Partner wydania: też przyjrzeć się szczegółowym informacjom na temat potrzeb, oczekiwań i zachowań w grupie, z którą zamierzamy współpracować. Dzięki spojrzeniu z metapoziomu nie tylko będziemy w stanie nieco zaktualizować nasze postrzeganie grupy, ale być może jeszcze dokładniej i skuteczniej zaproponować narzędzia bądź redefiniować cele operacyjne związane z naszym wydarzeniem. Takie nieco bardziej socjologiczne spojrzenie na samo wydarzenie pozwala na chwilę zatrzymać się nad naszym projektem. Często pozwala również na dostosowanie samego wydarzenia jeszcze bardziej do potrzeb odbiorcy. To przecież on zawsze powinien znajdować się w centrum naszej uwagi. Czy jednak tak jest w praktyce? Bardzo często z perspektywy organizatora jest on niemal niekończonym się problemem. A może zamiast o narzędziach trzeba pomyśleć jeszcze o czymś bardziej istotnym? To ludzie promują event Zespół, który odpowiada za wydarzenie, także jego promocję, powinien być dobrze zgrany. Nawet jeśli jest to grono freelancerów z różnych miejsc czy specjaliści z różnych firm, powinni się poznać. Nie ma nic gorszego niż wieczna „mailoza”, telefony i, co szczególnie nieprzyjemne, przerzucanie się odpowiedzialnością za błąd w razie sytuacji kryzysowej. Prowadząc działania komunikacyjne, musimy przede wszystkim zadbać o to, aby każdy był tak samo poinformowany. Nie chodzi o to, żeby uczestnicy zespołu projektowego wiedzieli tak samo mało, ale przede wszystkim mieli dostęp do wielu, czasem pozornie niepotrzebnych z punktu widzenia organizatora informacji. Ile w pobliżu kosztuje parking? Czy na miejscu napiję się dobrego piwa? Jaki autobus dowiezie mnie na miejsce wydarzenia z dworca kolejowego? Czy dostanę pamiątkowy certyfikat? Ile ludzi, tyle pytań. Dlatego warto stworzyć bazę wiedzy na temat wydarzenia. Może to być dostępny dokument online, może to być specjalna platforma. Jej cel jest jeden: ma pomóc naszym ludziom w znalezieniu odpowiedzi na pytania, które się im zadaje. Bo przecież nie ma nic gorszego jak nieustanne odpowiadanie przez project managera na te same pytania czy wciąż pojawiające się podobne wątpliwości zgłaszane przez PR-owca, osobę od social media, koordynatora kampanii e-mail marketingowych, content managera itd. Jak zatem dobrze zbudować i zgrać swój zespół? Przede wszystkim poznając ludzi ze sobą. Najlepiej na żywo, wypracowując wspólnie najbardziej dogodne narzędzia komunikacji i dzielenia się zdobytymi informacjami. Dzięki temu informacji o afterparty nie trzeba będzie powtarzać czy przesyłać do pozostałych, bo pierwsza osoba wiedząca o tym wprowadzi ją do „naszego know-how”. Ogromnie istotne jest ponadto bieżące docenianie ludzi. Oczywiście najczęściej organizatorzy wychodzą z założenia, że opłacenie faktury jest najlepszą nagrodą za wykonaną usługę. Warto postawić nie tylko na tradycyjne „dziękuję”, ale i np. na jakiś mały motywator, który scementuje znajomość i więzi naszego współpracownika z organizowaną przez nas akcją. Bardzo miły w jesienny wieczór może okazać się chociażby konferencyjny kubek z dobrą herbatą i sympatycznym liścikiem. Budując skuteczną komunikację eventu, warto oczywiście stworzyć pełną i aktualną listę kontaktową z namiarami do podwykonawców i osób potencjalnie zastępujących. Warto również na pierwszym spotkaniu wypracować sobie zasady współpracy i model przekazywania informacji, żeby potem, po starcie projektu, nie było już niedomówień i wątpliwości. Rozwiń swoje skrzydła Mamy już cel. Wiemy, kto i dla kogo organizuje wydarzenie. Warto zatem dopiero teraz sięgnąć do bazy narzędziowej, jaką oferuje nam dzisiaj świat marketingu i promocji. Na starcie warto zadbać nie tylko o odpowiednią oprawę wizualną, ale i o tekstową. Właściwe dostosowanie potrzeb do oczekiwań odbiorców stanowi jeden z kluczy do eventowego sukcesu akcji. Ile razy dobrze wyprodukowane wydarzenia świeciły pustkami właśnie z powodu złego dobrania działań komunikacyjnych? I nie chodzi tutaj wyłącznie o inwestowany na nie budżet, ale po prostu źle lokowane zasoby i wyzwania. Naszym celem jest odbiorca i to on powinien czuć się zawsze komfortowo w kontakcie z nami, otrzymując pełnię potrzebnych informacji. Zatem jeśli decydujemy się na kampanię teaserową, czyli zapowiadającą, zadbajmy o to, aby przekaz finalny był widoczny przynajmniej w tak samo wyraźny sposób jak poprzednik. Optymalnie ze szczegółami, jednak powinniśmy dotrzeć w jeszcze bardziej aktywny sposób niż z wiadomością zapowiadającą. Nie bójmy się troski o proces komunikacji. Nie ma chyba nic gorszego niż wciąż powtarzający się w różnych miejscach ten sam komunikat w identycznej formie. Jedno copy, często nawet niezmodyfikowane, widzimy na stronie wydarzenia, w informacji prasowej, potem w tekstach na serwisach internetowych, w mediach społecznościowych. Zamiast pożądanego często przez organizatorów efektu synergii, potencjalny odbiorca widzi tutaj raczej efekt oszczędności czy niekompetencji. Szczególnie wtedy, gdy dana wiadomość, np. na Facebooku, odsyła po więcej informacji na stronę wydarzenia, na której nie ma niczego nowego. Komunikacja za pomocą każdego z naszych narzędzi powinna odbywać się za pomocą odpowiednio dostosowanej formy i treści. Trudno, żeby dobry tekst mailingowy sprawdził się jako świetna i opiniotwórcza notka inspirująca media do napisania o wydarzeniu czy jego gościach specjalnych. Musimy pamiętać, że promując wydarzenie, nie jesteśmy w próżni. Nie jesteśmy jedynym eventem o takiej tematyce, a często „biznesowi” konkurenci naszego projektu to także inne formy spędzania wolnego czasu czy budowania kontaktów lub zdobywania wiedzy biznesowej. Jakość, nie jakoś Lepsze jest zawsze wrogiem dobrego. Wszystko, co robimy i nad czym pracuje nasz zespół, powinno być na 100%. Jeśli kreacja przychodzi do akceptu, powinna spełniać ustalone wytyczne. Skuteczność działań promocyjnych opiera się dzisiaj nie tylko na odpowiednim rozplanowaniu działań w czasie i w poszczególnych obszarach, kanałach czy narzędziach komunikacyjnych. W procesie tym zwyciężają ci organizatorzy, którzy nie tylko aktywnie słuchają swoich 18 Mark e t i ng
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==