PARTNER WYDANIA: TEMAT NUMERU: Zarządzanie ryzykiem przy evencie na dużą skalę NR 2(9)/2018 MARZEC-KWIECIEŃ 2018 468909 ISSN 2543-4004 Magazyn dostępny wyłącznie w prenumeracie DESTYNACJE EVENTOWE TECHNOLOGIE I INNOWACJE PRZEGLĄD PRAWNY WIADOMOŚCI Z BRANŻY KNOW-HOW ORGANIZATORA OKIEM EKSPERTA TWARZĄ W TWARZ MARKETING
Partner wydania: TEMAT NUMERU // 04 Zarządzanie ryzykiem przy evencie na dużą skalę OKIEM EKSPERTA // 09 Rusza sezon eventów w plenerze – must have organizatora 10 Chroń swoje wydarzenie! Pozwolenia, zabezpieczenia medyczne, zaplecze sanitarne TWARZĄ W TWARZ // 15 „Event odzwierciedla rzeczywistość” – wywiad z Andrzejem Nykowskim, dyrektorem kreatywnym agencji eventowej Mea Group MARKETING // 20 Event marketing jako doskonałe narzędzie biznesowe 22 Hotel Mikołajki***** – idealne miejsce na integrację KNOW-HOW ORGANIZATORA // 24 Event biznesowy – sportowo- -rozrywkowo czy bankietowo? 28 Promocja eventu a zmiany w algorytmach Facebooka i Instagrama 32 Jak budować napięcie przed eventem? 34 „Mam zamiar wspierać i rozwijać zespoły pod kątem organizacji” – rozmowa z Agnieszką Chachiel 36 Dwa słowa o user experience – spójrz na event z drugiej strony DESTYNACJE EVENTOWE // 37 Destynacje eventowe: Łódź 48 „Wszystko pod jednym dachem” – wywiad z Katarzyną Myszką TECHNOLOGIE I INNOWACJE // 50 Multimedialne niebo nad artystą? Odsłaniamy najnowsze technologie koncertowe i festiwalowe PRZEGLĄD PRAWNY // 56 RODO – ABC event managera (Zmiany w ochronie danych osobowych) WIADOMOŚCI Z BRANŻY // 60 Co przyniesie wiosna? Event managerze, poznaj najbliższe kalendarium 62 Czas na felieton: Uciekający eventowcy KATALOG FIRM // 64 Katalog firm 37 DESTYNACJE EVENTOWE: ŁÓDŹ // Łódź to unikatowe miejsce na mapie Polski, które znajduje się w czołówce polskich miast zarówno pod względem powierzchni, jak i liczby mieszkańców. Dawne XIX-wieczne imperium przemysłu tekstylnego, dziś, dzięki rewitalizacji, zyskuje nową tożsamość i na nowo staje się „ziemią obiecaną” dla ludzi związanych z biznesem. Rewitalizacja i twórcze wykorzystanie przestrzeni pofabrycznej to podstawowe kierunki rozwoju miasta. Poznajcie możliwości i niezwykłe przestrzenie eventowo-konferencyjne Łodzi! 10 CHROŃ SWOJE WYDARZENIE! POZWOLENIA, ZABEZPIECZENIA MEDYCZNE, ZAPLECZE SANITARNE // Imprezy masowe są uważane za najtrudniejsze realizacje. Liczba zmiennych wpływających na proces planowania jest znacznie większa niż w przypadku innych eventów, a dodatkowo są one determinowane przez aspekty prawne. Istnieje konieczność współpracy z podmiotami zewnętrznymi, które nie zawsze są otwarte na dialog. Im więcej czasu organizatorzy dadzą sobie na przemyślenie każdego, najdrobniejszego elementu imprezy, tym mniej niespodzianek spotka ich na etapie realizacji. Sprawdźcie nasz dział „Okiem eksperta” i zabezpieczcie swój event zanim nastąpi sytuacja kryzysowa. Spis treści // 2 EVENT MANAGEMENT POLSKA / Spis treści
Partner wydania: ADRES REDAKCJI / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 / www.eventmanagement.pl // REDAKTOR NACZELNY / Maciej Podgórski / tel. (61) 66 83 153 / maciej.podgorski@forum-media.pl // REDAKTOR PROWADZĄCA / Maria Ledeman / tel. (61) 66 83 175 / maria.ledeman@forum-media.pl // REKLAMA / Dominika Gąsiorowska / (61) 66 55 885 / dominika.gasiorowska@forum-media.pl / Filip Wójcik / (61) 66 55 199 / filip.wojcik@forum-media.pl // STALI WSPÓŁPRACOWNICY / Agnieszka Ciesielska, Aleksandra Dalecka, Anna Ledwoń, Anna Nowakowska, Dariusz Ogrodnik // RADA MERYTORYCZNA / Sławomir Wróblewski, Dagmara Plata-Alf, Dariusz Ogrodnik // PRENUMERATA / Ewelina Angrot / tel. (61) 66 83 167 / ewelina.angrot@forum-media.pl // REDAKTOR TECHNICZNY / Piotr Korytowski // DRUK / Poligrafia Janusz Nowak Sp. z o.o. // OKŁADKA / Fabryka Wełny Hotel & SPA, ul. Grobelna 4, 95-200 Pabianice // SERWIS ZDJĘCIOWY / Fotolia // WYDAWCA / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 // PREZES ZARZĄDU / Magdalena Balanicka // Redakcja nie zwraca materiałów niezamówionych oraz zastrzega sobie prawo do skrótów i redakcyjnego opracowania tekstów przyjętych do druku. // www.forum-media.pl // Copyright do wydania / FORUM MEDIA POLSKA Sp. z o.o. Z wyrazami szacunku Magdalena Balanicka Prezes Zarządu Forum Media Polska Zawodowa droga event managera w standardowym ujęciu zwiększa ilość uczestników wydarzenia. Mam na myśli to, że zaczynamy od organizacji eventów np. na 10 uczestników, by po kilku latach znacznie pomnożyć ich ilość. Oczywiście, większa liczba gości zazwyczaj oznacza wzrost rangi wydarzenia, co podwyższa również ryzyko ewentualnych zagrożeń. To z kolei przekłada się na stres dla całego crew organizatorów. W tym numerze postanowiliśmy przyjrzeć się temu zjawisku. To właśnie dlatego na temat numeru wybraliśmy artykuł mówiący o zarządzaniu ryzykiem przy evencie na dużą skalę, który napisała dla nas Natalia Daca – marketing manager siedmiu polskich edycji największego na świecie festiwalu muzyki klasycznej La Folle Journée/Szalone Dni Muzyki. Przeczytajcie i dowiedzcie się, co zrobić, gdy na przykład gwiazda odwoła występ. Waszej uwadze chciałbym również wyjątkowo polecić tekst Promocja eventu a zmiany w algorytmach Facebooka i Instagrama – napisany przez Annę Ledwoń, creative director w agencji More Bananas. Mam nadzieję, że wyniesiecie z tego wydania jak najwięcej, a „Event Management Polska” i wiosna dadzą Wam inspirację dużo energii i inspiracji! największą wartością każdego wydawnictwa i największym sukcesem wydawcy jest zespół utalentowanych ludzi, którzy są zdolni realizować piękne i ważne projekty. W tym roku wydawnictwo Forum Media Polska obchodzi jubileusz 20-lecia. Jestem związana z tym miejscem niemal od początków jego istnienia. Obserwowałam, jak jedna ze spółek międzynarodowej grupy rozwija się i buduje swoją pozycję na rynku polskim, jak rodzą się pasje i jak realizujemy najśmielsze plany. Dziękuję Państwu za zaufanie, którym darzycie nas od samego początku, od 1998 roku, kiedy rozpoczynaliśmy wspólną podróż. Rok jubileuszowy również dzięki Państwu możemy celebrować jako firma znana z działalności nie tylko biznesowej, ale tak samo edukacyjnej. Naszą misją bowiem zawsze pozostaje inwestycja w talenty i w rzetelną wiedzę. Wierzę, że wspólnie, w odpowiedzi na Państwa potrzeby, spełnimy jeszcze niejedno marzenie i zapiszemy kolejne karty naszej historii. Szanowni Państwo, Drodzy Czytelnicy! Owocnej lektury! Maciej Podgórski redaktor naczelny „Event Management Polska” 3
