Partner wydania: reklama Najcichsze wydarzenia w Polsce Silent Sound ul. Górczewska 53 01-401 Warszawa tel. +48 697 548 978 e-mail: biuro@silent-sound.pl Doświadczony event manager wie, że okres jesienny od zawsze stanowi najbardziej gorący czas przemysłu spotkań. Wiele branż decyduje się wtedy na organizację swoich wydarzeń, co wiąże się z długotrwałym procesem przygotowań i podejmowaniem nowych wyzwań. Warto więc dowiedzieć się, od czego zacząć, by zorganizować nie tylko rentowną, ale i atrakcyjną dla uczestników konferencję. Redakcja „Event Management Polska” przygotowała dla Was kompletną instrukcję planowania eventu. Zapoznajcie się z poradami, weźcie nożyczki, długopis i odhaczajcie poszczególne punkty z listy. Z nami nie zapomnicie o żadnym z elementów. 1. Określ temat i cel eventu To absolutna podstawa. Zaczynając organizację eventu, należy wiedzieć, czego ma dotyczyć nasze wydarzenie. W jasny sposób starajmy się określić, co jest jego motywem przewodnim i z jaką branżą będzie on związany. Postarajmy się również scharakteryzować nasz cel. Zależy nam na integracji pracowników? Chcemy wypromować dany produkt bądź usługę? A może naszą intencją jest poszerzenie sieci kontaktów, które zaowocują korzyściami finansowymi? 2. Zaplanuj budżet Gdy już mowa o pieniądzach… Warto sprecyzować, jaką kwotę możemy przeznaczyć na projektowanie naszego wydarzenia. Bardzo często zdarza się, że organizatorom dopiero po evencie zwraca się zainwestowana w niego kwota. Co jest do opłacenia? Lista jest długa. Wynajem lokalizacji, prelegenci, dodatkowe atrakcje, catering, materiały promocyjne. Konieczne jest również pozostawienie sobie odpowiedniej rezerwy na wypadek nagłych wydatków i sytuacji kryzysowych. Będziemy się wtedy czuli spokojniej. 3. Scharakteryzuj grupę docelową Do kogo chcemy dotrzeć z naszym wydarzeniem? Pomyślmy, czy są to osoby prywatne – konsumenci, Tekst: Maria Ledeman // Kto może być zainteresowany pokazaniem swoich produktów na evencie? Zróbmy odpowiedni research przedstawicieli z branży. Zaproszone firmy mogą stać się nie tylko naszymi partnerami biznesowymi, ale i medialnymi. Nawiązanie kontaktu z topowymi markami może sprawić, że nabędziemy nowych sponsorów, a o naszym wydarzeniu zrobi się głośno. // 27
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==