podziękować danej osobie za możliwość spotkania, porozmawiania i wymiany poglądów. Z pewnością taka wiadomość zostanie lepiej odebrana niż samo przesłanie – niejako automatycznie – informacji o przetwarzaniu danych osobowych. Innym sposobem jest stworzenie specjalnej „podstrony www”, na której opisany zostanie obowiązek informacyjny. Link możemy umieścić na samej wizytówce, np. drobniejszym, ale czytelnym drukiem. Możemy także wydrukować taki obowiązek informacyjny na dodatkowej wizytówce i wręczać ją wraz z naszą wizytówką. Wszystko zależy od indywidualnego podejścia i tego, co w danej branży, środowisku nie będzie uznawane za naruszenie zasad savoir-vivre’u. SKUTECZNE SPOSOBY PRZECHOWYWANIA DANYCH Kwestia przechowywania wizytówek jest również podyktowana indywidualnymi potrzebami administratora. Niektóre osoby preferują posiadanie kontaktów w formie elektronicznej, co ułatwia ich wykorzystywanie, np. poprzez dostępność w każdym miejscu i o każdej porze. W takim przypadku nie ma konieczności przechowywania wizytówek w formie papierowej. Można je zniszczyć, tym samym eliminując ryzyko dostępu do danych osobowych przez osoby trzecie. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na pojęcie „przetwarzania”, które zgodnie z art. 4 RODO „oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie”. Jeżeli możemy korzystać ze zbioru zebranych wizytówek bez ich systematyzowania, to taki zbiór nie będzie podlegać obowiązkom określonym w RODO, co w praktyce niewiele zmieni w naszym dotychczasowym funkcjonowaniu. Inaczej wygląda rzeczywistość handlowca, zbierającego indywidualne kontakty, a inaczej działu handlowego przetwarzającego znaczne ilości danych osobowych w celach marketingowych. Ten pierwszy może sobie pozwolić na przechowywanie wizytówek w sposób niezorganizowany, jednak dział marketingu musi już skorzystać z organizacji. RODO jest częścią naszego życia i tak jak w przypadku pozostałych przepisów prawa musimy nauczyć się z nim żyć. Jako radca prawny wielokrotnie spotykam się ze zmianami przepisów, które budzą kontrowersje, powszechne oburzenie czy strach. Jednak gdy zaczynają one obowiązywać, okazuje się, że nie zaburzają naszego funkcjonowania. Najważniejsze, by stosować przepisy w praktyce i mieć świadomość obowiązków, praw i konsekwencji. Rozporządzenie wprowadziło spore zamieszanie, regulując kwestie, które przez długie lata pozostawały nieuregulowane. Praktycznie można wykonywać większość czynności jak dotychczas, jednak wiąże się to z pewnymi obowiązkami. Wiele zależy od praktyki danej branży czy firmy, jednak nie są to sytuacje bez wyjścia. KONRAD OLCZAK // radca prawny Absolwent Wydziału Prawa Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Ukończył aplikację radcowską przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Poznaniu. Obecnie prowadzi własną kancelarię w Warszawie. Specjalizuje się w obsłudze podmiotów gospodarczych, zarówno osób fizycznych, jak i prawnych. Działa charytatywnie na rzecz osób poszkodowanych przez firmy windykacyjne. Rozszerza praktykę w zakresie spraw związanych z prawami autorskimi i pokrewnymi. NAPISZ DO AUTORA: kontakt@kancelaria-olczak.pl RODO jest częścią naszego życia i tak jak w przypadku pozostałych przepisów prawa musimy nauczyć się z nim żyć. Jako radca prawny wielokrotnie spotykam się ze zmianami przepisów, które budzą kontrowersje, powszechne oburzenie czy strach. Jednak gdy zaczynają one obowiązywać, okazuje się, że nie zaburzają naszego funkcjonowania. Najważniejsze, by stosować przepisy w praktyce i mieć świadomość obowiązków, praw i konsekwencji. Partner wydania: 52 PRZEGLĄD PRAWNY
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==