Partner wydania: Tu kłaniają się tzw. zarządzanie ryzykiem i przewidywalność. Przygotowanie zrozumiałej check listy, sprawdzenie zespołu dadzą nam pewność, że wszystko wyjdzie tak, jak było zaplanowane. • Źle zaplanowany budżet – na etapie planowania najczęściej zdarza się niestaranne zaplanowanie kosztów. Błędy w tym zakresie to zazwyczaj nieuwzględnienie niektórych aspektów, np. kosztów bezpieczeństwa, karetki czy rejestracji. Niezbędne jest sporządzenie kosztorysu z rozpisaniem poszczególnych wydatków. Najlepiej z odpowiednim marginesem, który uchroni przed nieprzewidzianymi opłatami. Ważną kwestią jest, by budżet udało się zamknąć. Profesjonalni organizatorzy imprez powinni także postarać się o pozyskanie sponsorów, którzy dostarczą dodatkowych funduszy, by uatrakcyjnić imprezę w zamian za promocję. W pewnych okolicznościach, tj. w zależności od charakteru planowanego spotkania, można też postarać się o refundację kosztów z funduszów unijnych. Dzięki współpracy ze stałymi podwykonawcami możemy znacznie zminimalizować wydatki, nie ujmując jakości. • Ignorowanie kwestii prawnych – nieprzeczytanie umów z klientem, dostawcami, brak pozwolenia na imprezę masową, nieubezpieczenie uczestników NW i firmy to najczęściej pomijane aspekty. Pamiętajmy, że takie sprawy trzeba załatwiać z odpowiednim wyprzedzeniem. Przymykanie oka może wiązać się z poważnymi konsekwencjami, nie tylko finansowymi. • Niezwracanie uwagi na potrzeby uczestników – źle zagospodarowany czas wolny to często popełniany błąd. Ważne, by atrakcje były uzależnione przede wszystkim od wieku uczestników, ich kondycji oraz płci, jak i zainteresowań. Jeśli mamy wątpliwość co do wyboru atrakcji, warto postawić na uniwersalne sposoby spędzania czasu wolnego, np. występ muzyka czy kabaretu. • Zbyt krótka i niewłaściwa promocja – obecnie najskuteczniejszym źródłem promocji eventów jest internet. Jednak bazowanie wyłącznie na jednym środku promocji może być zgubne. Niektórzy po prostu nie lubią akurat takiej formy kontaktu. Jeszcze inni pozostają wierni tradycyjnym metodom komunikacji. Najlepiej kontaktować się z uczestnikami wielokanałowo: poprzez skrzynkę e-mailową i social media, stworzyć stronę internetową oraz skorzystać z aplikacji eventowej. Dobre rozwiązanie stanowi również poinformowanie lokalnych mediów. Ponadto warto zadbać o patronat władz miasta, jeśli organizujemy event ważny dla regionu. Całą stronę oraz wszystkie teksty powinna najpierw przeczytać osoba postronna. Tak, by spojrzeć na nie obiektywnym okiem. Przede wszystkim powinno dotyczyć to skomplikowanych eventów. Błędy i problemy w trakcie trwania eventu: • Brak komunikacji z uczestnikami – często organizatorzy stosują różnego rodzaju wymówki przed eventami albo, co gorsza, nie mówią o opóźnieniu swoim uczestnikom. Nic tak nie irytuje ludzi jak to, że nagle zmienia się punkt programu, przeciąga się czas oczekiwania, a goście nie dostają żadnej informacji. Jeśli coś się wydarzyło (nie dojechał gość, opóźniło się śniadanie, nastąpiła sytuacja kryzysowa), to obowiązkiem organizatora jest zapewnienie rozrywki na ten czas lub poinformowanie uczestników, co się dzieje i kiedy ten problem zostanie naprawiony. Wystarczy komunikat przez mikrofon. • Niewystarczające przeszkolenie obsługi – niedoinformowani rejestratorzy oraz pracownicy obiektu, w którym odbywa się wydarzenie, to ogromny brak profesjonalizmu. Uczestnicy, przychodząc na wydarzenie, mogą czuć się zagubieni w szczególności w dużych obiektach. Często zdarza się, że uczestnicy konferencji są w danym miejscu po raz pierwszy i liczą wtedy na obsługę. Po stronie organizatora leży odpowiednie przygotowanie wszystkich osób pracujących przy evencie. Wystarczy jedno czy dwa spotkania organizacyjne zespołu realizującego projekt i przedstawienie konkretnego podziału zadań wraz z późniejszą kontrolą realizacji. • Brak networkingu – uczestnicy przychodzą na eventy w dwóch celach: by zdobyć wiedzę i poznać ludzi. Organizator często nie dba o te aspekty, a szczególnie o zapoznawanie ludzi między sobą. Dlatego bardzo ważne jest zorganizowanie networkingu. I nie chodzi tu o przerwę kawową, ale o przygotowanie strefy chillout, odpowiednie ustawienie mebli eventowych czy zorganizowanie, dla coraz bardziej wymagających gości, różnego rodzaju aktywności networkingowych. • Brak zasięgu oraz brak dostępu do internetu – często zdarza się, że podczas eventów w obiektach oddalonych od dużych miast brakuje zasięgu, nie mówiąc już o sieci. To ogromny błąd. Zawsze staraj się przygotować plan awaryjny, np. organizując transmisję internetową, musisz mieć świadomość, że łącze internetowe może przestać działać. Alternatywą będzie zatem łącze 40 know-how organizatora
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==