Partner wydania: z firmą, której w zamian za przygotowanie i dostarczenie jedzenia oddamy cały zarobek z jego sprzedaży. Planując wydarzenie, postaw też na wolontariat. Synergia oczekiwań organizatora wydarzenia z chęcią zdobycia doświadczenia przez młodych, ambitnych ludzi, z głową pełną pomysłów zawsze daje świetne rezultaty. Dla nich, obok realizowania pasji, to w końcu także szansa na zdobycie cennego punktu w CV, dla Ciebie – darmowe ręce do pracy. Jeśli organizujesz wydarzenia z sektora kultury, ciekawe wydarzenie muzyczne lub sportowe, wolontariuszy nie będzie trudno znaleźć. Chętni znajdą się chociażby po to, aby móc w nim po prostu uczestniczyć, nawet za darmo. Niemniej bez względu na motywację i charakter wynagrodzeń lub ich brak, pracowników, czyli także wolontariuszy, należy odpowiednio przeszkolić, przydzielić zadania i konsekwentnie je egzekwować. Co w zamian? Organizator najczęściej zapewnia usługi marketingowe i promocyjne: ekspozycję logotypu partnera na stronie internetowej, materiałach elektronicznych, promocyjnych (ulotki, banery, plakaty), umieszczanie znaku marketingowego w materiałach, które będą publikowane w mediach społecznościowych, promocję partnera w trakcie wydarzenia, a także w czasie trwania kampanii marketingowej, możliwość umieszczenia i rozdawania materiałów promocyjnych. Zazwyczaj po stronie partnera stoi przygotowanie i przesłanie do organizatora odpowiednio przygotowanych logotypów, bannerów i treści promocyjnych wraz z ustalonym wcześniej terminem ich publikacji. W ten sposób można zapobiec nieporozumieniom i ewentualnym niedotrzymaniu terminów. Jak w przypadku większości transakcji, tak i tutaj warto zawrzeć umowę. Przepisy prawa dla skuteczności zawarcia umowy nie zastrzegają dla niej szczególnej formy. Jednak dla celów, chociażby dowodowych, dobrze jest umowę stwierdzić pismem, obejmując nią najważniejsze kwestie związane z wzajemnymi obowiązkami stron. Są to: data i miejsce jej zawarcia, określenie stron umowy, warunków wzajemnych świadczeń oraz postępowania w przypadku niewykonania lub niedotrzymania umowy i sądu właściwego dla rozpatrywania sporów. Należy zwrócić szczególną uwagę, aby umowa została podpisana przez osoby do tego uprawnione – właścicieli, uprawnionych do reprezentacji członków zarządu, pełnomocników lub prokurentów, w sposób zgodny z postanowieniami wynikającymi z odpowiedniego rejestru. Wzorów takich dokumentów jest w internecie mnóstwo, chociaż pomoc prawnika w takiej, z pozoru błahej, sprawie może być nieoceniona. Jeśli chodzi o promocję sponsora, to sprawdzą się również wszelkiego rodzaju konkursy, które można promować, a nawet organizować nie tylko podczas eventu, ale też w mediach społecznościowych, a nagrodą mogą być produkty bądź usługi partnera. Jeśli konkurs będzie organizowany przed wydarzeniem, gratyfikacją może być wejściówka na nie. Skuteczność – słowo klucz Zanim skontaktujesz się z potencjalnym partnerem, napisz oficjalne pismo z zaproszeniem do współpracy, w którym podasz możliwe wzajemne świadczenia i korzyści z nich wynikające. W skrócie: co robisz, dlaczego i dla kogo. Podczas mojej dotychczasowej pracy zawodowej spotykałam się z sytuacjami, gdzie zapytania od organizatorów były długie i… nic z nich nie wynikało. Jeśli Twój odbiorca po przeczytaniu musi zastanawiać się, o co Ci chodzi, to prawdopodobnie w ogóle na nie nie odpowie. Jeśli kontaktujesz się z instytucjami samorządowymi, to sytuacja jest nieco prostsza – zazwyczaj mają ustalony wzór dokumentów, który tylko wypełniasz. Propozycja powinna być napisana w sposób zwięzły i rzeczowy. Przekonaj potencjalnego partnera, że dzięki uczestnictwu w Twoim wydarzeniu odniesie konkretne korzyści – wizerunkowe lub materialne. Oto najważniejsze rzeczy, które powinny znaleźć się w propozycji: 1. Wprowadzenie, cel i misja wydarzenia – czy impreza jest unikatowa i rozpoznawalna w swojej branży, czy wpłynie na odbiór produktów i usług partnera? 2. Grupa docelowa – do kogo wydarzenie jest kierowane? 3. Potencjał ekspozycji – jaka jest liczba reklam i wzmianek reklamowych, w których pojawi się logo partnera oraz ich umiejscowienie? 4. Przewaga konkurencyjna – czy impreza wyróżnia się na tle pozostałych i czy nie jest kojarzona z innymi partnerami, kto jeszcze zdecydował się udzielić wsparcia? 5. Cele i oczekiwania – jakie jest wymagane zaangażowanie środków? 6. Korzyści dla partnera – czy istnieją możliwości promocyjne, ewentualna możliwość zaistnienia warunków do sprzedaży bezpośredniej? 7. Pozostałe świadczenia – co oprócz usług marketingowych i promocyjnych możesz zaoferować? Z wyżej przytoczonych rozważań płynie wniosek, że barter – z uwagi na swoje oczywiste korzyści – może stanowić świetną alternatywę dla zorganizowania i małego wydarzenia, i pełnego ogólnopolskiego eventu. Możliwość wymiany dóbr, usług i know-how nie tylko obniży, ale i nawet zredukuje do zera niektóre koszty związane z organizacją przedsięwzięcia. Ponadto stanowić będzie doskonałe pole do zacieśnienia współpracy gospodarczej z obecnymi partnerami i pozyskaniem nowych, potencjalnie zainteresowanych współpracą z Tobą klientów. A tego wszystkim w Nowym Roku serdecznie życzę! Angelika Borysiak // Autorka bloga angelikaborysiak.pl, specjalistka ds. marketingu i social media manager. Nieoceniona (ale doceniana!) w budowaniu strategii marki i prowadzenia komunikacji internetowej. Prywatnie uwielbia swojego kota i zwiedzanie świata z plecakiem. 25
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==