czy multimedialną wydarzenia, a aktualnie na merytorykę. Dotyczy to chociażby prezentacji biznesowych, które w przeszłości były robione „na kolanie”, a dzisiaj są tworzone przy pomocy profesjonalnego studia graficznego, ponieważ nie dość, że mają dostarczać łatwo przyswajalnych treści, powinny również być przyjemne w odbiorze. Zmiany objęły także scenografię, na którą przeznaczamy coraz mniejsze budżety, ponieważ nie widzimy większego sensu inwestowania w elementy dekoracji jednorazowego użytku. Dekoracje zastępujemy grą świateł czy rozwiązaniami diodowymi. Zauważyłam też większą profesjonalizację obiektów, zarówno na poziomie obsługi, jak i rozwiązań technicznych, chociaż cały czas zdarzają się przypadki niewykwalifikowanej kadry bądź rozbieżności pomiędzy ofertą danego obiektu a stanem faktycznym. Zadziwiające jest to, że sytuacja dotyczy miejsc z wieloletnią działalnością. Nie mam pojęcia, z czego wynikają te zaniedbania. Realizuje Pani cykliczne wydarzenia dla wieloletnich pracowników, a więc osób, które prawdopodobnie widziały już wszystko. Czy udaje się jeszcze Pani zaskoczyć gości? To prawda, nie jest to łatwe wyzwanie. Średnia pracy w Providencie wynosi ponad 8 lat, co oznacza, że statystyczny pracownik uczestniczył już w 8 eventach danej kategorii. Zaskoczenie nowego pracownika, w szczególności takiego, który przeszedł w nasze struktury z mniejszej organizacji, nie wymaga specjalnego wysiłku. W przypadku doświadczonych pracowników nie jest to takie proste. Przede wszystkim staram się unikać sztampy i za każdym razem wprowadzać nowe elementy, „smaczki”. Większość organizowanych przeze mnie eventów to wydarzenia dla ponad pięciuset osób, a co za tym idzie – mam ograniczone możliwości wyboru obiektu i zapewnienia noclegów wszystkim gościom. Bywa, że kolejne eventy odbywają się w tych samych lokalizacjach, jednak staram się wtedy zaskoczyć gościa scenografią czy oprawą artystyczną. Dużą wagę przywiązuję do detali, ponieważ, jak się nie raz przekonałam, uwagę uczestników przykuwa często właśnie szczegół i to on zapada w pamięć. Przykładem może być nasza coroczna konferencja, na potrzeby której kreujemy hasła przewodnie. Zeszłoroczne motto brzmiało: „Razem możemy więcej” i stało się ono tak naprawdę motywem przewodnim wydarzenia. Kontynuację hasła uwzględniliśmy na opaskach dla gości, którzy na starcie eventu mogli wybrać sobie, na nich widniały napisy: „Razem możemy pójść na kawę”, „Razem możemy zatańczyć” etc. Oczywiście opaski to nie wszystko – hasła pojawiały się na każdym etapie wydarzenia. Nie zabrakło ich nawet w hotelowych pokojach czy łazienkach. Goście wydarzenia docenili koncept, a ich opinie dotyczące eventu, a zwłaszcza opasek, były bardzo pochlebne. A hasło „Razem możemy więcej” stało się motywem samym w sobie na cały rok. Co do opinii gości: w jaki sposób weryfikuje Pani te oceny? Jakie narzędzia ułatwiają Pani analizę skuteczności danego wydarzenia? Oczywiście każdy event ma inny cel i to na nim skupiam uwagę. W przypadku zwykłej integracji cel to dobra zabawa uczestników. Natomiast w przypadku konferencji sytuacja jest bardziej skomplikowana, ponieważ goście oczekują merytoryki, ale przekazanej w atrakcyjny sposób. Narzędziem, które ułatwia mi pracę, zarówno na poziomie planowania, jak i analizy zrealizowanego wydarzenia, jest nasz firmowy intranet. Nie ukrywam, że poniekąd dostosowałam go do własnych potrzeb. Narzędzie to umożliwia tworzenie specjalnych stron poświęconych wydarzeniu. Świetnym rozwiązaniem jest także możliwość samodzielnej rezerwacji pokoi hotelowych. W przypadku 1600 pracowników, zaproszonych na wydarzenie, ma to sens, ponieważ gdybym musiała samodzielnie pytać wszystkich, z kim chcieliby współdzielić Natomiast w przypadku konferencji sytuacja jest bardziej skomplikowana, ponieważ goście oczekują merytoryki, ale przekazanej w atrakcyjny sposób. Narzędziem, które ułatwia mi pracę, zarówno na poziomie planowania, jak i analizy zrealizowanego wydarzenia, jest nasz firmowy Intranet. Nie ukrywam, że poniekąd dostosowałam go do własnych potrzeb. Narzędzie to umożliwia tworzenie specjalnych stron poświęconych wydarzeniu. Foto: Robert A. Szarapka dla MeetingPlanner.pl Partner wydania: 14 TWARZĄ W TWARZ
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==