PARTNER WYDANIA: NR 4(17)/2019 LIPIEC-SIERPIEŃ 2019 468917 ISSN 2543-4004 Magazyn dostępny wyłącznie w prenumeracie DESTYNACJE EVENTOWE TECHNOLOGIE I INNOWACJE PRZEGLĄD PRAWNY WIADOMOŚCI Z BRANŻY KNOW-HOW ORGANIZATORA OKIEM EKSPERTA TWARZĄ W TWARZ MARKETING I PROMOCJA TEMAT NUMERU: Bezpieczny event, czyli zgodny z prawem i scenariuszem
Stare Sady 4 | 11-730 Mikołajki www.hotel-port.pl
04 BEZPIECZNY EVENT, CZYLI ZGODNY Z PRAWEM I SCENARIUSZEM // Kiedy życzymy sobie, jaki miałby być nasz event, najczęściej mówimy „udany”. Trudno mi sobie wyobrazić event udany, który okazałby się niebezpieczny. Na organizatorze spoczywa obowiązek przeprowadzenia wydarzenia w sposób bezpieczny „od A do Z”. Wynika to z prawa, ale też dobrych praktyk biznesowych. Jeżeli zlecacie produkcję eventów lub je produkujecie, zapraszam do zapoznania się z materiałem, w którym pokazuję, które obszary są szczególnie ważne przy zapewnieniu bezpieczeństwa na wydarzeniu. Spis treści // TEMAT NUMERU // 04 Bezpieczny event, czyli zgodny z prawem i scenariuszem OKIEM EKSPERTA // 10 Wizerunek event managera – zadbaj o detale TWARZĄ W TWARZ // 14 Uczestnicy wydarzeń targowych oczekują wartości dodanej – rozmowa z Agnieszką Huszczyńską, prezes zarządu Evential 18 Live cooking gwarantuje niezapomniane show w trakcie eventów – rozmowa z Jakubem i Michałem Budnikami, szefami kuchni w warszawskiej restauracji Stixx Bar & Grill oraz Stixx Catering MARKETING I PROMOCJA // 19 Networking podczas eventów jako narzędzie sprzedaży Twoich wydarzeń 22 Przegląd narzędzi i aplikacji – wykorzystaj je podczas organizacji wydarzeń (cz. I) KNOW-HOW ORGANIZATORA // 26 Organizacja eventu a lokalizacja obiektu 28 Jak stworzyć kreatywny event w krótkim czasie i nie zwariować? DESTYNACJE EVENTOWE // 32 Hotele ze strefą SPA & Wellness – dowiedz się, które obiekty zagwarantują relaks Twoim gościom 34 Mazury zachwycają każdego! 36 Hotele SPA & Wellness – o tym, gdzie zorganizować event połączony z relaksem 42 Kopalnia Soli „Wieliczka” – poznaj tajemnice udanego eventu! TECHNOLOGIE I INNOWACJE // 44 Jak stworzyć oprawę sceniczną z efektem wow? PRZEGLĄD PRAWNY // 48 Zadbaj o bezpieczeństwo prawne Twojej firmy WIADOMOŚCI Z BRANŻY // 51 Czas na felieton: Projekt wakacje 53 Arłamów Mice Games, czyli integracja agencji eventowych w Arłamowie 54 Zakończenie VII edycji Studium Event Management KATALOG FIRM // 56 Katalog firm Partner wydania: 2 EVENT MANAGEMENT POLSKA / Spis treści
ADRES REDAKCJI / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 / www.eventmanagement.pl // REDAKTOR PROWADZĄCA / Kinga Walczyk / tel. 793 787 176 / kinga.walczyk@forum-media.pl // REKLAMA / Małgorzata Sieradzka / tel. (61) 66 55 884 / malgorzata.sieradzka@forum-media.pl // PROJECT MANAGER / Anna Kołodziej / anna.kolodziej@forum-media.pl // STALI WSPÓŁPRACOWNICY / Marta Chmielewska, Dariusz Ogrodnik, Anna Ledwoń-Blacha, Konrad Olczak // PRENUMERATA / Ewelina Angrot / tel. (61) 66 83 167 / ewelina.angrot@forum-media.pl // REDAKTOR TECHNICZNY / Piotr Korytowski // DRUK / PAW DRUK // OKŁADKA / EXPO Mazury S.A., Grunwaldzka 55, 14-100 Ostróda, www.expomazury.pl // SERWIS ZDJĘCIOWY / Adobe Stock, Shutterstock // WYDAWCA / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 // PREZES ZARZĄDU / Magdalena Balanicka // Redakcja nie zwraca materiałów niezamówionych oraz zastrzega sobie prawo do skrótów i redakcyjnego opracowania tekstów przyjętych do druku. // www.forum-media.pl // Copyright do wydania / FORUM MEDIA POLSKA Sp. z o.o. jak w każdym wydaniu naszego magazynu, także w tym przygotowaliśmy dla Was rozmowy z przedstawicielami naszej branży. Bohaterką jednego z wywiadów jest Agnieszka Huszczyńska, której zapewne nie muszę przedstawiać większości z Was. Rozmowa z pomysłodawczynią Forum Branży Eventowej uzmysłowiła mi, że droga, którą pokonała większość z nas, bywa zazwyczaj dość wyboista. Jesteśmy „tu i teraz”, ale ile musieliśmy pokonać, żeby dotrzeć do tego punktu, wiemy tylko my sami. Historia pani Agnieszki jest niezaprzeczalnym dowodem na to, że każdy ma swój cel, misję, a żeby je zrealizować, musi pokonać niejedną przeszkodę. Pani Agnieszka te przeszkody pokonała i dzięki temu w tym momencie znajduje się w miejscu, które z całą pewnością może nazwać „tym miejscem”. Niesamowite jest jednak to, że cała historia pani Agnieszki krążyła dookoła eventów. Często niekoniecznie bezpośrednio, ale analizując to, co wydarzyło się na przestrzeni lat, można stwierdzić, że kierowała ją pasja, a może nawet powołanie. Podejrzewam, że w naszej branży znajdzie się więcej podobnych przypadków, czyli osób, które odnalazły swoje „eventowe miejsce” po latach prób, a być może często i niepowodzeń. Konkluzja jest jednak taka, że warto słuchać tego, co gra w naszych sercach, i z podniesioną głową iść po swoje. Dzięki temu branżę eventową tworzą osoby wytrwałe, zdeterminowane i przepełnione pasją. A nie da się ukryć, że z takimi osobami współpracuje się najlepiej. O tym, jak pokonać przeszkody innego rodzaju, czyli wyzwania wizerunkowe postawione przed event managerem, pisze także Renata Razmuk, która eventy zna jak własną kieszeń. Warto pamiętać, że świat działa według zasady „Jak Cię widzą, tak Cię piszą”, dlatego to, w jaki sposób kreujemy nasz wizerunek, ma ogromny wpływ na postrzeganie nas przez innych, rozwój kariery zawodowej, a także jakość współpracy. Mam nadzieję, że porady pani Renaty ułatwią Wam codzienną pracę oraz pomogą Wam wspiąć się na wyżyny profesjonalizmu. Warto jednak pamiętać, żeby nie zapędzić się w biegu ku profesjonalizmowi i zachować w sobie autentyczność, tak by wizerunek, który stworzyliśmy, był spójny. Ludzie cenią naturalność, a w czasach przesadnego PR-u bywa ona na wagę złota, dlatego bądźmy profesjonalni, ale przede wszystkim bądźmy sobą. Kinga Walczyk redaktor prowadząca „Event Management Polska” Drodzy Czytelnicy, 28 JAK STWORZYĆ KREATYWNY EVENT W KRÓTKIM CZASIE I NIE ZWARIOWAĆ? // Koncepcja kreatywna jest pierwszym i kluczowym elementem podczas tworzenia eventów – wie o tym każdy event manager. Jednak na liście „must” produkcji wydarzeń jest wiele punktów, od których zależy ostateczny efekt naszej pracy. Jest również czas – często ograniczony – który może wpłynąć zarówno na kreację, jak i przygotowanie eventu. Jak więc tworzyć kreatywnie, mając krótki deadline i duże oczekiwania? Partner wydania: 3