Partner wydania: Wyobraźcie sobie festiwal muzyki klasycznej, który w 3 dni gromadzi 40 000 osób na widowni. Na 5 scenach Teatru Wielkiego – Opery Narodowej, od rana do nocy, podczas 55 koncertów występuje 1000 artystów z całego świata. To Szalone Dni Muzyki, które w Warszawie organizuje Orkiestra Sinfonia Varsovia, instytucja kultury m.st. Warszawy, a dokładniej kilka-kilkanaście osób, które do tego eventu przygotowują się cały rok. Wszystko jest dopięte na ostatni guzik, a dzień przed festiwalem jedna z głównych gwiazd odwołuje występ. Co robić? Organizacja festiwalu na taką skalę jak Szalone Dni Muzyki zawsze wiąże się z ryzykiem. Część zdarzeń jesteśmy w stanie przewidzieć i się na nie przygotować, ale co zrobić, jeśli np. nagła choroba artysty, zepsuty samolot, którym mieli przylecieć muzycy, czy zatrzymane na granicy instrumenty mogą zaprzepaścić cały trud włożony w organizację eventu? Kluczem do sukcesu są jasno określony podział ról i odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu projektowego, szybkość reakcji, procedury i sprawna komunikacja. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM PRZY EVENCIE NA DUŻĄ SKALĘ Z artykułu dowiesz się: Czym jest mapowanie ryzyka i z jakich narzędzi korzystać przeprowadzając jego analizę. Dlaczego praca zespołu event managera jest jak „gra w orkiestrze” i wymaga wielkiej elastyczności. Jak nazywa się osoba, która nie odstępuje artysty na krok i za jakie zadania jest odpowiedzialna. Jaki dokument umożliwia czasową odprawę celną instrumentów. Tekst: Natalia Daca Foto: Serwis Orkiestra Sinfonia Varsovia 4 TEMAT NUMERU
Partner wydania: MAPOWANIE RYZYKA Przygotowanie to podstawa. Bez niego w trudnych sytuacjach nawet najlepszy event manager może stracić grunt pod nogami. Na etapie planowania wydarzenia niezbędne jest wykonanie analizy ryzyka, od identyfikacji po określenie poziomu prawdopodobieństwa i stopnia oddziaływania. Nad całością czuwa menedżer projektu, ale dobrą praktyką jest analizowanie ryzyka w ramach poszczególnych obszarów, np. artyści i repertuar, komunikacja marketingowa i sprzedaż, logistyka i obsługa techniczna. Specjaliści w danej dziedzinie będą w stanie najcelniej zidentyfikować zagrożenia w koordynowanych przez siebie subprojektach. Istnieje wiele metod identyfikacji ryzyka, od tych dostępnych na wyciągnięcie ręki, po złożone modele matematyczne wspierane specjalistycznym oprogramowaniem. Po pierwsze nie popełniajmy tych samych błędów, skorzystajmy z doświadczenia. Być może po ewaluacji poprzedniej edycji festiwalu lub podobnego eventu zostały cenne lessons learned, które mogą nam się teraz przydać? Jeśli nie jesteśmy w stanie sami ocenić poziomu ryzyka, zaprośmy ekspertów, którzy zrobią to z nami. W 2011 r., zaledwie dwa miesiące po katastrofie w elektrowni jądrowej Fukushima spowodowanej tsunami i trzęsieniem ziemi, tournée Sinfonii Varsovii po Japonii stanęło pod znakiem zapytania. Strach muzyków przed wyjazdem do Tokio udało się zniwelować dzięki spotkaniu z naukowcem z Państwowej Agencji Atomistyki. Ekspert wyjaśnił, jaki jest poziom promieniowania w Tokio (wyższy był wówczas w Warszawie pod PKiN!) i wyposażył dyrektora orkiestry w czujnik zbierający dane o stopniu napromieniowania. To uspokoiło artystów, ale pojawiły się pytania o trzęsienie ziemi. Kolejny ekspert, geolog, zapewnił, że po tak silnym trzęsieniu ziemi należy spodziewać się tylko niegroźnych wstrząsów wtórnych. Dzięki opinii ekspertów dyrektorowi instytucji udało się rozproszyć obawy pracowników i podjął decyzję o wyjeździe. Później okazało się, że pozostałe europejskie orkiestry zaproszone na festiwal odwołały swoje przyjazdy. Obecność Sinfonii Varsovii w tak trudnych dla Japonii chwilach zaowocowała zacieśnieniem więzi i corocznymi zaproszeniami do udziału w festiwalu. Wracając do analizy ryzyka, wygodnym narzędziem jest checklista pozwalająca zebrać w jednym miejscu zarówno zidentyfikowane ryzyka, jak i związane z nimi zadania. Checklista porządkuje pracę, minimalizuje czynnik błędu ludzkiego, a pytania typu: „Czy pomyślałeś na pewno o wszystkim?” zastępujemy systematycznie „odhaczaną” checklistą. Ułatwia to także realizację kolejnych wydarzeń. Nie wymyślamy koła od nowa, modyfikujemy dokument do nowych potrzeb. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Kiedy już mamy przygotowaną mapę ryzyka, przychodzi czas na podjęcie decyzji, jaką strategię przyjmiemy wobec zidentyfikowanych ryzyk, uwzględniając prawdopodobieństwo ich wystąpienia i szacowany poziom wpływu. Jakkolwiek istotne jest zarządzanie ryzykiem, angażowany czas, środki finansowe i inne zasoby warto optymalizować, pamiętając, że jest to środek do osiągnięcia celu, a nie cel sam w sobie. Unikajmy pokusy podejmowania próby przewidzenia i zmierzenia wszystkiego, bo koszty takiego ćwiczenia mogą być niewspółmiernie wysokie względem budżetu projektu. Bądź przygotowany, ale elastyczny. Ryzyko nie ma stałej wartości w cyklu projektu, więc nie można tracić czujności, nawet jeśli wydaje nam się, że wszystko idzie zgodnie z planem. Planujmy i przewidujmy ryzyko, ale obserwujmy również przebieg wydarzeń, bądźmy elastyczni, a w obliczu materializacji ryzyka – działajmy. Każdy event manager powinien umieć gasić pożary. Nie chodzi jednak o solowe popisy, a o pracę zespołową, jak gra w orkiestrze. Orkiestra to zespół kilkudziesięciu, czasem ponad stu muzyków, ze ściśle określonymi zadaniami. Grupy instrumentów podzielone są na sekcje prowadzone przez liderów. Na czele orkiestry stoi koncertmistrz. Każdy z muzyków ma ważną rolę do odegrania. Pojedyncza partia skrzypiec, kontrabasu czy fletu jest tylko zbiorem linii melodycznych, pauz i fragmentów akompaniujących, które nabierają sensu dopiero wtedy, gdy gra cała orkiestra. Event manager jest dyrygentem, który nadaje tempo i wyraz całemu zespołowi. Bez sztabu przygotowanych ludzi, którzy doskonale znają swoją partię, czyli zakres zadań i odpowiedzialności, o sukcesie przy złożonych projektach można tylko pomarzyć. PRZYLECI CZY NIE? JAK ZAPOBIEGAĆ MATERIALIZACJI RYZYKA Skupmy się teraz na artystach. Podstawowym zabezpieczeniem organizatora przed odwołaniem występu przez gwiazdę festiwalu są zapisy w umowach, mówiące o karach finansowych w przypadku, gdy artysta nie wykona kontraktu, z których wyłączone są sytuacje spowodowane tzw. siłą wyższą. Umowy podpisujemy z dużym wyprzedzeniem – gwiazdy światowego formatu trzeba angażować kilka lat do przodu! Jednak kary w kontraktach są formalnością, gdyż artyści zazwyczaj nie odwołują swoich koncertów bez ważnego powodu, bo może ucierpieć na tym ich reputacja i wiarygodność w oczach organizatora eventu. Środowisko muzyczne doskonale zna kilku artystów „wysokiego ryzyka”, których częścią artystycznej kreacji jest niepewność, czy pojawią się na koncercie. Należy do Nawet najmniejsze opóźnienie wprowadza efekt domina i rozsypuje misternie poukładany harmonogram. Aby mieć pewność, że artysta dotrze z lotniska do hotelu, pojawi się w wyznaczonym czasie na próbie, a później na koncercie, przydzielamy mu tzw. pilota, czyli osobę, która nie odstępuje go na krok. 5
