Twarzą w twarz marketing Know-how organizatora DestynacjE eventowE TEMAT NUMERU: Miejsce ma znaczenie, czyli jaki wpływ na sukces eventu ma lokalizacja wydarzenia? NR 1(1)/2016 listopad-grudzień 2016 468901 ISSN 2543-4004 Magazyn dostępny wyłącznie w prenumeracie Partner wydania: Innowacje i technologie Przegląd prawny Wiadomości z branży
Skontaktuj się z nami dzisiaj, żeby dowiedzieć się więcej! www.kameleon-light.pl Specjalizujemy się również w niestandardowym oświetleniu obiektów (zarówno wewnątrz, jak i elewacji zewnętrznych), projekcji wielkoformatowej, realizacji pokazów laserowych, awangardowych projekcji holograficznych oraz technologii mappingu 3D. POKAZY LASEROWE Kameleon-light to profesjonalna realizacja oświetlenia imprez dowolnego formatu: • konferencji, • kongresów, • koncertów, • imprez plenerowych (festynów, pikników, dni miast), • festiwali światła, • inauguracji nowo powstałych obiektów czy łańcuchów produktów, • imprez promocyjnych, • wykładów, prelekcji, szkoleń, • imprez motywacyjnych czy integracyjnych, • sympozjów, • wystaw targowych. Dysponujemy specjalistycznym sprzętem oświetleniowym i multimedialnym najwyższej klasy. Ku zadowoleniu naszych powracających klientów, zrealizowaliśmy kilkaset projektów, ale nie spoczywamy na laurach i stale uzupełniamy naszą wiedzę oraz park sprzętowy. Działamy kompleksowo, od projektu przez wizualizację do realizacji. Jesteśmy jednak elastyczni i dopasujemy się do Twoich potrzeb. Oferujemy również wsparcie przy dalszej organizacji imprezy od strony technicznej – współpracujemy z wieloma renomowanymi firmami specjalizującymi się w realizacji dźwięku i nagłośnienia, scenografii czy multimediach. MAPPING 3D PROJEKCJE WIELKOFORMATOWE POKAZY HOLOGRAFICZNE
Y hotel dla dorosłych, przyjazny weganom i alergikom Y najlepsze holistyczne Spa w Polsce i niezwykła Akademia Holistyczna „Alchemia Życia” Y zabytkowy park z zachwycającej urody przyrodą Y prestiżowe konferencje i spotkania firmowe w atmosferze spokoju i dostojeństwa Y restauracja z autorską „Dietą Życia” i menu dla wegan Y elitarny Klub Biznesowy Manor House Mazowiecki Hotel Manor House SPA zaprasza na spotkania biznesowe i prywatne w dobrym stylu Hotel Manor House SPA**** Pałac Odrowążów***** ul. Czachowskiego 56 y 26-510 CHLEWISKA koło Szydłowca y tel. +48 628 70 61 y www.manorhouse.pl
Partner wydania: 04 Lokalizacja, czyli jak wybrać miejsce na event? // Bez względu na to, jakie wydarzenie przygotowujemy, „miejsce” zawsze stanowi słowo klucz, od którego zaczyna się opowiadane przez nas eventstory. Historia, którą chcemy zaciekawić i do której chcemy zaprosić uczestników wydarzenia. Miejsce ma eventową moc – magiczną siłę przyciągania, ale i fatalistyczną siłę rażenia. Dlatego wybierać należy z rozwagą, pamiętając jednak o odwadze, tak by dane miejsce stało się kluczem do naszego eventowego sukcesu i stworzyło historię, która na długo pozostanie w pamięci uczestników wydarzenia. Spis treści // temat numeru // 04 Lokalizacja, czyli jak wybrać miejsce na event? 10 Miejsce ma znaczenie, czyli jaki wpływ na sukces eventu ma lokalizacja wydarzenia? Twarzą w twarz // 12 20 lat rynku spotkań biznesowych w Polsce marketing // 16 Skuteczna komunikacja – jak dobrze wypromować wydarzenie? 20 Jak skutecznie uzyskać informację zwrotną po evencie? 24 Marketing multisensoryczny ma moc! Jak trafić do klientów i pozostać w ich pamięci? Know-how organizatora // 26 ABC organizacji eventu w sali kinowej 31 Hotel Riviera – klimatyczne miejsce na event 32 Nowatorskie eventy na Mazurach 34 Poczuj się na evencie jak ryba w wodzie – sposoby na skuteczny networking 38 Imprezy integracyjne dla firm – jak z grupy pracowników zbudować zespół? Destynacje eventowe // 42 Destynacje eventowe: Poznań Technologie i innowacje // 50 Beacony – jak trafić do uczestników eventów? Raport // 54 Podsumowanie badania „Rynek spotkań biznesowych pod lupą: Kto? Co? I gdzie?” Przegląd prawny // 58 Umowa na organizację imprezy w obiekcie – na co zwrócić uwagę? wiadomości z branży // 62 Stadion Energa Gdańsk podsumowuje 5 lat działalności! 63 Eventy w HAVET Hotel Resort & SPA***** Katalog Firm // 64 Katalog firm Event Management Polska / Spis treści 2
Partner wydania: czuję się zaszczycony, móc przywitać Was w tym miejscu, ponieważ jest to znak, że się udało! Tak oto pierwszy numer magazynu „Event Management Polska” ukazuje się w wersji drukowanej i nie jest to tylko zasługa naszej redakcji. Wiele zasług przypisuję właśnie Państwu, naszym drogim Czytelnikom i Czytelniczkom, ponieważ to właśnie Wy zainspirowaliście nas do pracy nad tym projektem licznymi zapytaniami, które spływały do nas od osób związanych z szeroko rozumianą branżą MICE oraz HoReCa, które mają bardzo wiele wspólnych mianowników. Magazyn, który trzymacie Państwo w dłoniach, powstał, by rozwiązywać problemy i stawiać czoła wyzwaniom codziennej pracy event managerów i wszystkich osób, które mają do czynienia z organizacją eventów w Polsce. Wiemy, że praca w branży eventowej nie jest prosta, ale wierzymy, że uda nam się przekazać Państwu wiedzę i doświadczenie najlepszych praktyków i ekspertów z rynku, które choć trochę ją ułatwią. Z przyjemnością odsyłam Państwa do lektury tekstu stanowiącego temat numeru, bowiem wybór lokalizacji eventu to kwestia kluczowa, to decyzja, która może zaważyć na jego sukcesie. Nie można jej zbagatelizować, więc podpowiadamy, o czym należy pamiętać, wybierając lokalizację naszego eventu. Skoro już jesteśmy przy temacie: może dobrym miejscem na imprezę naszej firmy będzie sala kinowa? Przyglądamy się jej zaletom i wadom, rozstrzygamy, dla jakiego typu eventów będzie ona najlepszym rozwiązaniem. Coraz częściej zwieńczeniem (a czasem znaczącą częścią) szkolenia, konferencji czy kongresu jest impreza integracyjna. Wyszukaliśmy dla Państwa ciekawe scenariusze na imprezy i zabawy typu „teambuilding”, bo warto połączyć przyjemne z pożytecznym i przy okazji zabawy zbudować z grupy pracowników zgrany zespół. Mamy nadzieję, że treści zamieszczone w naszym magazynie spotkają się z Państwa zainteresowaniem i że przyszły rok spędzimy razem, doskonaląc znajomość branży MICE. Niniejszym zapraszam do lektury i życzę Państwu wesołych świąt Bożego Narodzenia spędzonych w rodzinnej atmosferze oraz szczęśliwego nowego roku, który, mam