Partner wydania: MAPOWANIE RYZYKA Przygotowanie to podstawa. Bez niego w trudnych sytuacjach nawet najlepszy event manager może stracić grunt pod nogami. Na etapie planowania wydarzenia niezbędne jest wykonanie analizy ryzyka, od identyfikacji po określenie poziomu prawdopodobieństwa i stopnia oddziaływania. Nad całością czuwa menedżer projektu, ale dobrą praktyką jest analizowanie ryzyka w ramach poszczególnych obszarów, np. artyści i repertuar, komunikacja marketingowa i sprzedaż, logistyka i obsługa techniczna. Specjaliści w danej dziedzinie będą w stanie najcelniej zidentyfikować zagrożenia w koordynowanych przez siebie subprojektach. Istnieje wiele metod identyfikacji ryzyka, od tych dostępnych na wyciągnięcie ręki, po złożone modele matematyczne wspierane specjalistycznym oprogramowaniem. Po pierwsze nie popełniajmy tych samych błędów, skorzystajmy z doświadczenia. Być może po ewaluacji poprzedniej edycji festiwalu lub podobnego eventu zostały cenne lessons learned, które mogą nam się teraz przydać? Jeśli nie jesteśmy w stanie sami ocenić poziomu ryzyka, zaprośmy ekspertów, którzy zrobią to z nami. W 2011 r., zaledwie dwa miesiące po katastrofie w elektrowni jądrowej Fukushima spowodowanej tsunami i trzęsieniem ziemi, tournée Sinfonii Varsovii po Japonii stanęło pod znakiem zapytania. Strach muzyków przed wyjazdem do Tokio udało się zniwelować dzięki spotkaniu z naukowcem z Państwowej Agencji Atomistyki. Ekspert wyjaśnił, jaki jest poziom promieniowania w Tokio (wyższy był wówczas w Warszawie pod PKiN!) i wyposażył dyrektora orkiestry w czujnik zbierający dane o stopniu napromieniowania. To uspokoiło artystów, ale pojawiły się pytania o trzęsienie ziemi. Kolejny ekspert, geolog, zapewnił, że po tak silnym trzęsieniu ziemi należy spodziewać się tylko niegroźnych wstrząsów wtórnych. Dzięki opinii ekspertów dyrektorowi instytucji udało się rozproszyć obawy pracowników i podjął decyzję o wyjeździe. Później okazało się, że pozostałe europejskie orkiestry zaproszone na festiwal odwołały swoje przyjazdy. Obecność Sinfonii Varsovii w tak trudnych dla Japonii chwilach zaowocowała zacieśnieniem więzi i corocznymi zaproszeniami do udziału w festiwalu. Wracając do analizy ryzyka, wygodnym narzędziem jest checklista pozwalająca zebrać w jednym miejscu zarówno zidentyfikowane ryzyka, jak i związane z nimi zadania. Checklista porządkuje pracę, minimalizuje czynnik błędu ludzkiego, a pytania typu: „Czy pomyślałeś na pewno o wszystkim?” zastępujemy systematycznie „odhaczaną” checklistą. Ułatwia to także realizację kolejnych wydarzeń. Nie wymyślamy koła od nowa, modyfikujemy dokument do nowych potrzeb. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Kiedy już mamy przygotowaną mapę ryzyka, przychodzi czas na podjęcie decyzji, jaką strategię przyjmiemy wobec zidentyfikowanych ryzyk, uwzględniając prawdopodobieństwo ich wystąpienia i szacowany poziom wpływu. Jakkolwiek istotne jest zarządzanie ryzykiem, angażowany czas, środki finansowe i inne zasoby warto optymalizować, pamiętając, że jest to środek do osiągnięcia celu, a nie cel sam w sobie. Unikajmy pokusy podejmowania próby przewidzenia i zmierzenia wszystkiego, bo koszty takiego ćwiczenia mogą być niewspółmiernie wysokie względem budżetu projektu. Bądź przygotowany, ale elastyczny. Ryzyko nie ma stałej wartości w cyklu projektu, więc nie można tracić czujności, nawet jeśli wydaje nam się, że wszystko idzie zgodnie z planem. Planujmy i przewidujmy ryzyko, ale obserwujmy również przebieg wydarzeń, bądźmy elastyczni, a w obliczu materializacji ryzyka – działajmy. Każdy event manager powinien umieć gasić pożary. Nie chodzi jednak o solowe popisy, a o pracę zespołową, jak gra w orkiestrze. Orkiestra to zespół kilkudziesięciu, czasem ponad stu muzyków, ze ściśle określonymi zadaniami. Grupy instrumentów podzielone są na sekcje prowadzone przez liderów. Na czele orkiestry stoi koncertmistrz. Każdy z muzyków ma ważną rolę do odegrania. Pojedyncza partia skrzypiec, kontrabasu czy fletu jest tylko zbiorem linii melodycznych, pauz i fragmentów akompaniujących, które nabierają sensu dopiero wtedy, gdy gra cała orkiestra. Event manager jest dyrygentem, który nadaje tempo i wyraz całemu zespołowi. Bez sztabu przygotowanych ludzi, którzy doskonale znają swoją partię, czyli zakres zadań i odpowiedzialności, o sukcesie przy złożonych projektach można tylko pomarzyć. PRZYLECI CZY NIE? JAK ZAPOBIEGAĆ MATERIALIZACJI RYZYKA Skupmy się teraz na artystach. Podstawowym zabezpieczeniem organizatora przed odwołaniem występu przez gwiazdę festiwalu są zapisy w umowach, mówiące o karach finansowych w przypadku, gdy artysta nie wykona kontraktu, z których wyłączone są sytuacje spowodowane tzw. siłą wyższą. Umowy podpisujemy z dużym wyprzedzeniem – gwiazdy światowego formatu trzeba angażować kilka lat do przodu! Jednak kary w kontraktach są formalnością, gdyż artyści zazwyczaj nie odwołują swoich koncertów bez ważnego powodu, bo może ucierpieć na tym ich reputacja i wiarygodność w oczach organizatora eventu. Środowisko muzyczne doskonale zna kilku artystów „wysokiego ryzyka”, których częścią artystycznej kreacji jest niepewność, czy pojawią się na koncercie. Należy do Nawet najmniejsze opóźnienie wprowadza efekt domina i rozsypuje misternie poukładany harmonogram. Aby mieć pewność, że artysta dotrze z lotniska do hotelu, pojawi się w wyznaczonym czasie na próbie, a później na koncercie, przydzielamy mu tzw. pilota, czyli osobę, która nie odstępuje go na krok. 5
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==