Partner wydania: medycznego, ochrony i kas, za zamówienia na materiały i transport (ludzi i rzeczy), ale także za wolontariuszy pracujących przy Festiwalu; • Koordynatora Pionu Promocji i Mediów, planującego wszelkie kampanie reklamowe, zajmującego się wizerunkiem Festiwalu, współpracą z innymi grupami fanowskimi, pozyskiwaniem partnerów i sponsorów oraz kontaktującego się z mediami. Te osoby wybierane są i zatrudniane na rok projektowy, czyli jedną pełną edycję Festiwalu. Po zamknięciu roku, na podstawie efektów ich pracy, zarząd decyduje, czy przedłuży członkom zespołu umowy, czy otworzy rekrutację na któreś z wymienionych stanowisk. Całoroczną pracę koordynatorów wspierają zespoły wolontariuszy zwanych organizatorami. Są one kompletowane w procesie rekrutacji przeprowadzanej zależnie od zapotrzebowania i planów na działania konkretnego zespołu. Przy edycji 2017 było zaangażowanych w sumie 80 organizatorów. Na tym jednak nie kończy się zespół przygotowujący Pyrkon. Poza wymienionymi osobami przy imprezie zaangażowanych jest ok. 700 wolontariuszy, „Gżdaczy”, czyli pomocników, którzy pojawiają się kilka dni przed Festiwalem i zostają przy nim podczas jego trwania aż do momentu zakończenia imprezy. Wspomnieć należy również o specjalistach z różnych zakresów (tj. tłumaczach, prawnikach czy grafikach), którzy także przez cały rok angażują się jako wolontariusze w procesie organizacji (ich liczba oscyluje wokół 20-30 osób). Przez 18 lat organizacji Festiwalu wiedza organizatorów stale rosła. Powiększało się też doświadczenie Stowarzyszenia, dzięki czemu nawet organizatorzy, którzy jeszcze kilka lat temu mieli niewielkie pojęcie o tworzeniu choćby małej imprezy, dziś z powodzeniem obracają się wśród poważnych sponsorów, firm od zabezpieczenia medycznego czy najbardziej wymagających dostawców i agencji eventowych, działających na terenie Festiwalu. Wraz z upływem lat kolejni koordynatorzy i organizatorzy uczyli się, jak przekazywać uzyskaną wiedzę, by uniknąć powtarzania błędów w organizacji. Wiele dobrego przyniosła także zmieniająca się kadra, gdyż każda nowa osoba przychodziła z innymi doświadczeniami oraz umiejętnościami. Pyrkonu nie robili bowiem profesjonalni event managerowie, lecz osoby z pasją, które chciały stworzyć przestrzeń dla wszystkich interesujących się fantastyką. Z wypracowanych dotąd metod warto wspomnieć o wewnętrznym systemie procedur – „Pyrkopedii”, w której opisywane są wszelkie powtarzające się przy projekcie działania (np. proces założenia poczty, dołączenia nowego organizatora czy sam harmonogram imprezy i zarys zadań z nią związanych). Z upływem lat, dzięki znaczącemu skokowi popularności, Pyrkon z konwentu odbywającego się w szkole urósł do Festiwalu zajmującego (podczas edycji 2017) 12 pawilonów targowych – przedsięwzięcia generującego wiele nieprzewidzianych sytuacji, na które trudno jest się przygotować i znaleźć zawczasu uniwersalne rozwiązania. Istotnym elementem w całym procesie tworzenia Festiwalu Fantastyki Pyrkon jest jednak sama idea i poczucie swoistej misji. Wokół Pyrkonu wytworzyła się bowiem ogromna społeczność fanów, którzy nie tylko ze zniecierpliwieniem czekają na kolejną edycję, ale również aktywnie współtworzą festiwalową atmosferę. Robią to zarówno za pomocą swoich strojów czy atrybutów, jak i poprzez spontanicznie organizowane gry, zabawy czy atrakcje, takie jak Darth Vader grający na gitarze, zbierający datki na budowę Gwiazdy Śmierci. Innym przykładem zaangażowania uczestników jest tworzenie coraz liczniejszych grup w social media, zrzeszających fanów festiwalu, oraz planowanie zorganizowanych wyjazdów dla większych grup z odległych krańców Polski. To właśnie obserwowanie takich pozytywnych reakcji na Pyrkon jest siłą napędową większości jego twórców. Dodatkowo warto wspomnieć o tym, co wielokrotnie spotyka się ze zdziwieniem ze strony partnerów biznesowych, a z czego wiele osób nie zdaje sobie sprawy – Pyrkon nie jest imprezą komercyjną nastawioną na zysk. Jej cel – podobnie jak nadrzędny cel statutów Stowarzyszenia – stanowi promowanie fantastyki, a impreza ma w pierwszej kolejności wyjść „na zero” i tak właśnie planowany jest jej budżet. Ta wielość czynników składa się na wyjątkową imprezę, jaką jest Pyrkon. System organizacji, rozbudowana społeczność, zaangażowanie organizatorów i zróżnicowana tematyka powodują, że z roku na rok przyciąga ona coraz więcej zainteresowanych, a organizatorzy uczą się, jak uczynić ją jeszcze lepszą. 59
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==