Partner wydania: • przygotowanie tzw. bid booka, czyli oferty destynacji zawierającej wszystkie wymagane przez organizatora elementy logistyczne i merytoryczne, • pozyskanie listów wsparcia i patronatów od władz miasta, województwa, odpowiedniego ministerstwa, • zapewnienie uczestnikom wydarzenia materiałów promocyjnych o mieście, • zorganizowanie standu promocyjnego miasta w obiekcie konferencyjnym, • zorganizowanie „Welcome Desk” na lotnisku, • pomoc w organizacji wizyty studyjnej dla organizatora, chcącego zapoznać się ofertą miasta w trakcie trwania konkursu destynacji, • zwiedzanie miasta dla gości VIP, • wyjazd z aplikującym organizatorem na kongres zagraniczny w celu promocji Warszawy, • pomoc w zapewnieniu nieodpłatnej sali na bankiet powitalny wydarzenia, • obecność władz rządowych lub samorządowych na wydarzeniu, • pomoc w zapewnieniu uczestnikom wydarzenia zniżkowej lub bezpłatnej komunikacji miejskiej. Ogromna konkurencja, co roku powstające nowe obiekty konferencyjne, nowe destynacje i nowe biura Convention powodują, że tworzone są też nowe formy wsparcia. Proces biddowania jest długotrwały i czasochłonny. W związku z tym, że kluczowym elementem jest znalezienie i przekonanie lokalnego przedstawiciela międzynarodowej organizacji do włączenia się w organizację wydarzenia w jego mieście, najważniejszy element stanowi budowanie trwałych relacji z potencjalnymi Ambasadorami. Skutecznym narzędziem jest zgłaszanie kandydatur takich osób do programu Ambasadorów Polskich, co jest dla nich wyróżnieniem i dużym prestiżem. Ważne jest też przekonanie ich, iż mogą liczyć na naszą pomoc i pełne zaangażowanie, dzięki temu po ich stronie będzie leżało minimum pracy, a nie maksimum, czego często się obawiają. Oto kilka przykładów, jaką pomoc możemy zaproponować Ambasadorom w procesie pozyskiwania wydarzeń: • zorganizowanie wsparcia miasta i najbardziej wpływowych instytucji z danej branży, • przygotowanie całej oferty pod względem merytorycznym i wizualnym, • rekomendacja wybranych hoteli i negocjacje stawek, • przedstawienie partnerów, np. PCO (Profesjonalny Organizator Kongresów), • przygotowanie wizyty kontrolnej, • przekazanie sugestii dot. programu socjalnego, • asystowanie w prezentacji oferty, • promocja eventu, czego rezultatem może być zwiększenie liczby uczestników kongresu. // Kim jest Ambasador Kongresów? Według definicji ICCA to lokalny bohater (local champion), który posiada dużą wiedzę i jest ekspertem w wybranej dziedzinie, jest znany i ma duże wpływy w swoim środowisku oraz jest gotowy na to, żeby współpracować z lokalną branżą spotkań nad pozyskiwaniem konferencji do danej destynacji/miasta. // 12 Okiem eksperta
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==