PARTNER WYDANIA: NR 5(18)/2019 WRZESIEŃ-PAŹDZIERNIK 2019 | 468918 | ISSN 2543-4004 Magazyn dostępny wyłącznie w prenumeracie DESTYNACJE EVENTOWE TECHNOLOGIE I INNOWACJE PRZEGLĄD PRAWNY WIADOMOŚCI Z BRANŻY KNOW-HOW ORGANIZATORA OKIEM EKSPERTA TWARZĄ W TWARZ MARKETING I PROMOCJA TEMAT NUMERU: Jak zintegrować i rozbawić uczestników wydarzenia? Zorganizuj grę miejską
Hotel Europa Starachowice ul. Radomska 76a tel. +48 41 276 78 00 27-200 Starachowice hotel@europa-hotel.pl Zorganizuj z nami swoją kolację wigilijną z 10% rabatem na hasło – Wigilia z eventmanagment
Polana Zgorzelisko Polana Zgorzelisko
04 JAK ZINTEGROWAĆ I ROZBAWIĆ UCZESTNIKÓW WYDARZENIA? ZORGANIZUJ GRĘ MIEJSKĄ // Gra miejska jest bardzo szerokim pojęciem i elastyczną formą, dlatego umożliwia realizację różnych celów – w zależności od preferencji klienta. Kiedy planuję grę miejską dla klienta, to w pierwszej kolejności analizuję cel, jaki ma spełnić. Zastanawiam się, czy ma to być gra integracyjna, teambuildingowa, promocyjna, skupiająca się na zwiedzaniu miasta czy poznaniu jakiegoś miejsca lub produktu, który klient wprowadza na rynek. Powyższe rozważania są punktem wyjścia do dalszych ustaleń. Spis treści // TEMAT NUMERU // 04 Jak zintegrować i rozbawić uczestników wydarzenia? Zorganizuj grę miejską OKIEM EKSPERTA // 08 Zawód „ogarniacz” – jak radzić sobie ze stresem na stanowisku event managera? TWARZĄ W TWARZ // 12 Siła branży spotkań to mądra współpraca – rozmowa z Weroniką Wirtel, starszym specjalistą ds. sprzedaży i marketingu w Centrum Kongresowym ICE Kraków 16 Jesienny event z żaglami w tle – rozmowa z Magdaleną Frączkiewicz, kierownikiem sprzedaży w Platan Hotels & Resorts 20 Nasz eventowy kalendarz zapełnia się wigiliami firmowymi – rozmowa z Markiem Katryczem, dyrektorem generalnym w STIXX Bar&Gril MARKETING I PROMOCJA // 21 Przegląd narzędzi i aplikacji – wykorzystaj je podczas organizacji wydarzeń (cz. II) KNOW-HOW ORGANIZATORA // 24 Herbarium Hotel & SPA**** – relaks w objęciach natury 26 Zaskakujące spotkania świąteczne 28 Incentive travel – zapoznaj się z trendami i kierunkami rozwoju DESTYNACJE EVENTOWE // 32 Hotele butikowe – idealne obiekty dla wymagających gości 36 Event w centrum wolnego czasu 38 K ulinarny event – zainspiruj Twoich gości 40 Pozornie zwyczajny, a tak nadzwyczajny – Pałac w Rozalinie TECHNOLOGIE I INNOWACJE // 42 Aplikacje mobilne – dowiedz się, jak usprawnić event PRZEGLĄD PRAWNY // 46 Na co zwrócić uwagę, pozyskując sponsora eventu? WIADOMOŚCI Z BRANŻY // 49 C zas na felieton: polska szkoła eventowa 52 Event Biznes już w listopadzie 52 Wolves Summit z nowym inwestorem 53 Forum Branży Eventowej 2020 54 Kalendarium event managera KATALOG FIRM // 56 Katalog firm Partner wydania: 2 EVENT MANAGEMENT POLSKA / Spis treści
ADRES REDAKCJI / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 / www.eventmanagement.pl // REDAKTOR PROWADZĄCA / Kinga Walczyk / tel. 793 787 176 / kinga.walczyk@forum-media.pl // REKLAMA / Małgorzata Sieradzka / tel. (61) 66 55 884 / malgorzata.sieradzka@forum-media.pl // PROJECT MANAGER / Anna Kołodziej / anna.kolodziej@forum-media.pl // STALI WSPÓŁPRACOWNICY / Marta Chmielewska, Dariusz Ogrodnik, Anna Ledwoń-Blacha, Konrad Olczak // PRENUMERATA / Ewelina Angrot / tel. (61) 66 83 167 / ewelina.angrot@forum-media.pl // REDAKTOR TECHNICZNY / Piotr Korytowski // DRUK / PAW DRUK // OKŁADKA / Renaissance Warsaw Airport Hotel, Żwirki i Wigury 1H, 00-906 Warszawa, www.renaissancewarszawa.pl // SERWIS ZDJĘCIOWY / Adobe Stock, Shutterstock // WYDAWCA / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 // PREZES ZARZĄDU, DYREKTOR ZARZĄDZAJĄCY / Magdalena Balanicka // Redakcja nie zwraca materiałów niezamówionych oraz zastrzega sobie prawo do skrótów i redakcyjnego opracowania tekstów przyjętych do druku. // www.forum-media.pl // Copyright do wydania / FORUM MEDIA POLSKA Sp. z o.o. pożegnaliśmy już wakacje, wkraczając tym samym w pełen eventowych obfitości powakacyjny sezon. Za nami Event Mix, czyli jedno z ważniejszych polskich wydarzeń branżowych, które tradycyjnie objęliśmy patronatem. W połowie września przedstawiciele naszej branży spotkali się w warszawskim EXPO XXI w celu dyskusji, edukacji i wzajemnej inspiracji. A już 13 listopada odbędzie się 6. edycja Event Biznes – wydarzenia w pełni poświęconego przemysłowi spotkań. Organizatorzy zadbali o odświeżoną formułę imprezy, więc tym bardziej warto zarezerwować ten termin w kalendarzu. Pamiętajmy, że wspomniane wydarzenia to nie tylko aspekt towarzyski, ale i merytoryczny, dlatego warto być na bieżąco i na miarę własnych możliwości współuczestniczyć w rozwoju sektora MICE. A nie ma ku temu lepszej okazji niż wydarzenia skupiające doświadczonych praktyków, otwartych na dialog i współpracę. Osobą, która z całą pewnością aktywnie udziela się w naszej branży, a co więcej: od wielu lat wspiera rozwój krakowskiego rynku spotkań, jest jedna z moich rozmówczyń – Weronika Wirtel. Zachęcam do lektury wywiadu z panią Weroniką, która w moim odczuciu jest idealnym przykładem osoby zaangażowanej nie tylko w swoją pracę, ale i eventowy świat w generalnym ujęciu. Biorąc pod uwagę dynamikę rozwoju zawodowego pani Weroniki, śmiem przypuszczać, że w przyszłości ma ona realne szanse na tytuł jednego z czołowych graczy polskiego (a może i nie tylko) rynku eventowego. Istnieją realne szanse, że za kilka lat sięgnięcie Państwo po lekturę aktualnego wydania naszego magazynu, zatrzymacie się na rozmowie z panią Weroniką i stwierdzicie: „Tak się rodzi historia”, za co trzymam kciuki. Kinga Walczyk redaktor prowadząca „Event Management Polska” Drodzy Czytelnicy, 28 INCENTIVE TRAVEL – ZAPOZNAJ SIĘ Z TRENDAMI I KIERUNKAMI ROZWOJU // Wyjazdy motywacyjne to sprawdzony sposób na wyrażenie uznania i wdzięczności dla pracowników, kluczowych dla firmy dystrybutorów czy kontrahentów. To forma specjalnego podziękowania za dotychczasową współpracę. Wyjazdy typu Incentive travel (wyjazdy motywacyjne) są ważną częścią przemysłu spotkań. Wyjazdy mogą mieć ekskluzywny charakter lub być bardziej nastawione na teambuilding i outdoor, a nawet sprawnie łączyć jedno z drugim. Partner wydania: 3