nadzieję, będzie napędzał branżę eventową jeszcze bardziej niż 2016 r.! Maciej Podgórski redaktor naczelny „Event Management Polska” Szanowni Państwo, ADRES REDAKCJI / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 / www.biznes-hotel.pl // REDAKTOR naczelny / Maciej Podgórski / tel. (61) 66 83 153 / maciej.podgorski@forum-media.pl // REDAKTOR prowadzący / Ewa Karczewska / tel. (61) 66 55 742 / ewa.karczewska@forum-media.pl // Reklama / Dominika Gąsiorowska / (61) 66 55 885 / dominika.gasiorowska@forum-media.pl // STALI WSPÓŁPRACOWNICY / Beata Anna Święcicka, Sebastian Surendra, Maciej Karczewski, Krzysztof Kogut, Sławomir Wróblewski, Dagmara Plata-Alf // RADA MERYTORYCZNA / Sławomir Wróblewski, Dagmara Plata-Alf, Dariusz Ogrodnik // PROMOCJA / Ewa Antkiewicz / tel. (61) 66 55 762 / ewa.antkiewicz@forum-media.pl // PRENUMERATA / Ewelina Angrot / tel. (61) 66 83 167 / ewelina.angrot@forum-media.pl // REDAKTOR TECHNICZNY / Alina Widomska // DRUK / Poligrafia Janusz Nowak Sp. z o.o. // OKŁADKA / Sala Ziemi, Międzynarodowe Targi Poznańskie // SERWIS ZDJĘCIOWY / Fotolia // WYDAWCA / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 // PREZES ZARZĄDU / Magdalena Balanicka // Redakcja nie zwraca materiałów niezamówionych oraz zastrzega sobie prawo do skrótów i redakcyjnego opracowania tekstów przyjętych do druku. // www.forum-media.pl // Copyright do wydania / Forum Media Polska Sp. z o.o. 20 Jak skutecznie uzyskać informację zwrotną po evencie? // Organizując konferencje zawodowo, zależy nam niezmiennie na wysokim poziomie naszych realizacji, wysokiej jakości prelekcji i przede wszystkim na zaangażowaniu uczestników w prowadzone wykłady. Każdy element wydarzenia składa się na rezultat, jakim jest doświadczenie wszystkich uczestników, o którym powinniśmy uzyskać precyzyjne informacje. Konstruktywne zbieranie opinii i feedbacku po konferencji okazuje się nie lada wyzwaniem, zarówno ze względu na występujące trudności w konstruowaniu prawidłowych ankiet, jak i związane ze znajomością technologii, które powinniśmy w tym zakresie wykorzystać. 3
Partner wydania: Lokalizacja, czyli jak wybrać miejsce na event? // Bez względu na to, jakie wydarzenie przygotowujemy, „miejsce” zawsze stanowi słowo klucz, od którego zaczyna się opowiadane przez nas eventstory. Historia, którą chcemy zaciekawić i do której chcemy zaprosić uczestników wydarzenia. Miejsce ma eventową moc – magiczną siłę przyciągania, ale i fatalistyczną siłę rażenia. Dlatego wybierać należy z rozwagą, pamiętając jednak o odwadze, tak by dane miejsce stało się kluczem do naszego eventowego sukcesu i stworzyło historię, która na długo pozostanie w pamięci uczestników wydarzenia. // Tekst: Beata Anna Święcicka 4 Temat numeru
Partner wydania: Jak znaleźć takie idealne miejsce eventowe? Na co zwrócić uwagę i o czym zawsze pamiętać, dokonując lokalizacyjnej selekcji? Decyzja o wyborze miejsca organizowanego przez nas eventu nigdy nie jest prosta, może być jednak łatwiejsza, jeśli właściwe do niej podejdziemy. – Wybór miejsca na organizację eventu to jedno z najważniejszych wyzwań, jakie stoją przed organizatorem. Dlaczego? Ponieważ, oprócz głównego tematu eventu oraz formy planowanego spotkania, miejsce to najważniejszy z czynników decydujący o sukcesie imprezy – uważa Krzysztof Malec, event manager Blow Up Hall 5050. – Nasza agencja posiada sporą, aktualizowaną na bieżąco bazę danych przeróżnych lokalizacji, jednak o konkretnym wyborze decyduje przede wszystkim brief danego eventu. To właśnie on nadaje kierunek, w którym podążamy, szukając miejsca i dokonując wyboru – zdradza Mariusz Nowak, prezes agencji eventowej Ministry of Creativity. Wybór nigdy nie jest łatwy // Innego wyboru miejsca dokona osoba organizująca konferencję biznesową, innego organizator imprezy integracyjnej i okolicznościowej. Charakter eventu musi wpisywać się w klimat panujący w obiekcie – jego architekturę, otoczenie. Ponadto musimy zwrócić uwagę na bazę noclegową wybranego przez nas miejsca. Nie zawsze jest to podstawowe kryterium, ale przygotowując wydarzenie kilkudniowe, głównie dla przyjezdnych gości ważna jest dostępność pokoi w samym obiekcie lub jego najbliższym sąsiedztwie. Dla zaproszonych gości równie ważną sprawą będzie kuchnia, jaką oferuje hotel. Tradycyjne polskie wesele nie odbędzie się w nowoczesnym obiekcie z kuchnią europejską i odwrotnie: impreza dla klientów firmy z najnowszymi technologiami nie sprawdzi się w staropolskich obiektach. Kolejną kwestią jest położenie obiektu. Bardzo ważną rzeczą jest odległość od lotnisk, dworców kolejowych i autobusowych czy odległość od autostrady. Obiekty położone w bliskiej odległości głównych metropolii, a co za tym idzie z łatwym dostępem do komunikacji, na pewno zwiększą liczbę uczestników konferencji. Pamiętajmy również, że obiekty zlokalizowane w centrach miast sprawdzą się bardziej na konferencje organizowane w środku tygodnia. Te znajdujące się na obrzeżach będą idealnym miejscem na imprezy integracyjne czy 2-3-dniowe spotkania. Krzysztof Malec event manager Blow Up Hall 5050 5
Partner wydania: Od czego rozpoczynamy tę niełatwą decyzję? – Przede wszystkim należy dokonać szczegółowej analizy grupy osób, która będzie brała udział w wydarzeniu, oraz samego charakteru przygotowanego eventu. Rzeczą oczywistą jest, że zupełnie inne miejsce będziemy brali pod uwagę przy okazji imprezy dla grupy zapalonych kolarzy, a inne, przygotowując event wigilijny dla pracowników korporacji – mówi Magdalena Prusiewicz, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu, Młyńska12. Podobnego zdania jest Katarzyna Pihan, dyrektor strategiczny luksusowego portalu dla kobiet Business&Prestige, event i project manager, producent: – Wybierając odpowiednie miejsce na event, powinniśmy przede wszystkim wziąć pod uwagę to, kto jest naszą grupą docelową. Najważniejszymi kwestiami, którymi powinniśmy się kierować przy wyborze miejsca, są moim zdaniem jego lokalizacja i możliwości dojazdu. Czasami sama lokalizacja może zapewnić nam świetną reklamę bez dodatkowych kosztów. Prócz przestrzeni, gdzie powinien odbywać się event, musimy mieć również zapewnione zaplecze, gdzie będziemy mogli prowadzić przygotowania, Zasobytechnologiczno-gastronomiczne // Zaplecze technologiczne, jakim dysponuje