BEZPIECZNY EVENT, CZYLI ZGODNY Z PRAWEM I SCENARIUSZEM Kiedy życzymy sobie, jaki miałby być nasz event, najczęściej mówimy „udany”. Trudno mi sobie wyobrazić event udany, który okazałby się niebezpieczny. Na organizatorze spoczywa obowiązek przeprowadzenia wydarzenia w sposób bezpieczny „od A do Z”. Wynika to z prawa, ale też dobrych praktyk biznesowych. Jeżeli zlecacie produkcję eventów lub je produkujecie, zapraszam do zapoznania się z materiałem, w którym pokazuję, które obszary są szczególnie ważne przy zapewnieniu bezpieczeństwa na wydarzeniu. BEZPIECZNY, CZYLI JAKI? Jeśli myślimy o zagadnieniu bezpieczeństwa na evencie, laikom może się wydawać, że chodzi o zapobieganie jakimś tragicznym sytuacjom, będącym naruszeniem prawa. Tymczasem bezpieczeństwo na evencie to pojęcie dużo szersze, które wymaga uwzględnienia na absolutnie każdym etapie przygotowywania i realizacji wydarzenia. Oznacza nie tylko bezpieczeństwo faktyczne, ale również subiektywne – zapewnienie poczucia bezpieczeństwa dla wszystkich uczestników wydarzenia. To, jak goście będą odbierać event, przekłada się na brand experience klienta. W trakcie wydarzenia niedopuszczalny jest chaos czy brak planu Tekst: Iwona Bińkowska Z artykułu dowiesz się: Jak przeprowadzić audyt bezpieczeństwa. W jaki sposób zweryfikować specyfikację techniczną. Dlaczego recepcja jest kluczowym elementem wydarzenia. Czym jest cyberbezpieczeństwo. Jak reagować w sytuacjach kryzysowych. Partner wydania: 4 TEMAT NUMERU
na wypadek sytuacji kryzysowych, bo nawet jeśli nie rodzi to skutków związanych z bezpieczeństwem, to powoduje straty wizerunkowe. KIEDY ZACZĄĆ MYŚLEĆ O BEZPIECZEŃSTWIE? 18 lat doświadczenia w branży zmieniło to, jak widzę bezpieczeństwo. Dzisiaj postrzegam je jako utrzymanie takiego przebiegu wydarzenia, który mieści się w ramach wyznaczonego scenariusza. To szeroka definicja, ale w pełni moim zdaniem uprawniona. Wynika z tego, że wychodzenie poza scenariusz wydarzenia może skutkować utratą kontroli, z której konsekwencjami może sobie nie poradzić nawet najlepszy zespół eventowy. Profesjonalną ekipę eventową możemy poznać po tym, że oferuje klientowi taki scenariusz wydarzenia, który nie tylko odpowiada na brief i realizuje cele klienta, ale jest też możliwy do zrealizowania zgodnie z założeniami i w planowanym budżecie. Tak więc bezpieczeństwo to właśnie poruszanie się w ramach, na które umówiliśmy się z klientem i na które się przygotowaliśmy. W praktyce polega to na tym, że klient, rozważając ofertę, musi mieć pewność, że agencja przeprowadziła wcześniejszy audyt bezpieczeństwa. Że każdy element, który proponuje w ofercie i budżecie, będzie w tej cenie w odpowiedniej jakości. Oznacza to sprawdzenie wymaganych atestów, weryfikację rozwiązań od strony formalnej, jak i technicznej, w tym kontrolę umiejętności obsługi danego sprzętu czy osób realizujących usługę. Do obowiązków agencji już na tym wczesnym etapie należy ocena lokalizacji i proponowanej scenografii. Już w toku pracy nad ofertą pomysły kreatywne na wydarzenie są przedstawiane zarówno w formie wizualnej, jak i technicznej. Co daje taka symulacja? Przede wszystkim pozwala na wczesnym etapie stwierdzić, że coś może się nie udać – np. nie będziemy w stanie skorzystać z danej lokalizacji przy wybranym usadzeniu i planowanej frekwencji, czy nie będziemy mogli podwiesić rozbudowanej scenografii w danym obiekcie. UFAJ I SPRAWDZAJ Co zatem należy sprawdzić, zanim oferta wyjdzie na zewnątrz? Poniżej podaję przydatną check-listę: 1. DOPASOWANIE OBIEKTU Potwierdzając charakterystykę lokalizacji, bazuj na informacjach od zarządcy, ale też zweryfikuj ją poprzez wizję lokalną. Poznaj poprzednie doświadczenia organizatorów, przygotuj plan techniczny. 2. TERMINY Wszystko da się zrobić, ale nie zawsze ma się ku temu zasoby. Oceń, jak duży zespół jest potrzebny do przygotowania realizacji i czy stać Cię na rozwiązania, które zaproponuje producent lub podwykonawca. Bezpieczeństwo nigdy nie może być ofiarą kompromisów związanych z cięciami w budżecie. 3. WYMOGI PRAWNE Sprawdź wymogi prawne odnośnie do np. spełnienia warunków dotyczących imprez masowych, wymaganych pozwoleń czy podstaw, takich jak wielkość przejść czy oznaczenie dróg ewakuacyjnych. 4. SPECYFIKACJE TECHNICZNE Większość eventów to od kuchni setki metrów (czasem kilometry) kabli, skrzynek i rozdzielni. Sprzęt wymagający kwalifikacji i wysokiego napięcia. Stawiane na tę okoliczność konstrukcje i często wymyślne, ruchome scenografie. A do tego wszystkiego masa ludzi, którzy nie muszą się tym zupełnie przejmować i za których bezpieczeństwo odpowiadamy. Dużym wyzwaniem jest sprawdzanie jakości sprzętu i certyfikacji urządzeń. Atrakcje czy rozwiązania techniczne często są nowościami, bo rynek zmienia się dynamicznie. Dlatego pracownicy techniczni agencji to cisi bohaterowie każdego wydarzenia, którzy potrafią sprawdzić, na ile informacje dotyczące sprzętu zawarte w dokumentacji pokrywają się z rzeczywistością. To nie jest praca zza biurka, często wymagane jest założenie uprzęży i sprawdzenie np. trudno dostępnych podwieszeń czy sprzętu na kratownicach. Częsty problem obiektów stanowi to, że ich opisy nie są dostatecznie szczegółowe z naszego eventowego punktu widzenia. Wyzwaniami na poziomie eksperckim są realizacje nietypowych eventów w przestrzeniach na co dzień na to nieprzygotowanych, np. obiektach postindustrialnych. W przypadku braku wiarygodnych danych (np. dotyczących nośności sufitów) zawsze należy się ograniczyć do własnych konstrukcji o znanych parametrach. Istotnym punktem jest wyliczenie z odpowiednią rezerwą zapotrzebowania na prąd. Jego awaria, szczególnie w zamkniętych pomieszczeniach, może mieć skutki o wiele poważniejsze niż niespodziewana przerwa w agendzie. 5. PODWYKONAWCY Tworząc ofertę, wplatamy w nią od kilku do kilkudziesięciu podwykonawców. Jednak odpowiedzialność za bezpieczeństwo przed klientem zawsze spoczywa na producencie – Dla klienta bezpieczeństwo to zawsze priorytet, dlatego nie bójmy się mówić o zagrożeniach i naszych rekomendacjach. Frekwencja jest wyższa od oczekiwanej? Usprawnijmy recepcję. Zapowiada się upał? Zadbajmy o więcej cienia, kurtyny wodne, kremy do opalania czy napoje. Zapowiadany wiatr będzie silniejszy niż w specyfikacji obiektów? Postawmy inny namiot lub zrezygnujmy z niego. Od profesjonalnego organizatora wydarzeń klient oczekuje jasnych informacji i rekomendacji. Partner wydania: 5