JAK ZINTEGROWAĆ I ROZBAWIĆ UCZESTNIKÓW WYDARZENIA? ZORGANIZUJ GRĘ MIEJSKĄ Gra miejska jest bardzo szerokim pojęciem i elastyczną formą, dlatego umożliwia realizację różnych celów – w zależności od preferencji klienta. Kiedy planuję grę miejską dla klienta, to w pierwszej kolejności analizuję cel, jaki ma spełnić. Zastanawiam się, czy ma to być gra integracyjna, teambuildingowa, promocyjna, skupiająca się na zwiedzaniu miasta czy poznaniu jakiegoś miejsca lub produktu, który klient wprowadza na rynek. Powyższe rozważania są punktem wyjścia do dalszych ustaleń. FORMA GRY MIEJSKIEJ UZALEŻNIONA OD CELU To cel, który ustaliliśmy wraz z klientem, definiuje formę gry miejskiej. Należy zdecydować, czy najlepsza będzie gra fabularna zbudowana wokół jakiejś historii, rozgrywka oparta na rywalizacji (np. zrobienie zdjęć, skanowanie kodów, schwytanie kogoś), czy może gra terenowa, skupiona na dotarciu do określonych miejsc w mieście. Na rozróżnienie zasługują także gry organizowane dla grup zamkniętych i publiczne, do których mogą przystąpić wszyscy zainteresowani. Kategorie, które wymieniłam, nie są oczywiście rozłączne i zazwyczaj gra jest połączeniem kilku z nich. Jednak mają one wpływ na to, co będzie działo się podczas gry, jakie środki czy mechanika (zasady określające sposób prowadzenia rozgrywki i osiągania zwycięstwa) zostaną zastosowane. Pierwszym wyzwaniem, przed którym zazwyczaj staję, jest wybranie spośród dużej ilości gotowych produktów gry uszytej na miarę potrzeb klienta. W pierwszej kolejności trzeba precyzyjne określić cel, jaki ma spełnić gra – dobra zabawa z miłymi wspomnieniami czy może pokazanie, że jesteśmy zespołem i każdy jest ważny, a może po prostu nietypowe zwiedzanie miasta. Najważniejsze, że gra zawsze przynosi dobrą zabawę, a często i inną wartość dodaną. PRECYZYJNA ANALIZA PREFERENCJI UCZESTNIKÓW Drugą absolutnie kluczową kwestią jest dokładna charakterystyka uczestników gry. Dzięki temu jestem w stanie dopasować właściwy scenariusz do konkretnej grupy. W pierwszej kolejności trzeba wziąć pod uwagę takie kwestie, jak wiek, podział płciowy czy stanowisko pracy. Pamiętam, gdy klient zamówił grę mocno osadzoną fabularnie w PRL-u dla grupy bardzo młodych ludzi bez zacięcia historycznego, co nie było trafnym pomysłem. Syfon, relaksy czy sesja zdjęciowa do magazynu „Przyjaciółka” nie przywoływały żadnych skojarzeń. Tekst: Katarzyna Bednarska Z artykułu dowiesz się: Jakie rodzaje gier miejskich są dostępne na rynku. Na co zwrócić uwagę podczas planowania gry miejskiej. W jaki sposób wykorzystać grę do promocji firmy klienta. Co zrobić, by gra miejska stała się integralną częścią eventu. Jak briefować organizatorów gier miejskich. Partner wydania: 4 TEMAT NUMERU
Warto jest poświęcić trochę więcej czasu z klientem na bardziej dogłębną analizę grupy, sondując takie kwestie, jak spodziewane nastawienie do imprezy, eventy, w jakich dana grupa brała udział dotychczas, spodziewany poziom zmęczenia uczestników. Efektem jednej z moich pogłębionych rozmów z klientem było ustalenie, że grupa handlowców tej firmy z pewnością nie wejdzie w żadne zabawy fabularne. Pozwoliło to na odpowiednie przygotowanie indywidualnego scenariusza skierowanego do tej grupy. Warto zwrócić uwagę na to, że realizacja ambicji zarządu niekoniecznie pokrywa się z potrzebami uczestników. Dla ilustracji tego problemu przywołam sytuację z mojej praktyki zawodowej, kiedy to prezes firmy zafascynowany nowymi technologiami i aplikacjami mobilnymi zamówił grę z dużą ilością takich elementów dla grupy pracowników, którzy z racji wieku i profilu zainteresowań nie mają z nimi do czynienia na co dzień. Nowoczesne technologie nie spotkały się z radością uczestników, a stały się powodem wielu frustracji. Niezwykle istotne są też informacje o specjalnych potrzebach poszczególnych uczestników. Wiedząc o kobiecie w zaawansowanej ciąży lub osobie poruszającej się na wózku, trzeba zaplanować dla niej specjalną rolę czy zadanie oraz sprawdzić specyfikę miejsc, w których będzie odbywać się gra, i poinformować podwykonawców o uczestnictwie wspomnianych osób. Podsumowując: warto jest przekonać klienta, że rozmowa skupiona na charakterystyce grupy jest równie ważna jak harmonogram przygotowań, pozycje budżetu i zapisy umowy. NA CO WARTO ZWRÓCIĆ UWAGĘ? Wśród mniej oczywistych kwestii, na które trzeba zwrócić uwagę przed realizacją gry miejskiej, warto wymienić język gry, materiały merytoryczne klienta oraz kwestie wrażliwe. W przypadku grup międzynarodowych lub wymagań korporacji często zamawiana jest realizacja gry w języku angielskim. Nie jest to żaden problem. Trzeba jednak zadać sobie pytanie, kiedy naprawdę jest taka potrzeba. Zdarzają się sytuacje, że w stuosobowej grupie języka polskiego nie zna zaledwie kilka osób. Uczestnicy w trakcie gry i tak rozmawiają po polsku. W takiej sytuacji zdecydowanie lepszym pomysłem jest zrobienie wprowadzenia do gry i przygotowanie dodatkowego skrótu zasad w języku angielskim, pozostawiając resztę realizacji w języku polskim. Bywa, że opieka nad anglojęzycznymi graczami jest świetnym elementem integrującym grupę. Trzeba też uświadomić sobie, że niektóre zadania bazują na grze słów czy idiomach. Po przełożeniu tego typu zadań na język angielski mogą one być zbyt skomplikowane dla osób, które nie znają języka angielskiego na poziomie zaawansowanym. SPECJALNE GRY MIEJSKIE Zauważalnym trendem (o czym wspominam także poniżej) jest oczekiwanie klienta, że jego materiały merytoryczne, zasady korporacyjne czy cechy produktów zostaną użyte w przygotowanej dla niego grze. Należy zdecydowanie wymagać od klienta, aby nie tylko dostarczył wsad merytoryczny, ale także wskazał dokładnie, na jakich elementach mu zależy, co jest najważniejsze, i przystępnie wyjaśnił wszelkie specyficzne dla swojej branży kwestie. Samo przekazanie 300-stronnicowej specyfikacji urządzenia czy odsyłanie na stronę internetową bazującą wyłącznie na obrazach i krótkich hasłach reklamowych utrudnia skuteczną pracę kreatywną. Poświęcenie czasu na precyzyjne wyjaśnienie tych kwestii jest najlepszą drogą do osiągnięcia satysfakcjonującego wszystkich efektu. Ze strony firmy realizującej grę lub agencji, która pośredniczy w tym procesie, bardzo ważną kwestię stanowi dopytanie klienta o kwestie wrażliwe (konkurencyjne produkty czy marki, nieakceptowalne sytuacje itd.). Pozwala to na dopracowanie szczegółów i uniknięcie trudnych sytuacji. Nie możemy pozwolić sobie na realizację zadania we współpracy z lokalem, w którym np. serwowane są (na zasadzie wyłączności) napoje gazowane konkurencyjnej firmy. JAK ZAPLANOWAĆ GRĘ? Jak w trakcie każdej polskiej imprezy outdoorowej kluczowym czynnikiem jest pogoda. Rozmowy na ten temat trzeba prowadzić otwarcie, planować i przedstawiać