Partner wydania: nich m.in. Martha Argerich, jedna z najbardziej cenionych na świecie pianistek. Kiedy zbliża się koncert, wszyscy – organizatorzy i publiczność – zastanawiają się, czy Martha tym razem wsiądzie na pokład samolotu, a jak już dotrze do Warszawy – czy wyjdzie na scenę. To swego rodzaju rytuał, część widowiska. PRZYLECIAŁ – CZY DOTRZE NA KONCERT W WYPRASOWANEJ KOSZULI I Z BATUTĄ W RĘKU? Na festiwalu Szalone Dni Muzyki w Polsce w ciągu 3 dni i 55 koncertów występuje ok. 1000 artystów, którzy mają bardzo ściśle określony czas i miejsce prób przed festiwalem i w jego trakcie. Nawet najmniejsze opóźnienie wprowadza efekt domina i rozsypuje misternie poukładany harmonogram. Aby mieć pewność, że artysta dotrze z lotniska do hotelu, pojawi się w wyznaczonym czasie na próbie, a później na koncercie, przydzielamy mu tzw. pilota, czyli osobę, która nie odstępuje go na krok. Pilot odgrywa rolę asystenta – kupi koszulę czy batutę, jeśli muzyk o nich zapomni, pakując walizki, umówi wizytę u lekarza, koordynuje kalendarz wywiadów. Możemy spać spokojnie, artysta będzie na czas próbie i na koncercie, a jeśli coś się wydarzy, od razu o tym wiemy. Piloci są w ścisłym kontakcie z ich koordynatorem, a ten będąc członkiem zespołu projektowego, w „kwaterze głównej” festiwalu, w razie konieczności włącza w działania menedżera projektu. ORKIESTRA TO 70-100 OSÓB… SYTUACJE AWARYJNE TO CHLEB POWSZEDNI Zagrożeniem dla eventu może być również niedyspozycja muzyków orkiestrowych. Wypadek, nagła choroba zdarzają się dość często. Wizerunkowo nie ma to tak dużego znaczenia jak zmiana głównej gwiazdy koncertu, ale każdy utwór jest przeznaczony na określony skład orkiestry i o ile zespół jest w stanie zagrać bez jednego skrzypka, to już brak kilku osób w danej grupie jest nie do przyjęcia. Nie może też zabraknąć muzyka grającego na instrumencie dętym czy perkusji, gdyż nikt nie dubluje tych partii. Wiedząc o takich zagrożeniach, przy tournée wymagających kilkumiesięcznych przygotowań, np. tych po Azji, tworzymy listę rezerwową muzyków, którzy są w gotowości nawet w ostatniej chwili dołączyć do orkiestry. Przygotowujemy dla tych osób dokumenty wizowe, bo ich procesowanie trwa dość długo. Nie raz takie zabezpieczenie uratowało nasze tournée. Proste, prawda? Nie do końca… Sinfonia Varsovia to czołowa polska orkiestra, znana i ceniona także poza granicami naszego kraju. Cechuje ją wysoka jakość gry, szybkość pracy i elastyczność. Dbając o nasz brand, musimy mieć pewność, że doangażowany muzyk nie wpłynie negatywnie na odbiór całego zespołu. Dawniej ogłaszaliśmy specjalne egzaminy, które wyłaniały ścisłą listę współpracujących z nami artystów. ROZWIĄZANIA SYSTEMOWE Od 2012 r. organizujemy Akademię Sinfonia Varsovia (ASV), czyli specjalistyczne kursy przygotowujące młodych artystów do gry w profesjonalnej orkiestrze, czym zapewniamy sobie stały dopływ sprawdzonych i wyszkolonych muzyków. Spektakularny przykład: oboista Sinfonii Varsovii rozchorował się w przededniu Szalonych Dni Muzyki 2014, podczas których miał zagrać w 6 czy 7 koncertach. Repertuar trudny, nowy. Próby już się odbyły. Jak w tak krótkim czasie znaleźć zastępstwo? Zapadła decyzja, że naszego muzyka zastąpi absolwentka ASV. Nadludzkim wysiłkiem tej młodej oboistki i Arka Krupy, pierwszego oboisty SinfoniiVarsovii, który poświęcił kilka ostatnich godzin pozostałych do pierwszego koncertu na indywidualne próby z zastępczynią, cała akcja zakończyła się sukcesem. 6 TEMAT NUMERU
Warsaw Airport Hotel Golden Tulip PLAYTIME. ANYTIME. GOLDENTULIPWARSAWAIRPORTHOTEL.COM Warszawa, Al. Krakowska 235 Stworzony dla twojego biznesu
Partner wydania: BŁĄD LUDZKI – BEZ INSTRUMENTÓW NIE ZAGRAJĄ Równie niebezpieczne jak niepojawienie się gwiazdy koncertu mogą być problemy z przewozem instrumentów. Cóż z tego, że solista, dyrygent i muzycy są już w Turcji, jeśli większość instrumentów, poza małymi, które są zabierane na pokład samolotu, utknęła na granicy? Przewóz instrumentów przez kraje spoza UE wymaga tzw. Karnetu ATA, wydawanego przez Krajową Izbę Gospodarczą. Ten międzynarodowy dokument umożliwia czasową odprawę celną instrumentów. Karnet zawiera tyle kart, przez ile krajów są przewożone instrumenty. Kilka lat temu wynajęta firma transportowa już w trakcie podróży zorientowała się, że w Karnecie jest za mało kart! Kierowcy musieli zmienić trasę tak, aby zminimalizować liczbę krajów, przez które przejeżdżali. Skutek był taki, że do Stambułu wjechali z kilkugodzinnym opóźnieniem, w apogeum korków. Instrumenty dotarły, ale próbę trzeba było przesunąć o 4 godziny. Nic wielkiego się nie stało, lecz w skrajnym scenariuszu błąd ludzki mógł spowodować nawet odwołanie koncertu. Od tamtego czasu na naszej checkliście mamy kolejny punkt. Domyślacie się jaki... A JEDNAK SIŁA WYŻSZA… Krzysztof Penderecki, uznawany za najwybitniejszego żyjącego polskiego kompozytora, czasem występuje w roli dyrygenta. Był jednym z większych nazwisk Szalonych Dni Muzyki w 2016 r. Niestety, w przeddzień festiwalu, kiedy bilety na koncert były dawno wyprzedane, z powodów zdrowotnych odwołał występ. Sytuacja kryzysowa, wymagająca natychmiastowego działania, dobrej komunikacji, sieci kontaktów i podejmowania szybkich decyzji. Staramy się nie odwoływać koncertów, więc naszym celem było znalezienie zastępstwa, co w tak krótkim czasie było karkołomne. Procedura wygląda tak: menedżer projektu informuje dyrektora instytucji o zaistniałej sytuacji. Spotykają się, robią burzę mózgów, wyciągają telefony i zaczynają dzwonić do agentów i artystów. W niebywale krótkim czasie nie tylko udało się zakontraktować dyrygenta, ale też uratować część programu. Dyrygent, który zgodził się wystąpić w