Partner wydania: To właśnie od umiejętnego przekazania oczekiwań zależy m.in. trafny dobór scenariusza eventu czy lokalizacji, a w ostateczności sukces albo porażka danego wydarzenia. I tak jak agencje eventowe oczekują od klientów przygotowania zwięzłych, lecz merytorycznych i konkretnych briefów, określających m. in. cel wydarzenia, grupę docelową czy zakładane efekty, tak i podwykonawcy, w tym np. hotelarze i przedstawiciele obiektów eventowych, chwalą sobie zapytania precyzyjnie przygotowane i zawierające najważniejsze informacje niezbędne do przygotowania właściwej oferty. Niestety, tak jak na skrzynkę agencji eventowych trafia szereg zapytań bez określenia podstawowych elementów, tak i skrzynki e-mailowe przedstawicieli obiektów są zapychane wiadomościami niezawierającymi żadnych szczegółowych informacji dotyczących planowanego wydarzenia. Te, nazwijmy przypadkowe, zapytania najczęściej wyglądają tak: „Dzień dobry, organizuję event i poszukuje obiektu, który pomieści 350 osób. Proszę o pilną wycenę do jutra do godziny 12.00” (wysłane o godz. 16.00). Zapytanie to jak widać nie zawiera żadnych informacji poza liczbą osób. Przedstawiciel obiektu oczywiście może dokonać pewnych założeń, bazując na doświadczeniu, niemniej jednak sprecyzowane i dobrze rozpisane zapytanie na pewno zaoszczędziłoby czas obu stron, ale przede wszystkim nie doprowadziłoby do przygotowania niedopasowanej oferty do oczekiwań, które w zapytaniu co prawda nie zostały sprecyzowane, co nie oznacza jednak, że ich nie ma. Rzecz jasna pracownik obiektu po otrzymaniu tego typu zapytania może chwycić za telefon i dopytać o szczegóły, które pozwolą mu przygotować odpowiednią ofertę, niemniej warto już na wstępie, w pierwszym kontakcie e-mailowym, zawrzeć chociażby podstawowe 10 informacji, niezbędnych zwłaszcza dla hotelarzy, w celu przygotowania sprecyzowanej oferty, ale i dokonania precyzyjnej rezerwacji w systemie. 1. Termin eventu Konkretna data planowanego wydarzenia to dla obiektu podstawa. Bez tej informacji nie może sprawdzić dostępności ani dokonać jakiejkolwiek rezerwacji w systemie. Jeżeli w zapytaniu nie możemy jeszcze określić dokładnej daty planowanego wydarzenia, warto, aby chociaż pojawiły się informacje jak najbardziej przybliżone, np. dzień tygodnia i miesiąc. Pozwoli to przedstawicielowi obiektu na sprawdzenie dostępności, zaproponowanie wolnych terminów oraz rezerwację najbardziej odpowiedniej dla klienta daty. Może zdarzyć się też tak, że wybrany przez nas termin jest już niedostępny we wskazanym przez nas obiekcie, wówczas jego pracownicy mogą zaproponować inny wolny dzień niedaleki od wybranej przez nas daty. Jeżeli będziemy skłonni do zmiany terminu obiekt często zaoferuje w zamian dodatkowe korzyści. 2. Liczba osób na evencie To kolejna ważna informacja, niezbędna chociażby do rozplanowania gości w obiekcie, sprawdzenia dostępności pokoi czy możliwości odpowiedniego usadzenia gości w salach konferencyjnych. Oczywiście w większości przypadków zakładany jest tzw. margines błędu (+/- 10%), ale orientacyjna liczba osób to druga ważna informacja konieczna do dokonania rezerwacji. 3. Dla kogo organizowany jest event? (w przypadku, gdy zapytanie składa agencja) Dla przedstawiciela obiektu to ważna informacja m.in. ze względu na weryfikację pozostałych dokonanych już w obiekcie rezerwacji. Wielokrotnie występuje tzw. dublowanie rezerwacji, co ma miejsce wtedy, gdy kilka agencji briefuje tę samą lokalizację dla tego samego klienta. W takiej sytuacji niezbędna jest chociażby informacja dotycząca branży, jaką reprezentuje klient, gdyż w ten sposób nie ma możliwości m.in. odmowy dostępności terminu. Dodatkowe informowanie, dla kogo planuje się wydarzenie, jest istotne z jeszcze jednego powodu. Jeśli obiekt zna nazwę firmy lub chociażby branżę, którą reprezentuje, będzie mógł on zweryfikować, czy w obiekcie nie ma już dokonanej rezerwacji np. jej konkurencja. Historia zna niestety przypadki, gdy na sali obok prowadzone było szkolenie dla konkurencyjnej firmy z branży, a wszystko to właśnie przez zatajenie na etapie rezerwacji tej właśnie informacji. O nieprzyjemnościach, jakie wywołać może taka sytuacja, lepiej nie wspominać. 4. Liczba potrzebnych pokoi To kolejna informacja potrzebna do dokonania rezerwacji. Wstępne założenia dotyczące podziałów ilościowych 27
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==