agencji. Prowadząc współpracę z podwykonawcami, zawsze trzeba pamiętać o filarach, jakimi są: ∞∞ wybór sprawdzonych partnerów, ∞∞ podpisywanie szczegółowych umów, ∞∞ sprawdzanie atestów i certyfikatów sprzętu, ∞∞ kontrola wymaganych kwalifikacji ekip, ∞∞ ubezpieczenia, ∞∞ ochrona informacji poufnych i RODO. Jeżeli wszystkie przygotowania zostały wykonane szczegółowo, podwykonawcy są zaufani, dokumenty sprawdzone, a umowy podpisane, to musimy przygotować się na samo wydarzenie. RELACJA Z KLIENTEM Dla klienta bezpieczeństwo to zawsze priorytet, dlatego nie bójmy się mówić o zagrożeniach i naszych rekomendacjach. Frekwencja jest wyższa od oczekiwanej? Usprawnijmy recepcję. Zapowiada się upał? Zadbajmy o więcej cienia, kurtyny wodne, kremy do opalania czy napoje. Zapowiadany wiatr będzie silniejszy niż w specyfikacji obiektów? Postawmy inny namiot lub zrezygnujmy z niego. Od profesjonalnego organizatora wydarzeń klient oczekuje jasnych informacji i rekomendacji. Odpowiednio wcześniej sygnalizowane potencjalne problemy i ich rozwiązania oszczędzają wszystkim nerwów i budują zaufanie do agencji. RECEPCJA KLUCZOWYM ELEMENTEM Na wydarzeniach o charakterze zamkniętym kluczowym ogniwem odpowiedzialnym za bezpieczeństwo jest recepcja. Proces rejestracji buduje pierwsze wrażenie i musi dziać się szybko i w miłej atmosferze, ale jednocześnie szczelnie, gdyż na recepcji spoczywa wielka odpowiedzialność. Wiele lokalizacji jest niestety narażonych na to, że ktoś mniej lub bardziej przypadkowy zechce dołączyć do wydarzenia. Każdy pracujący dłużej w branży jest w stanie sobie przypomnieć sylwetki „stałych bywalców”. Jednakże „leśne dziadki” i „łowcy bufetów” (jak czasem niezbyt elegancko o nich mówimy) to nie największy problem. Tragiczny tegoroczny przykład z Gdańska, śmierć Pawła Adamowicza, pokazuje, jak ważna jest praca ochrony i ścisła weryfikacja osób wchodzących do określonych stref, bo nigdy nie możemy być pewni, jakie są intencje nieproszonego gościa. Szczególne środki bezpieczeństwa muszą być podejmowane na imprezach z udziałem VIP-ów. Od pracy recepcji zależy, czy na event przyjdą wyłącznie te osoby, które są mile widziane, czy scenariusz imprezy nie zostanie zakłócony lub czy wiadomości z zamkniętego wydarzenia nie trafią do niepowołanych oczu i uszu. Tu z pomocą kłaniają się nam nowe technologie, które ułatwiają pracę i poprawiają szczelność. Są to aplikacje eventowe, takie jak A’tool agencji Allegro, kody SMS, QR czy nawet systemy identyfikujące rysy twarzy. Dzięki takim rozwiązaniom możemy szybko identyfikować naszych gości i sprawić, że nie tracą czasu w kolejce. Nowoczesne rozwiązania dobrze uzupełniają pracowników ochraniających wydarzenie, którzy sprawdzają, czy ktoś nie omija recepcji. Ochrona może służyć pomocą w przypadku zakłóceń, które sprawiają kłopot regularnej obsłudze. ZESPÓŁ Nic tak nie uspokaja klienta, jak doświadczony producent. Wybierając agencję, warto się dowiedzieć, jaki zespół będzie obsługiwał wydarzenie, ile osób zarządzających, a ile funkcyjnych (hostów/kelnerów/ochroniarzy – zależnie od typu wydarzenia) będzie przypadać na uczestnika i na ile agencja jest elastyczna i gotowa, by reagować np. na zwiększoną frekwencję. Warto się też dowiadywać, jak zespół jest szkolony, czy bierze udział w realizacji wydarzeń z udziałem bardziej doświadczonych kolegów i czy pracownicy wymieniają się doświadczeniami m.in. na forum międzynarodowym. CYBERBEZPIECZEŃSTWO Zagadnieniem, które nie pochłaniało nas tak bardzo jeszcze kilka lat temu, a dzisiaj urasta do rangi jednego z kluczowych problemów, jest cyberbezpieczeństwo wydarzenia. Rozumiemy je jako zadbanie o to, by nikt za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej nie zakłócił jego przebiegu. Ten proces zaczyna się już na poziomie przygotowywania listy gości z klientem. W pracy z danymi wychodzimy ponad standardy RODO i zabezpieczamy dane od klienta, także te, które przekazujemy subprocesorom, np. wykonującym follow up wydarzenia. Szczególną troską otaczamy dane kontaktowe gości VIP czy bazy kluczowych klientów zapraszanych na wydarzenie. Zabezpieczenia obejmują szyfrowanie danych, stosowanie haseł czy trzymanie danych w dedykowanych aplikacjach uniemożliwiających ich całościowe kopiowanie. Z podwykonawcami podpisujemy umowy dotyczące poufności. Dodatkowo monitorujemy w mediach digitalowych hasła związane z wydarzeniem i reagujemy, gdy ktoś prowadzi wbrew ustaleniom komunikację, np. publikując zdjęcia z budowy scenografii. Kolejnym źródłem zagrożeń jest internet of things – IOT – czyli mówiąc w skrócie fakt, że wiele sprzętów jest dzisiaj na stałe podłączonych do internetu, a więc potencjalnie możliwych do zhakowania. Dlatego w celu Partner wydania: 6 TEMAT NUMERU
minimalizacji ryzyka komputery realizacyjne i sprzęt wizyjny są wykorzystywane offline, a wszystkie materiały są na nich wgrane na długo przed wydarzeniem. Dzięki temu nasi klienci nie muszą się martwić, że na ekranie pojawią się treści, które mogą np. naruszyć czyiś wizerunek. IMPREZA MASOWA Nie zawsze przesłanki do potraktowania wydarzenia jako masowe są traktowane poważnie. Zdarza się niestety, że największym wyzwaniem związanym z imprezą masową jest wytłumaczenie klientowi, że przy określonych oczekiwaniach musi się podporządkować prawu. Warunki dotyczące takich wydarzeń są zdefiniowane w ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych. Jedno jest pewne – nigdy nie można sobie pozwolić na realizację eventu „podchodzącego” pod imprezę masową bez spełnienia warunków opisanych w ustawie czy bez zachowania wymaganych środków bezpieczeństwa. Jest to po prostu przestępstwo obarczone odpowiedzialnością karną – można za nie trafić do więzienia na nawet 8 lat. GDY COŚ PÓJDZIE NIE TAK Nawet na najlepiej przygotowanej imprezie może zdarzyć się wypadek. Producent i klient muszą mieć plan działania na wypadek sytuacji kryzysowej. Producent powinien sobie poradzić z takim zajściem w 3 krokach: 1. Ograniczyć dalsze szkody poprzez zarządzenie sytuacją