Partner wydania: minimalny poziom zwrotu lub jego całkowity brak. 7. Dokonaj korekty wyniku o potencjalny błąd oszacowania. 8. Przy wyliczaniu ROI pomijaj wyniki ekstremalne oraz wnioski niewystarczająco uzasadnione. 9. Dla obliczenia krótkoterminowego zwrotu z inwestycji używaj danych jedynie z pierwszego roku po wydarzeniu. 10. W obliczeniu ROI uwzględnij pełne koszty rozwiązania, projektu lub programu. 11. Wartości niematerialne są rozumiane jako zyski z przedsięwzięcia, świadomie nieprzekształcone w wartości pieniężne. 12. Zakomunikuj rezultaty uzyskane zgodnie z metodologią ROI wszystkim kluczowym interesariuszom wydarzenia. Eventy nowej generacji Współczesne spotkania biznesowe, które można by nazywać „eventami nowej generacji”, muszą być twórcze, atrakcyjne i konkurencyjne stosownie do oczekiwań współczesnego rynku. Autor poddał analizie zawartości 15 raportów i analiz dotyczących Meeting Industry opublikowanych w latach 2012–2014. Poniżej przedstawiona została próba opisania takiego wzorca „Next Generation Meetings” złożonego z 10 elementów, jakie najczęściej wymieniane są w przedmiotowych opracowaniach. Niezbywalne warunki konferencji (kongresów, spotkań, wydarzeń) nowej generacji: 1. Next Generation Meetings są przedsięwzięciami szczegółowo zaplanowanymi, z wyznaczonymi celami, których stopień osiągnięcia podlega pomiarom i analizom, a raport z tych analiz przedstawiany jest kluczowym interesariuszom. Dojrzałe i sprawdzone rozwiązanie w tym zakresie stanowi metodologia Return on Investment. 2. Wykładowcy (prezenterzy, prelegenci) zostali powiadomieni o celu (celach) spotkania i charakterystyce odbiorców, a swoje wystąpienia świadomie do nich dostosowali. Pożądanym rozwiązaniem jest tzw. briefing mówców poprzedzający konferencję. 3. Zapewniona jest komunikacja i bieżąca interakcja na linii uczestnik – wykładowca (prezenter), a ci ostatni chcą i potrafią uczestniczyć w interakcji poprzez reagowanie na zapytania, udzielanie odpowiedzi, dostosowywanie tempa wystąpienia itp. 4. Organizacyjna formuła spotkania (układ sali, wyposażenie, zasady, oświetlenie, temperatura, dźwięki) sprzyja pracy umysłowej i kreatywności. Pożądane są ekspresja, spontaniczność i swoboda, stosownie do przyjętych norm danego środowiska. 5. Zastosowana jest adekwatna technika kongresowa wspierająca osiąganie założonych celów odpowiednio dobranych do potrzeb i oczekiwań. 6. Wykorzystane są media społecznościowe, w szczególności dla upowszechniania informacji zapowiadających i promujących wydarzenie. 7. Wykorzystane są urządzenia mobilne (smartfony, tablety) i aplikacje dedykowane danemu wydarzeniu. 8. Wykorzystane są elementy artystyczne, oprawa na wysokim poziomie estetyki, komponent muzyczny itp. 9. Stosownie do rozbudowanych zadań zapewnione zostają niezbędne, wydzielone funkcje dla zarządzania wydarzeniem, obok moderatora także: reżyser, mentor, koordynator badań itp. 10. Zapewnione jest funkcjonowanie treści konferencyjnych na czas po konferencji (tzw. long tail) poprzez nagrania, dostępność strony internetowej, publikacje pokonferencyjne. Konkluzje Przedstawione dane wskazują, że spotkania biznesowe mogą być skutecznym narzędziem w osiąganiu celów, jakie stawiają przed sobą firmy, organizacje i instytucje. Jednocześnie na współczesnym, wysoce konkurencyjnym rynku, dla uzyskania pożądanych rezultatów danej konferencji czy wydarzenia niezbędne jest wdrożenie wzorca „spotkania nowej generacji”. Paradygmat ten zakłada z jednej strony zastosowanie metodologii Event Return on Investment, a więc zarówno planowania, sformułowania celów, jak i mierzenia rezultatów oraz ich raportowania. Z drugiej zaś szeroko wykorzystuje się nowoczesne technologie komunikowania się wszystkich interesariuszy, w tym uczestników konferencji, zleceniodawców tematu, mówców, sponsorów i ewentualnie wystawców. Nowe technologie stosowane podczas eventów – mobilna komunikacja, rejestracja online, Wi-Fi, interaktywne głosowania, ankiety, gamification, nagrywanie wideo, media społecznościowe itp. – w sposób szczególny będą pomocne w pozyskiwaniu danych i obliczaniu ROI [nowe techniki i technologie dla eventów – zob. M. Vanneste, Toolbox for meeting design, Meeting Support Institute, 2014; S. Golovinski, Events in 2020, how do the industry movers and shakers envision them?, 2012]. Metodologia Event ROI jest w Polsce relatywnie nowym zagadnieniem, dopiero wkraczającym do piśmiennictwa w języku polskim. Bardzo pożądane byłoby sprawdzenie zastosowań metodologii ROI w warunkach funkcjonowania polskich przedsiębiorców oraz skonfrontowanie ich z doświadczeniami J. Phillipsa w USA i innych krajach. Event ROI wydaje się szczególnie trafną koncepcją mogącą przynosić konkretne wskazania dla oceny rezultatów całej branży konferencyjno-eventowej. Jednocześnie należy uwzględnić głos Leo Jago, profesora australijskich i brytyjskich uniwersytetów oraz autorytetu w zakresie badań ekonomicznego znaczenia eventów biznesowych, który stawia tezę, że ważniejsze jest wykorzystywanie potencjału korzyści związanych z eventami niż inwestowanie nadmiernych środków w obliczanie ich wartości. Sławomir J. Wróblewski // Ekspert branży spotkań biznesowych, były attaché ds. kultury w Konsulacie RP w Chicago, Dyrektor Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Chicago, współzałożyciel Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce, twórca Programu Ambasadorów Kongresów Polskich. Obecnie realizuje program naukowy w Kazachstanie. 17
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==