Partner wydania: bardzo ważne są konsekwencja i ustalenie konkretnych wymagań od samego początku współpracy. O jak organizacja pracy z prelegentem Event manager to człowiek orkiestra, ale wiemy też, że samemu nic nie zrobimy na 100%. Dlatego najlepszą praktyką jest oddelegowanie osoby z zespołu do obsługi prelegentów, która powinna: • Być w stałym kontakcie z prelegentami – pamiętajmy, że od momentu uzyskania porozumienia w kwestii wystąpienia do naszego wydarzenia mija wiele czasu. Warto pozostać w kontakcie z prelegentami, bo wiele rzeczy po drodze może się zmienić. • Podpisać umowę. Zdarza się, że prelegenci potrafią odwołać swoje wystąpienie na kilka dni lub tygodni przed eventem. Jeżeli prelegent pojawia się w agendzie, na stronie internetowej i uczestnicy na niego czekają, to powinien czuć odpowiedzialność za to zadanie. W przypadku zdarzeń losowych poprośmy o zastępstwo. • Stworzyć szablon do wypełnienia dla każdego prelegenta. Tabela taka powinna zawierać informacje zarówno organizacyjne (godzina i data przyjazdu, ewentualny nocleg, miejsce odbioru – jeżeli potrzeba – rozliczenie za przejazd – w jaki sposób), jak i dotyczące samej prezentacji: temat, czas wystąpienia, kolejność, godzina wystąpienia, potrzebne zaopatrzenie techniczne (mikrofon przewodowy, bezprzewodowy, kable, komputer, rzutnik, krzesełka, stoliki, woda gazowana czy niegazowana, pilot, kartki, flamastry, dodatkowe miejsce na scenie), czy jest potrzebny internet do prezentacji, czy wystąpienie zawiera filmy. Taka tabelka przybliża nasze wyobrażenie do oczekiwań prelegentów. Pamiętajmy, że sprawna komunikacja to podstawa. • Przygotować tabelkę informacyjną o evencie. Powinniśmy dostarczyć prelegentom następujące informacje: wielkość sali, ustawienie, liczba osób, branża, przed którą przemawiają, forma wystąpienia (prelekcja, panel, dyskusja, wywiad, szkolenie, wykład na uczelni, warsztat), liczba referentów w ciągu całego wydarzenia, przed kim i po kim występują, kiedy jest przerwa obiadowa, w jakich godzinach odbywa się event, ile trwa prezentacja, na ile przed wydarzeniem powinni pojawić się na miejscu. • Dogadać się w kwestii prezentacji, czy może być przesłana uczestnikom. Często zdarza się też tak, że prelegent zamieszcza prezentacje na swoich kanałach. Ustalmy, kiedy to może zrobić, albo czy chcemy, by najpierw była ona zamieszczona na naszym blogu czy stronie. Tego typu niuanse są bardzo ważne, a mogą zaburzyć organizację. • Uprzedzić, jeżeli nagrywamy filmik, robimy relację zdjęciową, streaming na żywo. Często nie godzą się na tego typu rozwiązanie. Nie chcą, by im przeszkadzać, by przygotowany materiał był dystrybuowany na zewnątrz bądź z innych powodów nie zgadzają się na nagrywanie. • Uzgodnić, że to my przedstawimy prelegenta, więc nie musi opowiadać o sobie podczas prezentacji. To zajmuje czas, a większość widowni wie, na czyj wykład przychodzi, więc zbędne jest powtórne opowiadanie o sobie na scenie. • Zapewnić dodatkowego kierowcę podczas wydarzenia. Wiele razy zdarzają się wypadki losowe i trzeba szybko podjechać po prelegenta, który gdzieś utknął. • Pokazywać czas do zakończenia prezentacji. Oczywiście, że każdy organizator marzy o ekranach skierowanych w stronę prelegenta, wyświetlających czas do końca prezentacji, ale nie zawsze jest to możliwe technicznie. Dlatego powinniśmy mieć osobę, która zostanie przedstawiona wcześniej prelegentom, która będzie informowała o czasie. Oczywiście powinna ona siedzieć w pierwszym rzędzie i informować 10 i 5 minut przed zakończeniem prezentacji, by prelegent mógł na bieżąco modyfikować prezentację i wybrać najważniejsze rzeczy. Moja praktyka, którą stosuję, to zapoznanie prelegentów ze sobą, po to, by mogli omówić szczegóły wystąpień, jeśli dotyczą jednej dziedziny. Warto zwrócić uwagę na to, że uczestnicy nie lubią powielających się treści. Dobrze poprosić również prelegentów, by byli na prezentacjach innych. Wtedy mogą reagować na bieżąco, by nie było powtórzeń. W znaczny sposób podnosi to jakość wydarzenia. Jest to też dodatkowa wartość dla samego prelegenta. R jak rozliczenia z prelegentem Rozliczenia z prelegentami to chyba najbardziej kontrowersyjny temat, o którym nie mówi się często na głos. // Zanim zajmiemy się poszukiwaniami prelegentów, zastanówmy się, czy dobrze wiemy, jaki jest cel wydarzenia i jaką wiedzę oraz w jakiej formie chcemy przekazać uczestnikom. Tworząc program, powinniśmy mieć spójny, konkretny plan. // 36 know-how organizatora
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==