Partner wydania: zapasowe, a jeżeli nie jest to możliwe – nagrana prezentacja, która zostanie wyświetlona zamiast transmisji. Warto zabezpieczyć się już przy omawianiu warunków z obiektem oraz dopytać, czy sieć nie jest przeciążona przy dużej liczbie ludzi. • Brak czasu na montaż – zdarza się, że organizatorzy w ferworze zajęć przeznaczają zbyt mało czasu na przygotowanie sali, oświetlenia i dekoracji czy próby. W zależności od obiektu, w którym odbywa się event, obowiązują różne wewnętrzne przepisy regulujące czas montażu konstrukcji. Wystarczy zapytać o to przy negocjacjach. • Niezadbanie o zaplecze techniczne i bezpieczeństwo – praktycznie każdy event wiąże się z użyciem sprzętu technicznego. Jednak samo jego posiadanie nic nie znaczy. Potrzebujemy specjalistów, którzy nie tylko odpowiednio zamontują, ale nastroją urządzenia i ustawią, by współgrały ze sobą i dawały lepsze efekty. Eventy nie zawsze są również przygotowane zgodnie z zasadami bezpieczeństwa. Zdarzają się błędy takie jak np. odsłonięte przewody, zastawione wyjścia awaryjne czy brak zabezpieczeń obiektu. Rzeczy martwe potrafią być złośliwe, zwłaszcza kiedy jest to najmniej pożądane. Ważne jest, by na imprezie obecna była osoba, która bez problemu poradzi sobie z obsługą dostępnego sprzętu, która obejrzy prezentacje zapisane w odpowiednim formacie na docelowym ekranie i będzie czuwać nad sprawami technicznymi. Organizator musi zadać sobie kilka pytań np.: kto się zajmie awarią prądu? Kiedy i jak przeprowadzamy próbę? Kto sprawdzi sprzęt? Kto przetransportuje na miejsce imprezy plenerowej przenośne toalety? • Niewłaściwie dobrany catering – niskiej jakości catering jest w stanie zepsuć nawet najlepsze wydarzenie. Nie ma nic gorszego niż strefa cateringowa z ciepłymi daniami w tej samej sali co event, jeszcze podczas wystąpień. Po każdym posiłku trzeba przecież posprzątać, a dźwięk tłuczących się talerzy to nie jest to, co widownia lubi najbardziej. Wybierając menu, zdarza się, że nie jest ono dostosowane do liczby osób, płci, pory dnia. Karygodnym błędem jest zamówienie cateringu na mniejszą liczbę uczestników niż faktyczna. Bez względu na rodzaj eventu warto zatrudnić firmę cateringową, która przygotuje kompletny posiłek, zajmie się przygotowaniem zastawy oraz dekoracją stołu, a co więcej – na swoje barki weźmie także uporządkowanie sali po zakończeniu. Firma oczywiście powinna zostać poinformowana odpowiednio wcześniej o randze, charakterze oraz celach eventu. Dodatkowo warto wcześniej sprawdzić catering, nie tylko pod względem smaku przygotowywanych przez niego posiłków, ale i wielkości pojedynczych porcji. Najlepiej wydrukować sobie listę wszystkich dań i sprawdzić, jak wyglądają one na żywo. Dobrym rozwiązaniem jest wynajęcie jednego bądź kilku stoisk food truckom, w których uczestnicy mogą indywidualnie zakupić coś do zjedzenia. Nie zapominajmy o rozdzieleniu strefy cateringowej oraz eventowej. Chociażby dlatego, że jeśli uczestnik wyleje kawę czy upuści talerz, to nic nie słychać na sali. Oferta cateringowa powinna być także różnorodna bądź na tyle uniwersalna, by trafić w gusta wielu uczestników konferencji. • Spoufalanie się prowadzących – ta przypadłość dotyczy głównie organizatorów lub konferansjerów prowadzących mniejsze eventy. Zwracanie się do znajomych siedzących na widowni, spoufalanie się oraz przechwalanie swoimi osiągnięciami jest niestosowne. Wyobraźcie sobie, jak się czują ludzie, którzy są na evencie po raz pierwszy. Nie płaczemy nad rozlanym mlekiem – radzenie sobie z błędami i problemami Źle zaplanowany event może prowadzić do prawdziwej katastrofy. Co zatem zrobić, by zminimalizować ryzyko wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń? Z błędami i problemami podczas eventów jest jak z chorobami: łatwiej im zapobiegać, niż leczyć. Ale jak sobie z nimi radzić, gdy już się pojawią? Planując wydarzenie, należy po prostu zrealizować swoje cele oraz spełnić oczekiwania zaproszonych gości. To wymaga starannego przygotowania. Zapobieganie problemom to główne zadanie event managera. Im organizator eventu jest bardziej zapobiegawczy i ma większą wyobraźnię, tym lepiej. Wszystko odbywa się na etapie przygotowania wydarzenia, dlatego kluczowe są odpowiedni dobór terminu i wystarczający czas na organizację. Uczestnicy eventów nie mają świadomości, jak wiele czasu i wysiłku poświęcili organizatorzy na to, aby mogli oni z przyjemnością wysłuchać prelekcji specjalistów, poczuć efekt „WOW”, czy napić się aromatycznej kawy i zjeść przepyszny lunch. Ale z drugiej strony, uczestnicy nie po to decydują się na udział, by wytykać błędy organizatorom, ale raczej by wrócić do domów bogatsi o nowe doświadczenia i znajomości. Jeśli więc wszystko poszło zgodnie z planem, małe niedociągnięcia są do przełknięcia, zwłaszcza że zdarzają się nawet najlepszym. Kto boi się popełniać błędy, ten nigdy nie będzie tworzył historii. Paulina Pięta // Aktywna obserwatorka branży eventowej. Autorka bloga Eventualnie.com. Obserwuje, kreuje, organizuje i koordynuje pracę 10-osobowego zespołu przy swoich eventach: Events Festival oraz Networkingus. Koordynowała i współtworzyła szereg wydarzeń – od flash mobów, poprzez spotkania Wenusjanek i wybory Miss Polka, aż po Blogotok i Digital Marketing Revolution. Realizowała również projekt pośrednictwa między organizatorami wydarzeń a speakerami oraz serię szkoleń „Speakers Direct”. Zawsze buduje marketing i wizerunek eventu od podstaw. Dlatego postanowiła zaryzykować i stworzyć własne marki na rynku: spotkań networkingowych NetworKINGus oraz debiutującego Events Festival-u. Na każdy problem ma natychmiastowe rozwiązanie. Mówi, że lubi szybko podejmować decyzje, bo szkoda czasu na zastanawianie się. Nie potrafi usiedzieć w miejscu (więc często biega), a jako o organizatorce mówią o niej: człowiek orkiestra. 41
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==