Partner wydania: pamiętać o tym, aby dojazd do miejsca był dość łatwy, najlepiej z uwzględnieniem komunikacji miejskiej, a jeśli nie ma takiej możliwości, to z zapewnieniem miejsc parkingowych. Brak możliwości odpowiedniego dojazdu lub parkingu może zniechęcić gości, a nawet spowodować, że zrezygnują z uczestnictwa w naszym evencie – zauważa Katarzyna Pihan. – Warto zwrócić uwagę także na zaplecze noclegowe – brak pokoi hotelowych wewnątrz samego obiektu nie będzie przeszkodą, jeśli obiekt współpracuje z hotelami partnerskimi, posiada własne obiekty hotelowe czy proponuje w swojej ofercie usługi transportu gości – mówi Magdalena Prusiewicz. – Idealnie, żeby miejsce było położone tak, by większość uczestników miała podobnie daleko/blisko i aby dojazd był dogodny. To kluczowy element i warto o nim pamiętać. Równie istotne w tym aspekcie są dojazd poddostawców imprezy i dostarczenie wszystkich niezbędnych elementów – od techniki, sceny, przez catering, toalety – jeśli mówimy o imprezie plenerowej. Jeśli organizujemy dla gości transport autokarowy, a impreza odbywa się w centrum miasta – pamiętajmy o możliwości zaparkowania i czasie oczekiwania transportu na uczestników imprezy. Warto też zwrócić uwagę na kwestię parkingu – czy jest, jak daleko od obiektu i jaką ma pojemność – podsumowuje Adriana Piekarska. Bezpieczeństwo przede wszystkim Kwestie bezpieczeństwa stanowią priorytet przy organizacji wszystkich eventów bez względu na ich charakter czy skalę (im ona większa, tym zagadnienie bezpieczeństwa staje się jeszcze ważniejsze). – Każda lokalizacja, którą rozważamy, musi mieć zapewniony system bezpieczeństwa, a my jako organizatorzy musimy być o nim poinformowani. Dla własnego spokoju zawsze warto sprawdzić nie tylko to, gdzie znajdują się gaśnice, ale i to, czy wszystkie drzwi i wyjścia awaryjne zostały udostępnione i otwarte, oraz poinformować o tym wszystkie osoby z obsługi naszej imprezy. Nie zapominajmy również o ubezpieczeniu OC, zabezpieczeniu przyłączy elektrycznych oraz kontakcie z osobą odpowiedzialną za techniczne kwestie w danej przestrzeni. Inny ważny aspekt to sprawdzenie naszych dostawców jedzenia i ważności obowiązujących ich badań sanepidowskich – podpowiada Katarzyna Pihan. – Nawet najbardziej świadomy organizator nie jest w stanie zapanować nad wszystkimi czynnikami mogącymi zaburzyć poprawny przebieg eventu. Dlatego właśnie warto zwrócić uwagę, czy oprócz obsługi kelnerskiej obiekt udostępni organizatorom opiekuna eventu oraz dział techniczny zdolny reagować w sytuacjach awaryjnych – radzi Magdalena Prusiewicz. Czynnik ludzki – Nie zapominajmy, że nawet najlepiej położone i wyposażone obiekty nie spełnią swojej funkcji bez odpowiednio przygotowanego personelu. To dobór kompetentnej kadry zarządzającej oraz obsługi ułatwi sprawną realizację wydarzenia. Gdy nie znamy obiektu, to bardzo ważną rolę będzie Najważniejsze kryteria wyboru według Magdaleny Prusiewicz: // • wielkość sali oraz ergonomia przestrzeni, • zaplecze techniczne, • estetyka miejsca, • zaplecze gastronomiczne, • lokalizacja, • opieka eventu ze strony obiektu. // – Wybór miejsca na organizację eventu to jedno z najważniejszych wyzwań, jakie stoją przed organizatorem – Krzysztof Malec, Blow Up Hall 5050. // 8 Temat numeru
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==