Partner wydania: właścicielowi czy operatorowi obiektu wykonanie obowiązków wynikających ze zleconej nam imprezy, powinna być w tym zakresie lustrzanym odbiciem naszej umowy ze zlecającym, inaczej bowiem całe ryzyko nienależytego wykonania spoczywać będzie na event managerze. – Jakie inne postanowienia powinna zawierać umowa o organizację imprezy w cudzym obiekcie? – Jak wskazałam, sprawdźmy, co sami mamy w naszej umowie z zamawiającym imprezę u nas, i odnieśmy to do relacji z naszym, de facto, podwykonawcą. Jeśli np. przewidziana jest możliwość bezkosztowego odwołania imprezy, dopilnujmy, by takie odwołanie mogło mieć też miejsce w relacji z obiektem. Zawsze zwróćmy w takim przypadku uwagę, jak uregulowana jest kwestia możliwości zmiany terminu imprezy, rozliczenia kosztów i wydatków itp. Zapisy w tym zakresie powinny być precyzyjne i dopuszczalne przez prawo, w związku z czym szczególnie mocno zaakcentowałabym w tym przypadku konieczność konsultacji ich z prawnikiem. – Na jakie kwestie praktyczne zwrócić uwagę? – Aby umowa mogła być sprawnie realizowana, wskazane jest również, by zawierała postanowienia dotyczące bieżącego kontaktu między stronami. Wpiszmy do umowy dane osób kontaktowych, numery telefonów, ich adresy e-mail, na które będzie kierowana korespondencja w sprawach bieżących. Istotne zmiany umowy winny być zastrzeżone dla formy pisemnego aneksu do umowy pod rygorem nieważności (np. ustalenia co do ceny imprezy). Jednak sprawna realizacja umowy wymaga czynienia pewnych ustaleń na bieżąco; w takich kwestiach wystarczająca powinna być zgoda stron dokonana w formie wymiany e-maili, które już od dawna traktowane są jako pełnoprawny dowód w sprawach sądowych. Z doświadczenia jednak wskazuję, by nie zostawiać na później zbyt wiele spraw. Drugi ważny punkt to regulacja odpowiedzialności za szkody wyrządzone na imprezie. Problematyczna czasem w takiej sytuacji może być kolejność zawierania umów, gdy najpierw event manager podpisuje umowę ze swoim zleceniodawcą, a potem z obiektem, który chce jak najdalej posuniętą odpowiedzialnością obarczyć event managera, co jest oczywiste, gdy stroną umowy jest agencja eventowa. Trzeba w takim przypadku z góry przewidzieć, że taka odpowiedzialność jest raczej standardem na rynku i zabezpieczyć się w umowie ze zleceniodawcą imprezy. Pamiętajmy w takim przypadku przynajmniej o wprowadzeniu zapisów dotyczących protokolarnego sprawdzenia miejsca odbywania się imprezy zarówno przed nią, jak i po niej, co umożliwi nam obiektywne wykazanie ew. szkód. Trzecia kwestia praktyczna, na którą zwróciłabym uwagę, to problem podatkowy. Pamiętajmy, że choć otrzymanie faktury VAT za usługę gastronomiczną może nas kusić niższą stawką VAT, to zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 Ustawy o podatku od towarów i usług obniżenia kwoty lub zwrotu podatku należnego nie stosuje się do nabywania przez podatnika usług gastronomicznych. Lepiej jest więc ze względów podatkowych, gdy kupowaną usługą jest np. pakiet konferencyjny. Na koniec chciałabym podkreślić, że mimo wszystko warto wypracować sobie własny wzór zapisów umownych w kontaktach z obiektami. Tu niezbędna, przynajmniej na początku, jest pomoc dobrego prawnika. Doradzam także każdorazowe sprawdzenie umowy, gdy zawieramy ją na wzorcu przedstawionym nam przez drugą stronę. Jeśli jest to wzorzec de facto nienegocjowalny, prawnik wskaże nam przynajmniej, z jakimi ryzykami musimy się liczyć, zawierając taką umowę. Aleksandra Dalecka // adwokat, Kancelaria Radców Prawnych Marek Zdanowicz i Wspólnicy Spółka komandytowa Adwokat od 2004 r., absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego, szefowa Hospitality Department w Kancelarii Radców Prawnych Marek Zdanowicz i Wspólnicy Spółka komandytowa. W swojej praktyce zajmuje się w szczególności przygotowywaniem i negocjowaniem umów. Kancelaria, oprócz bieżącej obsługi prawnej dla przedsiębiorców, w tym przygotowywania i negocjowania umów, świadczy usługi w zakresie kompleksowej obsługi prawnej przedsiębiorców, w tym podatkowej, procesowej, windykacyjnej. // Aby umowa mogła być sprawnie realizowana, wskazane jest, by zawierała postanowienia dotyczące bieżącego kontaktu między stronami. Wpiszmy do umowy dane osób kontaktowych, numery telefonów, ich adresy e-mail, na które będzie kierowana korespondencja w sprawach bieżących. Istotne zmiany umowy winny być zastrzeżone dla formy pisemnego aneksu do umowy pod rygorem nieważności (np. ustalenia co do ceny imprezy). // 61
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==