klientowi dostępne rozwiązania. Oprócz zapewnienia przeciwdeszczowych płaszczy czy parasoli, które mogą być obrandowane logotypem klienta, co jest skutecznym elementem promocyjnym, trzeba dostosować czas gry w przypadku chłodniejszych dni czy pomyśleć o realizacji niektórych zadań w pomieszczeniach. Rozgrzewające napoje czy kanapka nie muszą być wcale elementem wyprawki, ale integralnym składnikiem gry. Można nawiązać współpracę z lokalami i włączyć je do gry. Przy dobrej organizacji i wykazaniu się pewną empatią w stosunku do uczestników gra miejska w środku zimy może być emocjonującym doświadczeniem niepozostawiającym wrażenia trudu, ale jednoczącym poprzez poczucie wspólnego pokonania wyzwań. Dla organizatora gry klimat panujący w naszym kraju nie powinien być przeszkodą, którą trzeba ominąć, przenosząc się do pomieszczenia, ale próbą jego umiejętności. Ze strony firmy realizującej grę lub agencji, która pośredniczy w tym procesie, bardzo ważną kwestię stanowi dopytanie klienta o kwestie wrażliwe (konkurencyjne produkty czy marki, nieakceptowalne sytuacje itd.). Pozwala to na dopracowanie szczegółów i uniknięcie trudnych sytuacji. Nie możemy pozwolić sobie na realizację zadania we współpracy z lokalem, w którym np. serwowane są (na zasadzie wyłączności) napoje gazowane konkurencyjnej firmy. Partner wydania: 5
ZADBAJMY O LOGISTYKĘ I FORMALNOŚCI Ważnym aspektem jest odpowiedzialne przygotowanie obszaru, na którym będą się toczyć zmagania graczy. W przypadku gier toczących się stricte w miastach należy sprawdzić, jakie imprezy odbywają się w mieście równolegle, zorientować się w planowanych remontach czy zamknięciach ulic. Duże imprezy należy bezwzględnie uzgadniać z lokalnym samorządem. Pozwala to nie tylko uchronić się przed przykrymi niespodziankami, ale zapewnia przychylność Straży Miejskiej, która jest powiadomiona o odbywającej się imprezie. Kiedy 10 lat temu zaczynaliśmy swoją przygodę z grami fabularnymi na rynku eventowym, realizowaliśmy gry wyłącznie w miastach i to raczej w dużych aglomeracjach, takich jak Kraków, Warszawa czy Wrocław. Obecnie, odpowiadając na oczekiwania klientów, stworzyliśmy scenariusze gier, które nadają się do realizacji w mniejszych miejscowościach, na terenie hotelu czy w samym obiekcie. Wiemy, że często hotele wybierane są bardzo precyzyjnie i dlatego klientom zależy na spędzeniu całego eventu wyłącznie w samym obiekcie. REALIZACJA GRY MIEJSKIEJ PRZY OKAZJI INNYCH WYDARZEŃ W naszej praktyce najczęstsza jest sytuacja, kiedy gra miejska stanowi element większej imprezy. Bez względu na to, czy jest to wyjazd integracyjny zamkniętej grupy, czy część programu dni miasta, należy wziąć pod uwagę realizację gry przy okazji innych wydarzeń. Agenda jest zawsze napięta, ale jeżeli chcemy zaangażowania uczestników, musimy pamiętać, żeby mogli oni coś zjeść, przebrać się, mieć czas na właściwe zrozumienie zasad i realizację zadań bez nadmiernych ograniczeń czasowych. Ze strony organizacyjnej musi być odpowiedni czas na ustalenie wyników gry i stworzenie rankingu wszystkich zespołów. Zawsze rekomendujemy, aby w miarę możliwości podsumowanie gry było zorganizowane szybko po grze, póki gracze żyją jeszcze emocjami i nie zaabsorbują ich kolejne atrakcje programu. Jednocześnie apelujemy o zapewnienie czasu na dobre, zabawne podsumowanie gry i wręczenie nagród przez naszego konferansjera zwycięskim zespołom oraz gadżetów dla wszystkich uczestników, co doskonale niweluje ewentualne niezadowolenie przegranych. JAK BRIEFOWAĆ ORGANIZATORA GIER MIEJSKICH? Jak briefować taką firmę jak nasza? Przede wszystkim z odpowiednim wyprzedzeniem. Doskonale zdajemy sobie sprawę, że jest to często trudne, ale trzeba mieć to na uwadze, szczególnie przy zamawianiu gier produkowanych na specjalne życzenie klienta. Najważniejsze informacje w briefie to wspomniane już konkretne cele, które klient chce osiągnąć dzięki grze miejskiej. Poza tym należy uwzględnić liczbę osób, planowane miejsce realizacji (warto podać kilka, jeżeli klient waha się pomiędzy lokalizacjami), czas przewidziany na samą grę, a także wprowadzenie i podsumowanie oraz termin realizacji. Oczywiście bardzo przydatna jest informacja o skali budżetu i dodatkowych oczekiwaniach klienta. Wiemy wtedy, czy możemy proponować loty balonem nad miastem, czy raczej samodzielne zbudowanie mikroskopijnego balonu, którego pasażerem będzie… jajko. Trzeba mieć też świadomość, że grą miejską można nazwać zarówno dobrze przygotowany i ograny scenariusz prowadzony przez przygotowanych animatorów, jak i szukanie kartek schowanych pod kamieniami. AKTUALNE TRENDY W ostatnim czasie zauważyłam pewne trendy, jeżeli chodzi o gry miejskie. Zdecydowanie częściej, o czym wspominałam już wyżej, klienci oczekują stworzenia gry na specjalne zamówienie, której głównym elementem ma być zawartość merytoryczna, lub aktualizacji gotowego scenariusza, tak by zawierał takie elementy. Klienci widzą korzyści płynące z przedstawiania wartości, misji czy produktów firmy, a pracownicy są już znużeni zwykłymi prezentacjami w salach konferencyjnych. Zainteresowanie grami opartymi na aplikacjach mobilnych przychodzi i odchodzi falami w zależności od pojawienia się na rynku nowej firmy dostarczającej takie rozwiązania lub pojawieniu się w mediach informacji o popularnych grach na urządzenia mobilne, takich jak Pokemon Go czy ostatnio Wizards Unite. Cieszy mnie dostrzegalny trend powrotu zainteresowania imprezami, w których jednym z elementów ma być CSR. Są to zawsze bardzo udane realizacje, dające dużo satysfakcji, a miasto daje bardzo wiele możliwości realizowania tego elementu w praktyce. KATARZYNA BEDNARSKA // Od 10 lat pracuje w firmie Citygames.pl S. C. (www.grymiejskie.pl) jako specjalista do spraw sprzedaży i kontaktów z klientami. Od dzieciństwa do 2002 r. związana z podwarszawską drużyną harcerską. Zaangażowana w tworzenie Federacji Samorządów Mazowieckich Szkół Średnich. Przez kilka lat związana z ogniskiem teatralnym Państwa Machulskich przy Teatrze Ochota. Z tytułem magistra ukończyła studia w Wyższej Szkole Komunikowania i Mediów Społecznych im. Jerzego Giedroycia na Wydziale Politologii. W latach 2007-2008 pełniła funkcję Rzecznika Prasowego w Biurze Rzecznika Praw Dziecka. Prywatnie żona od 16 lat i mama 6 dzieci. Jak sama o sobie mówi, jest „całe życie na evencie”. NAPISZ DO AUTORKI: katarzyna.bednarska@grymiejskie.pl Partner wydania: 6 TEMAT NUMERU
