Partner wydania: Istnieją też określone etapy dot. starań o pozyskanie międzynarodowych kongresów. Są to: • zidentyfikowanie kongresu międzynarodowego stowarzyszenia, który może zostać zorganizowany w naszym mieście (nie przystępujmy do konkursu o każdy kongres, zbadajmy dokładnie, jakie mamy szanse), • zebranie wszystkich informacji o kongresie z dostępnych źródeł (bazy danych, strony internetowe poprzednich kongresów, strony internetowe stowarzyszeń, znajomi z branży, którzy już wcześniej gościli u siebie kongres itd.), • zdobycie oficjalnych wytycznych dot. przygotowania oferty i organizacji wydarzenia tzw. RFP (Request for Proposal) i gruntowne zapoznanie się z nimi, • kontakt z lokalnym przedstawicielem stowarzyszenia i przekonanie go do zaangażowania się w przedsięwzięcie, • kontakt z lokalnym władzami i CVB oraz uzyskanie ich wsparcia, • zorganizowanie w mieście jednego ze spotkań zarządu stowarzyszenia lub regionalnej konferencji, • przygotowanie i wysłanie do stowarzyszenia listu intencyjnego, • przygotowanie i przesłanie pełnej oferty, • prezentacja oferty na zagranicznym kongresie, • zorganizowanie wizyty kontrolnej dla przedstawicieli stowarzyszenia i organizatora. Jeśli wygraliśmy, spoczywa na nas ogromna odpowiedzialność, by dopilnować, aby kongres okazał się sukcesem. Jeśli przegraliśmy, nie powinniśmy się poddawać, a wręcz przeciwnie. Po gruntownej analizie czynników, dlaczego przegraliśmy, powinniśmy próbować ponownie. Często się zdarza, że destynacje podejmują dwie, a nawet trzy, zanim „wygrają organizację” danego eventu. Stowarzyszenia kierują się określonymi kryteriami dot. wyboru miejsc na swoje kongresy. Są to: • odpowiednie centrum kongresowe (dostępne daty, zaplecze techniczne), • lokalizacja/dostępność (lotnisko, liczba połączeń lotniczych i kolejowych, drogi), • zaplecze hotelowe w mieście, • transport publiczny w mieście, • ciekawe obiekty na imprezy towarzyskie (social events), • wsparcie od destynacji, władz, sponsorów, • sytuacja polityczna i ekonomiczna (bezpieczeństwo), • atrakcyjność destynacji dla uczestników kongresu, • atrakcyjność ekonomiczna/cenowa destynacji, • liczba kongresów, które już odbyły się w danym mieście, • rekomendacje. Tak naprawdę nie ma schematu dot. efektywnego modelu pracowania ze stowarzyszeniami w celu pozyskania dla destynacji ich kongresów, gdyż każde stowarzyszenie jest inne. Niektóre z nich posiadają CorePCO, który organizuje ich kongres i podejmuje decyzję, gdzie wydarzenie się odbywa, inne bazują na doświadczeniu swojego teamu, jeszcze inne, opisane wcześniej, oczekują silnego przedstawicielstwa w danym kraju. Zdobywanie kongresów międzynarodowych stowarzyszeń to żmudna praca i proces, który znacznie różni się od zasad współpracy z klientami korporacyjnymi, a podstawa sukcesu to cierpliwość i postawienie na długotrwałe działania. Anna Górska // Jest doświadczonym menedżerem z wieloletnią praktyką w zarządzaniu organizacją, zespołami i dużymi imprezami, działającym na rynku MICE, HoReCa i obiektów kulturalnych. Absolwentka Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Gdańskiego oraz Stanowego Uniwersytetu w Nowym Jorku. Doświadczenia zawodowe zdobywała m.in. w firmie Coca-Cola Beverages Polska, w Hotelu Holiday Inn Gdańsk oraz w Gdańskiej Organizacji Turystycznej i Gdańsk Convention Bureau, w którym pełniła funkcję prezesa zarządu, odpowiadając za promocję miasta w kraju i za granicą. Od 2014 r. związana zawodowo z EXPO XXI Warszawa, gdzie pełni funkcję Business Development Director i odpowiada za relacje z międzynarodowymi stowarzyszeniami. W ostatnim czasie z sukcesem nawiązała współpracę z dużymi, międzynarodowymi kongresami do EXPO XXI i Warszawy. Prowadzi też firmę zajmującą się doradztwem i konsultingiem w branży MICE. // Niektóre miasta stosują tzw. subventions, czyli programy pomocowe, których elementem może być m.in. przekazywanie gotówki. Malta np. oficjalnie ogłosiła, że oferuje stowarzyszeniom kwotę do 10 000 EUR za zorganizowanie ich eventu w tym kraju. W Sztokholmie kładzie się nacisk na konferencje naukowe, przyciągając je do miasta, pokrywając koszty biletów lotniczych na tzw. site visits. // 13
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==