obiekt, analizujemy w zależności od charakteru eventu. Wśród najistotniejszych elementów, na które należy zwrócić uwagę, są możliwości oświetleniowe, nagłośnieniowe oraz projekcyjne. W przypadku imprez firmowych często występuje bowiem konieczność skorzystania z projektora, rzutnika, zapewnienia odpowiedniego nagłośnienia dla prezentowanego materiału, zadbania o wystarczającą liczbę punktów z dostępem do prądu czy indywidualnie sterowaną klimatyzację. Zaplecze oświetleniowe to nie tylko zasoby posiadane przez sam obiekt, ale i możliwość organizacji oświetlenia specjalnego. Niejednokrotnie eventy przyjmują formę taneczną. Do tych celów konieczne jest, aby obiekt posiadał nie tylko przestrzeń taneczną, nagłośnienie, ale i odpowiednie podłoże. Wiele obiektów proponuje swoim gościom parkiety mobilne, możliwe do rozłożenia w różnych konfiguracjach oraz miejscach – warto pozwolić sobie na wygodę dokonania wyboru. Kolejna sprawa to zaplecze gastronomiczne. Istnieją okoliczności, w których podczas organizacji eventu korzystamy z zewnętrznej firmy cateringowej. Jednakże bez wątpienia warto zorientować się, czy sam obiekt, w którym organizujemy przyjęcie, dysponuje własnym zapleczem gastronomicznym. Okazuje się to bowiem nie tylko dużym ułatwieniem dla organizatora, ale również często staje się obietnicą wysokiej jakości serwisu i jedzenia – tego typu miejsca często mogą pochwalić się cennym doświadczeniem w organizacji przyjęć dla dużej liczby osób. Magdalena Prusiewicz dyrektor ds. sprzedaży i marketingu, Młyńska12 6 Temat numeru
Partner wydania: czyli tzw. backstage. – Dobre miejsca na event to zwykle połowa sukcesu. Jednak z mojego punktu widzenia nie od miejsca powinno rozpoczynać się planowanie eventu, ale od pomysłu. Scenariusz, koncepcja klienta, rodzaj grupy docelowej, charakter wydarzenia, no i wreszcie budżet – to są czynniki kluczowe, po określeniu których szukamy pomysłu na miejsce. A te… są wprost nieograniczone – dodaje Adriana Piekarska, Exclusive Event. Twarde fakty Czyli wszystko to, czym dysponuje dane miejsce. Dadzą nam pewność, czym dysponujemy, i obnażą każdą niedoskonałość miejsca. – Event manager przy wyborze odpowiedniego obiektu powinien zwrócić szczególną uwagę na funkcjonalność i infrastrukturę miejsca. Każde wydarzenie wymaga przygotowania różnej aranżacji przestrzeni i scenografii. Najczęściej nowoczesne eventy wymagają także dużego zaplecza technicznego i multimedialnego. A to z kolei wiąże się z zapewnieniem odpowiedniego łącza prądu oraz szybkiego internetu. Podstawą są też dostosowany do wielkości imprezy węzeł sanitarny, wydajna klimatyzacja oraz szatnia. Przy dwudniowych wydarzeniach dodatkowym atutem będą atrakcje, jakie oferuje obiekt – sauna, basen, SPA. Nie są to podstawowe warunki, jakie powinien spełniać obiekt, jednak na pewno umilą pobyt zaproszonym gościom – uważa Krzysztof Malec. – Wielkość sali oraz ergonomia przestrzeni to jedno z najważniejszych kryteriów, od których rozpoczynamy analizę danego miejsca. Przestrzeń, w której odbędzie się event, powinna zostać dostosowana rozmiarem do grupy osób biorącej udział w wydarzeniu. W zbyt małej sali komfort uczestników będzie znacznie zaburzony, natomiast w zbyt dużej – trudno będzie zaaranżować przytulną atmosferę, w której wszystko okaże się spójne. W tym miejscu warto wspomnieć o kolejnym ważnym elemencie, a mianowicie o estetyce danej przestrzeni. Czynnik ten coraz częściej jest brany pod uwagę podczas dokonywania wyboru miejsca eventowego – tłumaczy Magdalena Prusiewicz. – Doświadczony organizator eventów w chwili, gdy jedzie na wizję lokalną, powinien mieć rozpisaną listę minimum do zweryfikowania pod kątem infrastruktury. I do każdego punktu plan B – podpowiada Adriana Piekarska. Mapa nieczytelna? – W zależności od tego, jaką imprezę planujemy i jaka jest jej skala, musimy B jak bezpieczeństwo // Nie ma bezpieczeństwa bez doświadczenia. Organizując imprezę w nietypowej lokalizacji, musimy myśleć o tym aspekcie dwukrotnie częściej niż w innych, bardziej standardowych realizacjach. W hotelach czy ośrodkach konferencyjnych szereg spraw jest w zakresie odpowiedzialności właściciela czy zarządcy obiektu, zaś w tym przypadku należy zadbać o najmniejszy szczegół. Pustynia, namiot, zabytkowa hala produkcyjna – w takich miejscach uzgodnienia związane z ogrzewaniem, przygotowaniem odpowiedniego zaplecza gastronomiczno-technicznego, sanitarnego czy też kwestie związane z bezpieczeństwem i zabezpieczeniem ppoż. są kluczowe. Adriana Piekarska Exclusive Event Kwestia ubezpieczeń // Ubezpieczenia to szalenie istotna kwestia, o której nie należy zapominać, dokonując wyboru miejsca na organizowany przez nas event. Mało kto zdaje sobie sprawę, że duże agencje eventowe muszą posiadać aktualne ubezpieczenia, których kwoty sięgają milionów złotych, podobnie powinno być z lokalizacjami czy obiektami. Naturalnie w przypadku miejsc eventowych prawie wszyscy ubezpieczenia mają, pytanie tylko, jakie ubezpieczenia posiada dana lokalizacja i na jaką sumę, ponieważ wbrew pozorom nie są to dla wszystkich fakty tak samo oczywiste. Rzecz jasna, jeśli mamy do czynienia z taką przestrzenią, jak np. EXPO XXI Warszawa, to one są zawsze ubezpieczone na odpowiednią kwotę. Jednak w polskiej rzeczywistości okazuje się, że istnieją lokalizacje, których administratorzy dziwią się, kiedy pytamy o szczegółowe ubezpieczenia obiektu, zakładając, że jest to kwestia pozostająca wyłącznie po naszej stronie jako organizatora wydarzenia. Zdarzają się podwykonawcy, np. restauracje, nieposiadające ubezpieczenia od zatruć, co jest wręcz szokujące. Bywają też obiekty, które ubezpieczenia posiadają, ale ich kwoty są często za niskie w stosunku do tego, co chcemy tam zrobić i czego oczekuje nasz klient. I niestety nie zawsze udaje nam się wymusić na lokalizacji ich zwiększenie, przerzucają one ten ciężar na organizatorów. Mariusz Nowak prezes agencji eventowej Ministry of Creativity 7