ZAWÓD „OGARNIACZ” – JAK RADZIĆ SOBIE ZE STRESEM NA STANOWISKU EVENT MANAGERA? Wszyscy spotykamy się ze stresującymi sytuacjami. Dotyczą one zarówno życia prywatnego, jak i zawodowego. Niektórzy ludzie są narażeni na stres częściej od innych, chociażby z racji wykonywanego zawodu, specyfiki pracy etc. Kiedy pytam się innych ludzi, z czym kojarzą „stres”, najczęściej wskazują takie słowa, jak presja, napięcie, odpowiedzialność, nieprzewidywalna sytuacja, mobilizacja, ból brzucha, ciężar, adrenalina, pobudzenie, ludzie, oczekiwania. Wszystkie te terminy łączą się także z zawodem event managera. Kiedy pytam tych samych osób, jak oni definiują tę grupę zawodową, mówią, że to zawód „ogarniacz”. Kiedy natomiast proszę, by doprecyzowali, co to znaczy, odpowiadają, że z tą pracą wiążą się duża odpowiedzialność, podział obowiązków, duża presja, znajomość wszystkiego i wszystkich. Innymi słowy, zawód event mangera niezmiennie kojarzy się ze stresem. STRES OD STRONY NAUKOWEJ A czym właściwie jest stres z punktu widzenia nauki? Pojęcie to w 1926 r. po raz pierwszy wprowadził do nauk o zdrowiu H. Selye. Stres według niego to „nieswoista reakcja organizmu na wszelkie stawiane mu żądanie”. Termin „stres” pochodzi z fizyki i odnosi się do różnego typu napięć, nacisków lub sił, które działają na system. Z biologicznego punktu widzenia mówimy o procesach zachodzących w naszym mózgu i ciele. Wyróżniamy ocenę pierwotną i wtórną. Między stresem a bezpośrednimi oraz odległymi jego skutkami zachodzą dwa rodzaje procesów pośredniczących: ocena poznawcza i radzenie sobie, czyli zmaganie się lub też zwalczanie stresu. Ocena poznawcza dzieli się na pierwotną i wtórną. Ocena pierwotna obejmuje percepcję i interpretację sytuacji, w jakiej znajduje się człowiek, czy jest ona zagrażająca i w jakim stopniu. Jest to więc proces, w którym osoba ocenia, jakie znaczenie ma dla niej dana sytuacja, czy jest bez znaczenia, sprzyjająco-pozytywna czy też stresująca. Wskaźnikami fizjologicznymi, które możemy odczuć, są: przyspieszony puls, rozszerzenie źrenic, wzmożona Tekst: Anna Granieczna Z artykułu dowiesz się: Czym jest stres? Czy istnieje dobry stres? Jak radzić sobie ze stresującymi sytuacjami w zawodzie event managera? Partner wydania: 8 OKIEM EKSPERTA
potliwość, kołatanie serca, napięcie mięśni rąk i nóg, sztywność karku, suchość w jamie ustnej, ucisk w gardle, pobudzenie psychoruchowe, naprzemienne uczucie gorąca i zimna, gonitwa myśli. Tym, co bardzo mocno oddziałuje na nas i na to, jak odbieramy daną sytuację, są następujące mechanizmy: ∞∞ Wieloznaczność roli – ma miejsce, gdy jednostka dysponuje nieadekwatnymi informacjami o swojej roli, inaczej mówiąc, gdy nie są dla niej jasne cele wykonywanej pracy, oczekiwania osób pozostających z nią w układach odniesienia, zakres odpowiedzialności czy wyniki, jakimi praca powinna się zakończyć. ∞∞ Konflikt roli – występuje wówczas, gdy pracownik otrzymuje jednocześnie co najmniej dwa takie przekazy roli, że zastosowanie się do jednego z nich utrudnia zastosowanie do drugiego. ∞∞ Przeciążenie roli – ma miejsce wówczas, gdy osoba pełniąca daną funkcję nie jest w stanie sprostać skierowanym pod jej adresem oczekiwaniom. Przeciążenie może mieć charakter ilościowy (za dużo zadań do wykonania) albo jakościowy (za trudna praca). Innymi słowy, stres ma miejsce, gdy nie wiemy, co mamy robić, brak nam określonych celów, bierzemy za dużo na siebie. Z drugiej strony, rezygnacja ze stresujących sytuacji wcale nie jest taka łatwa, ponieważ monotonia by nas zabiła. Największe wyzwanie stanowi jednak wyczucie granicy. Każdy z nas jest inny. Na tę samą sytuację nasz organizm zareaguje w różny sposób. Powszechnie znanymi reakcjami w sytuacjach kryzysowych są reakcja walki lub ucieczki. W pewnych sytuacjach nasz organizm mobilizuje wszystkie siły do walki, w innych przypadkach uciekamy, a czasami „wolimy nie widzieć pewnych rzeczy”. Co ciekawe, stres bywa przyjemny. Być może dlatego aż tyle osób lubi sporty ekstremalne. STRES KRÓTKOTRWAŁY I DŁUGOTRWAŁY Należy mieć na uwadze, że krótkie, chwilowe reakcje stresowe są jak najbardziej na tak, jednak długotrwałemu stresowi mówimy stanowcze „nie”. Krótkotrwały stres nie zmniejsza odporności, a wiele badań wskazuje nawet na jego korzystne działanie na układ odpornościowy. Jednak długotrwały stres ma znaczący wpływ na układ odpornościowy. Kortyzol i inne hormony glikokortykoidowe, wydzielane przez korę nadnerczy, działają na niego negatywnie. Zmniejszają reaktywność limfocytów, blokują ich produkcję w grasicy, a czasami również aktywują proces ich umierania. Przedłużające się napięcie niesie za sobą opłakane skutki. Efektem stresu może być przeziębienie, a nawet opryszczka wargowa w środku lata. Innymi słowy, długotrwały stres hamuje reakcje odpornościowe. Nasza zdolność do obrony przed infekcjami jest zaburzona. Przewlekły stres może doprowadzić do chorób układu krążenia, zaburzeń hormonalnych, kłopotów z płodnością, a nawet nowotworów. Jak widać, stres jest wysoce obciążającym zjawiskiem KOMENTARZ EKSPERCKI // Chyba nikt nie ma wątpliwości, że zawód event managera jest wysoce stresogenny. Wynika to głównie z tego, że – chyba nie przesadzę – 80% efektu naszej pracy jest niezależna od nas samych. Zależy od wielu podwykonawców, z którymi pracujemy przy danym projekcie (firmy cateringowe, techniczne, artyści, graficy, drukarnie etc.), a także czynników, na które wpływu po prostu nie mamy (pogoda, sytuacje losowe). Stresu nie można w tak dynamicznej i nieprzewidywalnej pracy wyeliminować całkowicie, ale na pewno można zabezpieczyć się przed pewnymi sytuacjami, by go minimalizować. Jakie techniki stosuję? Przede wszystkim daję sobie CZAS. Gdy tylko dostaję zlecenie na dany projekt, od razu zaczynam działać. Nieważne, czy jest rok przed wydarzeniem, czy miesiąc. Staram się zrobić najwięcej jak się da – znaleźć lokalizację, zamówić catering, umówić multimedia i złożyć z grafikiem projekty w takiej formie, na jaką pozwala mi aktualna sytuacja. Dlaczego to robię? Później po prostu pozostaje mi więcej czasu na rozwiązywanie sytuacji niespodziewanych i na przemyślenia związane z daną realizacją. Korzystam również ze sprawdzonych kontaktów i zaufanych kontrahentów. Z wieloma firmami przez lata uczyliśmy się siebie nawzajem, by minimalizować ryzyko nieporozumień i stresów dla obu stron z tym związanych. Uważam, że korzystanie z doświadczenia nabytego we współpracy z różnymi dostawcami to najważniejsza część pracy event managera, a