Partner wydania: S jak selekcja prelegentów Kolejny krok to selekcja, proces podobny do poszukiwania pracowników. Na początku warto zadać sobie serię pytań, które pomogą w poszukiwaniach: jakich prezentacji szukamy? Jakich prelegentów? Jaki to ma być rodzaj prezentacji? Ile ma trwać? Czy ma być bardziej warsztatowa, czy będzie to typowy wykład? Dowiedzieliśmy się już, jacy są prelegenci, poznaliśmy ich standardy zachowań, wiemy, czego chcemy. Poniżej kilka zasad, które ułatwią selekcję: • Jeżeli pragniemy, aby pojawiły się u nas gwiazdy największego formatu, to nie liczmy, że gdy odezwiemy się do nich na tydzień przed wydarzeniem, znajdą wolne terminy. Ekspertów z najwyższej półki pozyskujemy kilka miesięcy wcześniej. • Przede wszystkim powinniśmy zwrócić uwagę na doświadczenie praktyczne w dziedzinie, którą zajmuje się prelegent, i umiejętności wystąpień publicznych. Zdarza się, że ktoś ma ogromną wiedzę na dany temat, ale nie radzi sobie z przemówieniami. • Dobra prezentacja powinna być konkretna, przepełniona „mięsem”, ale przede wszystkim dopasowana do publiczności i naszych celów. Jeżeli chcemy zainspirować uczestników, to prelegent musi być charyzmatyczny i powinien zmotywować ludzi. Jeżeli chcemy, by prezentacja była merytoryczna, powinniśmy zaprosić praktyka, który poprowadzi wystąpienie doradcze, wręcz poradnikowe. Jeżeli ma to być dyskusja o trendach i przyszłości dobierzmy prelegentów, którzy potrafią myśleć przyszłościowo i bardziej strategicznie. W jak wybór odpowiednich prelegentów Istnieje też wiele agencji pośredniczących w dobieraniu ekspertów, ale musimy zdawać sobie sprawę z konieczności zapłacenia prowizji. Jeśli chodzi o gwiazdy czy artystów, impresariaty, menedżerowie i agencje pośredniczące to standard. Na rynkach biznesowych jest to ciągle świeży temat. Takie firmy powstały w ostatnich latach. Decydując się na wybór samemu, musimy zrobić solidne rozeznanie rynku. Najlepszy sposób na weryfikację wystąpienia danego prelegenta to po prostu obserwacja na żywo. Żadna opinia nie jest w tym wypadku lepsza od autopsji. O źle dobranych mówcach nikt z organizatorów nie powie na forum, ponieważ słaby prelegent = słabe wydarzenie. Ale nie oznacza to, że w kuluarach nie dowiemy się wartościowych informacji na temat wystąpień. Warto spytać innych organizatorów, jak im się współpracowało z danym prelegentem. Warto też skorzystać z monitoringu internetu i przejrzeć wszystkie informacje o prelegencie. Być może okaże się, że w sieci nie ma zbyt pochlebnej opinii bądź niedawno zaliczył wpadkę w branży, która może zaszkodzić naszemu wizerunkowi. Sprawdzenie historii pomoże nam też zweryfikować, czy dany prelegent jest w stanie wypowiedzieć się na wybrany przez nas temat. N jak negocjacje z prelegentem Znaleźliśmy już idealnego prelegenta do naszego wydarzenia. Tylko jak się z nim skontaktować, jeśli nie mamy jeszcze nawiązanej żadnej relacji? Dobrą praktyką jest spytanie znajomych, czy mają kontakt do danej osoby. Skorzystanie z ich rekomendacji na wstępie będzie dobrą kartą przetargową. W końcu występujący również chce wiedzieć, jaka jest opinia na temat konkretnego wydarzenia i jego organizatorów. Bardzo oryginalne i modne jest skorzystanie z kreatywnych i niestandardowych form zaproszeń, np. poprzez filmik. Publiczny post w social mediach lub przesłanie listu to bardzo zaskakujące rozwiązanie. Pamiętajmy jednak o tym, że musi być przygotowane wcześniej, by prelegent miał wolne terminy. Czym dodatkowo możemy zachęcić prelegenta? Jeśli nie mamy zbyt wiele rozwiązań finansowych, możemy zaproponować inne korzyści. • Pokazać prelegentowi, czym się wyróżniamy na tle innych, licznych wydarzeń w naszej branży. • Powiedzieć (jeśli mamy to ustalone), z kim będzie występował podczas naszego wydarzenia. • Dowiedzieć się jak najwięcej o prelegencie i zabłysnąć tymi informacjami przy kontaktowaniu się. Prelegent, widząc, że postaraliśmy się wcześniej dowiedzieć coś na jego temat, na pewno doceni ten fakt. • Zaproponować atrakcje przygotowane specjalnie dla niego. Pamiętajmy o zasadzie WIN – WIN – nie stawiajmy prelegenta w roli celebryty, a siebie na przegranej pozycji. Jesteśmy partnerami, którzy mają obopólnie wynieść z eventu korzyści. Oboje mamy do wykonania konkretną pracę. Dlatego 35
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==