zastępstwie, pół roku wcześniej nagrywał koncert na marimbę z tą samą solistką! Niestety pozostały repertuar musieliśmy zmienić na taki, który zna zarówno dyrygent, jak i orkiestra, bo była szansa tylko na krótką próbę. Zwykle do każdego występu muzycy skrupulatnie się przygotowują – najpierw samodzielnie, później już w całym składzie przez kilka dni wielogodzinnych prób. Kolejnym czynnikiem warunkującym wybór zastępczego repertuaru są zasoby naszej biblioteki nutowej, bo w działaniu z dnia na dzień nie ma czasu na procedurę wypożyczania nut. W sytuacji nagłej zmiany solisty lub dyrygenta niezbędna jest również opinia koncertmistrza i bibliotekarza orkiestry. Czasem jest za późno na szukanie zastępstwa. Pewnemu pianiście niedyspozycja przydarzyła się już w trakcie koncertu. Wówczas pozostaje się z tym pogodzić, skrócić koncert i przeprosić zawiedzioną publiczność. Koszty planu B, czyli trzymania w rezerwie innego solisty i dyrygenta, byłyby absurdalnie wysokie. MLEKO SIĘ ROZLAŁO. JAK WYJŚĆ Z TWARZĄ? O zmianach informujemy publiczność starannie przygotowanym komunikatem – zazwyczaj za pomocą mediów społecznościowych i na stronie internetowej eventu. Jeśli wiemy, że konkretne grupy osób wybierają się na dany koncert właśnie z powodu naszej gwiazdy, spróbujmy skontaktować się z nimi bezpośrednio. Krzysztofa Pendereckiego poprosiliśmy o napisanie listu do publiczności, w którym wyjaśnił powód swojej nieobecności. List odczytany na początku koncertu został przyjęty gorącymi brawami. Choć w każdym regulaminie festiwalu i koncertu zastrzegamy możliwość zmiany programu, kiedy już to się wydarzy, zawsze staramy się wyjść naprzeciw oczekiwaniom publiczności. Starannie dobieramy zastępczy repertuar i wykonawców. W wyjątkowych sytuacjach dopuszczamy zwroty biletów lub proponujemy w zamian zaproszenia na inne wydarzenie. Dbamy o utrzymywanie dobrych i długotrwałych relacji z naszymi odbiorcami. Jeśli po koncercie pozostanie niesmak, mogą już do nas nie wrócić, prawda? Orkiestra Sinfonia Varsovia gra ponad 100 koncertów rocznie. Poza Szalonymi Dniami Muzyki niewielki zespół menedżerski organizuje kilka innych cykli i festiwali. Bez zarządzania ryzykiem nie podołalibyśmy tym zadaniom. NATALIA DACA // Marketing manager siedmiu polskich edycji największego na świecie festiwalu muzyki klasycznej La Folle Journée/Szalone Dni Muzyki. W Orkiestrze Sinfonia Varsovia odpowiada za komunikację marketingową wszystkich działań instytucji, w tym budowy nowej siedziby na Pradze-Południe. Współtwórczyni i manager pierwszej w Polsce Akademii dla najbardziej wybitnych absolwentów wyższych uczelni muzycznych, utworzonej przy Orkiestrze Sinfonia Varsovia w 2012 r. Zaangażowana w audience development i sieciowanie warszawskich instytucji kultury. Absolwentka studiów podyplomowych Szkoły Głównej Handlowej z zakresu Marketingu i Strategii Marketingowych oraz studiów dla Menedżerów Kultury, obu ukończonych z wyróżnieniem. Z pierwszego wykształcenia i pasji, skrzypaczka, absolwentka Akademii Muzycznej w Bydgoszczy w klasie skrzypiec. Zanim oddała się nowej pasji związanej z marketingiem, wielokrotnie występowała na salach koncertowych w roli solistki i koncertmistrzyni. 8 TEMAT NUMERU
Partner wydania: Ukoo jest wyłącznym, polskim dystrybutorem namiotów stretch, produkowanych przez firmę RHI. Mimo że w naszym kraju działa dopiero od 2017 r., cieszy się rosnącą popularnością, otrzymując zapytania i propozycje realizacji evenów z całej Polski. Zespół Ukoo był i jest zapraszany do udziału w wielkich otwarciach, konferencjach prasowych, premierach produktów, spotkaniach biznesowych, bankietach i przyjęciach prywatnych, w tym ślubach i weselach. Innymi słowy: wszędzie tam, gdzie liczą się styl, charakter, prestiż i wygląd namiotu, a także jego świeżość i oryginalność. Często obsługiwali także coraz bardziej popularne w Polsce „przyjęcia z widokiem”. – Popularność imprez outdoorowych realizowanych pod namiotem rośnie od dekady. Zauważaliśmy to i w maju ubiegłego roku postanowiliśmy wprowadzić na Polski rynek zupełną nowość: namioty stretch RHI. Szybko okazało się to strzałem w dziesiątkę. W ubiegłym roku od maja do września zrealizowaliśmy kilkadziesiąt eventów. Od początku naszej działalności telefon dzwoni ciągle i to bez względu na porę roku. Jednak trzeba przyznać, że od lutego liczba zapytań rośnie lawinowo i nic dziwnego, w końcu sezon imprez na świeżym powietrzu przed nami – mówi Renata Szostak, właściciel i dyrektor zarządzający Ukoo Poland. IMPREZA POZA SCHEMATAMI Organizatorzy eventów coraz częściej wychodzą poza utarte schematy. Zniknął strach i ograniczenia co do miejsca i stylu, w jakim mogą odbywać się planowane wydarzenia. Poza tym polscy klienci stają się coraz bardziej otwarci na różnorodność i w związku z tym oczekują innowacyjnych rozwiązań. Zmienia się także nasz klimat, dzięki czemu sezon imprez namiotowych zaczyna się już pod koniec kwietnia, a spowolnieniu ulega z początkiem października. A co najważniejsze, Polska jest pięknym krajobrazowo krajem o zróżnicowanej przyrodzie – doskonałym do organizowania „imprez z widokiem”, do których to wręcz stworzone są namioty stretch. Cieszące się rosnącą popularnością namioty stretch RHI mają wiele zalet. Są przeznaczone do intensywnego użytkowania w każdych warunkach pogodowych, ich poszycie znacząco ogranicza hałasy napływające do wewnątrz, a także wydostające się na zewnątrz namiotu, spełniają też najbardziej rygorystyczne normy bezpieczeństwa, co umożliwia wykorzystywanie ich również podczas imprez masowych powyżej 300 osób. Dodatkowo ich instalacja jest szybka i prosta, a dostępne modele gwarantują możliwość swobodnego łączenia ich ze sobą, co pozwala na stworzenie niezliczonych konfiguracji, ograniczonych jedynie pomysłowością klientów. Zespół Ukoo do zainteresowanych ofertą organizatorów wydarzeń przyjeżdża z makietą namiotu w skali 1 : 20, którą można wypróbować. Więcej informacji o firmie i namiotach oraz kontakt do Ukoo można znaleźć na stronie Ukoo Poland. RUSZA SEZON EVENTÓW W PLENERZE – MUST HAVE ORGANIZATORA Tekst: Renata Szostak, Ukoo Poland // ŚLUBY, WESELA, PRYWATNE PRZYJĘCIA, IMPREZY FIRMOWE, WYDARZENIA KULTURALNE, FESTIWALE, FESTYNY, IMPREZY SPORTOWE, EVENTY DUŻE I MAŁE. SEZON WYDARZEŃ PLENEROWYCH ZA PASEM. ICH ORGANIZATORZY JUŻ PRACUJĄ NAD SCENARIUSZAMI, DOGRYWAJĄ SZCZEGÓŁY, USTALAJĄ WARUNKI WSPÓŁPRACY Z PODWYKONAWCAMI. JEDNYM Z NICH JEST FIRMA UKOO, KTÓREJ NAMIOTY STRETCH RHI PODBIJAJĄ SERCA EVENT MANAGERÓW. // promocja 9