nie, jak mogą pomyśleć niektórzy, pójście na skróty. Mam również jedną zasadę, której trzymam się całe zawodowe życie – nie palę za sobą mostów. Nawet jeśli nie korzystam już tak regularnie z usług danej firmy z różnych względów, pozostaję z nimi w dobrych relacjach. Lubię być zapamiętana jako rzetelny kontrahent, staram się zawsze zrozumieć drugą stronę i obiektywnie podchodzić do każdej sytuacji w relacjach z obecnymi czy byłymi dostawcami. To przede wszystkim pomaga mi znaleźć bezproblemowo pilne zastępstwo w przypadkach, gdy firma, z którą nawiązałam współpracę przy danym projekcie, wycofa się z realizacji. Tak samo w naszym wydawnictwie pracujemy z prelegentami – jeśli wydarzą się sytuacje losowe, najczęściej mamy kogo poprosić o pomoc i znaleźć eksperta, który z tą samą jakością poprowadzi panel w zastępstwie pierwotnie wybranej do tego osoby. Ważną częścią tego tematu w moim przypadku jest mój zespół i jego wsparcie. Muszę przyznać, że mam szczęście do ludzi, z którymi pracuję, i wiem, że w sytuacjach „bez wyjścia” mogę liczyć na ich pomoc. Zawsze wiedziałam, że praca to nie tylko jej wynik i satysfakcjonujący efekt, ale też relacje z ludźmi, rozmowy z nimi i wzajemne oparcie. Nigdy wzajemnie siebie nie pozostawiamy bez pomocy i niezależnie od okoliczności – zawsze możemy na siebie liczyć i oferujemy sobie wzajemną pomoc. Natalia Mrowińska szef działu organizacji konferencji Forum Media Polska Partner wydania: 9
z punktu widzenia naszego organizmu. Życie w ciągłej gotowości bojowej może spowodować wypalenie zawodowe czy doprowadzić do choroby zagrażającej zdrowiu, a nawet śmierci. Współcześnie – gdy na szczęście niewiele jest sytuacji zmuszających człowieka do walki o życie – wydawałoby się, że przeciążenie stresem nie powinno być problemem. Niestety, wiele osób traktuje codzienne życie jak pole walki – biorą na swoje barki takie wyzwania, którym nie sposób sprostać i to zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Przedłużający się stres w pracy może być przyczyną takich zmian, jak : ∞∞ wskaźniki psychologiczne: rozdrażnienie, podejrzliwość, wrogość, odczuwanie nieokreślonego lęku, ataki złości, apatia, przygnębienie, poczucie osamotnienia, trudności z podejmowaniem decyzji, zachwiane poczucie własnej wartości; ∞∞ wskaźniki behawioralne (zmiany w zachowaniu): zwiększona pobudliwość, tiki nerwowe, impulsywność działania, utrata apetytu lub uczucie ciągłego głodu, zaburzenia snu (bezsenność lub wzmożona senność), nagłe wybuchy gniewu lub płaczu, podatność na wypadki, nadużywanie alkoholu, nadmierne palenie, konfliktowość, brak satysfakcji z wykonywanej pracy, obniżona wydajność. JAK ZMINIMALIZOWAĆ STRES W PRACY? By obronić się przed stresem, warto rozdzielić radzenie sobie z nim na dwa aspekty: w pracy i poza nią. Co mogę zrobić, by zminimalizować stres w pracy? Przede wszystkim potrzeby, potrzeby i jeszcze raz potrzeby! Każdy z nas je ma, zaczynając od tych podstawowych fizjologicznych, a kończąc na potrzebach akceptacji uznania, wpływu etc. Każda z nich jest ważna dla naszego rozwoju i komfortu. Kluczowe w codziennej pracy event managera są dbałość o szczegóły oraz doprecyzowanie oczekiwań. Jak mamy się zaangażować i profesjonalnie wykonywać swoją pracę, kiedy nie znamy oczekiwań naszego klienta? Warto urealniać jego założenia i cele. Dlatego niezmiernie istotna jest komunikacja. Rozmawiając z ludźmi mającymi problemy w pracy, często spotykam się z brakiem komunikacji i konkretnych informacji. Zastanówmy się, jakie pytania możemy zadać klientowi oraz w jakim czasie możemy uzyskać odpowiedź. Co zrobić, kiedy tych odpowiedzi nie ma? Warto uzmysłowić sobie, że nie wszystkie sytuacje są od nas zależne i to nie my ponosimy całkowitą odpowiedzialność za ewentualne fiasko. AKCEPTACJA Ludzie lubią zaskakiwać! Praca event managera to przede wszystkim kontakt z ludźmi, a ludzie – jak wiadomo – bywają różni. Czasem ta sama osoba podczas jednego spotkania jest współpracująca, miła, „do rany przyłóż”, a następnego dnia potrafi być złośliwa i niezdecydowana. Warto wtedy odnosić się do faktów, ustaleń. Dlatego tak ważne są pierwsze spotkania. Przyjmij do wiadomości, że firma cateringowa może się spóźnić, oświetleniowiec zapomni jakiegoś ważnego elementu scenografii, a klient w ostatniej chwili zmodyfikuje listę gości, dodając do niej 100 osób. Takie życie i nic na to nie poradzisz. W kwestii organizacji pracy warto wspomagać się zdobyczami techniki, takimi jak aplikacje, kalendarze, systemy. Warto również skorzystać z check-listy – spisania od A do Z, co jest potrzebne do zorganizowania eventu, rozpisania ścieżki i harmonogramu. Warto też dbać o detale. Można także unikać ludzi, z którymi źle się pracuje, spóźniają się, zawodzą. Awarii nie unikniemy, ale zawsze możemy mieć plan B. ZADBAJ O RELAKS Poza pracą warto znaleźć coś tylko swojego, coś, co nas relaksuje. Dla niektórych to będzie sport, dla innych kino czy spotkania ze znajomymi. Poszukujmy przestrzeni, która pozwoli nam wypocząć, zarówno fizycznie, jak i psychicznie. Nie obawiajmy się odpuszczenia i nicnierobienia. Znajdźmy czas wyłącznie dla nas. Ważne, by zajęcia, którym się poświęcimy, sprawiały nam przyjemność, a przede wszystkim pozwalały na oderwanie się od pracy. Odetnijmy się od obowiązków zawodowych, pozwólmy ukoić się naszym myślom, po prostu relaksujmy się. Pamiętajmy, że nie musimy działać na pełnych obrotach przez cały czas. Mamy prawo do odpoczynku. Nie bójmy się tego. Nasz organizm podziękuje nam za te chwile błogości. Poświęćmy się w pełni momentom, które dają nam ukojenie. Zawsze warto być w pełni obecnym w tym, co się robi tu i teraz, nie pozwalając myślom odpływać w kierunku pracy. ANNA GRANIECZNA // psycholog, biolog Ma szerokie zainteresowania związane z funkcjonowaniem człowieka i jego zdrowiem. Ukończyła drugi stopień szkolenia TSR (terapii skoncentrowanej na rozwiązaniach). Obecnie poszerza swoje doświadczenie, praktykując w Pogotowiu „Niebieska Linia” dla osób uwikłanych w przemoc. Uwielbia pracę z ludźmi. Jej motto to „granie z klientem do jednej bramki”. Współpracuje z poradnią „Synergia”, gdzie przyjmuje swoich klientów. Swoją pracę poddaje regularnej superwizji. Prywatnie miłośniczka jazdy konnej i posiadaczka własnego konia. NAPISZ DO AUTORKI: annagranieczna@gmail.com Partner wydania: 10 OKIEM EKSPERTA