Partner wydania: pamiętać o tym, aby dojazd do miejsca był dość łatwy, najlepiej z uwzględnieniem komunikacji miejskiej, a jeśli nie ma takiej możliwości, to z zapewnieniem miejsc parkingowych. Brak możliwości odpowiedniego dojazdu lub parkingu może zniechęcić gości, a nawet spowodować, że zrezygnują z uczestnictwa w naszym evencie – zauważa Katarzyna Pihan. – Warto zwrócić uwagę także na zaplecze noclegowe – brak pokoi hotelowych wewnątrz samego obiektu nie będzie przeszkodą, jeśli obiekt współpracuje z hotelami partnerskimi, posiada własne obiekty hotelowe czy proponuje w swojej ofercie usługi transportu gości – mówi Magdalena Prusiewicz. – Idealnie, żeby miejsce było położone tak, by większość uczestników miała podobnie daleko/blisko i aby dojazd był dogodny. To kluczowy element i warto o nim pamiętać. Równie istotne w tym aspekcie są dojazd poddostawców imprezy i dostarczenie wszystkich niezbędnych elementów – od techniki, sceny, przez catering, toalety – jeśli mówimy o imprezie plenerowej. Jeśli organizujemy dla gości transport autokarowy, a impreza odbywa się w centrum miasta – pamiętajmy o możliwości zaparkowania i czasie oczekiwania transportu na uczestników imprezy. Warto też zwrócić uwagę na kwestię parkingu – czy jest, jak daleko od obiektu i jaką ma pojemność – podsumowuje Adriana Piekarska. Bezpieczeństwo przede wszystkim Kwestie bezpieczeństwa stanowią priorytet przy organizacji wszystkich eventów bez względu na ich charakter czy skalę (im ona większa, tym zagadnienie bezpieczeństwa staje się jeszcze ważniejsze). – Każda lokalizacja, którą rozważamy, musi mieć zapewniony system bezpieczeństwa, a my jako organizatorzy musimy być o nim poinformowani. Dla własnego spokoju zawsze warto sprawdzić nie tylko to, gdzie znajdują się gaśnice, ale i to, czy wszystkie drzwi i wyjścia awaryjne zostały udostępnione i otwarte, oraz poinformować o tym wszystkie osoby z obsługi naszej imprezy. Nie zapominajmy również o ubezpieczeniu OC, zabezpieczeniu przyłączy elektrycznych oraz kontakcie z osobą odpowiedzialną za techniczne kwestie w danej przestrzeni. Inny ważny aspekt to sprawdzenie naszych dostawców jedzenia i ważności obowiązujących ich badań sanepidowskich – podpowiada Katarzyna Pihan. – Nawet najbardziej świadomy organizator nie jest w stanie zapanować nad wszystkimi czynnikami mogącymi zaburzyć poprawny przebieg eventu. Dlatego właśnie warto zwrócić uwagę, czy oprócz obsługi kelnerskiej obiekt udostępni organizatorom opiekuna eventu oraz dział techniczny zdolny reagować w sytuacjach awaryjnych – radzi Magdalena Prusiewicz. Czynnik ludzki – Nie zapominajmy, że nawet najlepiej położone i wyposażone obiekty nie spełnią swojej funkcji bez odpowiednio przygotowanego personelu. To dobór kompetentnej kadry zarządzającej oraz obsługi ułatwi sprawną realizację wydarzenia. Gdy nie znamy obiektu, to bardzo ważną rolę będzie Najważniejsze kryteria wyboru według Magdaleny Prusiewicz: // • wielkość sali oraz ergonomia przestrzeni, • zaplecze techniczne, • estetyka miejsca, • zaplecze gastronomiczne, • lokalizacja, • opieka eventu ze strony obiektu. // – Wybór miejsca na organizację eventu to jedno z najważniejszych wyzwań, jakie stoją przed organizatorem – Krzysztof Malec, Blow Up Hall 5050. // 8 Temat numeru
Partner wydania: odgrywał menedżer nadzorujący wydarzenie ze strony hotelu. To jego wiedza, znajomość terenu i doświadczenie z poprzednich wydarzeń mogą być kluczowe w trakcie przygotowań, jak i realizacji eventu. Ponadto wykwalifikowany personel to gwarancja bezpieczeństwa i szybkiej reakcji w nieprzewidzianych wypadkach. W zależności od skali planowanego wydarzenia, zadbajmy o personel medyczny i ochronę – podpowiada Krzysztof Malec. – Najważniejsze kwestie to elastyczność, otwarcie na potrzeby klienta, dobre intencje i zaufanie. Trudno współpracuje się z obiektami, gdzie wyjście poza standardową procedurę jest źródłem konfliktów i problemów. Doświadczony i wykwalifikowany personel zarówno ze strony obiektu, jak i organizatora eventu to bezpieczeństwo każdego wydarzenia – mówi Adriana Piekarska. Opłacalne ryzyko Czy wybierając miejsce należy podążać utartymi i sprawdzonymi szlakami, czy podjąć wyzwanie i postawić na nową, nieodkrytą eventową przestrzeń? Czy warto ryzykować? – Oczywiście, że tak! Im bardziej ciekawe i niestandardowe miejsce, tym większa szansa, że przyciągnie ono pożądane przez nas tłumy gości, gwiazd i medialny rozgłos. Zawsze warto łamać schematy i próbować robić na rynku coś nowego! Na pewno będzie to od nas wymagać więcej pracy, ale da również ogromną satysfakcję – uważa Katarzyna Pihan. Podobnego zdania jest Mariusz Nowak: – Jako agencja nie tylko nie boimy się takich miejsc, ale wręcz ich szukamy. Dlaczego? Nietypowa i wyszukana, a także niewyeksploatowana eventowo przestrzeń stanowi zawsze wartość dodaną wydarzenia. Na przestrzeni lat zdarzało nam się nieraz przecierać lokalizacyjne szlaki, tak było w przypadku hangaru na warszawskim lotnisku im. Fryderyka Chopina z samolotem Boeing w środku, halą Instytutu Energetyki w Warszawie lub premierą samochodu na dachu salonu samochodowego, które dziś należą już do eventowej klasyki. Pierwszy pokaz Macieja Zienia przygotowaliśmy w garażu biurowca na ulicy Jasnej w Warszawie, który był jeszcze budowany i to było całkowite pionierstwo, jeśli chodzi o tego typu lokalizacje. Dziś fajnie przyjmowane są miejsca typu nowo otwierane biurowce, podziemne parkingi czy częściowo albo całkowicie przeszklone patia na najwyższych piętrach takich obiektów. Wiadomo, że w przypadku tego typu nowych przestrzeni nie wszystkie piętra są jednocześnie sprzedawane czy wynajmowane, dlatego warto je wówczas wykorzystać na cele eventowe. – Na rynku MICE jest coraz więcej niestandardowych obiektów, oferujących nietuzinkowe rozwiązania. Większość nowych obiektów hotelowych powstających na przedmieściach aglomeracji miejskich wiąże ze sobą wszystkie czynniki pozwalające zorganizować pełnowartościowy event, nie wychodząc poza granice hotelu. Do dyspozycji gości są odpowiednia baza noclegowa, nowoczesne i przestronne sale eventowe, zaplecze cateringowe oraz pełen wachlarz atrakcji rekreacyjnych. Eventowcy coraz częściej decydują się na organizację wydarzeń w starych opuszczonych halach czy magazynach, dodatkowo podkreślając industrialny klimat miejsca. Przede wszystkim dlatego, że nieustannie poszukują nowych rozwiązań, unikalnych miejsc i obiektów. Mimo ogromnego rozwoju branży MICE w Polsce rynek cały czas jest nienasycony i potrzebuje świeżych pomysłów. Uczestnicy konferencji oczekują kolejnych innowacji i jeszcze więcej wrażeń. Trend, w którym część merytoryczna spotkań