na wypadek sytuacji kryzysowych, bo nawet jeśli nie rodzi to skutków związanych z bezpieczeństwem, to powoduje straty wizerunkowe. KIEDY ZACZĄĆ MYŚLEĆ O BEZPIECZEŃSTWIE? 18 lat doświadczenia w branży zmieniło to, jak widzę bezpieczeństwo. Dzisiaj postrzegam je jako utrzymanie takiego przebiegu wydarzenia, który mieści się w ramach wyznaczonego scenariusza. To szeroka definicja, ale w pełni moim zdaniem uprawniona. Wynika z tego, że wychodzenie poza scenariusz wydarzenia może skutkować utratą kontroli, z której konsekwencjami może sobie nie poradzić nawet najlepszy zespół eventowy. Profesjonalną ekipę eventową możemy poznać po tym, że oferuje klientowi taki scenariusz wydarzenia, który nie tylko odpowiada na brief i realizuje cele klienta, ale jest też możliwy do zrealizowania zgodnie z założeniami i w planowanym budżecie. Tak więc bezpieczeństwo to właśnie poruszanie się w ramach, na które umówiliśmy się z klientem i na które się przygotowaliśmy. W praktyce polega to na tym, że klient, rozważając ofertę, musi mieć pewność, że agencja przeprowadziła wcześniejszy audyt bezpieczeństwa. Że każdy element, który proponuje w ofercie i budżecie, będzie w tej cenie w odpowiedniej jakości. Oznacza to sprawdzenie wymaganych atestów, weryfikację rozwiązań od strony formalnej, jak i technicznej, w tym kontrolę umiejętności obsługi danego sprzętu czy osób realizujących usługę. Do obowiązków agencji już na tym wczesnym etapie należy ocena lokalizacji i proponowanej scenografii. Już w toku pracy nad ofertą pomysły kreatywne na wydarzenie są przedstawiane zarówno w formie wizualnej, jak i technicznej. Co daje taka symulacja? Przede wszystkim pozwala na wczesnym etapie stwierdzić, że coś może się nie udać – np. nie będziemy w stanie skorzystać z danej lokalizacji przy wybranym usadzeniu i planowanej frekwencji, czy nie będziemy mogli podwiesić rozbudowanej scenografii w danym obiekcie. UFAJ I SPRAWDZAJ Co zatem należy sprawdzić, zanim oferta wyjdzie na zewnątrz? Poniżej podaję przydatną check-listę: 1. DOPASOWANIE OBIEKTU Potwierdzając charakterystykę lokalizacji, bazuj na informacjach od zarządcy, ale też zweryfikuj ją poprzez wizję lokalną. Poznaj poprzednie doświadczenia organizatorów, przygotuj plan techniczny. 2. TERMINY Wszystko da się zrobić, ale nie zawsze ma się ku temu zasoby. Oceń, jak duży zespół jest potrzebny do przygotowania realizacji i czy stać Cię na rozwiązania, które zaproponuje producent lub podwykonawca. Bezpieczeństwo nigdy nie może być ofiarą kompromisów związanych z cięciami w budżecie. 3. WYMOGI PRAWNE Sprawdź wymogi prawne odnośnie do np. spełnienia warunków dotyczących imprez masowych, wymaganych pozwoleń czy podstaw, takich jak wielkość przejść czy oznaczenie dróg ewakuacyjnych. 4. SPECYFIKACJE TECHNICZNE Większość eventów to od kuchni setki metrów (czasem kilometry) kabli, skrzynek i rozdzielni. Sprzęt wymagający kwalifikacji i wysokiego napięcia. Stawiane na tę okoliczność konstrukcje i często wymyślne, ruchome scenografie. A do tego wszystkiego masa ludzi, którzy nie muszą się tym zupełnie przejmować i za których bezpieczeństwo odpowiadamy. Dużym wyzwaniem jest sprawdzanie jakości sprzętu i certyfikacji urządzeń. Atrakcje czy rozwiązania techniczne często są nowościami, bo rynek zmienia się dynamicznie. Dlatego pracownicy techniczni agencji to cisi bohaterowie każdego wydarzenia, którzy potrafią sprawdzić, na ile informacje dotyczące sprzętu zawarte w dokumentacji pokrywają się z rzeczywistością. To nie jest praca zza biurka, często wymagane jest założenie uprzęży i sprawdzenie np. trudno dostępnych podwieszeń czy sprzętu na kratownicach. Częsty problem obiektów stanowi to, że ich opisy nie są dostatecznie szczegółowe z naszego eventowego punktu widzenia. Wyzwaniami na poziomie eksperckim są realizacje nietypowych eventów w przestrzeniach na co dzień na to nieprzygotowanych, np. obiektach postindustrialnych. W przypadku braku wiarygodnych danych (np. dotyczących nośności sufitów) zawsze należy się ograniczyć do własnych konstrukcji o znanych parametrach. Istotnym punktem jest wyliczenie z odpowiednią rezerwą zapotrzebowania na prąd. Jego awaria, szczególnie w zamkniętych pomieszczeniach, może mieć skutki o wiele poważniejsze niż niespodziewana przerwa w agendzie. 5. PODWYKONAWCY Tworząc ofertę, wplatamy w nią od kilku do kilkudziesięciu podwykonawców. Jednak odpowiedzialność za bezpieczeństwo przed klientem zawsze spoczywa na producencie – Dla klienta bezpieczeństwo to zawsze priorytet, dlatego nie bójmy się mówić o zagrożeniach i naszych rekomendacjach. Frekwencja jest wyższa od oczekiwanej? Usprawnijmy recepcję. Zapowiada się upał? Zadbajmy o więcej cienia, kurtyny wodne, kremy do opalania czy napoje. Zapowiadany wiatr będzie silniejszy niż w specyfikacji obiektów? Postawmy inny namiot lub zrezygnujmy z niego. Od profesjonalnego organizatora wydarzeń klient oczekuje jasnych informacji i rekomendacji. Partner wydania: 5
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==