Partner wydania: pewne dodatkowe usługi, np. zapewnienie wyżywienia wraz z obsługą kelnerską. Jaką umowę winien wówczas zawrzeć? – Polskie prawo nie reguluje tego typu umowy. Najczęściej będzie ona zawierać pewne elementy zlecenia, czasem też umowy o dzieło. Rozróżnienie między umową o dzieło i umową zlecenia jest ważne w praktyce – przy zleceniu możemy oczekiwać po stronie zleceniobiorcy jedynie starannego działania, zaś w przypadku umowy o dzieło możemy żądać, by dzieło, obiekt zmaterializowany zostały wykonane. W przypadku umowy o dzieło samo staranne działanie bez osiągnięcia rezultatu nie wystarcza. Ważne jest przy tym, że niezależnie jak umowę nazwiemy, dla sądu w ewentualnym sporze liczyć się będą treść umowy i intencja stron. – Czy zatem np. organizacja imprezy firmowej w hotelu będzie stanowić dzieło? – Rezultat ma miejsce – odbywa się określona umową impreza. Jednak orzecznictwo sądowe podkreśla konieczność wystąpienia zmaterializowanego rezultatu, wskazuje się, że dzieło, czyli ów rezultat, musi być wytworem samoistnym, niezależnym od wykonawcy, a co więcej: dominuje pogląd, iż dzieło musi być utrwalone w przedmiocie materialnym. Do nieucieleśnionych rezultatów działalności stosuje się przepisy umowy zlecenia (art. 750 Kodeksu cywilnego). Obowiązuje co do zasady zatem staranne działanie, a nie osiągnięcie określonego rezultatu, choć oczywiście umowa o organizację imprezy będzie także zawierała pewne elementy umowy o dzieło – np. obiekt zapewnić musi określone menu na kolacji czy dekorację sali. Tu możemy oczekiwać rezultatu, a nie tylko starannego działania. – Czy event manager może w związku z tym w jakiś sposób zabezpieczyć się, by event się jednak odbył tak jak on planuje? – Samo staranne działanie placówki, w której impreza ma się odbyć, nikogo nie będzie zadowalać. Przede wszystkim obowiązki drugiej strony muszą być jak najdokładniej sprecyzowane. Trzeba przekonać ją, że leży to również w jej interesie. Ostatecznie nie możemy przecież wymagać więcej, niż umowa przewiduje. Ważne jest zatem uświadomienie drugiej stronie, że im mniejsze pole do interpretacji czy domyśleń, tym też skromniejsza możliwość skutecznego zgłaszania po imprezie roszczeń w przypadku niezadowolenia. W praktyce kwestie takie regulowane są w załącznikach do umów, które stanowią integralną część umowy. Przykładowo w przypadku ustalenia menu winniśmy w takim załączniku nie tylko wskazać, jakie dania będą serwowane, ale chociażby ich gramaturę, napoje wliczone w cenę, ich ilość. Reguluje się także sposób podawania potraw – zimny bufet, obsługę kelnerską (liczba osób, godziny) itd. W tym miejscu podkreślam, że wszystkie te kwestie powinny zostać uregulowane w formie pisemnej i podpisane przez obie strony. Przestrzegam przed umowami ustnymi, nawet jeśli znamy naszego kontrahenta. W przypadku sporu udowodnienie, że mamy rację, jest wówczas bardzo trudne. – Co zrobić, gdy wszystkiego nie da się przewidzieć? Na przykład wynajmujemy dla klienta dużą salę na przeprowadzenie konferencji, na której ma odbyć się również dyskusja panelowa, a dostajemy pomieszczenie, w którym udostępniono tylko jeden mikrofon, co spowalnia przebieg konferencji i nie wpływa budująco na ożywioną dyskusję? Udostępniający salę rozkłada ręce i mówi, że przecież w umowie specjalnych wymogów w tym zakresie nie było. – Oczywiście nie zawsze wszystko da się detalicznie uregulować i pewne kwestie wychodzą dopiero w trakcie trwania imprezy, choć doświadczenie w zakresie organizowania imprez pozwala na coraz lepsze określenie, jakie faktyczne wymogi powinna nam umowa zapewnić. Z punktu widzenia prawnika mogę wskazać, iż ważne w takich przypadkach są zapisy umowy, które np. stwierdzają, iż udostępniający salę wie, jaki event ma się w niej odbyć i gwarantuje, że obiekt jest na to przygotowany, zapewnia odpowiednie wyposażenie techniczne w ilości umożliwiającej przeprowadzenie imprezy i obsługę niezbędną dla jego przeprowadzenia. Wówczas można się powoływać na braki kolidujące z takim generalnym zapisem. Dobrze jest też zapisać w umowie, iż nasz partner posiada odpowiednie doświadczenie i know-how w zakresie realizacji podobnych imprez, co umożliwia nam przykładanie do jego usługi odpowiednio wyższych wymogów należytej staranności. – Jak można najlepiej zabezpieczyć wykonanie takiej mowy? – Przede wszystkim, oprócz systemu zaliczek czy płatności podzielonej w zależności od etapu wykonania zlecenia, warto negocjować wprowadzenie do umowy kar umownych. Można powiedzieć, że jest to już pewien standard na rynku. Działa w formie swoistego „straszaka”, ale także upraszcza dochodzenie odpowiedzialności, gdy jednak impreza nie do końca została przeprowadzona zgodnie z umową. Nie musimy bowiem wówczas wykazywać szkody i jej wysokości, co jest często w praktyce niezwykle trudne. Oczywiście zleceniobiorca może nie chcieć takich zapisów w umowie, warto jednak je przeforsować i być może na tym etapie zlecić negocjowanie zapisów prawnikowi. Argumentem w negocjacjach może być też dodatkowo zawarcie kar umownych w umowie na linii zleceniodawca eventu i agencja eventowa. Generalnie umowa z naszym kontrahentem, w której powierzamy // Samo staranne działanie placówki, w której impreza ma się odbyć, nikogo nie będzie zadowalać. Przede wszystkim obowiązki drugiej strony muszą być jak najdokładniej sprecyzowane. Trzeba przekonać ją, że leży to również w jej interesie. Ostatecznie nie możemy przecież wymagać więcej, niż umowa przewiduje. // 60 Przegląd prawny
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==