Partner wydania: Imprezy masowe są uważane za najtrudniejsze w realizacji. Liczba zmiennych wpływających na proces planowania jest znacznie większa niż w przypadku innych eventów, a dodatkowo są one determinowane przez aspekty prawne. Istnieje konieczność współpracy z podmiotami zewnętrznymi, które nie zawsze są otwarte na dialog. Im więcej czasu organizatorzy dadzą sobie na przemyślenie każdego, najdrobniejszego elementu imprezy, tym mniej niespodzianek spotka ich na etapie realizacji. W przypadku dużych wydarzeń masowych warto ściśle współpracować ze służbami ratowniczymi, a także otoczyć się sprawdzonymi i zaufanymi podwykonawcami. Trzeba mieć na uwadze, że imprezy masowe może i są jednymi z najbardziej stresujących wydarzeń, ale jednocześnie przynoszą najwięcej satysfakcji po wielu miesiącach planowania. Gdzie event manager może szukać pomocy w ich organizacji? Prawa i obowiązki organizatorów imprez masowych są ściśle regulowane przez Ustawę z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie CHROŃ SWOJE WYDARZENIE! POZWOLENIA, ZABEZPIECZENIA MEDYCZNE, ZAPLECZE SANITARNE Z artykułu dowiesz się: Ile wynosi czas odpowiedzi od służb bezpieczeństwa, gdy złożymy wniosek o opinię dotyczącą zabezpieczenia naszego eventu. W jakich miejscach powinny być zlokalizowane gaśnice i koce gaśnicze. Jak nazywa się przestrzeń, w której pracują przedstawiciele służb bezpieczeństwa wewnętrznych oraz zewnętrznych i dlaczego jest ona niezbędna. Jakie zadania należą do koordynatora medycznego i kiedy trzeba pomyśleć o zorganizowaniu szpitala polowego. Tekst: Katarzyna Pacholak 10 OKIEM EKSPERTA
Partner wydania: imprez masowych oraz dokumenty ją uzupełniające. Ten akt prawny powstał po niepokojących wydarzeniach, które miały miejsce na stadionach piłkarskich i wiele miejsca jest w niej poświęcone właśnie tego rodzaju przedsięwzięciom. Na wstępie warto przypomnieć, czym tak właściwie jest impreza masowa i co ją wyróżnia. Jest to wydarzenie o charakterze artystyczno-rozrywkowym bądź sportowym, gdzie liczba uczestników jest nie mniejsza niż 1000 osób w przypadku pleneru oraz 500 w przypadku obiektu zamkniętego (poza imprezami sportowymi). Rozpoczynając przygotowania do imprezy, warto odpowiedzieć sobie na dodatkowe pytania, które pozwolą nam określić, czy nasze wydarzenie faktycznie musimy traktować jako imprezę masową, bo ustawa przewiduje również wyłączenia. Nie stosuje się jej np. do imprez organizowanych m.in. w kinach, teatrach, domach kultury i na terenie państwowych uniwersytetów, a także do tych propagujących aktywność sportową oraz do wydarzeń o charakterze ministerialnym – bez względu na liczbę gości. Dla wielu z nas ważne kryterium stanowi organizacja wydarzenia przed pracodawcę dla pracowników – te również są zwolnione z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych. POZWOLENIE Podstawowym obowiązkiem organizatora imprezy masowej jest zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom oraz porządku publicznego podczas organizowanego przez siebie wydarzenia. Jedno z pierwszych zadań to uzyskanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. Wniosek należy złożyć najpóźniej na 30 dni przed planowanym rozpoczęciem wydarzenia, do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego według miejsca przeprowadzenia imprezy. Do reklama Anders-178x119-Konferencje_nad_jeziorem-2018-1.indd 1 27.02.2018 10:04 KOMENTARZ EKSPERCKI // Bezpieczeństwo i odpowiednie zabezpieczenie imprezy masowej mają ogromny wpływ na powodzenie całego wydarzenia. Od organizatorów wymaga to zadbania o każdy szczegół. Namioty wykorzystywane do realizacji muszą spełniać wszystkie, najbardziej rygorystyczne międzynarodowe wymogi dotyczące bezpieczeństwa pożarowego. Wiemy o tym, dlatego w naszej ofercie znajdują się namioty Stretch RHI, których poszycie to owoc wieloletnich doświadczeń oraz inwestycji w badania i rozwój. Dzięki temu jest ognioodporne, solidne i trwałe. Co istotne, jest również zgodne z niezwykle trudnymi do spełnienia francuskimi i niemieckimi normami pożarowymi. W praktyce wygląda to tak, że oferowane przez nas namioty Stretch RHI wytrzymują wiatr przekraczający prędkość stu kilometrów na godzinę i obciążenie warstwą śniegu o grubości 4 cm. Nasi klienci bardzo cenią sobie te atuty i wielokrotnie wracają do nas z kolejnymi projektami. Czują, że mają w nas sojuszników, którym na sercu leży bezpieczeństwo gości. Renata Szostak Ukoo Poland 11
Partner wydania: wniosku należy dołączyć m.in.: program i regulamin imprezy (regulamin należy również udostępnić uczestnikom, najlepiej przy wejściu na teren, a także na stronie internetowej), plan obiektu oraz opinie na temat bezpieczeństwa imprezy wydane przez policję, straż pożarną, pogotowie ratunkowe oraz w szczególnych przypadkach jednostkę sanepidu. Wnioski o opinie do służb bezpieczeństwa również należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem, pamiętając o tym, że czas odpowiedzi to 14 dni. Najpóźniej na 7 dni przed planowanym terminem imprezy organ jest zobowiązany do wydania decyzji: pozytywnej albo negatywnej. Organ decydujący może też stwierdzić, że wydarzenie stanowi imprezę podwyższonego ryzyka, co wpływa na sposób przygotowania do imprezy. OCHRONA Kolejnym obowiązkiem organizatora jest zapewnienie podczas imprezy odpowiedniej liczby służb porządkowych i informacyjnych. Zgodnie z przelicznikiem zapisanym w ustawie w przypadku imprezy dla 5000 osób koniecznych jest łącznie 57 przeszkolonych pracowników ochrony. Ich zadaniem jest dbałość o przestrzeganie regulaminu imprezy, usuwanie potencjalnych zagrożeń oraz reagowanie na występujące incydenty. W tym celu członkowie służb mają prawo m.in. do kontroli biletów wstępu, legitymowania uczestników, a także sprawdzenia ich bagażu pod kątem niebezpiecznych przedmiotów. Służby porządkowe w ograniczonym zakresie mogą stosować wobec uczestników środki przymusu bezpośredniego, takie jak kajdanki czy gaz obezwładniający. Szczegółowe zadania służb porządkowych i informacyjnych powinien zawierać „Plan zabezpieczenia imprezy masowej” przygotowywany przez kierownika do spraw bezpieczeństwa, będący przedstawicielem organizatora do kontaktu z przedstawicielami służb. Podczas imprezy masowej na jej terenie konieczne jest stworzenie sztabu, czyli miejsca, w którym pracują przedstawiciele służb bezpieczeństwa zarówno