Partner wydania: odgrywał menedżer nadzorujący wydarzenie ze strony hotelu. To jego wiedza, znajomość terenu i doświadczenie z poprzednich wydarzeń mogą być kluczowe w trakcie przygotowań, jak i realizacji eventu. Ponadto wykwalifikowany personel to gwarancja bezpieczeństwa i szybkiej reakcji w nieprzewidzianych wypadkach. W zależności od skali planowanego wydarzenia, zadbajmy o personel medyczny i ochronę – podpowiada Krzysztof Malec. – Najważniejsze kwestie to elastyczność, otwarcie na potrzeby klienta, dobre intencje i zaufanie. Trudno współpracuje się z obiektami, gdzie wyjście poza standardową procedurę jest źródłem konfliktów i problemów. Doświadczony i wykwalifikowany personel zarówno ze strony obiektu, jak i organizatora eventu to bezpieczeństwo każdego wydarzenia – mówi Adriana Piekarska. Opłacalne ryzyko Czy wybierając miejsce należy podążać utartymi i sprawdzonymi szlakami, czy podjąć wyzwanie i postawić na nową, nieodkrytą eventową przestrzeń? Czy warto ryzykować? – Oczywiście, że tak! Im bardziej ciekawe i niestandardowe miejsce, tym większa szansa, że przyciągnie ono pożądane przez nas tłumy gości, gwiazd i medialny rozgłos. Zawsze warto łamać schematy i próbować robić na rynku coś nowego! Na pewno będzie to od nas wymagać więcej pracy, ale da również ogromną satysfakcję – uważa Katarzyna Pihan. Podobnego zdania jest Mariusz Nowak: – Jako agencja nie tylko nie boimy się takich miejsc, ale wręcz ich szukamy. Dlaczego? Nietypowa i wyszukana, a także niewyeksploatowana eventowo przestrzeń stanowi zawsze wartość dodaną wydarzenia. Na przestrzeni lat zdarzało nam się nieraz przecierać lokalizacyjne szlaki, tak było w przypadku hangaru na warszawskim lotnisku im. Fryderyka Chopina z samolotem Boeing w środku, halą Instytutu Energetyki w Warszawie lub premierą samochodu na dachu salonu samochodowego, które dziś należą już do eventowej klasyki. Pierwszy pokaz Macieja Zienia przygotowaliśmy w garażu biurowca na ulicy Jasnej w Warszawie, który był jeszcze budowany i to było całkowite pionierstwo, jeśli chodzi o tego typu lokalizacje. Dziś fajnie przyjmowane są miejsca typu nowo otwierane biurowce, podziemne parkingi czy częściowo albo całkowicie przeszklone patia na najwyższych piętrach takich obiektów. Wiadomo, że w przypadku tego typu nowych przestrzeni nie wszystkie piętra są jednocześnie sprzedawane czy wynajmowane, dlatego warto je wówczas wykorzystać na cele eventowe. – Na rynku MICE jest coraz więcej niestandardowych obiektów, oferujących nietuzinkowe rozwiązania. Większość nowych obiektów hotelowych powstających na przedmieściach aglomeracji miejskich wiąże ze sobą wszystkie czynniki pozwalające zorganizować pełnowartościowy event, nie wychodząc poza granice hotelu. Do dyspozycji gości są odpowiednia baza noclegowa, nowoczesne i przestronne sale eventowe, zaplecze cateringowe oraz pełen wachlarz atrakcji rekreacyjnych. Eventowcy coraz częściej decydują się na organizację wydarzeń w starych opuszczonych halach czy magazynach, dodatkowo podkreślając industrialny klimat miejsca. Przede wszystkim dlatego, że nieustannie poszukują nowych rozwiązań, unikalnych miejsc i obiektów. Mimo ogromnego rozwoju branży MICE w Polsce rynek cały czas jest nienasycony i potrzebuje świeżych pomysłów. Uczestnicy konferencji oczekują kolejnych innowacji i jeszcze więcej wrażeń. Trend, w którym część merytoryczna spotkań stanowi główną wartość, powoli będzie ustępował na rzecz dodatkowych atrakcji, które zaplanował organizator – zauważa Krzysztof Malec. Ryzyko, które warto ponieść // Nietypowe miejsca eventowe zawsze pociągają za sobą pewne ryzyko. Jednak jest ono zdecydowanie mniejsze, jeżeli odpowiednio podejdziemy do organizacji. Przede wszystkim gdy ustalimy, przeanalizujemy i spiszemy w umowie wszystkie szczegóły dotyczące organizacji wydarzenia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów, jeśli mamy np. do czynienia z przestrzenią zabytkową. Nietypowe miejsca wymagają też częstszej, przynajmniej dwukrotnej, wizji lokalnej. A także wyznaczenia osób odpowiedzialnych za sprawną komunikację oraz szybką reakcję, zarówno po stronie tego miejsca, jak i agencji czy zespołu organizującego event. Mam bardzo duże doświadczenie z takimi „nowymi” i „ryzykownymi” przestrzeniami, które w mojej ocenie zawsze wygrywają swoją oryginalności i wyjątkowością atmosfery, jaką tworzą. Niezmiennie pozostaję pod wrażeniem miejsc zabytkowych, które pomimo że nie są łatwe od strony organizacyjnej (choćby dlatego, że wszelkie działania w ich obszarze są regulowane przepisami dotyczącymi obiektów czy miejsc zabytkowych), to potrafią stworzyć niesamowitą i niebanalną oprawę dla każdego eventu. Robert Stefanowicz executive event manager, właściciel agencji reklamowej i eventowej RDS Consulting, współwłaściciel agencji fotograficznej SARA STUDIO i fotograf Sprawdzony zespół i zimna krew // Każdy event, który organizujemy, potrzebuje dokładnego planu. Najlepiej, aby zawsze towarzyszyła nam check lista, dzięki której będziemy mogli nadzorować przebieg prac przygotowawczych. Dla mnie podstawą jest dobry zespół zaufanych i odpowiedzialnych ludzi. Organizując duże przedsięwzięcia jak np. targi modowe w galeriach handlowych, muszę rozdzielać zadania odpowiednim osobom. Każdy event ma inną specyfikę organizacji i wymaga innego trybu pracy, ale jedno jest najważniejsze: umiejętność zachowania zimnej krwi i szybkiego rozwiązywania problemów. W tej branży czasami niemożliwe może okazać się możliwe i bardzo nas zaskoczyć. Katarzyna Pihan dyrektor strategiczny luksusowego portalu dla kobiet Business & Prestige, event i project manager, producent fot. J&R Stefanowicz SARA STUDIO 9
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==