stanowi główną wartość, powoli będzie ustępował na rzecz dodatkowych atrakcji, które zaplanował organizator – zauważa Krzysztof Malec. Ryzyko, które warto ponieść // Nietypowe miejsca eventowe zawsze pociągają za sobą pewne ryzyko. Jednak jest ono zdecydowanie mniejsze, jeżeli odpowiednio podejdziemy do organizacji. Przede wszystkim gdy ustalimy, przeanalizujemy i spiszemy w umowie wszystkie szczegóły dotyczące organizacji wydarzenia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów, jeśli mamy np. do czynienia z przestrzenią zabytkową. Nietypowe miejsca wymagają też częstszej, przynajmniej dwukrotnej, wizji lokalnej. A także wyznaczenia osób odpowiedzialnych za sprawną komunikację oraz szybką reakcję, zarówno po stronie tego miejsca, jak i agencji czy zespołu organizującego event. Mam bardzo duże doświadczenie z takimi „nowymi” i „ryzykownymi” przestrzeniami, które w mojej ocenie zawsze wygrywają swoją oryginalności i wyjątkowością atmosfery, jaką tworzą. Niezmiennie pozostaję pod wrażeniem miejsc zabytkowych, które pomimo że nie są łatwe od strony organizacyjnej (choćby dlatego, że wszelkie działania w ich obszarze są regulowane przepisami dotyczącymi obiektów czy miejsc zabytkowych), to potrafią stworzyć niesamowitą i niebanalną oprawę dla każdego eventu. Robert Stefanowicz executive event manager, właściciel agencji reklamowej i eventowej RDS Consulting, współwłaściciel agencji fotograficznej SARA STUDIO i fotograf Sprawdzony zespół i zimna krew // Każdy event, który organizujemy, potrzebuje dokładnego planu. Najlepiej, aby zawsze towarzyszyła nam check lista, dzięki której będziemy mogli nadzorować przebieg prac przygotowawczych. Dla mnie podstawą jest dobry zespół zaufanych i odpowiedzialnych ludzi. Organizując duże przedsięwzięcia jak np. targi modowe w galeriach handlowych, muszę rozdzielać zadania odpowiednim osobom. Każdy event ma inną specyfikę organizacji i wymaga innego trybu pracy, ale jedno jest najważniejsze: umiejętność zachowania zimnej krwi i szybkiego rozwiązywania problemów. W tej branży czasami niemożliwe może okazać się możliwe i bardzo nas zaskoczyć. Katarzyna Pihan dyrektor strategiczny luksusowego portalu dla kobiet Business & Prestige, event i project manager, producent fot. J&R Stefanowicz SARA STUDIO 9
Partner wydania: Miejsce ma znaczenie, czyli jaki wpływ na sukces eventu ma lokalizacja wydarzenia? Stadion Energa Gdańsk daje event managerom cztery korzyści, wyraźnie rysujące się na tle obiektów o podobnych funkcjach. To wyjątkowe miejsce ma możliwość właściwie nieograniczonego dostosowania przestrzeni do wymagań klienta, doskonałe zaplecze cateringowe i techniczne oraz niespotykaną nigdzie indziej w obiektach konferencyjno-eventowych ofertę rozrywki i rekreacji w przystadionowym centrum – FUN ARENA. Wyjątkowe miejsce Na Stadionie Energa Gdańsk organizatorzy eventów przygotowują konferencje, spotkania biznesowe czy integracyjne dla pracowników. Gdański bursztynowy obiekt to 36 600 m² powierzchni użytkowej, na których znajdują się sale konferencyjne oraz największy w północnej Polsce park rozrywki – FUN ARENA. Co stanowi o wyjątkowości tych miejsc? Komfortowe warunki, elegancja, różnorodność i oczywiście widok z sal konferencyjnych i lóż na jeden z najpiękniejszych obiektów sportowych w Europie. Na najliczniejsze spotkania, dla grup liczących do 1000 osób, wybierany jest ATOM Club – jedna z największych powierzchni konferencyjnych w Gdańsku. To właśnie tutaj organizowane są duże konferencje, kongresy czy targi. W sali można zorganizować również elegancki bankiet czy bal. ATOM Club można też podzielić na dwa mniejsze pomieszczenia przeznaczone na spotkania dla ok. 300 osób. Wtedy każde z nich stanowi osobną, niezależną przestrzeń. Z sali rozpościerają się widoki na murawę oraz koronę bursztynowego stadionu. Z ATOM Clubu można wyjść na trybuny VIP, gdzie zlokalizowany jest taras, który wiosną i latem także włącza się w przestrzeń organizacji eventów. Przestrzeń konferencyjna Stadionu Energa Gdańsk zapewnia też pomieszczenia na mniejsze spotkania. Sala Pucharowa daje potencjał organizacji spotkań do 250 osób. Ściany wytłumiono drewnem, co nadaje wnętrzu ciepło i zapewnia dobrą akustykę. To właśnie w tej sali zorganizowano premierę filmu „Mundial. Gra o wszystko”. Sportowego charakteru tej sali dodaje fakt, że to w niej najczęściej spotykają się z dziennikarzami na konferencjach prasowych piłkarze reprezentacji Polski oraz Lechii Gdańsk, obecnego faworyta tegorocznych rozgrywek LOTTO Ekstraklasy. A co, gdy organizator eventu potrzebuje sali na 50 osób? Wtedy do zagospodarowania jest Sala Ligowa. Przylegający do niej pokój może być wykorzystany jako zaplecze, co czyni ją doskonałym pomieszczeniem np. na warsztaty. Nietypową przestrzenią do prowadzenia szkoleń dla pracowników są też szatnie piłkarskie na Stadionie Energa Gdańsk, które doskonale sprawdzają się jako inspirujące wnętrze podczas burzy mózgów i sesji coachingowych. Dla tych, którzy poszukują ekskluzywnego miejsca na spotkania do 40 osób, takie jak lunche biznesowe, negocjacje handlowe // Już nie tylko „jak?”, ale „gdzie?” ma wielkie znaczenie przy organizacji eventów. Szeroka oferta i nasycenie rynku wymagają od organizatorów dużej kreatywności oraz dopasowania formy, miejsca i atrakcji podczas takiego wydarzenia do coraz wyższych oczekiwań klienta końcowego. Wszyscy dziś rozumieją, że aby doprowadzić event do szczęśliwego końca, wydarzenie musi się wyróżniać, mieć „to coś”, dzięki czemu uczestnicy zapamiętają je na długo. // Tekst: Wojciech Dąbrowski 10 Temat numeru