organizatora, jak i zewnętrzne, takie jak policja i straż pożarna. ZABEZPIECZENIE MEDYCZNE Obok służb porządkowych i informacyjnych obowiązkiem organizatora jest zapewnienie zaplecza medycznego. Przed odbywającymi się w Polsce piłkarskimi mistrzostwami Europy przygotowane zostało Rozporządzenie Ministra Zdrowia, które reguluje sposób zabezpieczenia imprezy masowej pod względem medycznym. Zabezpieczenie to ma być realizowane przez zespoły wyjazdowe (karetki z lekarzem bądź ratownikiem medycznym), dwuosobowe patrole medyczne oraz stacjonarne punkty medyczne, w ilościach określonych w stosunku do liczby uczestników. W dokumencie tym po raz pierwszy pojawia się także funkcja koordynatora medycznego, którego zadanie stanowi zarządzanie pracą wszystkich medyków na terenie imprezy masowej. Dla przykładu – w przypadku wydarzenia dla więcej niż 5000 uczestników (ale mniej niż 25 000) koordynator będzie zarządzał dwoma karetkami, jednym patrolem medycznym (na każde 10 000 osób). Dodatkowo jeśli uczestników jest więcej niż 10 000, konieczne jest stworzenie stałego punktu medycznego. W przypadku wydarzeń na bardzo dużą skalę, takich jak np. Przystanek Woodstock lub inne festiwale muzyczne, organizowane są także szpitale polowe lub izby wytrzeźwień. Rozpoczynając przygotowania do imprezy, warto odpowiedzieć sobie na dodatkowe pytania, które pozwolą nam określić, czy nasze wydarzenie faktycznie musimy traktować jako imprezę masową, bo ustawa przewiduje również wyłączenia. Nie stosuje się jej np. do imprez organizowanych m.in. w kinach, teatrach, domach kultury i na terenie państwowych uniwersytetów, a także do tych propagujących aktywność sportową oraz do wydarzeń o charakterze ministerialnym – bez względu na liczbę gości. 12 OKIEM EKSPERTA
—— Tu biznes łączy się z kulturą. Goście kongresów i konferencji chętnie korzystają z rozrywkowej oferty Spodka. Spektakle teatralne, stand-upy, koncerty i festiwale organizowane w Międzynarodowym Centrum Kongresowym są doskonałym uzupełnieniem różnorodnej oferty obiektów. www.mckkatowice.pl #mckkatowice /mckkatowice www.spodekkatowice.pl #spodekkatowice /halaspodek Wyjątkowe miejsce na wyjątkowe wydarzenie Międzynarodowe Centrum Kongresowe i Spodek, Katowice
Partner wydania: Obok podstawowych elementów organizacyjnych imprezy masowej pojawiają się dodatkowe uwarunkowania. Część z nich jest zapisana w Ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych i dokumentach uzupełniających, a część wynika z miejsca i sposobu realizacji wydarzenia: • rejestracja przebiegu imprezy – organizator może to robić dla bezpieczeństwa z własnej inicjatywy, ale o takim obowiązku może też postanowić wojewoda; • ubezpieczenie OC – warto zdecydować się na takie zabezpieczenie od nieprzewidzianych sytuacji, mimo że nie jest to obowiązkiem, chyba że impreza jest biletowana; • zmiana organizacji ruchu – jeśli wydarzenie ma się odbyć w przestrzeni publicznej, na drogach lub placach miejskich, konieczne jest dopełnienie stosownej procedury; • udział osób niepełnosprawnych – warto zadbać o wszystkich uczestników wydarzenia i zapewnić im możliwość bezpiecznego i nieskrępowanego uczestniczenia w imprezie; • udogodnienia dla rodzin z dziećmi – udział dzieci w imprezach jest coraz bardziej powszechny, dlatego nie można zapominać o ich potrzebach: zaczynając od właściwego menu, przez stworzenie miejsca do karmienia i przewijania, na opracowaniu procedury na wypadek zagubienia kończąc. INNE ELEMENTY KATARZYNA PACHOLAK // W branży eventowej pracuje od 2006 r. Pracowała przy produkcji kilkudziesięciu wydarzeń masowych, m.in.: Sylwestrowa Moc Przebojów – Zakochaj się w Warszawie, Oto jestem! Otwarcie Stadionu Narodowego w Warszawie, Oficjalna Strefa Kibica UEFA EURO 2012 w Warszawie, Ceremonia Otwarcia Europejskich Letnich Igrzysk Olimpiad Specjalnych 2010. W pracy zawodowej poza kompleksową produkcją wydarzeń, zajmowała się przede wszystkim bezpieczeństwem imprez masowych. Z pasją tworzyła dokumentacje do pozwoleń i scenariusze szkoleń w tej dziedzinie. Pracowała w agencji eventowej ARS Communication oraz firmach zajmujących się obsługą techniczną wydarzeń: Vision House oraz VES. Obecnie jest częścią zespołu agencji eventowej Defacto. ZABEZPIECZENIE PRZECIWPOŻAROWE Jednym z najistotniejszych elementów dokumentacji przygotowywanej przed rozpoczęciem przygotowań do imprezy masowej jest „Instrukcja postępowania w przypadku pożaru lub innego miejscowego zagrożenia”. Dokument ten określa działania w przypadku zdarzenia, które stanowi zagrożenie dla uczestników imprezy. Do obowiązków organizatora należy zapewnienie właściwej liczby wyjść ewakuacyjnych oraz stworzenie miejsca zbiórki po ewakuacji. W przypadku imprez odbywających się w obiektach stałych warunek ten jest spełniony niemal z założenia, pod warunkiem, że liczba uczestników nie będzie przekraczała liczby wynikającej z przystosowania obiektu. Organizując wydarzenie w obiekcie tymczasowym, takim jak np. hala namiotowa lub na terenie zewnętrznym, konieczne jest zastosowanie przelicznika 60 cm na każde 100 osób. W Oficjalnej Strefie Kibica w Warszawie organizowanej podczas EURO 2012 łączna długość wyjść ewakuacyjnych wynosiła 600 m. W przypadku przygotowania do ewakuacji warto również zabezpieczyć się w tekst zawierający informacje o procedurze prowadzenia ewakuacji, który ma być przekazany przez przedstawiciela organizatora – może to być prowadzący lub kierownik bezpieczeństwa. Ważne, żeby komunikat był przekazywany w sposób spokojny i rzeczowy, dający uczestnikom poczucie panowania nad sytuacją. Obok przygotowania procedur postępowania konieczne jest też zapewnienie sprzętu przeciwpożarowego, takiego jak gaśnice i koce gaśnicze, które powinny być zlokalizowane przy wszystkich istotnych elementach infrastruktury. Dodatkowy sprzęt jest konieczny, jeśli na imprezie planowane są elementy pirotechniczne, a w szczególnych przypadkach konieczne może być zamówienie wozu strażackiego. GASTRONOMIA I ZAPLECZE SANITARNE Organizując wydarzenie poza obiektem organizator musi przystosować teren do przeprowadzenia imprezy. Poza infrastrukturą techniczną, taką jak np. scena, niezbędne jest zaplecze higieniczno- sanitarne, a często także zaplecze gastronomiczne. Żadne rozporządzenie nie mówi o liczbie toalet wymaganych podczas imprezy masowej, ale doświadczenia organizatorów i dostawców mówią o jednej toalecie dla 100 osób. Gastronomia na imprezie masowej nie jest niezbędna, ale często stanowi dla organizatora sposób na dodatkowy dochód. Realizacja tego elementu jest określona przez warunki prawa i może być prowadzona przez podmioty mające stosowne zezwolenie. Na terenie imprezy masowej dozwolone jest spożywanie, a przez to także sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych do 3,5%. Napoje nie mogą być podawane w twardych opakowaniach takich jak szkło lub metal. Chcąc serwować napoje o zawartości powyżej 3,5% alkoholu, konieczne jest wydzielenie specjalnego, wygrodzonego i chronionego miejsca. 14 OKIEM EKSPERTA