i ewentualnie wynikłym z niej kryzysem; 2. Zapewnić pomoc tym, którzy mogli zostać poszkodowani; 3. Wyciągnąć wnioski, by wyeliminować zajście w przyszłości. Bezpieczny event to taki, który został starannie zaplanowany i którego produkcja została powierzona doświadczonemu zespołowi, dzięki czemu jego realizacja przebiegała zgodnie ze scenariuszem. W przypadku zakłócenia scenariusza wydarzenia kluczowy jest jasny podział obowiązków i sprawne centrum decyzyjne. Wszystkim organizatorom jednak życzę, by nigdy nie musieli z tych najtrudniejszych doświadczeń korzystać i żeby wszystkie wydarzenia były udane. IWONA BIŃKOWSKA // senior event manager w Allegro Brand Experience Agency Z branżą eventową związana od ponad 18 lat. W swojej karierze wyprodukowała kilkaset eventów B2B i B2C o różnej skali, w tym kilkadziesiąt imprez masowych. Realizowała projekty dla BZ WBK, miasta st. Warszawy, Lyreco, ING Banku Śląskiego, Pfizera, Carrefoura, Chryslera, Serviera, PKN ORLEN, Siemensa czy Nestle. NAPISZ DO AUTORKI: iwona.binkowska@allegro.com.pl 1. Sztab kryzysowy i kierownictwo Od początku musimy wiedzieć, kto jest kierownikiem produkcji, kto podejmuje na wydarzeniu decyzje i kto komu może wydawać polecenia. To sprawia, że w razie problemów cały zespół dostaje spójne informacje i możemy uniknąć bałaganu. Ważna jest też doświadczona obsługa, a nawet duplikowanie niektórych funkcji w kluczowych momentach wydarzenia na wypadek trudności (np. zwiększenie obsługi recepcji). 2. Ubezpieczenie Na nieprzewidzianą okoliczność trzeba mieć ubezpieczenie. To standardowe – OC – związane z prowadzoną działalnością i NNW, które można wykupić dla uczestników zamkniętej imprezy. 3. Pomoc medyczna Nawet na mniejszych wydarzeniach szczerze rekomenduję klientom obecność ratownika medycznego, który w sytuacjach związanych z drobnymi problemami zdrowotnymi pozwala uniknąć niepotrzebnego stresu i przyjazdu karetki. Medyk na miejscu to też większe szanse, że w razie poważnej sytuacji karetka zdąży na czas. Jak się przygotować na to, co może nas zaskoczyć? Partner wydania: 7
WIZERUNEK EVENT MANAGERA – ZADBAJ O DETALE Jaki powinien być wizerunek event managera? Profesjonalny i spójny. Czyli właściwie taki, jaki jest standardem w każdym innym wykonywanym zawodzie. Wizerunek wynika z kompetencji, które posiada osoba na danym stanowisku, oraz jest dostosowany do środowiska, w którym funkcjonuje. Stereotypowe postrzeganie branży eventowej to niestety wciąż „imprezownia”. Czy to znaczy, że „człowiek od eventów” powinien wyglądać jak imprezowicz, nonszalancko i artystycznie? Absolutnie nie. Co zatem wpływa na wizerunek event managera? TO POWAŻNY ZAWÓD W ciągu ostatnich 10 lat zawód ten nie tylko zyskał na znaczeniu, ale przede wszystkim się profesjonalizował, co znaczy, że zrobiło się poważnie. Po pierwsze, został wpisany do oficjalnej klasyfikacji zawodów jako „organizator imprez rozrywkowych” sporządzonej przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w 2013 r. (na szczęście potem dopisano do opisu „organizator eventów”). Po drugie, pojawiły się szkolenia prowadzone przez wieloletnich praktyków branżowych, oferty kursów i studiów podyplomowych na uczelniach wyższych, jak np. studium Event Management założone przez SBE na Wydziale Zarządzania UW. Można powiedzieć, że wizerunek event managera kreują dziś ludzie, którzy zaczynali, gdy funkcjonowały jeszcze takie nazwy, jak „kaowiec” i „wodzirej”, a event pisano jako „iwent”. To oni dziś kształcą młodych i uczą ich zawodu oraz budowania wiarygodności. To także ci, co doświadczenie zdobywali za granicą, w nieco innej rzeczywistości, i przywieźli te standardy na rodzimą ziemię. Zachęcam zatem do prześledzenia historii największych agencji eventowych i event managerów o kilkunastoletniej praktyce oraz obecności na polskim rynku, zainteresowania się tymi agencjami, które zdobywają branżowe nagrody, zainspirowania się ich wizerunkiem i doświadczeniem. Tekst: Renata Razmuk Z artykułu dowiesz się: Co składa się na wizerunek event managera. Jakie kompetencje powinien wykazywać event manager. Jak zadbać o wygląd. Czym jest odpowiednia mowa ciała. Dlaczego obecność w sieci i mediach społecznościowych wpływa na to, jak odbierają nas inni. Partner wydania: 10 OKIEM EKSPERTA
TO ODPOWIEDNIE KOMPETENCJE Tak jak w przypadku innych zawodów, kompetencje i umiejętności są niezwykle ważną składową budowania wizerunku. O ile kilku z nich można się nauczyć, zdobyć wraz z doświadczeniem, o tyle istnieje kilka cech, które przyszły „człowiek od eventów” musi mieć w sobie, by w ogóle myśleć o karierze w tej branży. Event manager to człowiek orkiestra, który potrafi ogarnąć chaos oraz spiąć wszystkie elementy tworzenia wydarzenia: od etapu kreacji, aż po samą realizację i obszary takie, jak logistyka, technika sceniczna, multimedia, catering, scenografia, budżet i… sytuacje kryzysowe. To stanowisko, które wymaga synergii kompetencji miękkich i twardych. To praca bardzo twórcza, ale także przyziemna i skrupulatna. Dobry event manager to doskonały logistyk o duszy artysty. W dodatku nie jest to praca od 8 do 16. Pogłoski o tym, że eventowcy zarywają noce, pracują w weekendy i przerywają urlopy są całkowicie prawdziwe. Jest to wpisane w specyfikę tego zawodu i powinno być brane pod uwagę przy budowaniu wizerunku, co nie znaczy, że jesteśmy na każde zawołanie. Bo tajemnicą jest umiejętność bardzo dobrej organizacji czasu pracy (z pewnym marginesem elastyczności) oraz zarządzania zespołem i podwykonawcami. Jak chcą postrzegać event managera klienci? Jako profesjonalistę z otwartą głową, dyspozycyjnego i wielozadaniowego, panującego nad harmonogramem i będącego liderem swego zespołu. Praca event managera to ciągły kontakt z ludźmi, co oznacza nie tylko, że musimy umieć do nich mówić, umieć ich słuchać, ale także odpowiednio wyglądać. Czyli strój też ma znaczenie. DOSTOSOWANY STRÓJ „Jak Cię widzą, tak Cię piszą” – jakże to przysłowie jest aktualne! Nie daj się zwieść innej mądrości, że nie „strój czyni mnicha”, bo dziś, w czasach natychmiastowości, pierwsze wrażenie jest niezwykle ważne. Jaki dress code obowiązuje event managera? Dostosowany do sytuacji i okoliczności. Zupełnie inaczej ubierzemy się, idąc na pierwsze spotkanie z klientem, gdy chcemy