Partner wydania: w niekonwencjonalny sposób może wzbudzić zainteresowanie. Oczywiście musisz pamiętać o tym, aby materiał był zgodny z prawem autorskim. A kto powinien kontaktować się z mediami? Czy wszyscy zaangażowani w organizację wydarzenia, czy raczej należy wyznaczyć jedną, kompetentną osobę? Najlepiej, jeśli wyznaczysz jedną osobę do kontaktów z mediami. Unikniesz niepotrzebnego stresu i chaosu, jeśli zdarzy się sytuacja kryzysowa, o co nie jest trudno podczas eventu. Poza tym, jeśli masz wyznaczoną osobę do kontaktu z mediami, możesz być pewien, że zadba o wszystko, czego potrzebują przedstawiciele mediów. Pamiętaj, że w komunikacji z dziennikarzami ważne są relacje i odpowiadanie na ich potrzeby. Warto też pomyśleć o przygotowaniu specjalnej strefy dla mediów, gdzie dziennikarze będą mogli nie tylko się poznać i porozmawiać, ale i mieć miejsce do pracy. Kompetentna osoba, którą wyznaczyłeś do komunikowania się z mediami, powinna być zawsze przygotowana i gotowa do odpowiedzi na pytania ze strony mediów. Szybka reakcja to jeden z elementów sukcesu, np. przygotowanie wywiadu z ekspertami przed wydarzeniem albo podczas niego. Przekazywane przez tę osobę komunikaty dotyczące eventu powinny być rzetelne, inspirujące, pomocne, miłe, zachęcające do publikacji zebranych materiałów. Istotne jest również, w jaki sposób budowany jest content wydarzenia w mediach społecznościowych. Należy pamiętać, że dziennikarz nie tylko otrzymuje informacje, ale sam poszukuje atrakcyjnych treści. Jeśli Twoje wydarzenie, event, konferencja są inspirujące, ciekawe, czyli odpowiednio rekomendowane i promowane w mediach, to jest prawie pewne, że osoby zainteresowane daną branżą, piszące o niej zauważą Twoje wydarzenie. Dzisiaj ważna jest cała komunikacja związana z wydarzeniem, które promujesz. Na jego sukces medialny ma wpływ cały content. Masz do dyspozycji różne narzędzia i kanały komunikacji, musisz tylko właściwie z nich korzystać. Informacja prasowa to niejedyne źródło komunikacji z mediami, choć wciąż stanowi jej bardzo ważny element. Jeszcze raz przypomnijmy, że najistotniejsze jest to, czego oczekują nasi odbiorcy, w tym wypadku dziennikarze. Dziś już nikt nie czyta długich komunikatów prasowych, informacja misi zawierać wszystkie ważne elementy i być inspiracją do podjęcia działania. Jeśli w niebanalny sposób podasz samą esencję wydarzenia, osiągnięcie Twojego celu jest zdecydowanie bardziej prawdopodobne. Przedstawiciele zaproszonych mediów napiszą o evencie przed jego rozpoczęciem, przyjdą na wydarzenie i przygotują relację po jego zakończeniu. Pamiętaj, żeby wyposażyć ich we właściwy press kit – teczkę prasową z szerszymi materiałami informacyjnymi dotyczącymi wydarzenia. Jesteś już w zasadzie pewien, że wszystkie kroki potrzebne do zainteresowania dziennikarzy swoim wydarzeniem poczyniłeś. Warto jednak sprawdzić, czy faktycznie jest tak w rzeczywistości. Przygotuj sobie tzw. check list i sprawdź czy udało Ci się odpowiedzieć na poniższe pytania. Co powinna zawierać Twoja check lista? Pytania: 1. Czy mam przygotowaną listę mediów? 2. Czy komunikat przeze mnie przygotowany jest interesujący? 3. Czy jest na tyle atrakcyjny, że mnie by zainteresował? 4. Czy nie jest zbyt długi? 5. Czy materiały, zdjęcia, pliki dźwiękowe, wideo są przygotowane w odpowiednich formatach? 6. Czy jest jakiś „smaczek”, który przyciągnie uwagę dziennikarza? 7. Czy jestem merytorycznie przygotowany do ewentualnego wywiadu/ /odpowiedzi na niespodziewane pytania dziennikarza? 8. Czy jestem w stanie szybko i profesjonalnie zorganizować wywiad z ekspertem/prelegentem, jeśli dziennikarz mnie o to poprosi? 9. Czy jestem gotów do szybkiej reakcji, np. dosłania materiałów potrzebnych redakcji? 10. Czy mam komplet praw autorskich (zdjęcia, teksty eksperckie itp.)? 11. Czy osoby, z którymi organizuję wydarzenia, są poinformowane, kogo wyznaczyłem do kontaktów z mediami w przypadku sytuacji kryzysowej? Jeśli zrobiłeś wszystko, co masz na liście, możesz być prawie pewien, że o Twoim evencie już niedługo będzie głośno, uczestnicy będą wspominać go jeszcze długo, natomiast zaproszone media napiszą o Twoim wydarzeniu. Bardzo dobrze przygotowane materiały i właściwe odpowiedzi na zapotrzebowanie mediów to sukces Twojej komunikacji z dziennikarzami. Katarzyna Radziejewska // Ekspertka PR, mediator, CEO w PULS PR. Pomaga w budowaniu wizerunku marki i kontaktach z mediami. Współpracuje z branżą kosmetyczną, medyczną i literacką. // Dziennikarz to osoba, która dziennie otrzymuje kilkadziesiąt, jeśli nie więcej, różnego rodzaju informacji, a do tego musi realizować powierzone mu zadania. Nie ma więc czasu na czytanie obszernych notatek prasowych. Zwraca uwagę na to, co od razu go zaciekawi i przyciągnie wzrok. // 25
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==