Partner wydania: EVENT ODZWIERCIEDLA RZECZYWISTOŚĆ Aby tworzyć koncepcje kreatywne na eventy, trzeba być przede wszystkim obserwatorem świata, kochać życie i ludzi, być aktywnym człowiekiem. Całej reszty można się nauczyć. // WYWIAD Z ANDRZEJEM NYKOWSKIM, DYREKTOREM KREATYWNYM AGENCJI EVENTOWEJ MEA GROUP. // 15
Partner wydania: Jesteś w Mea Group dyrektorem kreatywnym. Z jakimi obowiązkami i zadaniami wiąże się to stanowisko? Przede wszystkim z godzinami rozmów z ludźmi z naszego zespołu. Rozmowa to moje główne narzędzie komunikacji w zespole. Miewam dni, że nie otwieram e-maila, po prostu nie mam na to czasu! Kiedyś jeden z producentów, który zaczynał pracę w Mea, zapytał mnie po dwóch tygodniach współpracy: „Jędrek, a czym ty się właściwie w Mea zajmujesz?”. Odpowiedziałem mu, że chodzę i gadam całymi dniami. No... i to właściwie prawda. Burze mózgów, rozwiązywanie problemów związanych z kompromisem między osobami odpowiedzialnymi za kreatywne aspekty a produkcję, spotkania z klientami, rozmowy z grafikami, omawianie wizualizacji pod względem nie tylko projektowym, ale i realizacyjnym, inspiracje – oglądanie filmów, opowieści z życia, przeczytane książki, obejrzane seriale i odwiedzone wystawy. Wszystko to jest dla nas bardzo ważne dlatego, że event odzwierciedla rzeczywistość, odtwarza jej elementy, tworząc nowy, zamknięty w formie i w określonym czasie świat. Cała ta ogromna liczba tematów i zajawek, które generujemy na co dzień w pracy, jest bezpośrednio związana z tworzeniem konceptów kreatywnych, na które składają się: prezentacje, grafiki, wizualizacje, scenariusze, intra i pokazy artystyczne, utwory muzyczne, pokazy świetlne czy choreografia kreowana specjalnie na potrzeby danego wydarzenia. Ta złożona i twórcza machina nie mogłaby działać bez rozmów i oczywiście ludzi. No właśnie, kto oprócz Ciebie tworzy dział kreacji Mea Group? Z pewnością współpracujesz z osobami, które są zaangażowane w wymyślanie nowych idei i wdrażanie ich w życie. Nasz dział kreacji jest duży (stanowi ponad 1/3 całej Mea Group), a związane jest to głównie z charakterem agencji i liczbą briefów oraz realizacji. Dział składa się z dwóch podstawowych komórek – studia graficznego oraz działu creative. Te dwie jednostki na każdym etapie są wspierane przez dział produkcji (bez producentów raczej nie dalibyśmy rady niczego wymyślić). Studio tworzy wizualizacje scenografii oraz identyfikacje wizualne i przygotowuje je do druku. Przygotowujemy również materiały na wydarzenia – jesteśmy w tym zakresie w zasadzie samowystarczalni. Dział kreacji odpowiada m.in. za tworzenie konceptów, koordynację procesu twórczego, projektowanie scenografii czy choreografii. Poza tym sporo czasu poświęcamy na pisanie prezentacji. Musicie się pewnie dobrze uzupełniać, tworząc tak zgrany zespół. Każdy z nas ma również inne, ponad eventowe zdolności. Tomek to znakomity copywriter i znawca ludzkiej natury, ponieważ jest psychologiem, Paweł jest świetnym choreografem i uzdolnionym początkującym raperem, Maciek jest filozofem i podróżnikiem, a ja sportowcem (amatorem), miłośnikiem sztuk plastycznych i designu, twórcą. Takie połączenie sprawia, że na każdy temat mamy coś ciekawego do powiedzenia, a nasz świat jest tak barwny jak wydarzenia, które tworzymy. Często przy większych projektach zespół tworzący koncept, zwłaszcza na etapie realizacji, powiększa się o specjalistów od techniki, światła, multimediów, animatorów 3D, muzyków itp. – współpracujemy w tym zakresie z najlepszymi ekspertami. Istnieje jakaś recepta na wygranie przetargu na realizację wydarzenia? Szczerze mówiąc, nie znam takiego sposobu, który daje 100-proc. gwarancję. Kreacja i tylko kreacja stanowiłaby Rozmawiała: Maria Ledeman Andrzej Nykowski dyrektor kreatywny Mea Group Z branżą eventową związany od 13 lat, początkowo jako producent, a następnie w roli kreatywnego. W Mea Group od 2015 r., obecnie jako dyrektor kreatywny kieruje pracą działu kreacji. Specjalizuje się w kompleksowym przygotowywaniu koncepcji kreatywnych dla klientów, w tym m.in. tworzenie konceptów, scenografii (projekt, koordynacja), reżyseria wydarzeń razem z M. Kozicką (dyr. produkcji Mea Group). Na jego koncie są projekty dla takich klientów jak Edipresse Polska, British American Tobacco, Tymbark, GSK, Ambra, MetLife, w tym też doceniane na międzynarodowych konkursach (np. Flesz Fashion Night 2017 – ścisły finał Eventex 2018). Wcześniej związany z takimi agencjami jak Allegro, Rochstar, Escadra i G7. Tworzył koncepty i realizował projekty m.in. dla Nationale Nederlanden, Prudential, PKO BP, PZU, Nokia, Adidas, Reebok, PLL LOT, Kompania Piwowarska, CEDC, Polpharma, Orange, Sony, Samsung, Vatenfall, Tymbark, Coca-Cola, Mercedes i VELUX. Jeden ze współorganizatorów Orange Warsaw Festival i Orange Stacji Balon. Flesz Fashion Night 2017 16 TWARZĄ W TWARZ
Partner wydania: o wygranej lub przegranej – tak by było w idealnym świecie. Niestety, tych czynników jest dużo, dużo więcej: od relacji z klientem, budżetu, aż po nie do końca uczciwe praktyki przetargowe, których na naszym rynku jest wciąż naprawdę dużo. Jednak staramy się na to nie patrzeć i nie myśleć o tym, tworząc koncepty. Skupiamy się na kreacji. Myślę jednak, że szansę na wygraną można znacznie zwiększać, tworząc ciekawe, dopasowane do briefu i budżetu koncepcje. Właśnie na tym skupiamy się w kreacji – żeby dać z siebie wszystko przy każdym przetargu i wykonać swoją część na 100%. Ciągle szukamy nowych możliwości prezentacji – ciekawszych, bardziej kreatywnych, ale też bardziej realistycznych. Bardzo ważne są estetyka i porządek prezentacji, do tego przywiązujemy też ogromną wagę, aby nasze koncepty docierały w zrozumiały sposób do każdego odbiorcy. Stawiasz na kreatywną stronę tworzenia eventów. Obranie takiej drogi wymagało od Ciebie jakiegoś wcześniejszego przygotowania? Sądzę, że