Partner wydania: czy posiedzenia zarządów, dobrą propozycją będą loże VIP. Kameralne, ale eleganckie wnętrza lóż podkreślają biznesowy charakter spotkań, a dodatkowo widok na płytę boiska dostarcza niecodziennych wrażeń. Najbardziej prestiżową lożą jest Amber Lounge, wyposażona w miękkie fotele, stylowe sofy i najwyższej klasy sprzęt audio-wizualny. Powodzeniem cieszy się możliwość wykupu loży podczas meczów czy koncertów, gdzie negocjacje czy rozmowy biznesowe można połączyć z emocjami towarzyszącymi sportowym rozgrywkom. Ale nie samym biznesem żyje branża eventowa. Najbardziej śmiali pod względem wykorzystania przestrzeni i walorów architektonicznych obiektu są producenci filmów i reklam, którzy nie ograniczają się do centrum konferencyjnego czy lóż, ale z chęcią wykorzystują też stadionowe korytarze, trybuny, parkingi, tereny dookoła stadionu i oczywiście murawę. Bursztynowy stadion i jego niecodzienna architektura stanowią idealną scenografię do spotów reklamowych, programów telewizyjnych, seriali czy teledysków. Producenci włączają także w kadry unikalne atrakcje FUN ARENY, tj. zjazdy kolejką tyrolską nad murawą czy skoki na bungee. Każda z przestrzeni Stadionu Energa Gdańsk zapewnia doskonałe warunki do organizacji wydarzeń, a ich niewątpliwą zaletą jest wyjątkowe otoczenie obiektu, które zachwyca wszystkich gości, bez względu na branżę czy kraj pochodzenia, gdyż przestrzenie wykorzystywane są również przez ekipy filmowe i przedsiębiorców z zagranicy. Wyjątkowe możliwości Na Stadionie Energa Gdańsk nie ma rzeczy niemożliwych. Nad zapewnieniem perfekcyjnego przebiegu eventu czuwa wyspecjalizowany zespół, który wspiera event managera na każdym etapie współpracy. Nowoczesny sprzęt do prowadzenia konferencji, muzyka na żywo, dekoracje dodające klimatu, catering, live cooking czy nawet możliwość wprowadzenia samochodu do sali – to wszystko i dużo więcej jest do dyspozycji partnerów obiektu. Centrum Konferencyjno-Biznesowe bursztynowego stadionu może być dowolnie dostosowywane do potrzeb gości, a poszczególne sale można wzbogacać o wybrane wyposażenia, takie jak sprzęt multimedialny, projektory, monitory LCD, telebimy czy kamery full HD, które umożliwiają transmisję obrazu na żywo. Systemy nagłośnienia dopasowane są osobno do każdej sali, a bezprzewodowe mikrofony AKG zapewniają najwyższą jakość dźwięku. Stadion posiada również zautomatyzowany system lamp, który może być sterowany centralnie bądź indywidualnie. Sukces konferencji to nie tylko komfortowa sala i sprzęt na wysokim poziomie, ale i smaczna kuchnia. W ofercie cateringowej bursztynowego stadionu znajdują się dania kuchni europejskiej, a dodatkowo uczestnicy mogą wziąć udział w ekscytujących sesjach live cooking. Zespół Stadionu przyczynia się do jeszcze lepszej atmosfery spotkań muzyką na żywo. W salach konferencyjnych nie ma problemu z doskonałym nagłośnieniem wokalisty i muzyków, natomiast na terenie wokół stadionu możliwe jest zorganizowanie większego koncertu z dużą sceną. Wyjątkowa zabawa Stadion Energa Gdańsk stał się miejscem, w którym równie często prowadzi się konferencje czy bankiety, jak integracje i warsztaty dla pracowników. Dzieje się tak dzięki FUN ARENIE, czyli parkowi rozrywki, który funkcjonuje na terenie obiektu. Oferta rozrywki i rekreacji doskonale dopełnia możliwości organizacji wyjątkowego spotkania biznesowego. Firmy najchętniej korzystają z gokartów spalinowych i gokartów elektrycznych (zlokalizowanych wewnątrz budynku), pokojów ucieczek, czyli gier typu live escape game, oraz tyrolki, na której uczestnik 20 m nad murawą pokonuje 200 m zjazdu! Inne dostępne atrakcje to m.in. paintball elektroniczny, park trampolin, strefa parkour, strefa automatów i symulatorów, bungee jumping. Prawie 70% klientów biznesowych łączy imprezy firmowe z rozrywką w FUN ARENIE. – Na Stadionie Energa Gdańsk organizowaliśmy już kilka wydarzeń firmowych, m.in. imprezę integracyjną dla pracowników, podczas której mieliśmy okazję pobawić się w FUN ARENIE. Za każdym razem imprezy są świetnie zorganizowane, a dzięki niecodziennym atrakcjom towarzyszy nam moc wrażeń. Po organizacji wydarzeń zostało mnóstwo pozytywnych wspomnień. Połączenie w jednym miejscu możliwości przeprowadzenia spotkania biznesowego i integracji to świetny pomysł, dlatego chętnie odwiedzamy Stadion Energa Gdańsk – mówi Agnieszka Moczyńska, dyrektor marketingu Grupy Zdunek, multidilera marek BMW, Mini, Renault, Dacia, Nissan. Inną propozycją na oryginalne dopełnienie biznesowego spotkania na Stadionie Energa Gdańsk może być rozegranie meczu korporacyjnego. Każdego roku na tę formę integracji decyduje się kilka firm i jedno jest pewne – wrażenia z meczu rozegranego na prawdziwym boisku z murawą hybrydową, na którym grają m.in. reprezentacja Polski czy znane europejskie kluby, są niezapomniane, a trofea zdobyte w takiej rozgrywce zajmują honorowe miejsca na firmowych półkach. Bez wątpienia organizacja eventu na Stadionie Energa Gdańsk daje możliwość przeniesienia go na inny poziom, czyniąc z każdej konferencji czy szkolenia niezapomniane wydarzenie. Otwartość, wielofunkcyjność i oferta Stadionu Energa Gdańsk sprawiają, że na współpracę decydują się przedsiębiorstwa każdej wielkości i każdej branży. Potwierdzeniem pozytywnych wrażeń firm ze współpracy ze Stadionem są statystyki: 14 573 uczestników wydarzeń biznesowych i 127 kon- ferencji i warsztatów organizowanych w minionym roku! 11
Partner wydania: // Rynek spotkań biznesowych w Polsce rośnie w siłę. Opiera się sezonowości i kryzysom, a nasz kraj coraz częściej wybierany jest jako destynacja eventowa również przez cudzoziemców. O dynamice i kierunkach rozwoju tego rynku rozmawiam ze Sławomirem Wróblewskim, specjalistą branży kongresowo- -konferencyjnej. // 20 lat rynku spotkań biznesowych w Polsce Rozmawiała: Ewa Karczewska 12 Twarzą w twarz
Partner wydania: – Jak ocenia Pan dynamikę wzrostu rynku spotkań (konferencyjnego) w ostatnich latach? Od kiedy ten rozwój jest najbardziej dynamiczny i z czego on wynikał? – Generalnie w skali globalnej w ostatnich latach obserwowaliśmy wiele zawirowań i wahnięć na rynku spotkań, co wynikało najpierw z kryzysu finansowego, a później z licznych niepokojów społecznych, a nawet wojen czy zamachów terrorystycznych. Te ostatnie, poprzez nagłośnienie medialne, mocno wpływają na decyzje o podróżach, zwłaszcza międzynarodowych. Jednakże od ok. 2 lat w statystykach globalnych obserwowany jest powrót do ustabilizowanej tendencji wzrostowej szeroko rozumianego rynku spotkań biznesowych. Niemniej, trendy te mają różną dynamikę i charakter w poszczególnych segmentach, a także w regionach i krajach. W tym miejscu od razu warto podkreślić kwestie definicyjne – bez precyzyjnego nazewnictwa i spójnego rozumienia poszczególnych pojęć trudno jest formułować wiarygodne opinie czy prognozy. Cieszy fakt, że coraz większa jest w tym zakresie świadomość osób zawodowo zaangażowanych w rozwijanie tej branży, którą obecnie coraz częściej nazywamy przemysłem spotkań. W słowie