wygodnych foteli w kolorze bordowym. Warto wspomnieć ponadto o obszernym foyer, które daje możliwość organizacji koktajlu przed głównym eventem, a nawet eleganckiego bankietu. To zwykle miejsce usytuowania cateringu podczas uroczystych gal i jubileuszy. Często jest też wykorzystywane jako przestrzeń targowa czy wystawiennicza. Obiekty kultury zachwycają nie tylko wysoką estetyką wnętrz, ale przede wszystkim przestrzenią, co jest kluczowe z punktu widzenia organizatora wydarzeń. Warto dodać, że obiekty kultury nie ograniczają do formatu eventu – możemy zorganizować zarówno kameralne szkolenie, jak i wystawną galę. Kolejny atut to również organizacja spektakli czy koncertów na wyłączność, a bezpośrednio po nich możliwość organizacji bankietu wraz z udziałem artystów i gwiazd biorących udział w części artystycznej. MANKAMENTY OBIEKTÓW KULTURY Z uwagi na historyczność miejsca oraz wartość eksponatów umowy wynajmu powierzchni w obiektach kultury obwarowane są wieloma obostrzeniami. To zwykle obiekty zabytkowe, podlegające konserwatorowi, koniecznie trzeba więc dbać o dane miejsce. Często podczas realizacji eventu musimy zabezpieczyć posadzkę lub parkiet, rozkładając wykładzinę i używając takich narzędzi i taśm, które nie pozostawią jakiegokolwiek śladu. Obiekty kultury to często instytucje, które pracują w tzw. urzędowych godzinach i jeżeli nie ustalimy z odpowiednim wyprzedzeniem, że chcielibyśmy prowadzić częściowy montaż w godzinach popołudniowych, może się okazać, że z uwagi na brak personelu nie będzie to możliwe. Każdy element wynajmu jest bardzo precyzyjnie kalkulowany. Sale wynajmowane są często w określonych godzinach z możliwością wydłużenia tego okresu jedynie za solidną dopłatą. Kluczowe są również niepodlegające negocjacjom przerwy pracowników poszczególnych działów (np. operatorów wind towarowych). Może się zdarzyć, że w ciągu dnia napotkamy na godzinną przerwę kluczowych pracowników technicznych. Inny rodzaj obostrzeń pojawia się w obiektach akademickich, gdzie piękne dziedzińce i monumentalne aule stanowią na co dzień miejsca spotkań studentów i są głównymi szlakami komunikacyjnymi uczelni. W praktyce oznacza to, że wiele montaży eventowych może być dokonywanych dopiero w późnych godzinach wieczornych, a czasem nawet nocnych. Powinniśmy też liczyć się z dużym obłożeniem obiektów tego typu i koniecznością rezerwacji miejsca ze znacznym wyprzedzeniem. Ponadto wszelkie eventy komercyjne muszą być dostosowane do regularnego grafiku repertuaru obiektu. Minusem obiektów kultury jest również brak dostępności informacji technicznych, takich jak rzuty sal czy specyfikacja dostępnego sprzętu. Problemem bywa też znalezienie oferty wynajmu przestrzeni czy regulaminu wynajmu na stronie internetowej obiektu kultury, nie wspominając już o braku kontaktu bezpośredniego do osoby zajmującej się wynajmem powierzchni. Dużym obostrzeniem jest uzyskanie wszelkiego rodzaju zgód od zarządcy czy dyrekcji obiektu (np. na podświetlenie elewacji czy montaży elementów scenograficznych lub wszelkiego rodzaju flag i banerów z logo firmy). Liczebność obiektów kultury mogących pomieścić ok. tysiąca osób nie zachwyca, a większość z nich jest zlokalizowana w stolicy. Teatry, muzea, galerie czy filharmonie otwierają się na wynajem komercyjny i widzą w nim korzyści nie tylko finansowe, ale i promocyjne. Mankamenty organizacji wydarzeń w obiektach kultury miewają znaczący wpływ na decyzję o wyborze tej przestrzeni, niemniej jednak prestiż miejsca i jego spektakularność zwyciężają zazwyczaj z obostrzeniami. Specyfika obiektów kultury obliguje do planowania eventów z odpowiednim uprzedzeniem, co niweluje ryzyko niedociągnięć. Patrząc w przyszłość, możemy śmiało stwierdzić, że dobra passa tych lokalizacji nie jest zagrożona, gdyż coraz więcej firm oraz organizatorów wydarzeń wykazuje zainteresowanie obiektami kultury. ANNA NOWAKOWSKA // CEO MICE & Venue Consulting, blogerka strefamice.pl W branży MICE od 15 lat. Doktorantka. Wykładowca, prelegent, autorka publikacji eksperckich. Inicjatorka założenia Stowarzyszenia Branży Eventowej. Przez 9 lat członek zarządu ds. edukacji. Twórca programu Studium Event Management na WZ UW. Współpracuje z uczelniami wyższymi jako konsultant i wykładowca. Dyrektor programowa czterech konferencji Event Biznes. Hotelarz. Związana m.in. z Mazurkas Conference Centre oraz Hotelem NARVIL**** Conference & Spa. Od 2018 r. związana również z RAJT Hale namiotowe. Ekspert z zakresu przystosowania obiektów dla branży eventowej. Konsultant z zakresu event marketingu, event managementu, MICE Venue managementu. Laureatka konkursu Tourism Trends Awards 2016. Wyróżniona dwukrotnie tytułem Ekspert Hotel Meeting 2018. Nominowana do konkursu MP Power Awards w kategorii OPEN. Członek Rady Etyki branży eventowej. Członek Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce. CEO firmy doradczej MICE & Venue Consulting. Autorka projektów Hotel MICE Manager oraz MICE Venue Management. Prowadzi bloga www.strefaMICE.pl. NAPISZ DO AUTORKI: anna@strefamice.pl Partner wydania: 31
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==