Kiedy podjęła Pani współpracę z branżą eventową? Odkąd pamiętam regularnie uczestniczyłam w rozmaitych wydarzeniach, zwłaszcza muzycznych. Odwiedzając różnego rodzaju festiwale czy eventy, zawsze byłam ciekawa ich strony produkcyjnej. W liceum zbiegło się to w czasie z planowaniem dalszej przyszłości, więc można powiedzieć, że moja współpraca z branżą eventową wiązała się po prostu z zainteresowaniami, a pracę podjęłam szybko, chcąc zdobyć doświadczenie i przekonać się, czy to aby na pewno mój świat. Wraz z rozpoczęciem studiów podjęłam pracę w firmie Targi w Krakowie, równolegle realizując się wolontariacko i obejmując stanowisko szefa działu promocji i marketingu Radia1.7, aktualnie funkcjonującego w strukturach Centrum Mediów AGH. Przez kolejne lata pracowałam jako project manager w Dziale Sprzedaży i Wynajmów Międzynarodowego Centrum Targowo- -Kongresowego EXPO Kraków, jednocześnie cyklicznie wspomagając Dział Sprzedaży i Współpracy Biznesowej Krakowskiego Biura Festiwalowego. Wszystko toczyło się wielotorowo, a łączenie tych aktywności dawało mi ogromną satysfakcję. Największą wynikającą z tego wartością było z pewnością poznanie wielu bardzo inspirujących osób, z którymi nadal mam przyjemność współpracować czy przyjaźnić się. Z perspektywy czasu najbardziej cieszy mnie to, że mogłam uczestniczyć w tak ważnym momencie dla kształtowania się krakowskiej branży spotkań. No właśnie, a jak wyglądał rozwój krakowskiej branży eventowej? Z mojej perspektywy przełomowym momentem był 2014 r., kiedy to w Krakowie pojawiły się trzy kluczowe obiekty: Międzynarodowe Centrum Targowo-Kongresowe EXPO Kraków, TAURON Arena Kraków – największa hala widowiskowo- -sportowa w Polsce – i Centrum Kongresowe ICE Kraków łączące biznes, kulturę i naukę. Było to ogromną zmianą dla miasta – krokiem milowym, ponieważ jedynym, czego nam brakowało, była tak profesjonalna infrastruktura, dostosowana do organizacji każdego rodzaju wydarzeń. Aktualnie właśnie te trzy obiekty odpowiadają na potrzeby zarówno polskich, jak i międzynarodowych organizatorów wydarzeń. Można w nich zrealizować eventy wszelkiego typu, a co najważniejsze – na najwyższym poziomie. Przed ich powstaniem bywało to problematyczne, organizatorzy wybierali inne destynacje, a ci, którzy zdecydowali się na realizację imprezy w Krakowie, musieli niejednokrotnie stawać na głowie, wykorzystując sale w nieprzystosowanych klubach, restauracjach czy muzeach, co dawało z pewnością zabłysnąć kreatywnością przedstawicielom świetnych krakowskich agencji eventowych (śmiech). I chociaż tzw. unique venues nadal są często wykorzystywane podczas rozmaitych eventów, w tym momencie, jako miasto, jesteśmy w stanie spełnić restrykcyjne oczekiwania najbardziej wymagających organizatorów imprez z całego świata. Natomiast Kraków jako destynacja broni się sam. Sama jestem zakochana w tym mieście, co zapewne da się odczuć, kiedy z pełnym przekonaniem powtarzam, że jest to miejsce idealne nie tylko do życia na co dzień, ale i dla turystów, również tych biznesowych. Oferta turystyczna Krakowa jest bardzo bogata, a magiczny, historyczny klimat przenika się z nowoczesnością widoczną pod postacią komfortowego transportu, niebanalnych atrakcji, szerokiej oferty eventowej (w Krakowie odbywa się od kilku do kilkunastu wydarzeń dziennie). Z mojej perspektywy to naprawdę wyjątkowe miasto. Kraków SIŁA BRANŻY SPOTKAŃ TO MĄDRA WSPÓŁPRACA // ROZMOWA Z WERONIKĄ WIRTEL, STARSZYM SPECJALISTĄ DS. SPRZEDAŻY I MARKETINGU W CENTRUM KONGRESOWYM ICE KRAKÓW. // Rozmawiała: Kinga Walczyk Partner wydania: 12 TWARZĄ W TWARZ
jest też najbardziej rozpoznawalną polską marką miejską – wyprzedza w rankingach stolicę, co potwierdza się podczas zagranicznych wyjazdów, kiedy w czasie spotkań słyszymy od naszych rozmówców, że o Warszawie, owszem, słyszeli, ale bardziej pod kątem historycznym, natomiast Kraków kojarzy im się z miejscem, które trzeba odwiedzić i poznać. W ich oczach jest takim turystycznym „must have” na liście niezbadanych jeszcze destynacji. Natomiast wracając do tematyki eventowej: jestem przekonana, że dzięki wspomnianym trzem obiektom możemy konkurować z najlepszą międzynarodową ofertą, chociaż pełne kalendarze krakowskich venues zawdzięczamy też na pewno samemu miastu – jego możliwościom, aurze otwartości i gościnności. Czyli inwestorzy wyczuli potencjał miasta. Dziwne, że tak późno… Myślę, że był to bardzo dobry moment i złożyło się na to kilka kwestii. Modernizacja lotniska, które zapewnia świetne połączenia, bardzo dobra komunikacja publiczna, atrakcyjna baza hotelowa... Ponadto Kraków od tych kilku lat jest w końcu bardzo czystym i na szczęście wciąż zielonym miastem. Myślę, że wszystkie te podstawowe warunki musiały być spełnione, żeby można było zrobić kolejny krok. W innym wypadku Kraków mógłby nie być aż tak atrakcyjną destynacją dla międzynarodowego grona turystów biznesowych. Wierzę, że inwestorzy celowo i świadomie wykorzystali ten moment. Wspomniała Pani o swoich zawodowych początkach, które wyglądają bardzo pozytywnie. Spotkała się Pani z dużą otwartością ze strony pracodawców. A czy pamięta Pani jakieś trudniejsze momenty, z którymi mierzyła się jako nowicjusz? Z całą pewnością było kilka takich sytuacji, jednak od zawsze starałam się interpretować trudniejsze momenty jako naukę, co pozostało ze mną do dzisiaj. Jeżeli coś nie idzie po mojej myśli, staram się to przeanalizować i spojrzeć na to z innej perspektywy, doszukując się pozytywów, które mogą wyniknąć z danej sytuacji. Najtrudniejszymi wyzwaniami były dla mnie pewnie kwestie wyborów – rezygnacja z danego miejsca pracy czy pewnych aktywności na rzecz kolejnych, nowych wyzwań. Miałam wiele szczęścia, spotykając wiele osób, które były na tyle otwarte i pewne swojej zawodowej pozycji, że nie obawiały się mi zaufać, powierzyć istotne obowiązki i mimo mojego młodego wieku uwierzyć w moje umiejętności i determinację. Bywały chwile, kiedy musiałam z czegoś zrezygnować na rzecz pracy, jak np. w przypadku współpracy ze studenckim radiem, które dało mi mnóstwo inspirujących i rozwijających doświadczeń i ściśle wiązało się z moimi zainteresowaniami. Właśnie takie wybory były dla mnie najtrudniejsze. Z całą pewnością równie ważnymi wyzwaniami były dla mnie pierwsze samodzielne projekty. Pierwszym z nich były międzynarodowe targi kawy i herbaty organizowane przez firmę z Nowego Jorku. Temat, chociaż przyjemny, wiązał się z duża logistyką. Targi organizowaliśmy w Warszawie, a więc nie we własnym, dobrze znanym obiekcie. Byłam wtedy odpowiedzialna za cały zespół projektowy i realizację