Partner wydania: dobrze przygotowany event to nie jest zbędny wydatek, lecz konkretny, mierzalny i przede wszystkim efektywny zwrot z inwestycji, stanowi jedno z wyzwań stojących przed branżą eventową. O problemach branżowych wśród jej przedstawicieli mówi się wiele. Jako główne wymieniane są przede wszystkim: • Zbyt długie terminy płatności, przekraczające 30 dni i wręcz kredytowanie przez agencje oraz podwykonawców eventów korporacyjnych. • Wysyłanie przez klientów zapytań do dużej liczby agencji i podwykonawców (powyżej 5). Znane są na rynku zapytania wysyłane nawet do 50 agencji tylko w celu zebrania pomysłów, by następnie zrealizować event samodzielnie. • Cena jako jedyne kryterium oceny przetargów, czyli brak liczenia się z jakością usługi oraz, co najważniejsze, bezpieczeństwem realizacji. • Kopiowanie scenariuszy lub ich elementów. • Migracja pracowników. • Krótki czas (2-3 dni) na przygotowanie oferty kreatywnej. • Zła opinia na temat branży i organizacji eventów w prasie ogólnopolskiej i ogólnej opinii publicznej (które kojarzą eventy z pijaństwem, zdradami, hazardem itp.). • Postrzeganie branży MICE stereotypowo: event to wydatek, niepotrzebny, zbędny koszt. Każdy z tych problemów jest istotny dla branży. Wielokrotnie tematy te były również poruszane m.in. w mediach, na konferencjach i targach czy podczas branżowych spotkań networkingowych. Problemami tymi zajmują się też stowarzyszenia branżowe, które w ramach swoich działań opracowują m.in. etyczne normy czy wzory dokumentów „idealnych”, np. briefu. Powstają analizy, raporty, liczne artykuły i kodeksy. Branża zaczyna działać na rzecz rozwiązywania problemów, głównie poprzez wzmożoną edukację i bezpośrednie rozmowy m.in. z decydentami, czyli zleceniodawcami, oraz organizację spotkań, na których poruszane są główne problemy oraz wypracowuje się propozycje ich rozwiązań. Dużą branżową bolączkę stanowi podkradanie pomysłów z ofert i realizacja ich przez inne podmioty. W branży znane są też sytuacje, gdy klient spośród przesłanych ofert wybiera jej elementy lub w całości zleca zrealizowanie pomysłu na dany event innej agencji niż ta, która jest autorem kreacji eventowej. Tu ważne, aby za każdym razem zastrzegać w ofercie, że projekt jest autorski i wykorzystanie całego pomysłu lub jego części stanowi naruszenie prawa. Oczywiście później trzeba to zweryfikować, a to jest najtrudniejsze. Pojawiają się także głosy w branży, że oferty kreatywne powinny być przygotowywane za opłatą. Ta opcja wydaje się wręcz niemożliwa do zrealizowania, bo jak wiadomo zawsze znajdzie się ktoś, kto przygotuje ofertę za darmo. Ale może w tej kwestii warto czerpać przykład z branży ślubnej. Tu zasady są bardzo jasno określone. O klienta nie walczy się ofertą kreatywną, lecz na podstawie portfolio i umiejętności sprzedażowo- -prezentacyjnych. Gdy agencja przekona do siebie klienta, podpisywana jest umowa o współpracę i dopiero wtedy przygotowuje się ofertę kreatywną przyjęcia. Wtedy zajmujemy się również prezentacją miejsca, czyli lokalizacją, podwykonawców i zakresu świadczonych przez nich usług oraz planowanych atrakcji. Mowa tu o przyjęciach weselnych, które są prawdziwymi eventowymi przedsięwzięciami i w swej złożoności niczym nie różnią się od przygotowania uroczystej gali czy bankietu, a budżety tych realizacji często sięgają kilkunastu, czy nawet kilkuset tysięcy złotych. W dużych korporacjach, często międzynarodowych, wprowadzono tzw. short listy, czyli na podstawie portfolio, doświadczenia i oczywiście umiejętności interpersonalnych wybiera się 3-5 agencji eventowych, które podpisują umowy o współpracy na pewien okres, np. rok, a nawet kilku lat, i następnie przy planowanych przez korporację wydarzeniach briefowane są tylko agencje właśnie z tej short listy. Dla branży to profesjonalne działanie, gdyż eliminuje m.in. rozsyłanie zapytania do kilkunastu agencji, oznacza szanowanie czasu i pracy organizatora oraz profesjonalizuje rynek, ponieważ na takie skrócone listy w korporacjach rzadko kiedy trafiają firmy z niewielkim doświadczeniem. Wybierane są agencje eventowe, które posiadają bogate portfolio, o czym świadczą ich profesjonalizm i ugruntowana pozycja na rynku. Pojawiają się też niestety problemy w samej branży. Niezadowolenie przedstawicieli rynku MICE skupia się głównie wokół nieetycznych zachowań konkurencji. Zalicza się do nich m.in. dumping cen, podkradanie klientów czy zaniżanie kosztów na etapie przetargu. To poważne // W ostatnich latach można zaobserwować duży wzrost znaczenia event marketingu, który stał się już nieodłącznym i skutecznym narzędziem biznesowym. Niestety, widać także to, że wciąż obecny w świadomości wielu Polaków jest stereotyp, iż event to tylko „imprezka”, a co za tym idzie – niepotrzebny wydatek w firmie. // 25
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==