przemysł jest trochę patosu, co chętnie wykorzystujemy dla podkreślenia ekonomicznego znaczenia naszej branży, ale jest ono mało precyzyjne. Ostatnio Światowa Organizacja Turystyki razem z European Travel Commission zaproponowały w swoim raporcie nieco inną typologię niż wcześniejsze „MICE”. Pod wspólnym akronimem MCCI (Meeting, Congresses, Conventions, Incentives) umieszczono trzy główne segmenty: spotkania stowarzyszeń, spotkania firm oraz programy motywacyjne. Natomiast targi zostały potraktowane osobno, gdyż wymagają odrębnego analizowania z uwagi na swoją wyraźną specyfikę. – Jak prezentuje się rynek konferencyjny w Polsce na tle Europy i świata? – Polska systematycznie pnie się w rankingach. Przebiła się w raportach ICCA do pierwszej piętnastki państw z największą liczbą spotkań międzynarodowych, wyprzedzając Czechy i Węgry. Wcześniej przez wiele lat byliśmy za nimi. Warszawa znalazła się pierwszej dwudziestce w analogicznym rankingu miast. Kraków i Gdańsk też zajmują coraz wyższe miejsca, a co ważniejsze – cieszą się znakomitą opinią, co dociera z różnych źródeł. Same statystyki jednak nie wystarczą, 13
Partner wydania: ważne są długotrwałe tendencje. Obecnie mam okazję obserwować Polskę z perspektywy jednego z tzw. rynków wschodzących i jeszcze wyraźniej widzę osiągnięcia naszego kraju w rozwijaniu stabilnego, zdrowego rynku spotkań biznesowych. – Co determinuje rozwój tej branży w Polsce? – Co do zasady siła gospodarki i intelektualny potencjał społeczeństwa. Jednakże analizę trzeba dostosować do przytoczonej typologii. O rozwoju spotkań stowarzyszeń decydują czynniki wewnętrzne, jak pełnienie ważnych społecznie funkcji przez stowarzyszenia, np. w ramach dialogu z regulatorem (rządem). Czynnikami zewnętrznymi będą prestiż danego stowarzyszenia i pozycja zawodowa jego wybitnych przedstawicieli w skali międzynarodowej. O spotkaniach firm decydują ich kondycja i potrzeba obecności na rynku w zakresie sprzedaży i budowania wizerunku. Jeszcze inne elementy wystąpią w przypadku sektora incentive: tu bardzo liczą się szczegółowe warunki dla zapewnienia unikatowych doznań uczestnika podróży motywacyjnej. Ale warunkami sine qua non są infrastruktura hotelowa i dostępność komunikacyjna. Z kolei dla decydentów z zagranicy bardzo ważnym czynnikiem jest wizerunek miasta docelowego. – Jaki wpływ na rozwój branży spotkań ma jakość czy stan infrastruktury hotelarskiej? – Zasadniczy. Gwarantowany standard infrastruktury i właściwa relacja jakości do ceny wynajmowanego obiektu to warunki podstawowe dla każdego spotkania biznesowego. Ale pamiętajmy, że hotele stanowią też czynnik sprawczy, uczestniczą w promowaniu danej miejscowości, czasem nawet w decydującym stopniu. – Co charakteryzuje rynek konferencyjny w Polsce? – Będę się trzymać określenia rynek spotkań biznesowych, bo obejmuje zarówno konferencje i kongresy, jak i tzw. eventy firmowe – typu wypady integracyjne, prezentacje nowych produktów czy tak liczne szkolenia. Najważniejsze to odporność na sezonowość, która jest zmorą turystyki wypoczynkowej. Spotkania odbywają się właściwie w okresach, gdy w obiektach brak zwyczajnych turystów, czyli wiosną i jesienią. Miesiące najmniej popularne dla spotkań to styczeń, lipiec i wrzesień, ale to nie znaczy, że nie odbywają się wcale. W dorocznym Raporcie Poland Convention Bureau podaje się liczbę od 1300 do 1500 imprez w tych „niechodliwych miesiącach”. Znaczy, że można. W statystyce widzimy w zasadzie równowagę między liczbą spotkań typu konferencyjnego a eventów biznesowych, a więc siły dwóch głównych czynników generowania (inicjowania) zleceń: ze strony wszelkich stowarzyszeń, federacji, organizacji oraz ze strony podmiotów korporacyjnych – firm, banków, sieci handlowych. Obserwuję pewien przechył zainteresowania wśród oferentów usług tymi drugimi zleceniami, tj. ze strony firm. Obserwujemy pewną „modę na eventy”, co po trosze wynika z krótszego czasu od decyzji do realizacji (lead time), a więc i większą ich atrakcyjność dla firm planujących i realizujących. Zalecałbym równomierne rozwijanie zainteresowania kongresami, ale to wymaga większej cierpliwości i stuprocentowego profesjonalizmu. W końcu trzeba wspomnieć o bardzo liczebnie dużym segmencie „business travel” – podróży służbowych. To bardzo ważna część budżetów firmowych, często zarządzanych przez te same osoby, które decydują o eventach. Część tych wydatków dotyczy podróży za granicę, tak jak i większość incentive travel, wówczas nie będzie obejmować bazy hotelowej krajowej. – Jakie czynniki ograniczają bądź mogą ograniczać rozwój rynku spotkań (regulacje prawne, sytuacja polityczna, brak wsparcia ze strony państwa/ samorządów/włodarzy miast)? – Potencjalnych barier na świecie jest nadal wiele: wizy i inne trudności graniczne, restrykcje finansowe, brak dogodnej komunikacji, bariery językowe. Na szczęście w zasadzie nie dotyczy to już Polski. Ale różnice kulturowe mogą wpływać na brak poczucia bezpieczeństwa. Nawet przy dużej odległości danego państwa od Polski szybko dociera do niego każdy sygnał o agresywnych, ksenofobicznych zachowaniach wobec obcokrajowców. Tym niemniej ważnym osiągnięciem Polski jest zbudowanie systemu Convention Bureaus, których jest już 13. Nawet jak nie wszystkie są wystarczająco aktywne i wyposażone w środki i kadry, to najważniejsze, że istnieje powszechna zgoda co do potrzeby ich istnienia jako elementu instytucjonalnego zagospodarowania panoramy tego rynku. – Według danych Ministerstwa Sportu i Turystyki z 2015 r. rynek spotkań omijają kryzysy. 30% przyjazdów cudzoziemców do Polski miało charakter służbowy, co czyni nasz kraj coraz bardziej atrakcyjną destynacją biznesową. Z czego wynika ta atrakcyjność? – Akurat poziom 30% przyjazdów z powodów biznesowych nie jest niczym nowym, taki wynik notujemy od ok. 20 lat. Stawiałbym pytanie bardziej o jakość niż ilość: a więc o szczegółowe cele (czy handel, jak kiedyś, czy zaawansowane kongresy), o długość pobytu oraz skalę wydatków. Obawiam się, że brak jest obecnie wyspecjalizowanego instytutu badawczego, od którego można by oczekiwać wiarygodnych danych. Dostrzegam oczywiście // Niewątpliwie władze doceniają wagę spotkań, zwłaszcza konferencji międzynarodowych i głośnych wydarzeń, jak mistrzostwa sportowe, imprezy rocznicowe, niedawne Światowe Dni Młodzieży czy wcześniej prezydencja w Radzie Unii Europejskiej. Ale to nie oznacza wspierania branży. Ona musi sobie radzić sama, uparcie wypracowywać swoją pozycję także wobec władz i partnerów samorządowych, uczestnicząc w dialogu społecznym. // 14 Twarzą w twarz
