowy z wykonawcami stoiska i zamówienia hostess, cateringu oraz wszelkich usług dostarczanych przez ośrodek targowy (przyłącza prądu i wody, punkty podwieszeń). Organizator targów musi skoordynować przygotowanie odpowiednich warunków technicznych dla kilkuset firm, z których każda ma indywidualne potrzeby. Pozostawienie odpowiedniego zapasu czasu na realizację zamówień oszczędzi nerwów nie tylko nam, ale także organizatorom. Fakt, że zamówienia lastminute są często dwu- lub nawet trzykrotnie droższe, też ma za zadanie dodatkowo zachęcać do wcześniejszej organizacji. W tym czasie powinny być też przygotowywane materiały graficzne na stoisko – grafiki na ściany, ulotki, broszury, gadżety reklamowe. Firmy budujące stoiska zaczynają przygotowania na kilka tygodni przed rozpoczęciem targów, a budowę na miejscu zaczynają w zależności od nakładu pracy – od kilku dni do dwóch tygodni przed rozpoczęciem targów. Z tego powodu wszystkie materiały, które mają wydrukować lub zabrać ze sobą, powinny być gotowe najpóźniej miesiąc przed rozpoczęciem targów lub 3 tygodnie przed rozpoczęciem budowy. Jeśli zamierzasz wysyłać na targi maszyny o dużych gabarytach, to jest to odpowiedni moment, aby zacząć szukać spedytora, który je dostarczy na Twoje stoisko. Z jednej strony pozwoli to na dobranie odpowiedniej oferty, z drugiej da też czas na zgłoszenie ładunku do organizatora. Ośrodki targowe posiadają swoich oficjalnych spedytorów, którzy jako jedyni mają pozwolenie na operowanie wózkami widłowymi i ciężkim sprzętem na terenie obiektu. Należy z nimi ustalić, skąd i kiedy mają odebrać ładunek. W trakcie przygotowań do targów panuje chaos i może zdarzyć się, że na ładunek będzie trzeba czekać dłużej, niż to było przewidywane, ale nie ma co panikować, wszystko jest dostarczane przed rozpoczęciem imprezy. Projekt: stoiska24 9
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==