pozyskać zlecenie, przedstawić ofertę i omówić możliwości współpracy. Pod uwagę należy wziąć także fakt, z jakiej branży jest klient, czy jest to przedstawiciel międzynarodowej korporacji, rodzinnej lokalnej firmy, czy przedstawiciel instytucji publicznej. Nie znaczy to, że mamy koniecznie ubierać się w garnitur, zasłaniać tatuaże czy przefarbować włosy. Jeśli na co dzień nie jesteśmy typem „pod krawatem” czy fanką garsonki ze spódnicą, ubrani w taki strój będziemy czuli się sztywno i obco, co na pewno nie ujdzie uwadze rozmówcy. Na szczęście dziś stosunkowo luźniejszy, ale modny casual look może być oznaką dobrego stylu i dobrze wpłynąć na odbiór przez klienta. Czasem robotę „robią” detale i dodatki – stylowe buty, zegarek czy elegancka biżuteria, chociaż i z tym warto nie przesadzić. Jedno jest absolutnie nie do pominięcia – strój musi być czysty, schludny i stonowany. Jeśli jest to nasz pierwszy kontakt z klientem, zachowajmy umiar w stroju, w detalach i… zapachu. Klient nie musi poczuć naszej obecności, gdy tylko wkroczymy do budynku. Zupełnie inaczej planujemy strój już na etapie realizacji eventu, szczególnie jeśli nie ominie Cię „brudna robota”. Event managerka na obcasach podczas czuwania nad montażem sceny na firmowy piknik w plenerze wzbudzi ogólnie rozbawienie, szczególnie ekipy technicznej, i zaręczam, że przejdzie do historii branżowych anegdot. Co innego, gdy koordynujesz montaż eventu, który jest jubileuszową galą w pięciogwiazdowym hotelu. Pamiętaj, że często czeka Cię kilka lub kilkanaście godzin na nogach, więc przede wszystkim zadbaj o odpowiednie obuwie. Doświadczony event manager wozi ze sobą kilka zestawów strojów i jest przygotowany na błyskawiczną zmianę. W końcu to człowiek kameleon. TO PRZEĆWICZONA MOWA CIAŁA Uśmiech, pewność siebie, ale i pokora. Taki zestaw oznacza czyste intencje i wpływa na pozytywny odbiór przez rozmówcę, który dobrze czuje się w naszym towarzystwie. Nie oznacza to chichotania przy każdej okazji czy przerywania klientowi, gdy nie zgadza się z nami, ani tego, że mamy mieć pokerową twarz. Chodzi o to, by być przyjaznym, patrzeć w oczy rozmówcy, uważnie słuchać, co mówi, być stonowanym także w gestach. Nie flirtować z klientem/klientką ani nie okazywać zniecierpliwienia. I również w tym przypadku zwrócę uwagę na przyjęcie innej strategii na etapie realizacji, gdy mamy do czynienia z ekipą montażową i innymi podwykonawcami. Choć wszystkie trzy wymienione elementy, czyli uśmiech, pewność siebie i pokora, się powtarzają, to pamiętajmy, że na tym polu to Ty jesteś liderem zespołu i koordynujesz całość. Od jakości Twojej pracy i stopnia „ogarnięcia” zależy gotowość eventu przed godziną „0”. Nie możesz w żaden sposób pokazać ekipie, że nad czymś nie panujesz, że coś wymyka się spod kontroli. Mowa ciała powinna przekazywać jedno – daję radę, wspieram Was, mam plan B i Z, znajdę rozwiązanie. Nie ma mowy o podnoszeniu głosu, o lekceważeniu uwag, o oznakach paniki, gdy padnie agregator lub wichura porwie namiot. 1. Umiejętność pracy pod presją i zdolność zachowania zimnej krwi. 2. Umiejętność przewidywania sytuacji kryzysowych i posiadania planów B, C, a nawet D i Z. 3. Umiejętności przywódcze oraz zarządzania zespołem. 4. Kreatywność, otwartość, elastyczność. 5. Systematyczność, skrupulatność, sumienność. 6. Zdolność negocjacji, asertywność. 7. Zdolność budowania relacji. 8. Znajomość kwestii prawnych, kwestii technicznych, kwestii event marketingu. 9. Gotowość do wyjścia ze strefy komfortu. 10. Ciągła chęć rozwoju, zdobywania wiedzy, przekraczania granic, znajomość najnowszych trendów i tego, co w trawie piszczy. Jakie cechy powinna mieć osoba pretendująca do roli event managera? Partner wydania: 11
TO SZTUKA KOMUNIKACJI Oczywiście opisane wcześniej elementy budowania wizerunku wchodzą w zakres tego, co określamy jako szeroko pojętą komunikację, ale zwrócę uwagę bardziej na to, czym pozyskujemy opinię „zaufanego”. Dobry event to wynik zaufania, dlatego wizerunek powinien być transparentny. Kłamstwo, zatajenie faktów, przeinaczanie sytuacji prędzej czy później wyjdą na jaw, a konsekwencje mogą być nieodwracalne. Taka postawa jest ważna nie tylko w branży eventowej, to jasne, ale jako event manager miej w głowie fakt, że chodzi często o bezpieczeństwo ludzi. Dobra komunikacja to komunikacja systematyczna, terminowa, z pewną dozą dyplomacji i… poprawna językowo. Profesjonalny organizator wydarzenia pełni funkcję eksperta w relacji z klientem, daje mu rozwiązania, zachęca do innowacyjności i stara się być zawsze trzy kroki przez nim. TO SPRAWDZENI PARTNERZY Event manager bez profesjonalnych podwykonawców jest nikim. Wiem, że to dosadne sformułowanie, ale zaręczam, że prawdziwe. Żaden organizator nie postawi sam eventu, bo nie ma takich zasobów technicznych, sprzętowych czy ludzkich. Świetna baza podwykonawców, zaufane relacje, szacunek do ich pracy oraz terminowe rozliczanie to podstawa. Dlaczego? Bo Twoi partnerzy, współpracownicy i podwykonawcy także budują Twój wizerunek jako event managera. Warto też zatem zainwestować w te kontakty. Schludna ekipa techniczna, kompetentne hostessy, punktualny catering, kreatywna scenografia, responsywna lokacja, świetny fotograf eventowy świadczą o Tobie, o jakości Twojej pracy i są częścią tego, jak klient ostatecznie oceni całość. Sprawdzeni partnerzy to również wierni partnerzy. Bez ryzyka, że Cię wystawią i będą współpracować bezpośrednio z klientem. Twoja baza danych to bardzo cenny element Twojego wizerunku. TO OBECNOŚĆ W INTERNECIE Zanim klient do Ciebie zadzwoni, zaprosi na spotkanie, podeśle brief, na pewno zrobi research w internecie. Nawet jeśli jesteś „z polecenia”. Dlatego należy zadbać o odpowiednią, profesjonalną wizytówkę także w tej przestrzeni. Zaczynając od dobrej i nowoczesnej oraz aktualnej strony WWW, aż po dostosowane kanały w mediach społecznościowych – przede wszystkim na LinkedIn (niestety wciąż pomijanym przez podmioty branży eventowej, a przecież to właśnie tam jest 90% klientów korporacyjnych), na Facebooku oraz na Instagramie. Nie należy traktować tych kanałów jako tylko sprzedażowych, ale właśnie jako wizerunkowe, bo treści w nich umieszczane pokazują nasz wizerunek profesjonalisty i fachowca. Komunikuj o tym, co robisz, z