wydarzenia, co z pewnością udowodniło mi, że jestem w stanie poradzić sobie w wymagającej i potencjalnie stresującej sytuacji, chociaż nie pamiętam już dokładnie, ile kosztowało mnie to mobilizacji i konieczności zaufania we własne możliwości. Analizując swoje początki z perspektywy czasu, mogę stwierdzić, że bywały momenty, które wymagały ode mnie dużo samodyscypliny, udało mi się jednak uniknąć kryzysowych sytuacji. Współpracę z branżą eventową podjęła Pani w bardzo młodym wieku, nie mając właściwie przygotowania zawodowego. Pomimo braku doświadczenia udało się Pani wykorzystać tę szansę i wspinać po kolejnych szczeblach kariery. Jakie kompetencje według Pani stoją za takim sukcesem? Czym powinni wykazywać się młodzi ludzie, którzy chcieliby osiągnąć sukces w branży? Uważam, że kluczowym aspektem jest poczucie odpowiedzialności. Bardzo istotna wydaje mi się również gotowość zaangażowania i chęć czy może gotowość do nieustającej nauki. Wstępując na swoją ścieżkę zawodową, nie miałam doświadczenia teoretycznego ani praktycznego, ale bardzo zależało mi na tym, żeby je zdobyć. W wykonywane zadania angażowałam się w pełni nie dla potencjalnej premii czy zdobycia kolejnego certyfikatu, ale dla samej siebie. Zależało mi na samorozwoju, podnoszeniu własnych kwalifikacji i kompetencji. Byłam gotowa poświęcić w tym celu swój czas i dać od siebie tyle, ile mogłam, oczekując w zamian tyle, ile potrzebowałam – w tamtym czasie zwłaszcza nowych umiejętności. A jak wygląda Pani historia w ICE Kraków? Z zamiłowania do kultury i pragmatycznych pobudek – wizji konieczności odbycia praktyk studenckich – w 2011 r. podjęłam współpracę z Krakowskim Biurem Festiwalowym, czyli instytucją, która aktualnie jest operatorem Centrum Kongresowego. Przez kilka lat poznawałam KBF, obsługując różnorodne wydarzenia, głównie opiekując się widownią podczas eventów, a więc ciesząc się bezpośrednim kontaktem z uczestnikami festiwali, koncertów, spotkań filmowych, literackich i lokalnych imprez. Kiedy zdobyłam doświadczenie w EXPO Kraków, a w ICE Kraków odbywało się coraz więcej wydarzeń o światowej randze, uznałam, że jestem gotowa na zmianę pracy i transfer pomiędzy tymi dwoma obiektami. W związku z tym, że znałam kulturę organizacyjną firmy i jej przychylność aktywnym osobom, najbardziej cieszył mnie fakt, że nie stracę kontaktu z dotychczasowym środowiskiem pracy, a właściwie tylko zmienię punkt ciężkości. Pewnie nie jest to oczywiste, ale największe krakowskie obiekty na co dzień ściśle ze sobą współpracują. Myślę, że właśnie to nas wyróżnia na tle innych miast. Oczywiście nie twierdzę, że w Krakowie nie ma miejsca na konkurencję Weronika Wirtel starszy specjalista ds. sprzedaży i marketingu w Centrum Kongresowym ICE Kraków, wiceprezes ds. komunikacji w stowarzyszeniu MPI Poland Chapter wwirtel@icekrakow.pl Partner wydania: 13
czy pozytywną rywalizację, zwłaszcza że częściowo nasze oferty się pokrywają, więc niejednokrotnie trafiają do nas ci sami klienci, jednak nie zmienia to faktu, że realizujemy wspólne projekty, wzajemnie się polecamy, a nasi klienci często rotują pomiędzy lokalizacjami. Razem gramy na Kraków jako destynację – co udało nam się nawet sformalizować, podpisując w ubiegłym roku klarowne porozumienie o współpracy. Dzięki temu, przechodząc do ICE Kraków, nie odczuwałam, że rozstaję się z EXPO, a największym dylematem była zmiana stanowiska i pytanie, czy pozostawienie realizacji imprez i skoncentrowanie się na sprzedaży nie będzie dla mnie ograniczeniem. Szybko okazało się, że pod Wawelem dzieje się tyle, że nie ma czasu na takie dywagacje i wszystkie obawy minęły. Nasza branża kojarzy Panią z wyróżnieniem, które otrzymała Pani w 2017 r. Mam tutaj na myśli „Odkrycie roku MPI Poland Chapter”. Czy ta nagroda wpłynęła znacząco na Pani życie zawodowe? Wyróżnienie, jak i sama nominacja przede wszystkim bardzo mnie zaskoczyły. Nagroda była dla mnie przemiłą formą potwierdzenia, że do tej pory udawało mi się podejmować słuszne decyzje i skutecznie realizować swoje plany. Chciałabym podkreślić, że nominację zawdzięczam wspaniałym osobom, których osiągnięcia zawodowe i wszechstronne umiejętności niezmiennie podziwiam. Rozmawiając po fakcie z kolegami i koleżankami z branży, którzy w ten sposób uhonorowali moje wysiłki, uświadomiłam sobie, że udało mi się zrealizować całkiem sporo ciekawych projektów. W momencie otrzymania nominacji byłam zobligowana do przelania na papier swoich osiągnięć i dotychczasowego doświadczenia, co nauczyło mnie również dzielić się z innymi swoimi osiągnięciami i było dla mnie przełomowe, jeżeli chodzi o postrzeganie własnych działań. Zrozumiałam, że jeżeli robimy coś wartościowego, zgodnego z naszymi przekonaniami, to warto komunikować to szerzej, nie tylko w najbliższym gronie, chociażby po to, żeby mogli do nas dołączyć inni aktywiści chcący się zainspirować czy zainicjować kolejne pozytywne działania. Oczywiście nagroda dodała mi też wiary w swoje możliwości. Nie była to dla mnie tylko chwila podczas uroczystej gali, otrzymanie statuetki i oklasków. W parze z takim wyróżnieniem kroczyło mnóstwo przemyśleń, rozmów, nowych znajomości i w końcu możliwość dołączenia do MPI i odkrycia stowarzyszenia. Wcześniej nie wiedziałam zbyt wiele o jego działalności, a aktualnie mogę być częścią zarządu MPI Poland Chapter, co również jest dla mnie bardzo cennym doświadczeniem – dzięki temu mam szansę współtworzyć i realizować wartościowe inicjatywy poświęcone naszej branży. Wspomniała Pani, że miała niepełną wiedzę o stowarzyszeniu MPI. Myślę, że nasi czytelnicy mają podobnie. Proszę w takim razie przybliżyć im profil działania tego stowarzyszenia. Meeting Professionals International (MPI) jest największym światowym stowarzyszeniem branży spotkań i wydarzeń, działającym już 47 lat. Skoncentrowane na edukacji branży i budowaniu globalnej sieci kontaktów łączy społeczność blisko 60 000 profesjonalistów branży MICE, mając aktualnie ponad 75 oddziałów i klubów w 70 krajach. Zgodnie ze swoim mottem: „Kiedy się spotykamy, zmieniamy świat” MPI rokrocznie organizuje innowacyjne wydarzenia, w tym dwa sztandarowe – WEC (World Education Congress) i EMEC (European Meetings and Events Conference). Rozmach stowarzyszenia i imponująca liczba członków wskazują na jego rangę, a zarazem wydają się czymś nieosiągalnym, natomiast polski oddział, jakim jest MPI Poland Chapter, to nasze rodzime podwórko, a więc lokalne pole do popisu. Aktualnie zrzeszamy