Partner wydania: zrozumienie Departamentu Turystyki w Ministerstwie dla spraw turystyki biznesowej, doceniam też stałą i bardzo życzliwą obecność reprezentanta Ministerstwa przy rozwijaniu Programu Ambasadorów Kongresów Polskich. Sam Program Ambasadorów uznać należy za sukces i kawał dobrej roboty, wykonanej wspólnie ze Stowarzyszeniem „Konferencje i Kongresy w Polsce”, Polską Organizacją Turystyczną oraz partnerami ze środowiska naukowego. Zastanowiłbym się jednak, czy nie rozważyć ulokowania Departamentu Turystyki w resorcie typowo gospodarczym, bo turystyka to dzisiaj biznes. – Nietrudno domyślić się, że wraz ze wzrostem liczby spotkań rosną też zyski, jakie z nich płyną. Jaka jest szacunkowa wartość rynku konferencyjnego? Jakie szacunkowe zyski generuje ta branża? – Zaraz, zaraz! Z faktu wzrostu liczby spotkań nie musi wynikać wzrost przychodów ani zysków. Powraca pytanie o jakość i strukturę tego zjawiska, bo, jak wiadomo, diabeł tkwi w szczegółach. Liczby i kwoty, które znajdujemy w różnych raportach, istotnie mogą oszołomić czytelnika. Na przykład w raportach z rynku amerykańskiego podaje się liczbę 1,83 miliona spotkań biznesowych rocznie, które wiązały się z bezpośrednimi wydatkami w wysokości ok. 280 mld dol. A doliczając tzw. efekty pośrednie i wywołane skutki gospodarcze (indirect effects, induced effects), wpływ przemysłu spotkań na gospodarkę USA ocenia się na 800–900 mld dol. (dane z lat 2009–2012). Raporty z tego najbardziej rozwiniętego w skali świata rynku dostarczają bardzo wielu szczegółowych danych, na podstawie których można lepiej planować rozwój firm i inwestycje infrastrukturalne. Nam w Polsce brakowało tak precyzyjnych danych. Lukę tę starał się od kilku lat wypełnić raport Poland Convention Bureau POT powstały we współpracy z miejskimi odpowiednikami. Jednakże zakres badania nie pozwalał na uzyskanie pełnego obrazu zjawiska w Polsce. Cieszy, że obecnie przygotowywane jest pełniejsze badanie Poland Meetings Impact, którego wyników spodziewamy się wiosną 2017 r. – Napisał Pan w jednym ze swoich artykułów, że w Polsce osiągnięto już etap dojrzałości tworzenia ofert i ich promocji. Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby oferta konferencyjna mogła zostać nazwana dojrzałą? Jakie elementy się na nią składają? – Mam tu na uwadze tzw. persived image – wizerunek Polski, to, jak jest ona postrzegana przez uczestników rynku, zwłaszcza tych z zagranicy. Czyli obraz, który nie jest efektem doraźnych działań propagandowych, a rezultatem doświadczeń, sprawdzenia w praktyce. Twierdzę, że 20 lat rozwijania branży konferencyjno-kongresowej w Polsce przyniosło już trwały rezultat i Polska na dobre zagościła w rodzinie krajów kongresowych. Jeszcze w 1995 r. na europejskiej mapie destynacji konferencyjnych Polska stanowiła białą plamę. Posiadam odbitkę takiej ryciny, która w tamtym okresie została opublikowana w w poważnym dokumencie Komisji Europejskiej. Dziś jest to teren, na którym aż gęsto od nowych obiektów, gotowych na przyjęcie największych kongresów. Za najważniejszy element uznaję „instytucjonalne zagospodarowanie” – istnienie otwartego rynku, wiarygodnych struktur (np. organizacji skupiających profesjonalistów oraz systemu ich rekomendacji), a także dobrych praktyk, np. branżowych kodeksów etycznych. Ważną rolę odgrywają też wolne media, które na swój sposób monitorują rynek i go uwiarygadniają. – Wagę branży konferencyjnej docenił także rząd, czyniąc jej rozwój jednym z celów strategii rozwoju Polski. W jaki sposób wzrost tej branży przekłada się na rozwój gospodarczy naszego kraju? Jakie inicjatywy podejmowane są w tym względzie? – Niewątpliwie władze doceniają wagę spotkań, zwłaszcza konferencji międzynarodowych i głośnych wydarzeń, jak mistrzostwa sportowe, imprezy rocznicowe, niedawne Światowe Dni Młodzieży czy wcześniej prezydencja w Radzie Unii Europejskiej. Ale to nie oznacza wspierania branży. Ona musi sobie radzić sama, uparcie wypracowywać swoją pozycję także wobec władz i partnerów samorządowych, uczestnicząc w dialogu społecznym. Przykładem akcji budowania pozycji jest Meeting Week Poland – doroczna impreza, wspólnie organizowana przez wszystkie stowarzyszenia aktywne w tej dziedzinie. W marcu 2017 r. kolejna edycja na Stadionie Narodowym. – W jakim kierunku będzie rozwijał się rynek konferencyjny w Polsce? Jakie trendy przewiduje Pan w tym zakresie? – Można spodziewać się zwiększenia mobilności. Wzrasta poziom dochodów, jakie ludzie przeznaczają na podróże i noclegi. Skorzystają na tym hotele. Wzrost cen może rodzić jednak pewne napięcia z meeting plannerami, którzy przyzwyczaili się do oszczędnych budżetów. Drugi element, który prawdopodobnie będzie drożeć, to żywność. Mamy coraz wyższe wymagania dotyczące jakości posiłków, ich pochodzenia, zróżnicowania dietetycznego (kuchnia lokalna, bioprodukty, bezglutenowa, wegańska itp.). Banałem będzie stwierdzenie, że trendem dominującym będzie dalszy rozwój technologiczny, obecny w każdym aspekcie współczesnego życia. Należy więc go uwzględnić. W przemyśle spotkań oznacza to konieczność nie tylko silnego wsparcia w zakresie Wi-Fi, niezawodnych instalacji w budynkach, kompetencji technicznej zespołu organizacyjnego, ale i mądrego wykorzystania nieznanych wcześniej możliwości do programu imprezy, do marketingu i do masowego gromadzenia danych (big data). Już teraz spotkania wirtualne i hybrydowe stają się standardem (webinaria, łączność Skype, również na smartfonach). Coraz trudniej będzie zapewnić „efekt WOW”. Pozostają oczekiwania uczestników spotkań w zakresie prawdziwych, głębokich doznań (mówi się nawet o ekonomii doznań). W tym zakresie profesjonalni organizatorzy konferencji i kongresów mogą naprawdę wiele zaoferować. Sławomir Wróblewski // W branży kongresowo-konferencyjnej od ponad 20 lat, do sierpnia 2016 r. sekretarz generalny stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce”, obecnie realizuje program naukowy w Kazachstanie. 15
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==