Partner wydania: taktyki obniżania cen i eliminowania wszystkich kosztów, które nie są bezwzględnie konieczne. To właśnie dzięki tym dodatkowym usługom, dopasowanym do potrzeb Millenialsów i innych uczestników imprez, nasz klient może odnieść sukces, w wyniku którego kolejne edycje naszej imprezy będą cieszyły się większą liczbą uczestników mimo wyższej ceny uczestnictwa. Jakie narzędzia i usługi należy oferować, aby zaspokoić potrzeby młodszych uczestników? 1) Uczestnictwo i wybór Systemy do głosowania – zarówno tradycyjne „piloty”, jak i aplikacje mobilne lub sieciowe pozwalające oddawać głos, zasięgać opinii. Ważne jest, aby wynik głosowania był widoczny od razu, dzięki temu uczestnicy skupiają się bardziej na tym, co się dzieje i mają wrażenie, że ich opinie są istotne, współtworzą event lub konferencję. 2) Bezpieczne nawiązywanie kontaktu Aplikacje mobilne z funkcją networkingu – dzięki nim uczestnik może na odległość nawiązać kontakt z innymi, interesującymi dla niego uczestnikami. Można również w ramach aplikacji mobilnej oferować funkcję czatu lub pytań do prelegenta. Nadaje to interaktywny charakter wydarzeniu, ożywia salę i często pozwala dotknąć tematów, których z jakiegoś powodu sam prowadzący nie porusza. Istotne przy aplikacjach mobilnych jest to, że uczestnicy muszą być krok po kroku uświadamiani, w jaki sposób można ją ściągnąć i jak jej używać. Stworzenie jej i jednorazowe zakomunikowanie e-mailem uczestnikom, że takie narzędzie istnieje, nie wystarcza. Matchmaking – skonstruowana w ramach systemu rejestracji możliwość parowania podczas specjalnej sesji matchmakingowej uczestników ze sobą na krótkie spotkania. 3) Wielość bodźców Tutaj każdy może popisać się inwencją i znajomością klasycznych rozwiązań audiowizualnych. Plazmy, diody, streaming z innych lokalizacji, odpowiednia gra świateł, aplikacje mobilne dające możliwość organizowania konkursów i szybkiego wyłaniania zwycięzcy. Są też oczywiście rozwiązania tradycyjne, choć rzadkie, przy obecnie popularnej minimalistycznej formule wydarzeń, które nie bazują na technologiach – np. krótkie występy artystyczne w przerwach pomiędzy sesjami konferencji. W tym zakresie myślę, że każda z firm eventowych może popisać się kreatywnością, jeśli się na to otworzy. 4) Narzędzia wspomagające gromadzenie wiedzy Warto polecić aplikacje mobilne, które umożliwiają robienie notatek tekstowych, zdjęciowych, dźwiękowych oraz filmowych i przypisywania ich do poszczególnych prelegentów lub modułów konferencji. 5) Rozrywka Każda firma eventowa ma swoje rozwiązania pozwalające uczestnikom odprężyć się w trakcie eventu. Jeśli jednak chcemy, żeby podczas konferencji lub szkolenia uczestnicy szybciej przyswajali wiedzę, polecam rozwiązania związane z grywalizacją. Jeżeli jest ona profesjonalnie skonstruowana i dopasowana do potrzeb programu i konkretnego materiału, który ma być przyswojony, staje się często niezapomnianym elementem, odgrywającym bardzo pożyteczną rolę podczas wydarzenia. Narzędzia grywalizacyjne mogą być np. oparte na specjalnie zaprojektowanych grach planszowych, grach na smartfony bądź grach fabularnych. Podsumowanie Ostatnią ważną sprawą jest kwestia dostępu do internetu w trakcie wydarzenia. Każdy znany mi obiekt konferencyjny lub eventowy przekazuje organizatorom informację o tym, że WiFi oczywiście jest dostępne. W praktyce nie zawsze tak jest. Szczególnie przy większej liczbie uczestników rozwiązanie hotelowe może okazać się niewystarczające. Ponieważ połączenie z siecią stanowi w dzisiejszych czasach konieczność, szczególnie dla uczestników z pokolenia Millenialsów, doradzam zawsze przed wynajęciem obiektu sprawdzenie przepustowości łącza oraz lokalnych punktów dostępowych. Przepustowość łącza powinna być dostosowana do czynności wykonywanych przez uczestników, a w przypadku streamingu do jakości transmisji. Jeżeli obiekt nie spełnia oczekiwań dotyczących WiFi, warto nawiązać współpracę z firmą, która świadczy te usługi w trybie konferencyjnym, na określoną liczbę dni, w danej lokalizacji. Należy pamiętać, że WiFi oraz dedykowane aplikacje mobilne dla wydarzeń to rozwiązania, które wymagają znacznie wcześniej podjętych decyzji niż np. rozwiązania audiowizualne. Mikołaj Wróblewski // Od trzech lat jest dyrektorem marketingu i sprzedaży w BSC Integrated Congress Solutions S.A. oraz współtwórcą projektu NextGenMeetings. Wychowany częściowo w USA, prawnik po WPiA Uniwersytetu Warszawskiego, wzbogacony i obciążony kilkoma latami pracy na warszawskim Mordorze. Entuzjasta psychologii, socjologii, Dalekiego Wschodu i nowych technologii. Misją BSC Integrated Congress Solutions S.A. jest zapewnianie obiektom konferencyjnym oraz organizatorom wydarzeń obsługi technicznej najwyższej jakości, przy wykorzystaniu najnowszych technologii oraz zaawansowanych systemów zarządzania infrastrukturą techniczną. Jest platformą biznesową i edukacyjną, mającą na celu tworzenie i rozpowszechnianie innowacyjnych rozwiązań technologicznych w branży spotkań. 39
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==