ok. 50 stałych członków. Cały czas staramy się pozyskiwać nowych profesjonalistów, ale też studentów, którzy chcą aktywnie działać w branży spotkań i eventów. Zawsze podkreślamy, że członkostwo niesie za sobą profity, jednak dotyczy to członków, którzy są aktywni. Stowarzyszenie kładzie silny nacisk na edukację – warsztaty i szkolenia organizowane z myślą o tej branży. Niedawno z sukcesem zakończyliśmy realizację drugiego cyklu warsztatów pod hasłem „Meeting Professional Exellence Classes”, odbywających się w różnych polskich miastach. Chociaż Warszawa i Kraków ponownie cieszyły się największą frekwencją, do współpracy zaprosiliśmy także takie miasta, jak Gdańsk, Poznań, Wrocław, Łódź czy Lublin, chcąc aktywizować branżę w całym kraju. Globalny MPI natomiast oferuje dostęp do wielu międzynarodowych materiałów edukacyjnych w różnych formach, z których mogą na bieżąco korzystać nasi członkowie, a także bazę kontaktów do członków pracujących niemal dosłownie na całym świecie – możliwości edukacji, networkingu i wymiany kontaktów jest więc od groma. Członkostwo w stowarzyszeniu mogę zarekomendować zwłaszcza osobom, które chciałyby się zaktywizować, skorzystać z możliwości efektywnej współpracy i poszerzyć branżową wiedzę. Jakie ma Pani plany zawodowe na najbliższe lata? W tym momencie chciałabym odwdzięczyć się efektywną pracą za niedawny awans w ICE Kraków. Oczywiście pozostaję otwarta na nowe możliwości – z doświadczenia wiem, że ludzie potrafiący dostrzec nasz potencjał jeszcze przed nami samymi są niekiedy bardzo blisko i tylko czekają, żeby wskazać nam nową drogę w odpowiednim momencie. Chciałabym również kontynuować współpracę przy projektach non profit, które – poza zasadniczymi kwestiami – stanowią obszar przybliżający wartościowe osoby pełne zapału i pasji. Myślę, że główne założenie tego planu to poszerzanie horyzontów. Największe krakowskie obiekty na co dzień ściśle ze sobą współpracują. Myślę, że właśnie to nas wyróżnia na tle innych miast. Oczywiście nie twierdzę, że w Krakowie nie ma miejsca na konkurencję czy pozytywną rywalizację, zwłaszcza że częściowo nasze oferty się pokrywają, więc niejednokrotnie trafiają do nas ci sami klienci, jednak nie zmienia to faktu, że realizujemy wspólne projekty, wzajemnie się polecamy, a nasi klienci często rotują pomiędzy lokalizacjami. 14 TWARZĄ W TWARZ
Klub Mila Zegrzynek znajduje się nad brzegiem Jeziora Zegrzyńskiego w otoczeniu leśnego rezerwatu „Wieliszewskie Łęgi”. Na jakie atrakcje przyrody mogą liczyć Państwa goście? Klub Mila Zegrzynek zlokalizowany jest zaledwie 35 km od Warszawy. Dojazd zajmuje ok. 45 minut, a ostatnim odcinkiem drogi jest Wąwóz Szaniawskiego, który jest „bramą wjazdową” do rezerwatu leśnego „Wieliszewskie Łęgi”. Na zboczu wąwozu zwraca uwagę naturalny drzewostan, a zwłaszcza pomniki przyrody: okazałe dęby szypułkowe i sosny zwyczajne. Na terenie parku przy pozostałościach po dworze Szaniawskich wyróżniają się trzypienny klon oraz kasztanowiec. Nazwa rezerwatu związana jest z osobą sławnego pisarza i dramaturga Jerzego Szaniawskiego, który urodził się w tym miejscu i spędził tu wiele lat swego życia. Jego rodzinny dom – dwór stojący nad brzegiem Narwi, a później Jeziora Zegrzyńskiego – spłonął siedem lat po śmierci pisarza. Zniszczone zostały wtedy pamiątki, takie jak rękopisy (w tym niepublikowane dramaty), bogata biblioteka, rzeczy osobiste. Dziś czytelne są tylko fundamenty budynku z szerokimi schodami. Miejsce jest bardzo urokliwe i klimatyczne. Form spędzania czasu jest dużo, ale do najpopularniejszych należą: spacerowanie, bieganie, jeżdżenie na rowerze, no i oczywiście sporty wodne. Myślę, że wszyscy miłośnicy natury i aktywnego spędzania czasu docenią to miejsce. A jak prezentuje się otoczenie Klubu Mila Kamień? Nasz drugi obiekt, czyli Klub Mila Kamień, zlokalizowany nad jeziorem Bełdany w miejscowości Kamień, między Rucianem-Nidą i Mikołajkami, na Mazurach. To pełen uroku sezonowy ośrodek wypoczynkowo-rekreacyjny, usytuowany z dala od miejskiego zgiełku, w otoczeniu lasów i jezior. Nowoczesna infrastruktura, marynistyczne wnętrza, wspaniałe widoki oraz ogromny teren zieleni i duża baza noclegowa czynią to miejsce wyjątkowym. Specjalizujecie się Państwo w eventach plenerowych i to nie tylko tych wiosenno-letnich. Proszę powiedzieć, z jakich możliwości mogą skorzystać Państwa goście w okresie jesiennym? Tak jak Pani powiedziała, specjalnością Klubu Mila Zegrzynek oraz Klubu Mila Kamień są eventy w plenerze. Nasze tereny zieleni z pięknie zaaranżowanymi nasadzeniami, linią brzegową, widokiem na marinę i jezioro oraz pełną infrastrukturą są idealnymi miejscami na różnego rodzaju wydarzenia – szczególnie te na świeżym powietrzu. Najczęściej w jednej z sal konferencyjnych odbywają się szkolenia albo warsztaty, a następnie organizowane są aktywności na terenie zewnętrznym, np. team building. Na wodzie natomiast organizujemy przejażdżki motorówką i rejsy. Lokalizacja, dostęp do wody oraz flota jednostek pływających pozwalają na organizację czegoś zupełnie nieoczekiwanego, czyli regat żeglarskich. Regaty te świetnie wzmacniają relacje biznesowe, jak również bardzo skutecznie integrują grupę. Nasz partner, czyli Akademia Kusznierewicza, zawiaduje naszymi przystaniami oraz flotą, jakie znajdują się w Klubie Mila Zegrzynek oraz w Klubie Mila Kamień. W obu Klubach Mila są miejsca na ogniska, które doskonale sprawdzają się o każdej porze roku, a szczególnie w jesienne wieczory, podczas których można ogrzać się przy ogniu, do tego muzyka na żywo i smaczna kuchnia. Czy trzeba jeszcze czegoś więcej? Raczej nie. (śmiech) Czy tworzycie Państwo scenariusze wydarzeń? Jak najbardziej, ale oczywiście wszystko zależy od tego, czy współpracujemy z agencją eventową, czy bezpośrednio z klientem. Jeśli z agencją, to najczęściej szczegółowy plan wydarzenia układa osoba z ramienia organizatora. Jeśli współpracujemy bezpośrednio z klientem, to nasz dedykowany key account manager, który kompleksowo zajmuje się organizacją eventu, może stworzyć taki scenariusz. Pracę naszego zespołu można porównać do pracy internisty, który holistycznie podchodzi do swojego pacjenta. (śmiech) Do każdego zapytania podchodzimy indywidualnie oraz z ogromnym JESIENNY EVENT Z ŻAGLAMI W TLE // ROZMOWA Z MAGDALENĄ FRĄCZKIEWICZ, KIEROWNIKIEM SPRZEDAŻY W PLATAN HOTELS & RESORTS. // Rozmawiała: Kinga Walczyk promocja 16 TWARZĄ W TWARZ
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==