Partner wydania: Dobre działania promocyjne nie rozpoczynają się w chwili startu sprzedaży zakupów czy wypuszczenia informacji o akcji, jeśli jest dostępna dla szerszego grona odbiorców. Dzisiaj sukces organizatorów najlepszych eventów polega nie tylko na dobraniu odpowiednich narzędzi komunikacji, zaplanowaniu działań, ale też na skutecznym dialogu w ramach zespołu projektowego. Planowanie powinno się zacząć równocześnie, a w zasadzie równolegle, z przygotowaniami do projektu eventowego. Jeśli dobieramy do tych działań podwykonawców, wtedy cały proces powinien się delikatnie przesunąć w czasie. Bo to właśnie nasi partnerzy biznesowi powinni mieć szansę na dobranie odpowiednich narzędzi dotarcia z informacją o wydarzeniu. Szukaj celu – nie informacji Na samym starcie musimy zastanowić się, co pozwala na sukces. Dzięki naszym działaniom mamy osiągnąć konkretne wskaźniki. Nie musi chodzić tutaj wyłącznie o zapełnienie sali konferencyjnej albo sprzedaż określonej liczby biletów. Chociaż, rzecz jasna, te cele są mierzalne w bardzo jasny i klarowny sposób, to także czynniki dodatkowe, które przy okazji wielu działań są wskaźnikiem osiągniętego sukcesu. Przy wydarzeniach konferencyjnych ogromne znaczenie ma zadowolenie uczestników oraz fakt, czy powrócili z niego z inspiracjami do swojej pracy. To wbrew pozorom jedno z łatwiej mierzalnych narzędzi za pomocą aplikacji mobilnej czy specjalnie stworzonej ankiety ewaluacyjnej. Musimy jednak pamiętać, że wpływ na to zadowolenie ma też wiele czynników powiązanych z eventem. Wśród nich są m.in. sposób komunikacji zespołu obsługującego, trafność przekazu w korespondencji mailowej czy w mediach społecznościowych, prawdziwość informacji przekazywanych przez organizatora w konfrontacji z rzeczywistością na evencie. Świat digital zniesie każdy tekst i każdą informację. Jednak warto od początku pamiętać, że brak szczerości w komunikacji stawia nas, jeśli nie krótkookresowo, to w dłuższej perspektywie, na przegranej pozycji. W poszukiwaniu wskaźników sukcesu oprócz zadowolenia uczestników warto również sięgnąć po zbadanie impresji związanych z samym wydarzeniem, dostępnych w mediach. Oczywiście ich zmierzenie ułatwi nam wiele dostępnych na rynku programów do monitorowania zawartości w sieci, a także prasy, radia oraz telewizji. Co ważne, wraz z tymi narzędziami otrzymamy ogromną skarbnicę merytorycznej i analitycznej wiedzy związanej z dotarciem do informacji, jakością tego przekazu czy stopniem opiniotwórczości autora. Nie chodzi o to, żeby szczególnie dbać o uwagę kluczowych influencerów, czyli liderów opinii w sieci, ale np. odpowiedzieć nieco szybciej, ciekawiej albo bardziej zaskakująco i niestandardowo na ich potrzeby lub wątpliwości. Poszukiwanie wyzwań związanych z celami naszego eventu często dotyczy dalszych sukcesów sprzedażowych. W tym przypad- ku warto zadbać nie tylko o to, aby konstrukcja samego wydarzenia pozwalała na nawiązanie kontaktów, ale i o stosunkowo wiele możliwości pozyskania leadów właśnie dzięki działaniom promocyjnym. Pomogą w tym z pewnością różnego rodzaju konkursy czy akcje związane z pozyskiwaniem danych w zamian za otrzymanie raportu po wydarzeniu czy publikacji podsumowującej. Stwarzaj okazje i wykorzystuj możliwości Po ustaleniu celów związanych z działaniami promocyjnymi dopiero teraz warto zacząć wędrować w kierunku ustalenia narzędzi. Przed tym krokiem coraz więcej świadomych organizatorów wydarzeń tworzy sobie persony, czyli swoiste profile potencjalnych użytkowników wydarzeń. Dokładne sportretowanie uczestnika, także poprzez nadanie mu imienia i konkretnych cech, pozwoli nie tylko na lepsze przygotowanie planowanych działań czy eventu, ale często umożliwi lepszą konfrontację naszej wizji czy oczekiwań z autentycznymi i realnymi potrzebami. Przed skonstruowaniem naszego bohatera warto 17
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==