kim współpracujesz, jakie realizacje przeszły przez Twoje ręce. Nie musisz być na każdym z nich, wybierz kanał, na którym najlepiej się czujesz, i taki, który przemówi do Twego klienta. Buduj swoją obecność w sieci jako swoją historię (żeby nie użyć tak modnego słowa jak storytelling). Pamiętaj tylko, że wizerunek w internecie musi być spójny z tym, co zaprezentujesz w realu. Komunikacja, public i media relations muszą być zaplanowane i prowadzone systematycznie. Niestety, to jest ta najtrudniejsza cześć budowania wizerunku, bo do tego trzeba mieć całkowicie inne kompetencje. Dlatego jeśli nie masz czasu, jeśli tego nie potrafisz – powierz to zawodowcom w tych dziedzinach. Potraktuj budowanie wizerunku w sieci jako inwestycję, nie jako koszt. Zatrudnij kogoś, kto mówi Twoim językiem, komu ufasz, kogoś, kto przyczyni się do zwiększenia Twojej rozpoznawalności w branży. KILKA SŁÓW NA ZAKOŃCZENIE Wizerunek w jakimkolwiek zawodzie nie opiera się na sprawianiu dobrego wrażenia. To synonim profesjonalizmu i kompetencji. Jest to coś, co buduje się latami. Nie wystarczy odpowiednio się ubrać, zrobić świetną prezentację czy mieć megastronę internetową. Twój wizerunek potwierdzi się dopiero na etapie końcowym, czyli na dobrze zorganizowanym evencie. Zadowolony klient to Twój sukces. Budowanie wiarygodności to ciężka praca przy wielu realizacjach. Pracując na swój wizerunek, przygotuj się także na porażki, bo to z nich czerpie się prawdziwą naukę. Wizerunek event managera to kontrolowana jazda bez trzymanki. I pamiętaj, że w tej branży nie tworzysz go sam. RENATA RAZMUK // Przez 19 lat pracowała w Renault Polska, gdzie była odpowiedzialna m.in. za wprowadzenie i koordynację polityki komunikacji wewnętrznej oraz organizację różnorodnych wydarzeń. Obecnie realizuje się, prowadząc agencję SC Event Design. W ramach strategicznej współpracy z firmą scenograficzną wspiera rozwój strategii biznesowych, marketingowych i komunikacyjnych Pracowni Kreativa. Jest pomysłodawcą i założycielem grupy „Polecam, nie polecam – platforma dla eventowców i nie tylko”. Trener w ramach cyklu szkoleniowego Maraton Eventowy oraz wykładowca- -praktyk na Studium Event Management przy Uniwersytecie Warszawskim. Od 2017 r. członek zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej i członek Rady Etyki przy SBE oraz członek Rady Programowej konferencji Event Biznes. NAPISZ DO AUTORKI: renata.razmuk@sceventdesign.pl Partner wydania: 12 OKIEM EKSPERTA
UKOO POLAND ul. Krasińskiego 108 05-080 Izabelin tel. +48 601 449 999 tel. +48 22 212 10 30 e-mail: info@ukoo.pl www.ukoo.pl Szukasz unikalnego miejsca na event? Chcesz zachwycić gości i osiągnąć sukces? Poznaj namioty stretch RHI sprzedawane i wynajmowane przez UKOO ubieramy outdoor
Jak wyglądały Pani początki w branży eventowej? Zaczęło się jeszcze w trakcie studiów, kiedy wraz z koleżanką otworzyłyśmy firmę. Początkowo miała być to agencja hostess i modelek, jednak dość szybko skupiłyśmy się na samych hostessach. Otrzymywałyśmy jednak dużo zapytań o możliwość rozszerzenia tych usług o kompleksową realizację eventów – wówczas głównie w centrach handlowych. Podjęłyśmy się więc realizacji tych wydarzeń, z czego część z nich to były eventy cykliczne. Do naszych najważniejszych klientów należały też koncerny kosmetyczne , dla których realizowałyśmy głównie wydarzenia B2B. Co było dalej? Co prawda początki były pełne dynamizmu, ekscytacji i sukcesu finansowego, jednak z drugiej strony był taki rok, gdy miałam tylko cztery wolne weekendy. Przez dwa lata równocześnie prowadziłam firmę oraz studiowałam na studiach dziennych, czego efektem było wypalenie. Doszło do tego, że gdy dzwonił telefon, bałam się go odebrać. Obawiałam się, że ktoś znowu będzie czegoś ode mnie chciał, a przecież nie da się ukryć, że gdy pracuje się w branży eventowej, telefon dzwoni non stop. Z powodu tego wypalenia przeszłam wtedy do firmy organizującej targi, gdzie pracowałam prawie 10 lat. Odpowiadałam za marketing, później za funkcjonowanie całej firmy. Mogłoby się wydawać, że specyfika pracy przy organizacji targów niewiele różni się od pracy eventowca, jednak nic bardziej UCZESTNICY WYDARZEŃ TARGOWYCH OCZEKUJĄ WARTOŚCI DODANEJ // ROZMOWA Z AGNIESZKĄ HUSZCZYŃSKĄ, PREZES ZARZĄDU EVENTIAL. // Rozmawiała: Kinga Walczyk 14 TWARZĄ W TWARZ
błędnego. Praca organizatora targów jest znacznie bardziej przewidywalna w czasie i poukładana. Projekty nie wpadają znienacka. Każde targi mają tak naprawdę, jako projekt, podobną strukturę. Może wynika to również z tego, ze są to projekty własne i sposób ich realizacji nie jest uzależniony od wskazań klientów. Przede wszystkim harmonogram prac można ustalić wcześniej i można nie obawiać się większych niespodzianek. Z czasem udało się jednak zrealizować Pani typowe targi eventowe, czyli Forum Branży Eventowej… Tak, jednak wcześniej udało mi się zrealizować inne młodzieńcze marzenie, czyli pracę w dużej korporacji. Jako absolwentka Szkoły Głównej Handlowej miałam zakodowane w głowie, że praca w korporacji po prostu musi być spełnieniem marzeń każdego ambitnego człowieka, dlatego po odejściu z firmy targowej podjęłam pracę w takiej dużej międzynarodowej strukturze. Kiedy zrozumiałam, że korporacja to jednak zdecydowanie nie jest miejsce dla mnie, pojawił się pomysł na Evential i Forum Branży Eventowej. Forum rozwija się na przestrzeni lat i zajmuje mocną pozycję na liście branżowych targów. Jakie są przyczyny tego sukcesu? Może dlatego, że FBE nie jest targami? Na początku nikt nie wierzył w to, że się uda. Zaufanie do tego projektu było niewielkie. Pierwsza edycja była tak naprawdę mikroskopijną w porównaniu z ostatnią. Mimo to udało się wtedy zgromadzić 800 przedstawicieli branży, co było bezprecedensowe, a tym samym uznane za sukces. Do tamtego momentu nie było wydarzenia dla branży eventowej gromadzącego podobną liczbę uczestników. Mam na myśli spotkanie merytoryczne i biznesowe, bo oczywiście są eventowe gale i konkursy cieszące się frekwencją zbliżającą się do 1000 uczestników. To zainteresowanie pierwszą edycją , pozwoliło narealizację kolejnych edycji. Statystyki edycji 2019 mówią same za siebie. Przekroczyliśmy 2000 uczestników. Czyli trafnie wyczuła Pani potrzebę takiego wydarzenia? Z całą pewnością była