Partner wydania: z rozgraniczeniem na pokoje typu SGL, DBL czy TWIN lub ewentualnie procentowe rozdzielenie (np. 20% SGL, 80% TWIN). W tym punkcie przydatne są również informacje o tzw. eventowych VIP- -ach, czyli o prezesie, dyrektorze/ach, gościach specjalnych, i podanie ich liczby, gdyż najczęściej osoby te otrzymują pokoje o podwyższonym standardzie, których w obiektach jest ograniczona liczba. 5. Liczba i wielkość sal konferencyjnych Sale konferencyjne to często serce eventu, dlatego tak ważne jest określenie ich liczby i wielkości. W zapytaniu warto również wymienić niezbędny sprzęt, jaki powinien się w niej znaleźć, np. rzutnik, flipchart, ekran (w niektórych obiektach za tego typu usługi należy uiścić dodatkową opłatę), czy rodzaj ustawienia sali, np. teatralne, klasowe, kabaretowe, podkowa itp., lub informację, że sala ma być pusta, bo planowane jest wstawienie do niej sprzętu czy mebli od zewnętrznej firmy itp. Jeżeli event wymaga, aby w trakcie dnia sale zostały podzielone na mniejsze, warto i taką informację przedstawić w zapytaniu. Wielokrotnie klienci mają też specjalne wymagania dotyczące rodzaju zaciemnienia sali, braku kolumn lub minimalnej wysokości. Im więcej tego typu informacji już na etapie wstępnym, tym lepiej przedstawiciel obiektu dobierze nam przestrzeń przeznaczoną na nasz event. 6. Wielkość sali bankietowej oraz jej ustawienie Wielokrotnie jest tak, że równolegle do odbywanej konferencji toczyć się muszą przygotowania do wieczornej gali czy bankietu, poprzedzone próbami technicznymi i artystycznymi. Wówczas niezbędne jest dokonanie rezerwacji oddzielonego miejsca, które będzie przeznaczone tylko na ten cel. To ważne, aby w zapytaniu sprecyzować, czy potrzebujemy takiej sali, oraz uwzględnić rodzaj ustawienia stołów czy wielkość sceny i parkietu, jakie powinny się w niej znaleźć. 7. Czas zajęcia sal konferencyjnych i bankietowych uwzględniający montaże i demontaże To ogromnie ważne, gdyż bardzo często, zwłaszcza w szczycie sezonu, jest tak, że przed bankietem w sali odbywa się np. inna konferencja, innego klienta. Ustalenie takich szczegółów w końcowej fazie planowania eventu może doprowadzić do wielu niepotrzebnych nerwów. Warto już na etapie planowania założyć odpowiednie ramy czasowe i podać je w zapytaniu w celu dokonania prawidłowej rezerwacji. 8. Wstępna agenda Czyli harmonogram uwzględniający m.in. planowaną godzinę rozpoczęcia eventu czy ramy czasowe z podziałem na część konferencyjną, gastronomiczną oraz bankietową. To bardzo porządkuje event, a osobie odpowiedzialnej za tę rezerwacje ze strony obiektu naświetla przebieg i pozwala wyobrazić sobie całe wydarzenie, dzięki czemu może zaproponować najlepsze dla klienta rozwiązanie i np. dokonać rezerwacji sal w bliskim sąsiedztwie. 9. Świadczenia gastronomiczne A zatem liczba przerw kawowych, rodzaje lunchu i kolacji (serwowane, bufetowe). Ważne do planowania realizacji w obiekcie, ale i do ewentualnych negocjacji. Jest wiele obiektów, które np. nie wynajmują sal konferencyjnych bez zamówienia świadczeń gastronomicznych, jak chociażby podstawowa przerwa kawowa. 10. Budżet Budżet to kluczowa informacja w zapytaniu. Porządkuje całość, pokazuje możliwości, wskazuje, co robić, gdzie ewentualnie szukać oszczędności, a gdzie można zaproponować rozwiązania wyższej jakości. Ukierunkowuje, jaki zamysł i cel na event ma zleceniodawca. Określa jego charakter. Często w zapytaniu nie podaje się wielkości budżetu m.in. z obawy, że obiekt wykorzysta go do maksimum albo, co gorsza, „napompuje” ceny. To błędne myślenie. Mądry obiekt chce być partnerem dla branży i nie pozwoli sobie na nieetyczne działanie. Gdyby tak zrobił, byłoby to działanie bardzo krótkofalowe, czego każdy doświadczony przedstawiciel obiektu jest świadomy. Rzecz jasna elementy, jakie mogłyby się jeszcze znaleźć w zapytaniu ofertowym, można by mnożyć i mnożyć. Im więcej szczegółów, tym lepiej, chociaż oczywiście wszystko ma swoje granice, a rozpisywanie np. menu z dokładnością co do każdego grama czy mililitra na osobę uważam za przesadę. Niemniej jednak szczegółowo rozpisane zapytanie to klucz do otrzymania właściwej oferty oraz w konsekwencji bezpieczeństwo wydarzenia i tego, że już na etapie planowania mamy wszystko pod kontrolą. Anna Nowakowska // Członek Zarządu SBE ds. Edukacji, blogerka StrefaMICE.pl, ekspert MICE Venue Z branżą eventową związana od 14 lat. Absolwentka AWF w Warszawie na kierunku Turystyka i Rekreacja. Doktorantka. Inicjatorka założenia Stowarzyszenia Branży Eventowej, w którym obecnie sprawuje funkcję Członka Zarządu ds. Edukacji. Odpowiedzialna za projekt Studium Event Management współtworzony z Fundacją na rzecz Wydziału Zarządzania UW, oraz za edukacyjną współpracę z uczelniami wyższymi w zakresie tematyki MICE, hotelarstwa i event marketingu. Dyrektor Programowa trzech edycji konferencji Event Biznes poświęconej znaczeniu i wartości event marketingu oraz eventu jako skutecznego narzędzia biznesowego. Hotelarz. Pierwotnie specjalista ds. konferencji i bankietów w Hotelu Mazurkas i Mazurkas Conference Centre, a następnie Manager ds. Kluczowych Klientów w Hotelu Narvil**** Conference & Spa. Ekspert z zakresu przystosowania przestrzeni w obiektach i miejscach spotkań dla branży eventowej. Współpracuje m.in. z firmą Hotel Media Group oraz Aspire Academy. Autorka szkoleń MICE Venue Management. Wykładowca z zakresu turystyki biznesowej. Jurorka w konkursach: Hotel z Pomysłem (Hotelarz), Top Event FBE (Forum Evential) oraz Najlepsze wydarzenie lata (Brief). Od 4 lat prowadzi bloga poświęconego event marketingowi, obiektom i miejscom spotkań oraz szerokorozumianej branży eventowej – www.strefaMICE.pl. 28 know-how organizatora
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==