Partner wydania: i wprowadzanie treści trwa do kilku dni roboczych w przypadku wersji hostowanej lub do 3 tygodni w opcji dedykowanej. Okres może się wydłużyć, jeśli layout aplikacji lub jej funkcje będą dostosowywane pod Twoje indywidualne potrzeby. Wiąże się to ze zmianami w kodzie głównym aplikacji oraz w wersjach iOS i Android, więc podlega indywidualnej wycenie. 6. Jaki jest charakter mojego wydarzenia i oczekiwania uczestnika względem aplikacji? Powinieneś uwzględnić charakter wydarzenia przy doborze aplikacji. Zwróć uwagę na doświadczenie danego dostawcy w Twojej branży i możliwość dostosowania wyglądu oraz funkcji aplikacji do specyfiki eventu. Nie zapomnij dopytać, czy możesz z łatwością ograniczyć lub rozszerzyć listę menu oraz dostosować nazwy zakładek. Wybrane narzędzie eventowe musi korespondować z identyfikacją Twojego wydarzenia oraz przyjętą komunikacją. Nietrudno sobie wyobrazić, że aplikacja na potrzeby konferencji medycznej będzie się różnić od tej przygotowanej dla festiwalu filmowego. Powinieneś zatem skupić się na potencjalnych potrzebach uczestnika. Na przykład na konferencji naukowej nie powinno zabraknąć abstraktów omawianych prac, a na festiwalu filmowym możliwości stworzenia własnego planu projekcji. Jeśli przyda się rada, możesz się zwrócić do przedstawiciela dostawcy i poprosić o sugestie. Na pewno chętnie podzieli się z Tobą swoją wiedzą w oparciu o poprzednie realizacje. 7. Jakie są potrzeby zespołu eventowego i/ /lub organizatora? To niezmiernie ważny aspekt. Zbierz sugestie od Twojego zespołu oraz głównego organizatora. W przypadku pierwszego wdrożenia aplikacji zapewne pojawi się sporo pomysłów na usprawnienie zarządzania wydarzeniem i komunikacji z publicznością. Jeżeli zmieniasz dostawcę, lista nowych potrzeb będzie krótsza, ale zmierzysz się z konkretnymi prośbami o zmianę funkcjonowania lub dodanie jakiejś funkcjonalności w panelu administracyjnym. Pamiętaj, że celem zawsze powinno być usprawnienie pracy zespołu i ułatwienie zarządzania sytuacjami kryzysowymi. Drugą kwestią, jaką powinieneś wziąć pod uwagę, są oczekiwania głównego organizatora. Może on mieć inne cele niż Twój zespół eventowy. Często jest to chęć zebrania rzetelnych danych dotyczących preferencji uczestników lub możliwość nawiązywania nowych relacji biznesowych podczas wydarzenia. Te wymagania bardzo często się różnią i warto zasięgnąć wszystkich opinii przed rozpoczęciem rozmów z potencjalnym dostawcą aplikacji. Unikniesz dzięki temu rozczarowania zakupem. 8. Jakie są moje wymagania względem wsparcia technicznego? Pamiętaj, że oprócz produktu wybierasz partnera do współpracy. Zastanów się, jakiego rodzaju wsparcie jest Ci potrzebne, abyś czuł się komfortowo, a projekt zakończył się sukcesem. Najlepiej, gdy panel administracyjny jest bardzo intuicyjny. By uniknąć problemów z wprowadzaniem treści czy ustawieniami, zapytaj, czy dany dostawca zapewnia szkolenie wstępne, instrukcje online i konsultacje z dedykowanym asystentem. Stawiaj na prostotę. Przyda się to, jeśli ktoś z zespołu eventowego z przyczyn losowych przejmie proces tworzenia aplikacji już w trakcie jego trwania. Możesz też poprosić o wsparcie na miejscu w godzinach trwania wydarzenia. Większość firm ma to w ofercie jako dodatkowo płatną opcję. 9. Na jakie inne regulacje w mojej firmie muszę zwrócić uwagę? Tutaj opcji restrykcji wewnętrznych może być sporo. Takie regulacje związane są z kwestiami prawnymi, zakazem konkurencji lub ogólnie przyjętymi zasadami doboru firm partnerskich. Najczęściej są to wymagania względem ochrony i bezpieczeństwa danych, formy dostępu do treści aplikacji, zakazu konkurencji czy formy płatności wymaganej przez dostawcę. Jeżeli coś budzi Twoją wątpliwość, skonsultuj wybraną ofertę w odpowiednim dziale swojej organizacji. 10. Jaki jest mój budżet na aplikację i czy wiąże się to z zakupem dodatkowego sprzętu? Oczywiście za głównym ograniczeniem wyboru stoi najczęściej cena. Dopytaj o wszelkie dodatkowe koszty i poproś o ostateczną kwotę uwzględniającą sam produkt, dedykowane zmiany, wsparcie techniczne czy szkolenie. Musisz też ustalić, czy któraś z wybranych funkcji nie wymaga zakupu innego sprzętu poza aplikacją. Na przykład – przy mapach interaktywnych z nawigacją będziesz potrzebować beaconów (małe nadajniki komunikujące się ze smartfonem). Jeżeli Twoje centrum konferencyjne ich nie zapewnia, konieczne będzie ich nabycie lub wynajem. Nie bój się pytać. Przedstawiciel dostawcy usługi powinien poinformować Cię o końcowym budżecie i stworzyć przejrzystą ofertę. Jak przy każdej decyzji zakupowej jednym z najważniejszych kryteriów są Twoje możliwości budżetowe. Nie zapomnij jednak o swoich głównych celach i potrzebach, bo to nie cena decyduje o satysfakcji z zakupu. Po ustaleniu typu aplikacji, listy funkcji, przydatnych narzędzi, formy wsparcia technicznego i priorytetów stwórz własny kwestionariusz ewaluacyjny dla potencjalnych dostawców. Zbierz za jego pomocą kilka ofert i wybierz tę najbardziej dopasowaną. Nie zapomnij także o przetestowaniu samego narzędzia. Możesz poprosić o dostęp do poprzednio zrealizowanej aplikacji lub do jej wersji demo. Koniecznie przetestuj zarówno panel administratora na komputerze, jak i działanie aplikacji z poziomu uczestnika na smartfonie. Pozwoli Ci to zupełnie obiektywnie wybrać najlepsze rozwiązanie, gdzie stosunek ceny do jakości jest korzystny. Kasia Gruszka // head of international sales & copywriter w Meeting Application W branży eventowej i sprzedażowej od ponad 7 lat. Ma doświadczenie we wdrażaniu aplikacji w dużych i małych firmach na całym świecie. Szeroka wiedza z zakresu technologii i organizacji wydarzeń pozwala jej efektywnie współpracować z przedstawicielami różnych branż od farmacji po festiwale filmowe. 51
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==