taka potrzeba. Zresztą wynika ona z samej charakterystyki branży. W dominującej części jest to biznes B2B, opierający się głównie na zaufaniu, znajomości dostawców i umiejętnym kontakcie z nimi. Ja sama jako eventowiec wybieram takich dostawców, na których zawsze mogę polegać i wiem, że kiedykolwiek bym do nich zadzwoniła, mogę liczyć na pomoc. Nie można mieć takiej pewności bez wypracowanych relacji. Myślę, że inni ludzie branży mają podobne podejście, czyli dlatego chcą się spotykać i nawiązywać relacje. Trudno się jednak spodziewać, aby organizatorzy eventów masowo odwiedzali tradycyjne wydarzenie targowe. W momencie wydarzenia, inaczej niż ma to miejsce w wielu branżach, jego uczestnicy najczęściej nie mają nagłych potrzeb i na takich targach nie szukają czegoś na już. Dlatego formuła FBE ma, być może wbrew pozorom, niewiele wspólnego z tradycyjnymi targami. Na tę naszą autorską formułę wpływa co najmniej kilka kluczowych elementów. To, co można podkreślić, to fakt, że bardzo ewoluowała strefa networkingowa.Podczas ostatniej edycji odnieśliśmy wrażenie, że uczestnicy bardzo upodobali sobie tę strefę i nawet nie do końca mieli ochotę z niej wyjść (śmiech), więc strefa poniekąd zaczęła żyć swoim życiem. Jakie rozwiązania wpłynęły na rozwój strefy networkingowej? Nie jest to proste pytanie, ponieważ wiele rzeczy dzieje się bardzo intuicyjnie i ciężko podejść do tego stricte podręcznikowo. To, co zapewne wpłynęło na progres strefy networkingowej, to oddanie jej w ręce profesjonalnych Agnieszka Huszczyńska prezes zarządu Evential Związana z branżą eventową od 20 lat. Absolwentka Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie i IESE Business School of Navarra. Założycielka i współwłaścicielka agencji Evential, organizatorka m.in. Forum Branży Eventowej i Kongresu Szefów Kuchni. Swoją przygodę z eventami rozpoczęła w roku 1999 jako dyrektor generalny agencji Workplace, potem Cryptone. W latach 2002-2010 współzarządzała jedną z największych spółek / grup targowych w Polsce MT Targi/MT Polska. Była głównym realizatorem koncepcji i budowy centrum targowo-kongresowego CTK MT Polska na ulicy Marsa w Warszawie. Dwa lata spędziła na Stadionie Narodowym, współpracując przy realizacji największych warszawskich wydarzeń. agnieszka@evential.pl Mogłoby się wydawać, że specyfika pracy przy organizacji targów niewiele różni się od pracy eventowca, jednak nic bardziej błędnego. Praca organizatora targów jest znacznie bardziej przewidywalna w czasie i poukładana. Projekty nie wpadają znienacka. Każde targi mają tak naprawdę, jako projekt, podobną strukturę. Może wynika to również z tego, ze są to projekty własne i sposób ich realizacji nie jest uzależniony od wskazań klientów. Partner wydania: 15
partnerów. Należy pamiętać, że jest to duża powierzchnia i wyłożenie jej wykładziną i umeblowanie to bardzo wysokie koszty dla organizatora, więc mieliśmy świadomość, że nie zrobimy tego bez wsparcia. Stwierdziliśmy również, że skoro ludzie przebywają w tej strefie, powinni mieć dostęp do jedzenia i picia. Zaczynaliśmy oczywiście bardzo skromnie – od drożdżówek, które po kilku godzinach nie były pierwszej świeżości, a tym samym nie cieszyły się zbytnią popularnością. Z tej racji podjęliśmy współpracę z partnerem cateringowym, który finalnie wyszedł poza nasze oczekiwania. Jedzenie jest serwowane przez cały dzień, co spotyka się z zadowoleniem uczestników i partnerów. Dodatkowo od czterech lat, czyli od samego początku, współpracujemy z Akademią Rekomendacji, której przedstawiciel inicjuje spotkania oraz pomaga w nawiązywaniu relacji w ramach naszej strefy. W branży wiele osób zna się (często z widzenia), ale potrzebują jednak okazji do zacieśnienia relacji, więc pomoc osób specjalizujących się w networkingu okazała się kluczowa. Czy podczas najbliższej edycji Forum planujecie Państwo zmiany? Jest jeden temat, z którym co roku mamy pewien problem. Mam na myśli rozdanie nagród w konkursie Top Event. Próbowaliśmy różnych sposobów organizacji, a i tak co roku myślę o rezygnacji z konkursu. Co roku też odzywają się do nas agencje eventowe i dopytują, czy konkurs się odbędzie. Dlatego z roku na rok nie rezygnujemy i konkurs konsekwentnie jest realizowany. Jednak z poczuciem, że jego formuła nie jest do końca udana. W po raz pierwszy w tym roku ogłoszonej kategorii – Nagroda Publiczności – zagłosowały aż cztery tysiące osób, co absolutnie przekroczyło nasze oczekiwania. Fakt ten i ogromne powodzenie strefy networkingowej spowodowały, że konkurs Top Event nie tylko odbędzie się ponownie, ale jego formuła w roku 2020 nabierze rozmachu, a po raz pierwszy nie skończy się o godzinie 17, tylko o 18.30. Natomiast część merytoryczna zakończy się wcześniej niż zazwyczaj, bo o 16. Od 16.15 do 18.30 w strefie koktajlowej, sąsiadującej ze strefą networkingową, odbędzie się minikoktajl, na który zaprosimy każdego eventowca, który już uczestniczył w Forum i pojawi się na FBE po raz kolejny. Planujemy niewielki poczęstunek, ciekawą oprawę muzyczną i po raz pierwszy oficjalną galę wręczenia nagród w konkursie Top Event. Jakich rad udzieliłaby Pani wystawcom, którzy chcieliby skutecznie zaprezentować swoją ofertę na targach tego typu? Na Forum jest bardzo mało wystawców, których obecność wymagałaby poprawy. Na ten moment spotykam tylko pojedyncze firmy, którym można doradzić pewne zmiany. Mam jedną uniwersalną poradę: zrezygnowanie z zabudowy standardowej, z oktanormy. Takie stoiska nie przyciągają uwagi gości – giną na tle ciekawszych i bardziej przemyślanych ekspozycji. Rozumiem pokusę ustawienia tradycyjnego stoiska, jednak sugerowałabym tym wystawcom odejście od postrzegania Forum jako tradycyjnych targów i rezygnację z typowej zabudowy. Wspomniała Pani, że duży nacisk kładziecie Państwo na merytorykę Forum. Skąd czerpiecie Państwo inspiracje? Każda kolejna edycja to tabula rasa i rodzące się w głowie pytanie, na czym się skupić. Dlatego zawsze zaczynam od rozmów z prelegentami, mediami branżowymi, dostawcami, agencjami i pytam, co jest dla nich istotne. Rozmowy te są bardzo inspirujące. W tym roku zdecydowaliśmy się na program według klucza – podziału na role różnych osób odpowiedzialnych za realizację eventu. Będziemy mówić o tym, z czym wiąże się produkowanie