do wszystkiego, co się robi, trzeba mieć predyspozycje i chyba to się liczy najbardziej. Aby tworzyć koncepcje kreatywne na eventy, trzeba być przede wszystkim obserwatorem świata, kochać życie i ludzi, być aktywnym człowiekiem. Całej reszty można się nauczyć. Oczywiście kreatywni z przeszłością producencką mają łatwiejsze zadanie, są bardziej techniczni, mają większe wyczucie budżetu, bywają mniej bezkompromisowi. W naszym dziale stawiamy jednak na tę pierwszą grupę – na ludzi z pasją, koneserów życia, hedonistów. To jest właśnie klucz do robienia czegoś innego, nowego. Na nas czterech tworzących koncepty w Mea tylko ja i Maciek mamy doświadczenie w produkcji, przy czym Maciek zajmował się realizacją wewnętrznych, małych eventów w firmie, w której pracował. Paweł widział eventy od kuchni jako tancerz, a Tomek bywał na koncertach. Chłopaki bardzo wiele się nauczyli i ich nieszablonowe podejście potrafi nieustannie zaskakiwać. Moja droga do kreacji była bardzo kręta, choć zawsze mnie do niej ciągnęło. Kiedy zaczynałem pracę w branży, kreatywnych nie było jeszcze na rynku (poza kilkoma wyjątkami jak Mateusz Zmyślony). Zostałem więc producentem i tak przez prawie 10 lat robiłem eventy, marząc o kreacji, tworząc strategię i inne, dziwne rzeczy, dopóki pewnego dnia szefowa agencji, w której wtedy pracowałem, nie zapytała mnie, czy nie znam kogoś na stanowisko dyrektora kreatywnego – czytaj kreatywnej osoby z doświadczeniem produkcyjnym. Po 10 minutach siedziałem w jej gabinecie, prezentując kandydata: siebie. Dostałem tę robotę i... zostałem zwolniony po 5 miesiącach. Tak trafiłem do Mea Group – Marty i Magdy (Marta Dunin-Michałowska – prezes zarządu; Magdalena Kozicka – dyrektor produkcji, członek zarządu Mea Group – przyp. red.), które mnie wzięły takiego, jakim byłem. Obdarowały mnie zaufaniem, którego efekty widać codziennie w naszej wspólnej pracy. Z Magdą stanowimy nierozerwalny team, choć czasem bierzemy się za łby. Tworzyłeś koncepcje eventowe dla bardzo wielu firm, m.in. Nokii, Adidasa, Tymbarku, Samsunga. Które z wyzwań na przestrzeni lat było dla Ciebie najciekawsze? Trudne pytanie i nie starczyłoby stron, żeby o tym wszystkim opowiedzieć. reklama 17
Partner wydania: Odpowiem więc tak: największą satysfakcją w mojej pracy jest moment, w którym coś, co narysowałem na kartce cienkopisem i opisałem w punktach w notatniku, staje się rzeczywistością. Kiedy stoję przy scenie i wspólnie z Magdą prowadzimy wydarzenie, które razem przygotowaliśmy. Co do wyzwań, myślę, że te największe są jeszcze przede mną. Od czego zaczynasz pracę nad zleceniem? Od dokładnego przeczytania briefu i zadania dodatkowych pytań klientowi! Kluczem jest zrozumienie potrzeb. Następnie należy zrobić wszystko, by poznać budżet, a co za tym idzie wiedzieć, ile mamy pieniędzy na tzw. kreację – artystów, scenografię, multimedia. Bez tych danych wymyślanie wydarzenia jest jak wróżenie z fusów, choć ja wolę mówić, że jest jak strzelanie z karabinu maszynowego, nie mając celu, nie znając wroga, słysząc, ale nie widząc go i to na dodatek w kompletnej ciemności. Jak wiemy już, czego oczekuje klient, jakie ma cele i ile pieniędzy mamy po odliczeniu podstawych kosztów (hotel, catering, transport itp.), możemy zaczynać proces kreacji, a ten najlepiej rozpocząć od burzy mózgów. Zdarza się, że wizja zespołu bardzo odbiega od koncepcji klienta? Co zrobić, by wypracować z nim wspólny język? Oczywiście, że to się zdarza. Najczęściej dzieje się tak, gdy oczekiwania klienta są nie do końca spójne wewnętrznie, czyli np. w sytuacji kiedy są różne wizje działu marketingu i zarządu. Zdarza się też czasami, że my nie do końca wyczujemy intencje. Aby tego typu sytuacji uniknąć, należy przede wszystkim zrobić jak najdokładniejsze studium przypadku, swego rodzaju rozpoznanie strategiczne, zadać odpowiednią ilość pytań, zadzwonić do klienta albo spotkać się z nim. Informacja o sytuacji i oczekiwaniach jest kluczowa. Potrzebny jest zatem odważny i otwarty dialog z klientami, którzy mimo że czasem czują się zmęczeni naszymi pytaniami, na koniec dnia są zadowoleni, że tak wnikaliśmy w szczegóły. Powtarzam, że lepiej zadzwonić i zapytać niż się domyślać… Projekt Flesz Fashion Night, który stanowił ważne wydarzenie modowe ub. roku, trafił do ścisłego finału 3 najlepszych projektów w Europie międzynarodowego konkursu EVENTEX 2018. Czy Polska jest gotowa na realizację projektów z udziałem nowoczesnych narzędzi na światowym poziomie? To zależy, o co pytamy. O nasze, jako eventowców, umiejętności, czy budżety? Jeśli chodzi o pierwszą część pytania, to choć wiele musimy się jeszcze nauczyć, na pewno wyróżniamy się kreatywnością, poniekąd zmuszeni – i tu odpowiedź w odniesieniu do budżetów – do działania właśnie na małych budżetach. Proszę spojrzeć, jaką ilością multimediów dysponowali nasi konkurenci w Eventexie podczas realizacji swoich eventów! Jednak coraz częściej udaje nam się korzystać z nowoczesnych technologii, takich jak wszelkiego rodzaju urządzenia kinetyczne (ruchome) czy tracking, tj. aktywne śledzenie obiektów na scenie. Wpływają na to dwa czynniki – dobra koniunktura w branży, myślę, że najlepsza od 2008 r., rosnące budżety oraz coraz większa potrzeba innowacji, a co za tym idzie większe parcie agencji na podwykonawców, żeby inwestowali w nowe technologie. O zastosowanie kinetycznych obiektów, które zagrały główną rolę podczas Flesz Fashion Night 2017, walczyliśmy przez 3 lata! W końcu się udało! Na pewno jednak masz w głowie jakiegoś klienta, z którym współpraca byłaby spełnieniem marzeń. Klient marzeń to taki, który jest otwarty na odważne, kreatywne, nieszablonowe podejście. Dlatego dla mnie marka jest często mniej istotna niż temat, branża, okazja oraz… budżet. Bardzo chciałbym tworzyć koncepty na takich budżetach jak nasi koledzy z Chin, Rosji, Niemiec czy Stanów Zjednoczonych, mając jednocześnie tak otwartych i dojrzałych klientów. Prywatne marzenie jako kreatywnego? Stworzyć koncepcję Otwarcia letnich igrzysk w Warszawie lub zimowych w Krakowie. Czy właśnie tego powinnam Ci życzyć w najbliższym czasie? To niestety niemożliwe. Mam jednak nadzieję, że w 2018 r. będziemy dalej rozwijać się jako kreatywna agencja eventowa i będzie nam dane dalej tworzyć niestandardowe koncepty z otwartymi, odważnymi klientami! VELUX – Konferencja VELUX NA DACHU ŚWIATA 18 TWARZĄ W TWARZ
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==