minimalizacji ryzyka komputery realizacyjne i sprzęt wizyjny są wykorzystywane offline, a wszystkie materiały są na nich wgrane na długo przed wydarzeniem. Dzięki temu nasi klienci nie muszą się martwić, że na ekranie pojawią się treści, które mogą np. naruszyć czyiś wizerunek. IMPREZA MASOWA Nie zawsze przesłanki do potraktowania wydarzenia jako masowe są traktowane poważnie. Zdarza się niestety, że największym wyzwaniem związanym z imprezą masową jest wytłumaczenie klientowi, że przy określonych oczekiwaniach musi się podporządkować prawu. Warunki dotyczące takich wydarzeń są zdefiniowane w ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych. Jedno jest pewne – nigdy nie można sobie pozwolić na realizację eventu „podchodzącego” pod imprezę masową bez spełnienia warunków opisanych w ustawie czy bez zachowania wymaganych środków bezpieczeństwa. Jest to po prostu przestępstwo obarczone odpowiedzialnością karną – można za nie trafić do więzienia na nawet 8 lat. GDY COŚ PÓJDZIE NIE TAK Nawet na najlepiej przygotowanej imprezie może zdarzyć się wypadek. Producent i klient muszą mieć plan działania na wypadek sytuacji kryzysowej. Producent powinien sobie poradzić z takim zajściem w 3 krokach: 1. Ograniczyć dalsze szkody poprzez zarządzenie sytuacją i ewentualnie wynikłym z niej kryzysem; 2. Zapewnić pomoc tym, którzy mogli zostać poszkodowani; 3. Wyciągnąć wnioski, by wyeliminować zajście w przyszłości. Bezpieczny event to taki, który został starannie zaplanowany i którego produkcja została powierzona doświadczonemu zespołowi, dzięki czemu jego realizacja przebiegała zgodnie ze scenariuszem. W przypadku zakłócenia scenariusza wydarzenia kluczowy jest jasny podział obowiązków i sprawne centrum decyzyjne. Wszystkim organizatorom jednak życzę, by nigdy nie musieli z tych najtrudniejszych doświadczeń korzystać i żeby wszystkie wydarzenia były udane. IWONA BIŃKOWSKA // senior event manager w Allegro Brand Experience Agency Z branżą eventową związana od ponad 18 lat. W swojej karierze wyprodukowała kilkaset eventów B2B i B2C o różnej skali, w tym kilkadziesiąt imprez masowych. Realizowała projekty dla BZ WBK, miasta st. Warszawy, Lyreco, ING Banku Śląskiego, Pfizera, Carrefoura, Chryslera, Serviera, PKN ORLEN, Siemensa czy Nestle. NAPISZ DO AUTORKI: iwona.binkowska@allegro.com.pl 1. Sztab kryzysowy i kierownictwo Od początku musimy wiedzieć, kto jest kierownikiem produkcji, kto podejmuje na wydarzeniu decyzje i kto komu może wydawać polecenia. To sprawia, że w razie problemów cały zespół dostaje spójne informacje i możemy uniknąć bałaganu. Ważna jest też doświadczona obsługa, a nawet duplikowanie niektórych funkcji w kluczowych momentach wydarzenia na wypadek trudności (np. zwiększenie obsługi recepcji). 2. Ubezpieczenie Na nieprzewidzianą okoliczność trzeba mieć ubezpieczenie. To standardowe – OC – związane z prowadzoną działalnością i NNW, które można wykupić dla uczestników zamkniętej imprezy. 3. Pomoc medyczna Nawet na mniejszych wydarzeniach szczerze rekomenduję klientom obecność ratownika medycznego, który w sytuacjach związanych z drobnymi problemami zdrowotnymi pozwala uniknąć niepotrzebnego stresu i przyjazdu karetki. Medyk na miejscu to też większe szanse, że w razie poważnej sytuacji karetka zdąży na czas. Jak się przygotować na to, co może nas zaskoczyć? Partner wydania: 7
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==