Partner wydania: czyli tzw. backstage. – Dobre miejsca na event to zwykle połowa sukcesu. Jednak z mojego punktu widzenia nie od miejsca powinno rozpoczynać się planowanie eventu, ale od pomysłu. Scenariusz, koncepcja klienta, rodzaj grupy docelowej, charakter wydarzenia, no i wreszcie budżet – to są czynniki kluczowe, po określeniu których szukamy pomysłu na miejsce. A te… są wprost nieograniczone – dodaje Adriana Piekarska, Exclusive Event. Twarde fakty Czyli wszystko to, czym dysponuje dane miejsce. Dadzą nam pewność, czym dysponujemy, i obnażą każdą niedoskonałość miejsca. – Event manager przy wyborze odpowiedniego obiektu powinien zwrócić szczególną uwagę na funkcjonalność i infrastrukturę miejsca. Każde wydarzenie wymaga przygotowania różnej aranżacji przestrzeni i scenografii. Najczęściej nowoczesne eventy wymagają także dużego zaplecza technicznego i multimedialnego. A to z kolei wiąże się z zapewnieniem odpowiedniego łącza prądu oraz szybkiego internetu. Podstawą są też dostosowany do wielkości imprezy węzeł sanitarny, wydajna klimatyzacja oraz szatnia. Przy dwudniowych wydarzeniach dodatkowym atutem będą atrakcje, jakie oferuje obiekt – sauna, basen, SPA. Nie są to podstawowe warunki, jakie powinien spełniać obiekt, jednak na pewno umilą pobyt zaproszonym gościom – uważa Krzysztof Malec. – Wielkość sali oraz ergonomia przestrzeni to jedno z najważniejszych kryteriów, od których rozpoczynamy analizę danego miejsca. Przestrzeń, w której odbędzie się event, powinna zostać dostosowana rozmiarem do grupy osób biorącej udział w wydarzeniu. W zbyt małej sali komfort uczestników będzie znacznie zaburzony, natomiast w zbyt dużej – trudno będzie zaaranżować przytulną atmosferę, w której wszystko okaże się spójne. W tym miejscu warto wspomnieć o kolejnym ważnym elemencie, a mianowicie o estetyce danej przestrzeni. Czynnik ten coraz częściej jest brany pod uwagę podczas dokonywania wyboru miejsca eventowego – tłumaczy Magdalena Prusiewicz. – Doświadczony organizator eventów w chwili, gdy jedzie na wizję lokalną, powinien mieć rozpisaną listę minimum do zweryfikowania pod kątem infrastruktury. I do każdego punktu plan B – podpowiada Adriana Piekarska. Mapa nieczytelna? – W zależności od tego, jaką imprezę planujemy i jaka jest jej skala, musimy B jak bezpieczeństwo // Nie ma bezpieczeństwa bez doświadczenia. Organizując imprezę w nietypowej lokalizacji, musimy myśleć o tym aspekcie dwukrotnie częściej niż w innych, bardziej standardowych realizacjach. W hotelach czy ośrodkach konferencyjnych szereg spraw jest w zakresie odpowiedzialności właściciela czy zarządcy obiektu, zaś w tym przypadku należy zadbać o najmniejszy szczegół. Pustynia, namiot, zabytkowa hala produkcyjna – w takich miejscach uzgodnienia związane z ogrzewaniem, przygotowaniem odpowiedniego zaplecza gastronomiczno-technicznego, sanitarnego czy też kwestie związane z bezpieczeństwem i zabezpieczeniem ppoż. są kluczowe. Adriana Piekarska Exclusive Event Kwestia ubezpieczeń // Ubezpieczenia to szalenie istotna kwestia, o której nie należy zapominać, dokonując wyboru miejsca na organizowany przez nas event. Mało kto zdaje sobie sprawę, że duże agencje eventowe muszą posiadać aktualne ubezpieczenia, których kwoty sięgają milionów złotych, podobnie powinno być z lokalizacjami czy obiektami. Naturalnie w przypadku miejsc eventowych prawie wszyscy ubezpieczenia mają, pytanie tylko, jakie ubezpieczenia posiada dana lokalizacja i na jaką sumę, ponieważ wbrew pozorom nie są to dla wszystkich fakty tak samo oczywiste. Rzecz jasna, jeśli mamy do czynienia z taką przestrzenią, jak np. EXPO XXI Warszawa, to one są zawsze ubezpieczone na odpowiednią kwotę. Jednak w polskiej rzeczywistości okazuje się, że istnieją lokalizacje, których administratorzy dziwią się, kiedy pytamy o szczegółowe ubezpieczenia obiektu, zakładając, że jest to kwestia pozostająca wyłącznie po naszej stronie jako organizatora wydarzenia. Zdarzają się podwykonawcy, np. restauracje, nieposiadające ubezpieczenia od zatruć, co jest wręcz szokujące. Bywają też obiekty, które ubezpieczenia posiadają, ale ich kwoty są często za niskie w stosunku do tego, co chcemy tam zrobić i czego oczekuje nasz klient. I niestety nie zawsze udaje nam się wymusić na lokalizacji ich zwiększenie, przerzucają one ten ciężar na organizatorów. Mariusz Nowak prezes agencji eventowej Ministry of Creativity 7
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==