Partner wydania: Jakie błędy i problemy pojawiają się najczęściej? Proces przygotowawczy przed eventem wymaga najwięcej zaangażowania, sam event to – w większości przypadków – wisienka na torcie. Etap organizacyjny to wiele detali, którym poświęcamy najwięcej energii. Może nam to przynieść najwięcej sukcesów bądź strat. Zazwyczaj popełniamy standardowe błędy, których łatwo uniknąć odpowiednio się przygotowując, ale o tym później. Teraz przyjrzymy się, jakie są najczęstsze błędy i problemy event managerów, zarówno przed eventem, jak i w jego trakcie. Najczęstsze problemy i błędy przed eventem: • Brak dokładnego scenariusza – zdradliwe jest myślenie, że jeśli zarezerwowaliśmy miejsce i umówiliśmy podwykonawców, to wszystko jest już za nami. Event to cały proces przygotowań, zarządzanie zespołem ludzi i lista nieoczekiwanych zdarzeń, na które musimy być przygotowani. Dlatego warto zadbać o rozpisanie wszystkich elementów. Wystarczy check lista, dzięki której możemy skontrolować, czy wszystko jest przygotowane: czas montażu i demontażu, próby, zaplanowane prelekcje czy przerwy. Im bardziej szczegółowy scenariusz rozpisany minuta po minucie, tym większe szanse na sukces i odpowiednią komunikację z całą ekipą organizacyjną. • Źle przygotowany harmonogram – zdarza się, że nie uwzględnia on przerw zarówno kawowych, jak i tych na lunch bądź są one zbyt długie. Często też prelekcje czy wystąpienia przeciągają się. Do tego długie przemowy wstępne, które zniechęcają uczestników. Dobry organizator imprez powinien być przygotowany na każdą ewentualność. Do każdego eventu należy podejść indywidualnie i wcielić się w skórę uczestnika. • Nieodpowiedni wybór miejsca i brak logistyki – czyli odległa lokalizacja i kiepskie warunki w obiekcie. Często zdarza się, że event odbywa się z dala od miasta ze słabym dojazdem (brak transportu publicznego), transport jest źle zorganizowany (zbyt mała liczba autokarów) czy jest niewystarczająca liczba miejsc parkingowych. Organizatorzy, wybierając miejsce, często zapominają o zaplanowaniu odpowiedniej przestrzeni na catering, materiały konferencyjne, recepcję czy szatnię. Zdarza się, że obiekt nie jest dostosowany do liczby osób lub ma zbyt małą liczbę toalet, co wprowadza chaos w trakcie przerw i duży dyskomfort. Komfortowe warunki należy zapewnić na samych salach wykładowych oraz podczas przerw kawowych i lunchowych. Zadaniem organizatora jest zapewnienie uczestnikom odpowiednio dużej sali czy wygodnych krzeseł. Dobrze też, gdyby udało się zlokalizować atrakcje imprezy w jednym miejscu. Taka logistyka ułatwi planowanie i zapewni, że uczestnicy nie będą mieli problemu z dotarciem do określone- go miejsca. • Brak oznaczeń w miejscu eventu – wybierając miejsce, upewnijmy się, czy uczestnicy będą mogli sprawnie poruszać się i korzystać z przygotowanych dla nich atrakcji oraz uczestniczyć w wydarzeniu w komfortowych warunkach. Uczestników warto traktować tak, jakby byli w danym miejscu pierwszy raz. Pamiętajmy, że problem braku oznaczenia nie dotyczy tylko nawigacji po budynku, ale i otoczenia dookoła niego. • Zbyt późne zapraszanie gości – kiedy wszystko już zaplanowane, wystarczy tylko zaprosić gości. Wydaje się to proste, ale zbyt późne wysyłanie zaproszeń to często popełniany błąd. Wielu organizatorów zaprasza więcej gości, spodziewając się mniejszej frekwencji. Jeśli zaprosimy uczestników zbyt późno, a frekwencja będzie wyższa, niż się spodziewamy, to kłopoty gotowe. Brak sali to niejedyny problem w takich okolicznościach, ponieważ musimy także zwiększyć zamówienie cateringu, co może okazać się problematyczne. Możliwością zabezpieczenia się przed tym błędem jest uzgodnienie z obiektem konferencyjnym, do kiedy istnieje możliwość zmian i dogrania formalności, tak aby uczestnicy mieli czas na rejestrację w odpowiednim czasie. • Brak planu „B” – zgodnie z powiedzeniem „Licz na najlepsze, szykuj się na najgorsze” dobry eventowiec znajdzie rozwiązanie każdego problemu. Eventy to praca na żywym organizmie. Zbyt duży optymizm przy organizacji może kosztować wiele stresu i pomyłek, dlatego zawsze zakładamy dwie wersje zdarzeń. 39
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==