eventów, reżyserowanie, managerowanie. Ponownie zaprosiłam też najlepiej ocenianego prelegenta tegorocznej edycji, czyli Marka Skałę, który opowie o tym, jak zostać liderem projektu. Odbędzie się wystąpienie Krzysztofa Celucha. I oczywiście klasycznie, jak co roku, opowiemy o trendach. Nasz Partner, meetingplanner, przeprowadzi też interaktywną debatę o o nadchodzących trendach specyficznych dla polskiego rynku eventowego. Nie zabraknie też tradycyjnej już debaty Think MICE. W zeszłorocznym Forum poruszyliście Państwo tematykę wypalenia zawodowego, która spotkała się z dużym zainteresowaniem. Skąd pomysł na taki temat? Jako Evential prowadzimy blog i monitorujemy popularność postów. Kiedy taka tematyka pojawia się na blogu, widzimy duże zainteresowanie artykułami. To jednoznaczny sygnał, że ludzie chcą na ten temat rozmawiać. Jakie wnioski? Jak radzić sobie z wypaleniem? Przede wszystkim trzeba czasami odpuścić i znaleźć czas dla siebie. Na pewno nie można odejść od odpowiedzialności za to, co się robi, czyli nie możemy zakończyć pracy o konkretnej godzinie, jeżeli projekt jest w trakcie realizacji. Pamiętajmy jednak, że możemy wykonywać to zadanie na własnych zasadach, czyli pracować w miejscu i godzinach, które nam odpowiadają, o ile jest to realne w konkretnym przypadku. To samo dotyczy kanałów komunikacji. Nie bójmy się narzucania otoczeniu swojego stylu działania, ponieważ jak się okazuje, ludzie to akceptują. Oczywiście pod warunkiem, że efekty naszych działań pokazują, że jesteśmy skuteczni i dajemy radę wszystko spiąć. Na ten moment spotykam tylko pojedyncze firmy, którym można doradzić pewne zmiany. Mam jedną uniwersalną poradę: zrezygnowanie z zabudowy standardowej, z oktanormy. Takie stoiska nie przyciągają uwagi gości – giną na tle ciekawszych i bardziej przemyślanych ekspozycji. Rozumiem pokusę ustawienia tradycyjnego stoiska, jednak sugerowałabym tym wystawcom odejście od postrzegania Forum jako tradycyjnych targów i rezygnację z typowej zabudowy. Partner wydania: 16 TWARZĄ W TWARZ
9 sal konferencyjnych 1100 m2 powierzchni konferencyjnej 150 pokoi łącznie 350 miejsc noclegowych bogaty wybór menu oparty na lokalnych produktach doświadczony personel potrafiący słuchać i reagować na potrzeby Gości klub nocny do 400 osób z nowoczesnym nagłośnieniem i oświetleniem • • • • • • Z nami zorganizujesz perfekcyjną konferencję! Hotel Europa ul. Radomska 76a • 27-200 Starachowice tel. +48 41 276 78 00 ŚWIĘTOKRZYSKIE CENTRUM KONFERENCYJNE Nowoczesne SPA, baseny bezchlorowe, strefa saun, jacuzzi wewnętrzne i zewnętrzne, squash, siłownia. www.europa-hotel.pl +48 41 276 78 00 DLA WAS Powierz nam zorganizowanie swojej konferencji a otrzymasz rabat 15 %* na każdą zamówioną u nas usługę. RABATU NA 15LECIE HOTELU EUROPA 15% * Nie dotyczy konferencji realizowanych w czerwcu i wrześniu.
Jesteście Państwo nowym graczem na rynku cateringowym. Skąd pomysł na biznes tego typu? Jakub Budnik: Pomysł nasunął się sam. Wyszliśmy naprzeciw potrzebom naszych gości, którzy pytali o możliwość zapewnienia jedzenia i napojów z oferty STIXX Bar & Grill na eventy organizowane poza naszą restauracją. Niewątpliwie rozwój restauracji w stronę eventów korporacyjnych determinowała lokalizacja w nowym i coraz prężniej rozwijającym się centrum biznesu na warszawskiej Woli. Kto tworzy Państwa firmę? Michał Budnik: Nasz zespół to grupa profesjonalistów z całego świata. Zatrudniamy 110 osób – w tym międzynarodowy zespół 30 szefów kuchni. W naszej ekipie znajdują się kucharze podchodzący z Indii, Bangladeszu, Chin, Polski czy Tajlandii. Każdy członek naszego zespołu jest utalentowanym kucharzem specjalizującym się w kuchni swojego regionu. Na współpracę przy jakiego rodzaju wydarzeniach jesteście Państwo otwarci? J.B.: Naszym głównym klientem są oczywiście duże korporacje, organizujące imprezy firmowe – zależy nam na budowaniu długofalowych relacji z naszymi klientami. Organizujemy cateringi na różne eventy, np. na imprezy dla pracowników, szkolenia, konferencje prasowe, a także uroczyste gale. Oferujemy cateringi dla firm, które potrzebują zarówno obsługi, jak i jedzenia na najwyższym poziomie, przy okazji dbając o najdrobniejszy szczegół każdej realizacji. Działamy w Warszawie oraz okolicach. Do naszej oferty możemy zaliczyć jedzenie w formie finger food, bowl food, kolacje zasiadane, bufety, bufety na żywo oraz stacje live cooking. Organizujemy eventy od 10 do 1000 osób. Czym charakteryzuje się Państwa menu? M.B.: Nasz zespół szefów kuchni to najbardziej międzynarodowy team szefów w Polsce, co bezpośrednio przekłada się na menu restauracji. Mamy zarówno potrawy z kuchni francuskiej, amerykańskiej, indonezyjskiej, azjatyckiej, indyjskiej, polskiej, jak i śródziemnomorskiej. Specjalnością restauracji są steki, które sami sezonujemy u nas w restauracji, ale w karcie dań znajdują się także owoce morza, makarony czy curry. Jesteście Państwo pierwszą korporacyjną firmą cateringową oferującą bowl foods w Polsce. Proszę wyjaśnić naszym czytelnikom, czym jest bowl foods i skąd taki pomysł? J.B.: Bowl food to miniaturowe dzieło sztuki, które charakteryzuje elegancja i łatwość jedzenia. Danie restauracyjne podane w takiej formie, by łatwo można było je zjeść także na stojąco. Chcieliśmy stworzyć taką formę, która będzie tak wykwintna jak kolacja serwowana, a jednak będzie również bardziej casualowa i nieprzykuwająca gości do stolików. Możliwości kompozycji takiego dania są niemal nieograniczone. Jakie atrakcje dla gości związane z jedzeniem na eventach może zapewnić Wasza firma cateringowa? M.B: Przede wszystkim są to stacje live cooking, czyli miejsca, gdzie potrawy przygotowywane są na oczach gości. Takie rozwiązanie oznacza przeniesienie całej restauracji w miejsce eventu. Mamy bardzo różnorodną ofertę stacji: od steków po potrawy kuchni europejskiej i azjatyckiej. Szczególną popularnością wśród gości cieszą się oczywiście stacje molekularne, które zawsze gwarantują największe show. LIVE COOKING GWARANTUJE NIEZAPOMNIANE SHOW W TRAKCIE EVENTÓW // ROZMOWA Z JAKUBEM I MICHAŁEM BUDNIKAMI, SZEFAMI KUCHNI WARSZAWSKIEJ RESTAURACJI STIXX BAR & GRILL ORAZ STIXX CATERING. // Rozmawiała: Kinga Walczyk promocja 18 TWARZĄ W TWARZ
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==